BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは?メリットや選び方を解説

航空券や宿泊施設の手配など、出張に伴う業務を一元管理できる「BTM(ビジネストラベルマネジメント)」。グローバル化による海外出張の増加に伴い、出張関係の業務を効率化したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。本記事では、BTMについて、導入メリットや選び方、おすすめのサービスなどを解説します。
目次
BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは?
BTMとは、Business Travel Managementの略で、企業が社員の出張を効率的に管理するために外注するサービスやシステムを指します。
具体的には、出張に必要な航空券や宿泊施設の手配、現地での交通手段の予約、そして出張経費の精算などをBTMが一括して行います。BTMを導入することで、企業は出張に関わる手続きを簡素化し、コスト削減や業務効率の向上を図ることができるのです。
BTMの主な機能
BTMには、出張に関わるさまざまな手続きを効率的にサポートする機能が備わっています。
まず、航空券や宿泊施設の手配を代行し、出張先での移動や滞在をスムーズにします。出張手配の管理を一元化することで、計画から実行までの流れがしっかりと把握されるのです。
さらに、経費精算の機能もあり、出張後の経費処理を簡単に行えます。トラブルが発生した際に迅速に対応するトラブルアシスタントの機能も備えているため、出張中も安心です。
▷出張管理システム(BTM)14選比較|搭載している機能やメリット・選び方を紹介
BTMを導入するメリット
ここでは、BTMを導入するメリットについて紹介していきます。
出張費用を削減できる
BTMを導入することで、企業は出張費用を大幅に削減できます。なぜなら、BTMは独自のルートによって航空券や宿泊施設を手配するため、通常よりも安価に抑えることが可能なためです。
さらに、一括管理によって複数の予約をまとめて行うことで、個別に手配するよりもコストを抑えることにもつながります。結果として、企業全体の出張経費が削減され、予算管理が容易になるのです。
出張に伴う業務を効率化できる
BTMを導入すると、出張に伴う業務を効率化することができます。
BTMは、航空券や宿泊施設の手配から経費精算まで、一連の出張関連業務を一元管理します。そのため、出張者は個別の手配にかかる手間を省け、業務に集中できるようになるのです。また、経理部門における経費精算の処理も簡素化されるため、手作業での入力などによるミスを減らすことができます。
これらの結果として、企業全体の業務効率が向上し、生産性の向上につながるのです。
出張費用を可視化できる
BTMを導入することで、出張費用を可視化することが可能です。BTMが管理するシステムでは、出張に関するデータを一元的に収集するため、企業に対して詳細なレポートを提供することができます。
企業は航空券や宿泊費、交通費などの具体的な出費を明確に把握できるようになり、無駄な支出を削減するための改善策を講じることにつながるでしょう。
渡航先の安全を確認できる
出張者が渡航先の安全を事前に確認することができる点も、BTMを導入するメリットです。BTMは出張先の危険情報や災害情報を事前に提供してくれるため、出発前に最新の安全情報を把握できます。
最新の情報を得ることで、出張者は必要に応じて適切な準備や対応を行い、安心して渡航することができます。また、出張中にも継続的に情報を受け取ることができるため、現地でのリスクを最小限に抑えることも可能です。
ガバナンスの強化につながる
BTMの導入は、企業のガバナンスの強化にもつながります。BTMは一元管理されたデータによって透明性の高いレポートを提供するため、経営陣は出張に関わるすべての費用や活動を詳細に把握でき、不正や無駄遣いを防ぐことができます。
また、出張に関するポリシーの遵守状況も容易に確認でき、コンプライアンスの徹底が図れます。リスク管理の面でも、渡航先の安全情報や緊急時の対応策が整備されているため、予期せぬ事態への迅速な対応が可能です。
BTMの選び方
次にBTMを選定する際のポイントについて紹介していきます。
必要な機能・サービスは利用できるかで選ぶ
BTMを選ぶ際には、自社が抱える出張管理の課題を解決できる機能やサービスが提供されているかを確認することが重要です。
例えば、航空券や宿泊施設の手配がスムーズに行えるか、出張経費の精算方法に選択肢が多いかなど、具体的なニーズに対応できるかをチェックしましょう。また、トラブル発生時のサポート体制や、出張データの管理・分析機能が充実しているかも重要なポイントです。
具体的にどのくらいの費用がかかるかで選ぶ
具体的な費用がどのくらいなのかも、BTMを選ぶ際の検討項目です。特に、出張費用の削減を目的としている場合、BTMを利用することで出張費をどのくらい節約できるかを把握する必要があります。
具体的には、BTMを利用した場合の航空券や宿泊費の割引率、手配の効率化による時間短縮効果など、さまざまな面から費用対効果を比較検討しましょう。この際、BTMを利用しない場合とのコスト差も重要な判断材料です。
導入に関するサポートは得られるかで選ぶ
