【2024年最新】ワークフローシステムおすすめ20選比較｜メリットや選ぶ際の基準を紹介

ワークフローシステムの目的とは？

ワークフローシステムとは、稟議・申請・承認・決済などの手続きをデジタルでフロー化し、管理するシステムのことです。

これまで紙とハンコで行っていた手続きを電子化することで、業務を効率化できます。承認ステータスの可視化によって停滞しているフローを把握でき、承認漏れ防止や遅延の解消もできるでしょう。

ワークフローシステムは、内部統制の強化を目的として導入されることもあります。手続きの履歴が残るため、不正の防止にも役立つのです。インターネット環境さえあれば利用できるので、テレワークなどの多様な働き方にも対応できるでしょう。

システムの主な種類

ワークフローシステムは、ターゲット企業の規模や機能によって4種類に分けられます。

企業規模別のシステムとして挙げられるのが、大企業向けと中小企業向けの製品です。複数の事業所で使用でき、複雑な承認フローにも対応可能なシステムは大企業向けと言えます。導入・運用にあたってコンサルティングのサポートを受けられることも多いでしょう。

中小企業向けには、汎用型のワークフローシステムが多い傾向です。小規模で利用できるコンパクトな機能設計の製品がみられます。

ほかにはExcel(エクセル)と連携できるものや、シリーズ展開している製品が挙げられるでしょう。Excelを活用している企業は多く、連携することでフローの効率化が可能です。製品によっては、ワークフローシステムのほかに、経費精算システム、会計システム、勤怠管理システムなどをシリーズ展開しています。同じシリーズで統一することで、データ連携などによる業務効率化や内部統制の強化なども期待できるでしょう。

大企業に向いているワークフローシステム6選

ここでは、大企業に向いているワークフローシステムを6つ紹介します。規模の大きな会社に適した、高性能な承認機能が豊富です。

1.MAJOR FLOW Z FORM

MAJOR FLOW Z FORMはパッケージ版のワークフローシステムです。さまざまなパターンに対応できる高度なワークフローで、大企業の複雑な申請・承認フローにも対応できます。

立場によって使い分けられる共有トレイ機能や、セクション単位で入力エリアを制限できるセクション制御機能が搭載されているのも特徴です。サンプル帳票を豊富に搭載しているので、導入後すぐに使い始められます。

2.Agile Works

Agile Worksは複雑な組織構造にも対応できるワークフローシステムです。紙の資料の形式を活かした入力が可能なので、直感的に操作できます。

人事システムと連携してデータを取り込むインポート機能や、申請・承認書類をCSV・Excel形式で出力できるエクスポート機能も標準搭載しています。多言語対応している点も魅力で、世界中に拠点のあるグローバル企業でも使用可能です。

3.SmartDB

SmartDBは、ノーコード･ローコード開発ができる大企業向けのワークフローシステムです。申請画面はパーツのドラック&ドロップで簡単に作成でき、承認ルートも自由に設定できます。

文書を紐づけることで管理を容易にするダイナミックブランチ機能も特徴です。データ管理をシンプルにでき、確認の手間も減らせます。さまざまな外部ツールとの連携も可能なため、既存システムが対応しているかを確認しておくと良いでしょう。

4.kickflow

豊富な機能と直感的に使用できる操作性を兼ね備えたワークフローシステムがkickflowです。自己承認の禁止や並列承認、条件分岐など、複雑な承認フローにも対応できます。

引き継ぎ機能も搭載しており、異動や退職に伴う承認タスクの引き継ぎも可能です。各種チャットツールとの連携もできるので、多人数の組織・部署における承認依頼の通知もスムーズになります。

5.楽々WorkflowII

簡単に本格的なワークフローを運用しないなら、楽々WorkflowIIが候補に挙がります。多彩なデザインテーマを搭載しており、自社に合ったカスタマイズができるワークフローシステムです。

申請文書の種類ごとに複数の承認経路を設定できるため、社内ルールに則った運用が可能です。グループ会社を横断するワークフローも実装でき、マルチカンパニーにも適しています。

6.intra-mart ワークフロー

intra-martワークフローは、申請・承認を含めたオフィスワークを網羅的にデジタル化するワークフローシステムです。日本企業の体質に合った申請・承認フローをローコードで作成できます。

さまざまな外部サービスと連携もできるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。トレーニングプログラムと認定資格制度により、ツールの技術者を育成することもできます。

