派遣管理デスク（MSP）とは？対応業務やメリット・デメリットを解説

派遣管理デスク(MSP)とは？

派遣管理デスクとは、企業が派遣社員を雇用するにあたって必要となる管理業務を、一括で代行してくれるサービスです。

具体的には、派遣会社との連絡調整、派遣社員の勤怠や契約の管理といった、煩雑になりがちな業務をまとめて引き受けてくれます。

派遣管理デスクをうまく活用すれば、管理コストを最小限に抑えたうえで、派遣社員を自社業務に招き入れる体制が整います。本業務への集中と派遣管理の効率化を両立させたい場合には、非常に有益な選択肢となるでしょう。

ツール・システムとの違い

派遣管理デスクと混同されがちな「派遣管理ツール・システム」とは、派遣管理に役立つツールやシステムのみを指す言葉です。

つまり、派遣管理デスクのように専門人材によるサービス全体を含む概念ではありません。派遣管理デスクは「人的サポート」あり、ツール・システムは「ITによる支援」と言ってよいでしょう。

また、両者を使い分ける状況は、手厚いサポートが必要か、ツールさえ揃えば自社で完結できるかによって大きく変わってきます。

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基本的な対応業務

派遣管理デスクの主な対応業務は、以下の通りです。

• 採用業務:派遣社員の選定や採用プロセスの管理
• 契約更新:契約内容の確認と更新手続き
• 受け入れ支援:派遣社員の職場環境へのスムーズな適応のサポート
• 勤怠管理:出勤や休暇の記録管理
• 請求管理:派遣費用の確認や処理
• 各種保険のサポート:社会保険や労災保険の手続き

これらの業務を一括代行してくれるため、派遣社員の数が多い企業ほど、管理コストを大きく削減できるでしょう。

派遣管理デスクを利用するメリット

派遣管理デスクの導入には、業務効率化やコスト削減などの効果を期待できます。メリットの具体的な内訳について、以下に詳しく解説します。

担当者の負担を減らせる

派遣管理デスクを利用すれば、自社の担当者の負担を大幅に減らすことができます。

特に、多くの派遣従業員を雇い、複数の派遣会社とやりとりしなければならない場合、担当者の業務は膨大になります。そこで派遣管理デスクを利用することで、担当者は派遣管理に関する業務を行う必要がなくなり、他のコア業務に集中できるようになるでしょう。

業務の効率化のために、派遣管理デスクの利用は効果的です。

自社に適した人材を確保できる

派遣管理デスクは、より自社の業務に適した人材を獲得してくれます。

はじめて派遣会社を利用する企業では、求める人材の特徴を適切に伝えたり、優れた人物を招き入れることに苦労することもあるでしょう。

そこで、専門的な知見を持つ派遣管理デスクを介することで、ポジションにマッチした人材を獲得できる確率を上げることができるはずです。もし、早期に契約終了してしまうようなケースでも、原因を見極めて次に生かすサポートをしてくれます。

各種法令に対応できる

派遣管理デスクを利用することで、派遣に関する各種法令への対応をアウトソーシングすることができます。

派遣社員を適切に雇用するためには、労働基準法、男女雇用機会均等法、労働安全衛生法などへの幅広い知識が求められ、自社の担当者の負担が重くなりがちです。

しかし、派遣管理デスクならばそうした知識に精通しているため、法令順守に関するリスクをほぼゼロにできるでしょう。

派遣管理デスクの利用によるデメリット

便利な派遣管理デスクですが、導入には注意点もあります。利用に伴うデメリットについて、以下に詳しく解説します。

サービス利用にコストが発生する

派遣管理デスクを利用すれば、当然ながら費用が発生します。

コストの総額は派遣社員の人数や案件の性質、サービス内容などに応じて変動しますが、初期費用と月額料金に反映されるケースが多いようです。

そのため、導入前にコストパフォーマンスをよく見積っておくことが重要です。もちろん、社内の人的リソースが解放される点も忘れずに考慮してください。

自社にノウハウが蓄積されにくい

派遣管理デスクを利用すると、派遣社員を扱うノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

その結果、後にサービスを利用しなくなったときや、トラブルにより派遣管理デスクが利用できなくなった状況では、派遣社員のマネジメントに支障が出る恐れがあります。

とりわけ、派遣に関する法令対応への知識は事業継続に重要となるので、外部に頼りすぎない体制づくりを進めることも大切です。

セキュリティリスクが生まれる

派遣管理デスクは多くの個人情報を扱うため、情報漏洩のリスクが高まります。

万が一、適切なセキュリティ対策が講じられていない場合には、重要な情報が外部に流出する危険性が生じます。これにより、企業の信用に傷がつくだけでなく、多額の賠償金を求められるようなトラブルに発展する恐れもあるでしょう。

