議事録作成ツールおすすめ11選！選定のポイントと無料・AI搭載を比較！

議事録作成ツールとは？

記事録作成ツールとは、会議などで録音した音声を自動でテキスト化し議事録を作成できるツールです。AI技術の進歩とともに機能の精度が向上しており、会議に導入する企業が増えています。

議事録作成ツールは、AI学習機能や辞書登録を活用することでパーソナライズ化も可能です。ここでは、議事録作成ツールに搭載されている主な機能を紹介します。

自動文字起こし機能

AI音声認識機能を活用して、会議中の音声を自動的に文字起こしする機能です。発信者ごとに時系列で発言をまとめたり、文字起こしの間違いを自動で認識して修正してくれたりする機能がついたツールもあります。

文字起こし機能がついていることによって、会議中にバタバタとメモを取る必要がなく、会議に集中して臨めます。発言を聞き逃す不安もなくなり、会議後に安心して議事録を作成できるのもメリットです。

タスク抽出機能

AIが会議を要約してくれる機能です。タスクや重要な点を抽出できるので、次回の会議までに提案事項をまとめる際にも活用できます。担当者の負担が少なくなる重要な機能の一つと言えます。

多言語翻訳機能

入力されたテキストを自動翻訳する機能です。日本語以外の音声を日本語にできるので、海外との会議が多い企業などは活用の幅が広くおすすめです。

何ヶ国語までの翻訳に対応しているかは各ツールによって異なるので、利用される機会の多い言語が何かを振り返って対応しているか確認してみてください

対応していないツールを選んでしまうと、導入しても使い道がなくなってしまうので注意が必要です。

議事録作成ツール導入のメリット

議事録作成ツールを使うと、会議中の担当者の負担を削減できるだけでなく議事録の精度が向上するといったメリットがあります。ここでは、議事録作成ツールを導入するメリットについて解説します。

議事録作成の手間が省ける

議事録を作成する場合、事前に出席者の把握や資料確認などの事前準備から会議中の音声を文字起こししたり内容確認したりといった業務が必要です。そのため、実際の作業が数日間かかる場合もあるので、担当者には大きな負担がかかります。

しかし議事録作成ツールを導入すればすべての業務が自動で可能となり、議事録作成にかかる手間を大幅に省けます。

議事録の共有が容易になる

議事録作成ツールを使うと、議事録の共有が簡単に行えます。手作業で作成するよりも時間が短くなるので、情報共有の迅速化が可能です。共有漏れのリスクがなくなるのも大きなポイントと言えます。

さらに翻訳機能を活用することで海外の拠点へ議事録を共有することも容易になり、社内だけではなくあらゆる関係者へスピーディーに共有ができるようになります。

業務の抜け漏れを防げる

議事録作成に必要な作業を人間が行う場合、どうしてもミスが起こってしまう可能性があります。しかし、議事録作成ツールで作業を行うと、細かいミスを防ぐことができ、議事録の精度も向上します。

議事録のフォーマットが決まっていなかったり、担当者の技量によって質が変わるので、一定の質を担保できるのは大きなメリットです。振り返りをする際にも漏れが無くなるため、業務を安定して進められるのも見込めます。

振り返り・教育へ活用できる

議事録作成ツールには、音声の聞き分けや会話の分析など高度なAI機能が搭載されています。AI機能を有効に活用することで、会議の振り返りを行うだけでなくセミナーやウェビナーなどの人材教育にも活用できます。

会議の活発化・活性化につながる

議事録作成ツールを利用することで、議事録を作成する手間が省けるので会議がスムーズに行われ活性化につながります。

担当者の手間も減るので、集中して会議に参加でき活発な議論を行うことが可能で、議事録作成にかかっていたリソースをコア業務に回せます。

特に議事録は経験が浅い社員に任されるケースが多く、余計に時間がかかってしまうこともあり、そのようなリスクが軽減されるのも大きな魅力です。

【無料で使える】おすすめの議事録作成ツール4選

ここでは、無料で使えるおすすめの議事録作成ツールを4つ紹介します。

• Notta
• Evernote
• Qast
• Google ドキュメント

1.Notta

対面対話や音声ファイル、オンライン会議の録音や文字起こしが端末1台でできるツールです。Zoom・Google Meet・Teamsの会議を直接話者認識して文字起こしをすることも可能です。

2.Evernote

ノートとタスク、スケジュールが1カ所にまとめられるツールです。メモのようにあらゆる情報を書き込めるだけでなく、画像や動画・PDFファイルなども保存できます。

3.Qast

社内のナレッジを簡単に蓄積したり検索したりできる、ナレッジマネジメントの実践に特化したツールです。TeamsやSlacksでメッセージを投稿することもできます。

4.Google ドキュメント

共同での編集がリアルタイムに簡単に行えるツールです。Meet音声会議とビデオ会議が行えて、録画をドライブに保存することもできます。音声入力や翻訳機能など便利な機能も搭載されていて、ほかのGoogleアプリとも連携できます。

【AI機能搭載】おすすめの議事録作成ツール7選

ここでは、AI機能が搭載されたおすすめの議事録作成ツールを7つ紹介します。

• スマート書記
• AI GIJIROKU
• amptalk
• toruno
• TIMO Meeting
• ACES Meet
• Rimo Voice

1.スマート書記

音声とAIで議事録作成を自動化できるツールです。端末1台で録音から文字起こしができ、すべてのWeb会議ツールに対応しています。発言録やまとめ型の議事録が簡単に作成できるのも特徴的です。

2.AI GIJIROKU

Zoomと連携することで会議やウェビナーの会話をリアルタイムで画面上にテキスト化し、通話終了後には議事録が自動で保存されます。音声認識の精度が高く、30カ国語のリアル翻訳が可能な機能も搭載されています。