中小企業に向いているワークフローシステム6選

中小規模向けの製品には、スモールスタートに対応するリーズナブルなものが目立ちます。中小企業に向いているワークフローシステムを6つ紹介するので、参考にしてください

1.X-point Cloud

紙イメージのまま入力フォームを作れるシステムに、X-point Cloudがあります。ノーコードなので構築に特別な知識は不要なほか、日本独特の複雑な承認プロセスも反映可能です。

アプリを使ったモバイル承認機能もあるので、承認作業の効率化に役立ちます。ユーザー単位での小規模導入に対応しており、予算が限定的な企業でも十分検討可能です。

2.Gluegent Flow

Gluegent Flowはシンプルな設計で簡単に使えるワークフローシステムです。60種類以上のテンプレートが使えるほか、WordやExcelファイルからの作成もできます。技術者の教育リソースを割くことなく、すぐに使い始められる点は中小企業にとって魅力でしょう。

承認経路は柔軟に設計できるので、企業独自のルールにも対応可能です。また、電子契約サービスとの連携も可能で、社内申請から契約締結までをスムーズに進められます。

3.サイボウズOffice

グループウェアシステムでありながら、ワークフロー機能も搭載するのがサイボウズOfficeの特徴です。申請内容や進行状況がひと目で分かるので、人員の限られる中小企業でもミスや遅延を防げます。

役職や部署に応じた権限の付与ができ、チームごとの承認プロセスに対応します。スマートフォンやタブレットでも使えるため、申請・承認業務の効率化が可能です。

4.ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは申請・承認業務を効率化できるワークフローシステムです。中小規模の企業向けに、1ユーザー単位での料金プランを用意しています。クリックでの簡単な承認経路作成に加え、50以上のテンプレートから作れる入力フォームを利用可能です。

入力内容の自動制御により、申請ミス・漏れを防止できるのも特徴です。外部システムとの連携でワークフローの効率化が図れ、業務改善にも寄与するでしょう。

5.ジンジャーワークフロー

エンジニアに割くリソースのない中小企業でも、ジンジャーワークフローであれば課題を解決できるでしょう。シンプルで簡便性に優れたUIのもと、社内独自のルールを盛り込んだ承認フローを作成できます。

申請の種類ごとに公開範囲を自由に設定できるため、社員1人ひとりがどの書類で申請すれば良いのか判別しやすいのもポイントです。また、アラート機能で通知することで申請・承認漏れやミスを減らせます。

6.SmartFlow

SmartFlowは、規模や業種に関係なく活用できるワークフローシステムです。申請フォームは100種類以上のテンプレートが用意されており、スムーズに運用開始できます。

承認フローはきめ細やかに設定できるため、社内独自の複雑な経路にも対応可能です。書類や対象者を選んで提出依頼を出せることから、提出期限に必要な書類を確実に回収できるでしょう。

Excelと連携できるワークフローシステム5選

ここでは、Excelと連携できるワークフローシステムを5つ紹介します。Excelはどの企業でも親しまれているため、システム導入時の違和感を最小限に抑えられるでしょう。

1.ワークフローEX

ワークフローEXはExcelの申請書類をそのまま使えるワークフローシステムです。EX申請/EX承認ツールによってExcelそのままの入力フォームを流用でき、迅速な承認プロセスを実現します。

ドキュメントエクスプローラーはメールソフトに似た3ペインの画面構成になっており、直感的に操作可能です。マルチデバイスに対応しているほか、一部オフラインでの編集もできるので場所を選びません。

2.コラボフロー

コラボフローは、Excelで作成した帳票・稟議書などをそのまま申請フォームに変換できるワークフローシステムです。既存のExcelデータを活用すればフォームを素早く作成でき、条件設定による処理フローの自動分岐にも対応します。

リマインドメールや停滞書類検索などにより、処理の抜け漏れを防げるのもポイントです。使い慣れたExcelデザインで業務の停滞を防ぐほか、マルチデバイスを採用しているので申請作業を効率化できます。

3.Streamline

Excelや紙の申請書類から見た目を変えずに電子化を可能とするのが、Streamlineの利点です。利用中のExcelデータを背景にセットした状態で、入力項目の配置をカスタマイズできます。

各種フォーマットはドラッグ&ドロップで簡単に作成できるうえ、。条件分岐も設定可能です。承認者の都度指定もできるため、事前定義ができないワークフローにも対応します。