個人情報の扱いをアウトソーシングする以上は、セキュリティ対策にはより一層気を配ることをおすすめします。

派遣管理デスクに適した企業の特徴

派遣管理デスクは、特定の条件を持つ企業では特に効果を発揮します。具体的な要件について、詳しく解説します。

在籍中の派遣社員が多い

在籍する派遣社員の数が多いほど、派遣管理デスクの有用性は高まります。

派遣管理デスクは、派遣社員一人ひとりの管理業務を一括して代行するためスケールメリットが効きます。

この性質は複数の派遣会社を利用している場合でも変わらず、むしろ管理業務の統一性や正確性の向上により寄与するでしょう。

業務担当者の負担が大きい

人事分野の担当者数が少なく、派遣社員の管理業務に追われている企業ほど、派遣管理デスクの導入は効果的です。

採用手続きや勤怠管理、契約更新など、手間のかかる業務を丸ごと委託できれば、担当者は他の業務に集中できるため、社内全体の生産性向上にもつながります。

また、繁忙期などで業務量に波がある企業でも、同じ観点からよい選択肢となるはずです。

複数の拠点で派遣社員が働いている

多数の拠点で派遣社員を活用している企業では、管理業務の一括化による恩恵はより大きくなります。

派遣管理デスクを導入すれば、最小限のコストで拠点ごとに異なる契約や勤怠状況を一元管理し、情報の統一性を保つことが可能となります。

拠点ごとの負担を軽減するだけでなく、全体の管理精度の向上につながり、強いスケールメリットが現れるでしょう。

派遣管理デスクを利用した企業事例

派遣管理デスクを活用した成功事例を3件ご紹介します。自社に応用できる要素がないか、ひとつのヒントとしてください。

オリンパス株式会社の事例

内視鏡などの精密医療機械器具を製造販売するオリンパス株式会社は、派遣管理デスクを導入することで、派遣社員のスキル高度化や採用スピードの向上を実現しました。

また、人材が持つスキルのマッチング精度が大きく改善されたほか、採用計画をデータ分析したうえでの改善提案など、当初の予定にはなかった人事課題にもその知見が提供されたようです。

ただ派遣社員を管理するだけではなく、会社が今後どうありたいか、を常に考えたうえで対応してくれるサービスを選べば、人事分野全体に副次的な効果を期待できることが示されています。

[参照:パーソルテンプスタッフ株式会社「派遣管理デスクが人事機能の一部を担い、企業文化・社風を踏まえ最適な外部人材活用を実現｜オリンパス株式会社」]

日本ロレアル株式会社の事例

世界的な化粧品メーカーであり、日本国内でも多くのブランドを展開している日本ロレアル株式会社は、本社と研究所における約140人の派遣社員の管理に派遣管理デスクを活用しています。

同社では、部門ごとの派遣社員に対するニーズの時期がまちまちであり、管理にスピード感と正確性がより求められることもあり、従業員がコア業務に集中するために派遣管理デスクを導入しました。

結果として、各部門の派遣管理業務が円滑になったうえ、派遣に関する行政の動向や法律改正などの最新情報を、速やかに入手できるパイプが備わりました。

[参照:アデコ株式会社「社内の人材ニーズを取りまとめる派遣管理デスクサービスを導入し、コア業務に専念｜日本ロレアル株式会社」]

コニカミノルタジャパン株式会社の事例

複合機やプリンター、ヘルスケア機器などを提供するコニカミノルタジャパン株式会社では、250名弱の派遣社員の管理をアウトソーシングすることで、生産性の改善やマニュアル化による効率化を達成しました。

以前の同社では、派遣に関するコンプライアンス対応や、契約書や請求書など仕事の進め方がグループ会社や部署によって異なる、という課題を抱えていました。

しかし、派遣管理デスクの導入により、労働基準監督署との折衝の効率化、生産性改善や新マニュアル化の策定、社内指揮命令者向けに派遣活用を知る勉強会などが実現され、競争力の底上げに効果を上げています。

[参照:株式会社パソナ「BPO事例インタビュー｜コニカミノルタジャパン株式会社」]

派遣管理デスクで業務の効率化を図ろう

派遣管理デスクは、煩雑な派遣社員の受け入れを効率化し、企業の負担を軽減する心強いサービスです。

派遣社員の採用や管理、法令対応を一括してアウトソーシングすることで、担当者は本来の業務によりコミットできるでしょう。とりわけ、多くの派遣社員を抱える大企業や複数拠点を持つ多国籍企業などでは、その効果はより大きなものとなります。派遣管理デスクをうまく導入しながら、自社をさらに成長させてください。