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【2024年最新】おすすめ電話代行サービス20選！機能や費用を徹底比較！
近年、電話代行サービスを検討する企業が増加しています。電話代行サービスは世間に数多く展開されており、どのサービスを利用したらいいのか悩んでいる方も多いと思います。本記事ではおすすめの電話代行サービスを徹底比較し、料金や評判などわかりやすくご紹介いたします。
目次
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、取引先や顧客から掛かってきた電話への対応を、外部企業に委託できるサービスです。外部企業のオペレーターへ電話対応を一任できるため、従業員は担当業務へ集中して取り組めます。
勧誘やセールスの電話はオペレーターが対応するため、集中力が削がれる心配はいりません。電話対応のために新たに人を雇う必要もありません。
取引先や顧客から電話があった場合は、オペレーターからチャットやメールで報告を受けられるため、すぐに状況を把握できます。
そして、実務経験が豊富なオペレーターに業務を依頼できると、顧客へ良い印象を与えられるでしょう。顧客ロイヤリティが高まり、リピート率向上や顧客単価のアップが期待できます。
▷電話代行サービスとは？仕組みや利用するメリット・デメリットを解説
電話代行と似たサービスの秘書代行との違いは？
電話代行は電話対応がメインのサービスです。顧客対応や受注代行に対応している企業もありますが、一部の企業に限られます。電話対応以外のサービスは基本料金に含まれていないケースも多く、依頼する場合は別途料金が発生します。
一方、秘書代行は電話代行だけでなく、より幅広い業務を依頼できる点が特徴です。メール対応・書類作成・スケジュール管理など、デスクワーク全般を依頼でき、コア業務へリソースを集中して割けます。
近年はリモートワークの普及に伴い、オンライン秘書のサービスも増加しています。オンライン秘書は、コストパフォーマンスに優れている点が特徴です。自社の業務量に応じて委託する業務範囲を調整できるため、無駄な費用の発生を防げます。
経理・人事・営業事務など、バックオフィス業務だけでなく、営業やWebマーケティングといった業務も依頼できます。電話対応だけでなく他の業務の代行も依頼したい場合は、秘書代行サービスを依頼しましょう。
| 電話代行 | 秘書代行 | オンライン秘書 | |
| 依頼できる業務 |
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| メリット |
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| デメリット |
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▷オンライン秘書サービスおすすめ13選徹底比較！失敗しない選び方
▷オンライン秘書とは？メリット・デメリットや依頼できる業務、費用について解説
電話代行サービスを選ぶ際のポイント
以下5つのポイントを意識して、電話代行サービスの依頼先を選定してください。
- 業務範囲と業務量
- 稼働時間の長さ
- 費用や料金プラン
- 代行会社の実績や評判
- 無料トライアルの有無
1.業務範囲と業務量
電話対応のどの部分まで依頼できるかを確認しましょう。一次対応のみの場合やアポイント獲得まで対応するなど、サービスによって対応可能な範囲は異なります。対応している範囲が広いとメリットを多く得られますが、費用は高くなります。
業務量と費用のバランスを見極め、依頼先へ求める業務範囲を確定しましょう。また、電話対応以外の業務も依頼するかも重要なポイントです。多くの業務を依頼する場合、電話代行サービスよりオンライン秘書を利用した方が、多くのメリットを得られます。
電話代行サービスに依頼できる業務は電話対応を除くと、受注代行や顧客対応に限られます。上記の業務が基本料金に含まれている保証もありません。
一方、オンライン秘書サービスを選択すると、注文書作成・伝票整理・給与計算など、バックオフィス業務全般を依頼できます。業務量に応じて依頼する範囲を柔軟に調整できる点も魅力的なポイントです。
どちらのサービスを選んだ方が多くのメリットを得られるのか、事前に検討を重ねておきましょう。
▷ビジネスチャットと連携可能な電話代行サービス7選！メリットも解説
2.稼働時間の長さ
各サービスの稼働時間を確認しましょう。自社のビジネスモデルによっては、早朝や夜勤に電話が集中する可能性もあります。電話が集中する時間に稼働が望めないと、電話代行サービスを依頼するメリットがほとんど得られません。