3.amptalk

あらゆるツールと連携することで、IP電話とオンライン商談を書き起こして解析・自動出力できるツールです。オンライン商談業務の自動化で、チームの生産性がアップします。また客観的なデータを作成できるため、コーチングなどにも活用できます。

4.toruno

文字起こしや録音・画面キャプチャ機能などを活用して、WEB会議をサポートするツールです。TeamsやZoomなどに対応しており、文字起こし結果を編集して記事録の作成を効率化することもできます。

5.TIMO Meeting

音声の文字起こしやペーパーレス会議の運営など、会議プロセスのデジタル化を通じて経営会議の生産性を向上させるツールです。経営会議に特化しているので、会議運営を効率化したい企業におすすめします。

6.ACES Meet

オンライン商談などを自動的に録画、文字起こしできるツールです。記録内容はAIが分析して、質疑応答などのトピックを分類して明確化することですることで会議の内容を改善します。最適なワークフローの構築にもおすすめです。

7.Rimo Voice

音声をアップロードして文字起こしを行い、議事録やインタビューなどの作成に役立つツールです。日本語の自然言語処理に特化していて、高精度な文字化ができます。またパソコンだけでなくスマホにも対応しています。

議事録作成ツールの選び方

議事録作成ツールにはさまざまな機能が搭載されており、AI技術の向上とともに進化しています。ここでは、議事録作成ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

音声認識精度は高いか

AIの音声認識機能の精度は、ツールに搭載されているAIのスペックによって異なります。音声認識の精度が高ければツールはより効果的に活用できるので、トライアル期間を利用するなどして確認しておきましょう。

また専門用語を使用する頻度が高い業界や企業であれば、辞書機能やAIの学習機能が優れたツールを選ぶことで精度の高い文字起こしができて便利です。

操作・管理は容易か

ツールの操作や管理が容易なこともツールを選ぶポイントです。議事録作成ツールを初めて導入する場合、操作がシンプルで直感的なものを選ぶと初期教育に時間をかける必要がありません。自社の担当者のITスキルなども考慮しながら、より使いやすいツールを選ぶことをおすすめします。

必要機能は備わっているか

議事録作成ツールを選ぶときは、自社に必要な機能が搭載されていることを確認する必要があります。文字起こし以外に、見出で検索ができる機能や、グループ編集、話者とテキストの紐付けができる機能などがあります。

また海外と会議を行う企業であれば、言語の翻訳機能も必要でしょう。搭載されているAIの学習能力や精度の差によっても機能の利便性が変わってくるので、必要機能と合わせて確認してください。

既存ツールとの連携は可能か

自社で使用しているWeb会議ツールと連携できるツールを選ぶことも重要なポイントです。連携がうまくいかないと音声や録画データなどを読み込めず、スムーズなデータのアップロードもできません。

多くのツールはWeb会議ツールと連携できるようになっていますが、導入前にあらかじめ確認しておきましょう。

費用は妥当か

議事録作成ツールによって、月額料金だったり利用時間ごとに料金がかかったりします。自社の利用状況に合った費用か、数社から見積もりをとって比較検討しましょう。

また、基本機能とは別でオプションをつけようとしている場合には、別途の費用がかかります。使い始めてから「この機能も追加したい」というケースでオプションをつけたときに費用が高額になるリスクも十分に考えられます。

追加費用も想定した上で議事録作成ツールを選ぶようにしましょう。

安全対策は十分か

会議の中では、社外秘の情報を取り扱うことも少なくありません。そのため安全対策がしっかりとられているツールを選ぶことも重要です。

導入企業ごとに専用クラウドサーバーがあり、情報を個別に管理をしてくれるサービスやネットワーク非接触型のサービスを選ぶと比較的安全です。

複数のデバイスに対応できるか

複数のデバイスに対応できるツールを選ぶことで、ツールの利用範囲も広がります。パソコンやスマホから閲覧できれば、時間や場所に関係なく情報共有できるので、さまざまなシーンで活用できます。

議事録作成ツール導入時の注意点

議事録作成ツールを利用するためには、気をつけるべきポイントがあります。ここでは、議事録作成ツールを導入するときの注意点を紹介します。

録音環境の整備が必要

雑音が多い場所でツールを使用すると、AI認識精度の高さに関係なく音声認識が難しくなります。実際の会議で利用する場所の録音環境をしっかり整備しておくことも重要です。

また、会議に参加している人に議事録作成ツールを利用している旨をあらかじめ伝えておくと、ツールの精度向上が見込めます。参加者への協力も求めておくようにしましょう。

許容範囲の設定が必要

AIの音声認識精度は高まっていますが、完璧に音声をテキスト化することは難しいです。そのため、議事録精度の許容範囲を社内であらかじめ設定しておくことも、ツール導入時の大切な作業です。

手作業による確認・編集が必要

音声認識が完璧でないため、テキスト化した後に手作業での確認や編集作業を行う必要があります。編集作業がしやすい機能が搭載されているツールを選ぶと、手作業を最小限に抑えることができます。

編集のしやすさ・操作性の高さについては、実際に利用してみないと不透明な部分ではあるので、スモールスタートで始める・無料トライアル期間のあるサービスを利用するなど工夫してみる必要があるでしょう。

おすすめを比較し組織にあった議事録作成ツールを導入しよう

議事録作成ツールは、会議などで録音した音声を自動でテキスト化し議事録を作成できる便利なツールです。近年はAIの音声認識技術が向上しているため導入する企業も増えています。ツールを導入すると会議を効率的に進められるだけでなく、会議の活性化にもつながります。

本記事で紹介しているおすすめのツールを比較し、自社にあった議事録作成ツールの導入を検討してみてください。