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問い合わせの返答に対するお礼メールの書き方｜感謝を伝える例文やマナー
社会人としての基本的なマナーである、問い合わせの返答に対するお礼メールの返信。感謝の意を伝えたいけれど、お礼メールの書き方がわからないという人も多いのではないでしょうか。本記事では、問い合わせの返答に対するお礼メールの書き方を、例文とあわせて紹介します。
目次
問い合わせの返答に対するお礼メールを返信する際のマナー
問い合わせの返答に対してお礼メールを返信する際のマナーとしては、以下の4つが挙げられます。この4つのマナーを守り、お礼メールを作成・送信しましょう。
- 返信をもらった当日・翌日には返信をする
- 感謝の気持ちを簡潔に記載する
- 誤字脱字がないか返信前にチェックする
- お礼メールのやり取りは1往復に留める
それぞれのマナーについて、1つずつ詳しく見ていきましょう。
返信をもらった当日・翌日には返信をする
問い合わせの返答に対するお礼メールは、できる限り早く返信することが大切です。問い合わせに対する返答をもらった当日、もしくは翌日中を目安に必ず返信しましょう。お礼メールは早い方が相手からの印象もよくなります。
ただし、緊急の場合を除き、ビジネスマナーとして早朝や深夜の返信は避け、相手の就業時間内に返信するようにしましょう。
感謝の気持ちを簡潔に記載する
お礼メールに感謝の気持ちを記載することは大前提ですが、「ありがとうございます」だけでなく、「○○していただき、ありがとうございます」というように、何に対するお礼メールなのかがわかるようにしましょう。
相手は忙しい中時間を割いて問い合わせに返答してくれています。そのため「ありがとうございます」だけでは、あっさりし過ぎた印象を与えかねません。
問い合わせ内容によっても異なりますが、たとえば日程調整に関する問い合わせだった場合、「日程調整の件でご返答いただきありがとうございます」「それでは、○月○日○時で調整させていただきます」など、できる限り具体的な内容を簡潔に記載するようにしましょう。
誤字脱字がないか返信前にチェックする
お礼メールに誤字脱字がないかを、返信前に必ずチェックしましょう。誤字脱字があると、「片手間に作成したのかな……」というように、雑な対応をされたという印象を与えかねません。また、誤字脱字があることで、相手がお礼メールの内容より誤字脱字に気を取られ、感謝の気持ちがうまく伝わらないことも考えられます。
そのため、お礼メールを書いたら、返信前に必ず読み返し、誤字脱字がないかを徹底的にチェックすることが大切です。
お礼メールのやり取りは1往復に留める
問い合わせの返答に対してお礼メールを返信したあと、さらに相手から「ご確認ありがとうございました」「今後とも何卒よろしくお願いいたします」などのメールが返ってくる場合があります。しかし、この場合は再度お礼メールを返信する必要はありません。
たとえば、以下のような流れでは、相手から最後に届いたメールに対して返信してしまうと、相手にメール再確認の手間を増やしてしまうため、返信しないことが一般的です。
- 自分：問い合わせのメール
- 相手：問い合わせに対する返答
- 自分：問い合わせ返答に対するお礼メール
- 相手：確認に対するお礼や挨拶のメール
返信したお礼メールに対して相手からさらにお礼や挨拶のメールが届いても、再度返信はせず、1往復に留めることを意識しましょう。
▷問い合わせ電話のかけ方とは？注意すべきマナーや会話例を解説
問い合わせの返答に対するお礼メールの例文
問い合わせの返答に対するお礼メールの例文を、3つのケース別に紹介します。お礼メール作成時の参考に、ぜひご覧ください。
社内問い合わせの返答に対するお礼メール
社内の誰かに対して問い合わせを送り、返答があった際のお礼メールの例文を紹介します。
お疲れさまです。 営業部の田中です。 お忙しい中、○○に関する問い合わせに対し、 迅速にご対応いただき誠にありがとうございます。 クライアントへ提案する資料を作成するにあたり、 ○○に関するデータが必要だったため、ご回答いただけて大変助かりました。 今後、追加で確認を依頼することがあるかもしれません。 その際はまたご協力いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 今回は誠にありがとうございました。 署名 |
社外問い合わせの返答に対する基本のお礼メール
社外の相手への問い合わせに対して返答があった際のお礼メールの例文を紹介します。ビジネス向けと就活向けで2種類の例文を紹介していますので、目的に合わせて、ぜひご覧ください。
▼ビジネス向け
株式会社○○ 営業部 ○○ 様 お世話になっております。 株式会社○○の田中でございます。 この度はお忙しい中、○○に関する問い合わせに対し、迅速にご対応いただき誠にありがとうございます。 ○○様にご教示いただいたおかげで、貴社サービスの導入メリットについてより深く理解することができました。 今後は社内で情報共有させていただき、貴社サービスの導入を前向きに検討させていただきます。 またご相談させていただく機会もあるかと存じますが、その際はご指導いただけますと幸いです。 今回は問い合わせに対し、迅速に対応をしていただき誠にありがとうございました。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 |
▼就活向け
株式会社○○ 採用担当 ○○ 様 お世話になっております。 ○○大学の田中でございます。 この度は突然の問い合わせにもかかわらず、ご丁寧に返信していただき誠にありがとうございます。 ○○様にご教示いただいた通り、面接当日はエントリーシートと筆記用具を持参いたします。 お忙しい中、問い合わせに対応いただきましたこと、重ねて感謝いたします。 面接当日は何卒よろしくお願いいたします。 署名 |
社外問い合わせの返答に対してする追加質問がある場合時のお礼メール
社外の相手から問い合わせへの返答に対し、追加で質問をしたい場合のお礼メールの例文を紹介します。ビジネス向けと就活向けで2種類の例文を紹介していますので、目的に合わせて、ぜひご覧ください。
▼ビジネス向け
株式会社○○ 営業部 ○○ 様 お世話になっております。 株式会社○○の田中でございます。 この度はお忙しい中、○○に関する問い合わせに対し、迅速にご対応いただき誠にありがとうございます。 ○○様にご教示いただいたおかげで、貴社サービスの導入メリットについてより深く理解することができました。 追加で貴社サービスについてご質問がございます。 具体的な内容は以下の2点です。 ・サービス利用時のサポート内容 ・サービス料金 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご返答いただけますと幸いです。 引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 |
▼就活向け
株式会社○○ 採用担当 ○○ 様 お世話になっております。 ○○大学の田中でございます。 この度は突然の問い合わせにもかかわらず、ご丁寧に返信していただき誠にありがとうございます。 ○○様にご教示いただいた通り、面接当日はエントリーシートと筆記用具を持参いたします。 追加で面接の服装に関して1点質問がございます。 面接当日はスーツでお伺いして問題ありませんでしょうか。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご返答いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 |
問い合わせの返答に対するお礼メールはマナーを守って返信しよう
問い合わせの返答に対してお礼メールを返信することは、相手に良い印象を与えるためにも重要です。悪い印象を与えないよう、お礼メールを返信する際はマナーを守るようにしましょう。お礼メールの内容に迷ったら、今回紹介した例文を参考に作成してみてください。
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