24時間体制のプランを提供するサービスを選択すると、営業時間外や休日に掛かってきた電話にも対応してもらえます。
▷24時間対応の電話代行サービス・コールセンター10選！夜間対応も安心！
▷土日祝も対応可能な電話代行サービス6選！価格やプランの詳細を徹底比較
3.費用や料金
月額料金プランの特徴を事前に理解しておくことが重要で、電話代行サービスは月額固定型と成功報酬型、2つのプランに分けられます。月額固定型は1ヶ月で何件電話に対応するか、どのくらいの時間稼働するかの設定によって、料金が変動するプランです。
設定以上の件数に対応した場合、件数に応じて超過料金が発生します。また月額料金に加え、マニュアル作成や研修費用など、初期費用が掛かる場合もあります。月額固定制を選択した場合、平均費用の相場は20万〜50万円です。
一方、成果報酬型は顧客とのアポイント獲得1件につき、費用が発生する仕組みです。案件1件あたりの費用相場は、1万〜2万円です。アポイントを獲得しない限り費用は発生しないため、月額固定型よりコストを抑えられます。
ただし、購買意欲の低い顧客とのアポイントが、多く発生する可能性があります。どちらの料金体系が自社に合っているか、慎重に判断した上で依頼先を決めましょう。
▷格安のおすすめ電話代行サービス・コールセンター代行会社12選
表:料金体系比較
| 月額固定型 | 成果報酬型 | |
| 費用が発生する要素 |
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| メリット |
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| デメリット |
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4.代行会社の実績や評判
自社が属する業界への理解度の高さや競合他社における実績の有無を確認してください。業界やビジネスモデルによって、電話対応で求められる内容は異なります。対応の品質を高めるため、電話代行サービスを提供する多くの企業は特定の分野に特化しています。
ミスマッチを避けるためにも、ホームページで導入事例を確認しておきましょう。また、サービス提供年数の長さやリピート率の高さは、有効な判断基準となります。どちらの数値も優れていれば、多くの企業からサービスの質に関して評価されていると認識できます。
5.無料トライアルの有無
オペレーターの対応品質や1日の電話件数を把握するためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。無料トライアルは2週間程度、電話代行サービスを無料で体験できる期間です。
コストを掛けずに、オペレーターの応対スキルや導入効果を確認できます。仮に選択したサービスが自社と合わなかったとしても、コストは掛かっておらず、自社にダメージは残りません。無料トライアルでさまざまな点を確認した後、依頼先を決めましょう。
おすすめの電話代行サービス5選
多くのユーザーから支持を集める電話代行サービスを5つ紹介します。
- Chatwork電話代行
- CUBE電話代行サービス
- e秘書®
- ビジネスアシスト
- 電話代行サービス株式会社
1.Chatwork電話代行
Chatwork電話代行は、Chatwork株式会社が提供する電話代行サービスです。ビジネスチャットツール「Chatwork」と連動しており、チャット上に電話対応の内容が表示されます。担当者はすぐに電話の内容を把握でき、素早い対応につなげられます。
また、取引先や顧客からの電話に対応するのは、fondeskに在籍するオペレーターです。fondeskは市場シェア率No.1を誇る企業です。導入企業数3,700社を突破しました。高品質な電話対応が期待できるため、安心して電話対応を任せられます。
14日間の無料トライアルも用意されており、初めて電話代行サービスを利用する場合でも、不安を抱えずに利用できるでしょう。
| 提供元 | Chatwork株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
2.CUBE電話代行サービス
CUBE電話代行サービスは、株式会社大阪エル・シー・センターが提供する電話代行サービスです。サービスの内容が充実しており、最も安いシンプルプランにもクレーム対応が基本料金に含まれています。
オプションを利用すれば、求人応募やセミナー参加の受付もオペレーターへ任せられます。また、ネットショップでの受注代行や通信販売専門のプランが利用できる点も特徴です。人手不足解消や新規顧客獲得につなげられます。
| 提供元 | 株式会社大阪エル・シー・センター |
| 初期登録料 |