導入時のサポート体制にもこだわってBTMを選びましょう。具体的には、システムの操作レクチャーが充実しているか、導入初期に適切なトレーニングを受けられるかがチェックポイントです。
また、システムに不具合が発生した場合やトラブル時に迅速かつ丁寧なサポートが得られるかも大切です。特に、初めてBTMを導入する企業にとって、スムーズな立ち上げと安定した運用ができるかどうかは、業務効率化の成功に直結します。
しっかりとしたサポート体制が整っているBTMを選ぶことで、安心してシステムを利用でき、出張管理の負担を軽減することができるでしょう。
予約できる交通機関や宿泊施設で選ぶ
BTMを選ぶ際は、予約できる交通機関や宿泊施設の種類も考慮する必要があります。対応している交通機関や宿泊施設はBTMごとに異なるため、自社のニーズに合ったサービスを提供しているかを確認しましょう。
例えば、国内出張だけでなく海外出張にも対応しているか、主要な航空会社やホテルチェーンと提携しているかが重要です。特に、海外出張が多い企業では、現地での交通手段や宿泊施設の選択肢が豊富であることが必須でしょう。
おすすめのBTM
ここではおすすめのBTMを紹介していきます。
ピカパカ出張DX
ピカパカ出張DXは、企業の出張手配や管理を行うシステムで、航空券や宿泊施設の手配を簡単に行えるだけでなく、出張経費の精算や管理も一元化します。
海外出張にも対応しており、海外レンタカーやビザの代行申請なども依頼できるため、グローバルな企業にとっては非常に便利です。初心者でもすぐに使いこなせるシンプルな操作が特徴で、立替精算をせずに済むようになるため出張者の負担が大きく軽減されます。
提供元 | 株式会社ピカパカ |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン | 要問い合わせ |
導入実績 | 累計取引実績者数3,500社(※2018年分社化前の取引社数を含む) |
機能・特徴 | LCCを含む最大132社の航空会社を比較検索、エクスプレス予約によるチケットレス発券、宿泊規定に沿った宿泊予約が可能、空港周辺や駅近くのレンタカーをご利用可能、海外レンタカー、ビザ代行申請など |
URL | 公式サイト |
\資料請求は完全無料!/
ピカパカ出張DXの資料請求はこちら>>JTB-CWT
JTB-CWTは、国内外の出張を効率的に管理するための総合的なビジネストラベルマネジメントサービスです。JTBの豊富な旅行業務の経験と、CWTのグローバルネットワークを活かし、企業の出張手配をスムーズにサポートします。
専任チームの提案によって航空券やホテルの予約、交通手段の手配を簡単に行えるほか、ビザの取得、保険の手配などもカバーしています。さらに、24時間365日対応のサポートデスクがあるため、出張中のトラブルや緊急事態にも迅速に対応可能です。
顧客満足度95%という実績も、安心してサービスを利用できるポイントでしょう。
提供元 | 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン | 要問い合わせ |
導入実績 | 契約企業数3,000社以上 |
機能・特徴 | トラベルコンサルタント、オンラインブッキングツール、プロファイル・予約管理、査証手配、保険手配、緊急対応デスク、顧客満足度の向上など |
URL | 公式サイト |
出張手配プラス
出張手配プラスは、出張を見える化し、コスト削減を目指すのに最適なBTMサービスです。航空券や宿泊施設の手配から、交通手段の予約、出張経費の精算まで、一連の出張業務を一元化して管理でき、規定遵守や危機管理にもつなげることができます。
国内・海外の一般的な出張から、研修・社員旅行・海外視察などの団体手配も可能です。さらに、出張申請書も電子化対応しているため、申請や承認といったワークフローはスマホからいつでも管理することができます。インストール不要のクラウド型であるため、テレワークの社員などにも利便性が高いでしょう。
提供元 | 株式会社エルク |
初期費用 | 無料 |
料金プラン | 要問い合わせ |
機能・特徴 | 代理手配申込機能、申込み履歴検索機能、出張申請・承認機能、申込時管理者メール送信機能、部署管理機能、社員管理機能、請求書ダウンロード機能など |
URL | 公式サイト |
BTMを導入する際の注意点
BTMをスムーズに導入し、定着させるためには、いくつかの注意点があります。
まず、BTMを導入する旨を社員にしっかりと周知することが重要です。BTMの概要や必要性、そして操作方法を事前に共有しておくことで、社員が早く慣れ、効果的に利用できるようになります。具体的には、説明会やトレーニングセッションを実施し、社員が疑問点を解消できる場を設けるとよいでしょう。
また、導入初期にはサポート体制を強化し、トラブルが発生した際に迅速に対応できるように準備しておきましょう。このように先回りして備えておくことで、導入後の混乱を最小限に抑え、BTMの利便性を最大限に引き出すことができます。
BTMを導入し出張手配・管理を効率化しよう
BTMを導入することで、企業の出張手配と管理が飛躍的に効率化されます。航空券や宿泊施設の手配、経費精算、安全情報の提供など、出張に関わるすべての業務を一元管理できるため、コスト削減と業務効率の向上が期待できるのです。BTMの利便性を最大限に活用し、出張管理を最適化しましょう。
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