4.Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙イメージの申請・承認フォームで直感的に操作できるワークフローシステムです。Excel・Word・PDFで作成された既存の申請フォームをインポート可能なため、承認フローを変えることなくスムーズに電子化できます。

計算式の入力や数値形式の表示も選べ、Excelに近い操作感で数値データを反映できるでしょう。複雑な承認ルートへの対応ができるほか、マニュアルいらずの充実したサポートも魅力です。

5.AppRemo

Excelそのものを使って申請フォームを作れるのが、AppRemoの強みです。作成した申請書をアップロードするだけで良く、別途Webフォームや印刷用帳票を用意する手間がいりません。

プルダウンリストや関数、シート保護といったExcelの機能もそのまま活用できます。承認完了後のデータはデータベースへ自動格納されるので、手作業での入力・集計プロセスを短縮可能です。チャットで不明点や質問などを確認できるCha-Chat機能が搭載されており、決裁業務をスムーズに進められます。

シリーズ展開しているワークフローシステム3選

申請・承認以外の業務も電子化したい場合、シリーズ展開している製品を選ぶのが良いでしょう。ここでは、シリーズ展開しているワークフローシステムを3つ紹介します。

1.WaWaFlow

WaWaOfficeシリーズの一つであるWaWaFlowは、申請業務を効率化できるワークフローシステムです。グループウェアやSFAなどの他シリーズと連携すれば、業務全体の合理化に役立ちます。

項目パターンを自在に設定できる入力フォームは作成も簡単で、テンプレートの活用でより利便性を向上可能です。督促メールや滞留アラームなどの滞留防止機能が備わっているため、承認漏れや遅れを防止できます。

2.J-MOTTOワークフロー

J-MOTTOワークフローは操作性にこだわった使いやすいワークフローシステムです。シリーズ製品であるJ-MOTTOグループウェアともシングルサインオンで使用できます。大容量ファイルの扱いが多い場合、J-MOTTOファイル共有との連携で業務効率を高められるでしょう。

申請書は自由にカスタマイズ可能で、テンプレートも用意しています。また、申請書を選択するだけで承認者を自動的に指定できるので、毎回承認ルートを設定する手間を削減可能です。

3.バクラク申請

ワークフローシステムのほか、請求書や経費精算向けサービスをシリーズ展開するのがバクラク申請です。ビジネスカードの管理に特化したサービスもあり、シリーズをとおして使うことでオフィス業務のデジタル化を促進できます。

申請・承認時にタイムスタンプを付与するため、改正電子帳簿保存法にも対応可能です。発注書類や支払書類、領収書などはAI自動読取り機能ですぐにデータ化するので、書類の管理も楽にできます。

ワークフローシステムを導入する際の選び方

ワークフローシステムは、どのような点に注意して選べば良いのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムを導入する際の選び方について解説します。

必要な機能で選ぶ

ワークフローシステムを導入する際には、必要な機能が揃っているか確認しましょう。たとえ機能が豊富なシステムを選んだとしても、必要な機能がなければ思うような導入効果は出ません。システムを選ぶ前に自社の課題を整理し、必要な機能を洗い出すことが大切です。

例えば、承認経路の保全強化がしたいのであれば、複数承認や条件指定など複雑なフローに対応できる機能が求められます。紙の書類も併用したい場合はAI OCRを用いてデータ化し、申請・承認を進められる機能があれば理想です。

自社の企業規模で選ぶ

ワークフローシステムは、自社の事業規模に合った製品を選びましょう。大企業と中小企業とでは、それぞれ適したシステムが異なります。

大企業向けのワークフローシステムでは、複雑な申請・承認フローに柔軟に対応できる製品を選ぶことが大切です。中小企業で導入する場合、少人数から契約できるなど多様な料金プランがあると選びやすいでしょう。

システムごとの特徴を比較し、自社の企業規模を踏まえて製品を選んでください。

導入時のトータルコストで選ぶ

ワークフローシステムによって導入費や運用費は異なるため、トータルコストを計算しておくのがおすすめです。総合的な費用を出してから、予算に見合うかを判断する必要があります。

ワークフローシステムの種類によっても料金形態はさまざまで、クラウド型は導入費用が安いものの、カスタマイズ機能が制限されている傾向があります。対して、オンプレミス型は構築に費用がかかるものの、独自のシステム設計やセキュリティ面における費用対効果が期待できます。