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| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
3.e秘書®
e秘書®は、株式会社ベルシステム24ホールディングスが提供する電話代行サービスです。ユーザーからの評価が高く、利用実績や信頼度で過去にNo.1を記録したこともあるサービスです。
稼働時間や利用日数に応じて細かく料金プランが用意されており、自社に合ったプランを選択できます。1日単位のスポット契約にも対応しており、無駄な費用の発生を避けられます。
| 提供元 | 株式会社ベルシステム24ホールディングス |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ■スタンダード:11,000円(税込)/月～
■エグゼクティブコース:44,000円(税込)/月
■スポットコース
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
4.ビジネスアシスト
ビジネスアシストは、株式会社ビジネスアシストが提供する電話代行サービスです。多くのユーザーから支持を集め、導入企業数は8,000社を突破しました。基本プランでは一時取次に加え、採用応募受付やビジネスチャットでの報告など、サービスも充実しています。
また、個々の企業に応じて条件を設定した迷惑電話のフィルタリングも行い、集中しやすい職場環境を整備します。迷惑電話によって集中力を削がれる心配はありません。そして、長年培ってきたノウハウを活かし、業種別に応じた料金プランを提供しています。
オペレーターは、ユーザーの社風やブランドイメージに合わせた電話対応も徹底しており、相手に違和感を与える心配はありません。常にマニュアルのアップデートや成功事例の共有に努めており、高品質な対応が望める点も魅力の一つです。
| 提供元 | 株式会社ビジネスアシスト |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ■基本プラン
■弁護士・法律事務所用専用プラン
■税理士・会計事務所専用プラン
■司法書士・行政書士事務所専用プラン
■社労士事務所専用プラン
■弁理士・特許事務所専用プラン
■保険代理店専用プラン
■コンサルティング会社専用プラン
■Web制作会社専用プラン
■不動産業専用プラン
■ビジネスマナー / 接遇・接客研修業
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| 導入企業数 | 8,000社 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
5.電話代行サービス株式会社
電話代行サービス株式会社は、30年以上も電話代行サービスを提供する企業です。豊富なノウハウと実務経験を兼ね備えたオペレーターが多数在籍しています。
電話対応の品質向上に向けてオリジナルカリキュラムを組んでおり、高品質な顧客対応が望めます。24時間365日体制での対応も依頼でき、営業時間外や休日も安心して顧客対応を任せられるでしょう。
また、不動産・ネットショップ・士業など、業種別に料金プランを用意しており、自社のビジネスモデルに応じて選択できます。
| 提供元 | 電話代行サービス株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ■秘書代行
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| 導入実績 | 8,000社以上 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
安いと評判の電話代行サービス3選
安い料金で利用できる電話代行サービスを3社紹介します。
・電話代行のオフィスナビ
・88電話代行サービス
・インターコード
1.電話代行のオフィスナビ
電話代行のオフィスナビは、株式会社ナビコーポレーションが提供する電話代行サービスです。安さが魅力の電話代行サービスです。格安電話代行プランを選択すれば、1ヶ月5,167円(税込)で利用できます。
予算に制限のある中小企業やベンチャー企業も利用できるでしょう。また、バーチャルオフィスサービス+電話代行プランを利用すれば、オフィスのレンタル費用・人件費・OA機器のリース代を大幅に削減できます。
ホームページ制作のサービスにも対応しており、事業開始に向けた環境整備を低コストで進められます。
| 提供元 | 株式会社ナビコーポレーション |
| 初期費用 | 選択するプランによって変動 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
2.88電話代行サービス
88電話代行サービスは、株式会社アイアールシーが提供する電話代行サービスです。月間のコール数を絞り、月額費用を低コストに抑えています。コスト削減とトラブル防止を両立するため、オペレーターは一次対応に徹しています。
業務状況に応じて、自動応答システムやFAX受信代行などをオプションから選択可能です。
| 提供元 | 株式会社アイアールシー |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
3.インターコード
インターコードは、株式会社インターコードが提供する電話代行サービスです。不動産・人材派遣・法律事務所など、さまざまな業種に対応可能なオペレーターが在籍しています。
オペレーターは、同社がサービス提供から約40年の間に培ってきたノウハウを凝縮した研修を受けており、高品質な電話対応が期待できます。オプションを利用すると、予約受付や注文代行も依頼可能です。
また、電話代行と併せてBPOサービスも利用できます。BPOサービスを利用すると、人事・経理・事務など、バックオフィス業務全般を効率化できます。
| 提供元 | 株式会社インターコード |
| 初期費用 | プランによって変動 |
| 料金プラン |
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| 導入実績 | 5,000社以上 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
24時間対応可能な電話代行サービス3選
24時間対応のプランを提供している電話代行サービスを3つ紹介します。
- テルシンク24
- 秘書センタードットコム株式会社
- コールセンター 電話代行システム24
1.テルシンク24
テルシンク24は、アフターコールナビパートナー合同会社が提供する電話代行サービスです。どのプランを選択してもコール数を毎月選択できるため、無駄な費用の発生を最小限に抑えられます。
また、不動産・車販売・修理業者など、業種別にパッケージサービスを提供しており、併用すると多くの業務を効率化できます。
| 提供元 | アフターコールナビパートナー合同会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 【スタートプラン:基本料金+コース】 ■基本料金
■コースプラン
【スタンダードプラン:基本料金+コース】
■コースプラン
【ネクストプラン:基本料金+コース+(転送サービス)】 ■基本料金
■コースプラン
■オプション
【電話代行ファイナルプラン:基本料金+コース+オプション】 月額料金:69,000円 ■コースプラン
■オプション
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
2.秘書センタードットコム株式会社
秘書センタードットコム株式会社が提供する電話代行サービスは、追加料金なしで24時間365日電話代行を依頼できるサービスです。月50件までは基本料金で対応してもらえるため、外注費を最小限に抑えられます。
在籍する豊富な実務経験を積んでいるオペレーターが多く、高品質な対応が望めます。また、通販代行サービスを利用できる点も魅力の一つです。注文データ入力・資料請求対応・キャンペーン告知などを依頼でき、新規顧客獲得と労働力不足解消につなげられます。
| 提供元 | 秘書センタードットコム株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
3.コールセンター 電話代行システム24
コールセンター 電話代行システム24は、合同会社ジェネミーが提供する電話代行サービスです。保守連動プラン以外の3つは、導入して最初の月は無料で利用できます。年末年始や祝日の追加費用も発生しません。
また、スタンダードプランを選択すると、受注管理〜クロージングまでオペレーターに依頼できるため、新規顧客獲得が期待できます。そして、保守連動プランは、管理物件の水道漏れやレッカー手配など、トラブル発生時の緊急対応をサポートするプランです。
素早い対応によってトラブルの影響を最小化し、顧客との信頼関係を強化できます。
| 提供元 | 合同会社ジェネミー |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 【スタートプラン:基本料金+コース】 ■基本料金
■コースプラン
【スタンダードプラン:基本料金+コース】 ■基本料金
■コースプラン
【ネクストプラン:基本料金+コース+オプション(転送サービス)】 ■基本料金
■コースプラン
■オプション