また、製品によってはユーザー数に応じた従量課金制の月額料金を採用しているため、誰がどこまで使うかでもトータルコストが変動する点についても理解しておきましょう。

ワークフローシステムの導入がもたらすメリット

ここでは、ワークフローシステムの導入がもたらすメリットについて解説します。システム化のメリットを理解すれば、自社の課題や目標に役立つかも判断できるでしょう。

申請や承認をスムーズに行える

ワークフローシステムによって、紙での各種申請業務を電子化できるため、申請から承認までをスムーズに進められます。また、スマートフォンやタブレットからも承認作業ができるシステムも多く、責任者が出先で対応できるのもメリットです。

システムによる承認プロセスの可視化は、督促効率を高めたり人的ミスを予防したりする効果があります。承認作業の停滞・遅延を防ぐことができ、申請・承認業務をスムーズに進められるのです。

書類管理に関する課題解決につながる

ワークフローシステムを導入することで書類をデータ化できるので、紛失のリスクをなくせます。書類の検索性も高まり、必要な書類をすぐに見つけられるようになるでしょう。

ペーパーレス化により、書類の保管スペースを削減できるのもメリットです。印刷代や郵送費など、紙にかかっていたあらゆるコストが不要になります。紙の承認書類に欠かせなかった押印の工程もいらなくなり、ワークフローを大幅に改善できるのです。

新しい働き方に対応できる

リモートワークとの相性が良いのも、ワークフローシステムの利点でしょう。導入することで、システム上で承認・申請業務を進められるようになります。インターネット環境さえあれば対応できるので、多様な働き方に対応可能です。

リモートワークにより通勤の手間がなくなると、社員の負担が減少しワークライフバランスの良好化にも寄与します。承認の場がオフィスである必要がなくなるため、事務所にかかるコストもカットできるでしょう。

内部統制が強化される

ワークフローシステムの導入により、申請・承認に関するルールの統一や申請情報の一元管理が可能です。スムーズな情報伝達が実現し、内部統制が強化されます。

アナログな手法のみでワークフローを行うと、誰がいつ承認したのかといった管理の煩雑化は避けられません。人的ミスを誘発するだけでなく、管理の甘さから情報流出や不正のリスクも懸念されます。システムを使えば処理の自動化でミスが減るほか承認状況がすべて履歴として残るため、不正や改ざんの防止に役立つのです。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムを導入する際には、いくつか気をつけるべきポイントがあります。ワークフローシステムを導入する際の注意点について解説します。

全ての書類が対応している訳ではない

ワークフローシステムを導入しても、すべての書類を電子化できるわけではありません。原本保管義務が課されている紙の書類は、紙のまま保管する必要があります。

紙での保管が必要なものと区別し、デジタル化ができるものから優先してシステムに落とし込むのが良いでしょう。うまく併用することで電子化の恩恵を享受しつつ、紙の管理にもリソースを割くことができます。

社内にシステムが馴染まない可能性がある

製品によっては操作が複雑なこともあり、社内に馴染まない恐れがあります。操作の難しいワークフローシステムでは、多くの社員が使いこなせないため有効活用できません。

また、システムが社内独自の承認フローに対応できないといった事態も考えられます。承認の仕組みにさまざまな条件を付与できるか、搭載機能と照らし合わせて判断する必要があるでしょう。操作感も含めて、本格導入の前に無料トライアルなどを試してみることが大切です。

導入するために手間がかかる

ワークフローシステムの導入に際しては既存の承認フローを見直す必要があり、承認プロセスの設計、電子化に伴う業務の再構築などを行います。

また、ワークフローシステムの運用を定着させるには社員の協力が不可欠です。従業員の多い企業ほど浸透には時間がかかるでしょう。手間を最小限にするには、自社規則と相性の良いシステムを選ぶ、ワークフローシステムの使い方をマニュアルで周知させるといった対策が不可欠です。

ワークフローシステムを比較して導入しよう

ワークフローシステムはスムーズな申請・承認業務を可能にします。ペーパーレス化の推進に加え、多様な働き方もできるようになるでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の企業規模や目的に合った製品を選ぶことが大切です。システムにおける注意点を理解し、メリットが活かせるようなサービスにこだわってください。今回の記事を参考に、自社に適したワークフローシステムを導入しましょう。