【保守連動プラン:基本料金+コース+オプション(転送サービス) ■基本料金
■コースプラン
■オプション
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
その他のおすすめ電話代行サービス
サービス提供年数の長さや導入企業数の多さが光る電話代行サービスを6個紹介します。
- 秘書センター
- 渋谷オフィス
- MKサービス
- セントラル･アイ
- MIKAWAYA−DESK
- i-STAFF
1.秘書センター
秘書センターは、秘書センター株式会社が提供する電話代行サービスです。特徴は顧客からの大量の受電をスムーズに処理する体制を整備している点です。人材教育に注力しており、高品質な電話対応スキルを兼ね備えたオペレーターが多数在籍しています。
また、自社で開発したコールセンターマシンによってスムーズな対応を実現し、多くの受電を処理します。
保守代行や受注代行サービスも提供しており、自社従業員の負担を軽減する手段としても活用できます。
| 提供元 | 秘書センター株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
3.渋谷オフィス
渋谷オフィスは、株式会社ジョヴィアルが提供する電話代行サービスです。サービス提供開始から25年が経過し、導入企業数は12,000社を突破しました。渋谷オフィスの特徴は、高品質な電話対応が望める点です。
同社独自の研修を6ヶ月以上受けた方だけが担当オペレーターに選ばれており、丁寧な電話対応が期待できます。また、エグゼクティブプランを選択すれば、求人応募や受注代行業務も依頼できます。
| 提供元 | 株式会社ジョヴィアル |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 導入実績 | 12,000社以上 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
4.MKサービス
MKサービスは、株式会社ケイズプランニングが提供する電話代行サービスです。1ヶ月のコール数が20を超えない限り、3,000円/月以下で利用できます。
また、オプションを利用すれば、注文代行も依頼できるため、業務効率改善と従業員の業務負担軽減を低コストで実現できます。
| 提供元 | 株式会社ケイズプランニング |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
5.セントラル・アイ
セントラル・アイは、セントラル・アイ株式会社が提供する電話代行サービスです。多くのユーザーから高い評価を得ており、導入企業数は15,000社に達しました。同社は、オペレーター教育を重視している企業です。
管理者がリアルタイムモニタリングとアドバイスを徹底し、電話対応のスキル向上へ導きます。10年以上の指導経験を持つ管理者も多く、個々のオペレーターの強み・弱みを正確に把握した上で、アドバイスを送っています。
オペレーターを長年経験している管理者も多く、個々に寄り添う指導ができる点が強みです。また、オペレーター同士が成功事例やノウハウを共有する文化が形成されています。
積極的にコミュニケーションを図り、パフォーマンスアップや効果的な人材育成を実現します。そして、通信販売大手や官公庁など、さまざまな企業へ対応が望める点も魅力です。培ってきたノウハウを活かし、トークスクリプト作成や取引先リスト更新作業も依頼できます。
| 提供元 | セントラル・アイ株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 導入実績 | 15,000社 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
6.MIKAWAYA−DESK
MIKAWAYA−DESKは、株式会社ジャストファインが提供する電話代行サービスです。書類提出の必要は無く、最短翌日からサービスを利用できます。MIKAWAYA−DESKは、料金体系と機能がシンプルな点が特徴です。
オプションを利用しない限り、オペレーターは一時取次に徹します。オペレーターからの連絡手段は、Chatwork・LINE・Gmailなど、豊富な選択肢を取り揃えています。また、1ヶ月のコール数が100件を超えない限り、追加費用は掛かりません。
| 提供元 | 株式会社ジャストファイン |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 10,780円(税込)/月(100コールまで)+198円(税込)/超過件数1件 |
| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
7.i-STAFF
i-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が提供するオンライン秘書サービスです。オンライン秘書サービスは、デスクワーク全般をオンラインで代行するサービスです。
メール処理や電話代行など、一般的な秘書業務に加え、営業事務・人事・採用など、バックオフィス業務全般を依頼できます。多くの業務を任せられるため、業務効率化と労働力不足解消を同時に実現できます。
業務のスピードや品質に関して、多くのユーザーから高い評価を得ているため、安心して依頼できるでしょう。また、必要に応じて記帳代行や書類整理など、オフライン業務も依頼できます。
| 提供元 | ファイブスターネット株式会社 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
電話代行サービスを導入するメリット
電話代行サービスを導入すると以下4つのメリットが得られます。
- 電話業務全般の効率化
- 顧客満足度の向上
- 教育コストを削減
- ネットショップの代行
1.電話業務全般の効率化
電話代行サービスの導入によって得られるメリットは、電話業務全般を効率化できる点です。オペレーターに電話対応を一任できるため、自社の従業員は電話対応以外の業務に集中して取り組めます。作業を止められる機会が激減し、業務効率と成果物の品質を改善できます。
2.顧客満足度の向上
顧客ロイヤリティを高められる点も、電話代行サービスを導入するメリットの一つです。顧客ロイヤリティは、顧客が自社商品・サービスに対して抱く愛着のことです。
商品スペックやサービスの利便性だけでなく、顧客対応の品質も顧客に満足してもらえると、継続的な利用が見込めます。リピータ―の獲得によって、安定した収益確保や口コミでの集客率向上を実現できます。
優れた応対スキルや豊富なノウハウを兼ね備えたオペレーターに電話対応を依頼すると、顧客に良い印象を与えられるでしょう。
3.教育コストを削減
電話代行サービスを提供する企業に在籍するオペレーターは、実務経験豊富な方がほとんどです。ビジネスマナーやコミュニケーション能力に優れており、高品質な電話対応が期待できます。
新たに人材を雇用する時と異なり、電話対応に関する教育の時間を多数確保する必要がありません。電話代行サービスの活用によって、人手不足解消や教育コスト削減を図れます。
4.ネットショップの代行
商品価格の安さやスマートフォンの普及によって、ネットショッピングを利用する方は年々増加しています。ニーズの向上に伴い、ネットショップに特化した電話代行サービスを提供する企業も出てきました。
電話代行サービスを利用すれば、商品の受注・問い合わせ対応・予約受付など、さまざまな対応を依頼できます。営業時間外や休日も顧客からの要望に対応できる体制を確立でき、ビジネスチャンスを逃しません。安定した収益確保につなげられます。
また、オペレーターの丁寧な対応によってネットショップの信頼性が高まり、顧客ロイヤリティ向上や他社との差別化を図れます。
電話代行サービスを導入するデメリット
電話代行サービスの導入によって生じるデメリットは以下の4点です。
- 機会損失につながる可能性がある
- 必要コストが計算しづらい
- 社内にノウハウを貯めることが難しい
- 対応可能な範囲が限られる
1.機会損失につながる可能性がある
電話代行サービスを導入するデメリットは、オペレーターが顧客からの要望に対して上手く対応できない可能性がある点です。顧客や取引先は自社の従業員が電話対応していると思っており、専門的なサポートや問い合わせへの迅速な回答を要求してきます。
しかし、オペレーターは自社商品・サービスに対する研修は受けていますが、詳細な部分まで把握しているわけではありません。問い合わせを受けても、内容の共有や営業担当者への取次ぎを挟むため、タイムラグが生じます。
急ぎの場合は顧客が待ちきれず、競合他社に発注する可能性が高まります。問い合わせに対してスムーズな対応ができないと、「柔軟性に欠ける企業」との印象が定着するでしょう。顧客からの信頼を失い、売上や新規顧客獲得数が伸び悩みます。
専門的な問い合わせに対するスムーズな対応は難しいことを認識した上で、電話代行サービスを依頼しましょう。
2.必要コストが計算しづらい
電話代行サービスの料金体系に関して十分な調査を実施していないと、必要となるコストを正確に算出できません。月額固定型と成果報酬型、どちらの料金体系が自社に合っているか、事前に見極めておかないといけません。
たとえば、月額固定型を選択した場合でも、1ヶ月にどの程度電話対応しているか把握できていないと、自社に合った料金プランを選べません。設定件数が多過ぎても低過ぎても、無駄な費用が発生します。
一方、成果報酬型の場合、アポイント獲得数が多いほど費用が高騰します。仮にアポイント取得1件あたり1万円の場合、100件成功すると100万円の報酬を支払わなければなりません。
どちらの料金体系が自社に合っているか把握した上で、電話代行を依頼することが重要です。曖昧な状態で業務を依頼すると外注費がかさみ、企業経営を圧迫します。
3.社内にノウハウを貯めることが難しい
電話代行サービスを依頼している限り、自社の従業員はほとんど電話対応をする必要はありません。新卒採用で入社した新入社員も電話対応を経験しない状態が続きます。電話を取る機会が少ないと、顧客名や取引先の企業名、よくある問い合わせ内容やその回答などについて覚えるスピードが低下する可能性もあります。
電話代行サービスは便利な一方、社内にノウハウが蓄積されないリスクがある点も認識しておきましょう。
4.対応可能な範囲が限られる
電話対応やコミュニケーションスキルに優れたオペレーターでも、対応できる業務の範囲は限られます。商品やサービスに関する専門的な部分まで、短期間で習得するのは難しいでしょう。専門用語を多用する場合、顧客からの要望を理解するのも一苦労になります。
専門的なサポートや技術的な問い合わせへの対応は、自社の従業員が行う方がスムーズに進められます。専門的なサポートを要求された場合、相談内容の共有や担当者への連絡を素早く実行することが重要です。
電話代行サービスを導入する手続きの流れ
電話代行サービスを利用する場合、以下の流れに沿って手続きを進めていきます。
- 電話業務の課題の洗い出し
- 代行サービス会社の選択
- 問い合わせ
- 申し込み
1.電話業務の課題の洗い出し
電話対応において自社がどのような課題を抱えているか、現状把握が重要です。抱えている課題によって、外注先へ期待する内容も異なります。たとえば、電話対応に多くの時間を割かれ、営業担当者の業務効率が上がらなかったとしましょう。
自社が属する業界への理解度が高く、実務経験豊富なオペレーターが多数在籍しているサービスを選択します。そうすれば顧客や取引先から来る電話対応を一任でき、営業担当者が業務に集中できる環境を整備できるでしょう。
2.代行サービス会社の選択
自社の課題解決が望める電話代行サービス会社を選択します。実績・得意分野・料金体系・業務範囲などを中心に確認してください。自社が属する業界への理解度が高く、現場での実情を具体的にイメージできるサービスを選ぶと、質の高い電話対応が期待できます。
ホームページで、導入事例や競合他社での実績での有無を確認してください。また、月額固定型と成果報酬型、どちらが自社のビジネスモデルに合っているかも確認が必要です。準備不足の状態で選定作業を進めると、必要以上に多くの費用を支払わなければなりません。
1日に処理する電話件数や自社が抱える課題内容を考慮し、どの代行サービスを導入するかを決めましょう。
3.問い合わせ
依頼先をピックアップした後、見積を依頼します。複数のサービスに見積を依頼することで、費用相場や提案のレベルを確認できます。ホームページを見てもわからない情報がある場合は、見積依頼の際に確認をしておきましょう。
業務範囲や超過料金が発生するケースなどを明確にしておくと、トラブルを避けられます。
4.申し込み
オペレーターのスキルや電話対応の品質を確認するためにも、申し込みをする前に無料トライアルを利用しましょう。無料トライアルを利用すれば、自社と相性が合うかどうかをコストを掛けずに確認できます。
仮に自社が要求する水準に対応品質が満たなかった場合でも、大きな問題にはなりません。コストは掛かっておらず、自社のダメージも最小限に抑えられます。
電話代行サービスを比較検討して導入しよう
今回の記事では主に以下の4点について解説してきました。
- 電話代行サービスの概要
- 電話代行サービスの選び方
- 電話代行サービスのメリットとデメリット
- おすすめの電話代行サービス
電話代行サービスを利用するメリットは、業務効率を改善できる点です。取引先や顧客からの電話をオペレーターに任せられるため、従業員は自らの作業に集中して取り組めます。
オペレーターは実務経験や電話対応のノウハウを豊富に兼ね備えている場合が多く、新たに教育をする必要がありません。新たに人材を雇うよりも、コストを削減できます。また、高品質な電話対応によって顧客に良い印象を与え、継続的な取引につなげられます。
ですが、初めて電話代行サービスを選ぶ場合、わからない点も多いでしょう。今回の記事で挙げたサービスの選び方やおすすめの電話代行サービスを参考に、選定作業を進めてください。
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