問い合わせに返信がこない場合は何日待つべき?催促メールの書き方や参考例文を紹介

2023/10/25 2023/10/25

問い合わせ管理システム

問い合わせへの返信

問い合わせに返信がない場合、どのタイミングで返信を催促するメールを送るべきなのか悩むこともあるのではないでしょうか。そこで本記事では、催促メールの送り方について、理想のタイミング、そして、書き方を参考例文とともに紹介します。

問い合わせに返信が来ない場合の対処方法とは?

問い合わせの連絡をしたにもかかわらず、返信が得られないケースは、ビジネスの現場で時折発生します。

このような状況では、まず、送信先アドレスに間違いがないか、また、送信履歴から無事にメールが送信されているかなど、送信状況を確認しましょう。

相手の立場になった場合、返信できない理由には、単に失念しているだけでなく、多忙であったり、問い合わせ内容の確認をしていたり、あるいは、休暇中であるなど、さまざまな状況が考えられます。そのため、すぐに返信を催促するのではなく、相手方の状況を尊重することも重要です。

ただし、回答に急を要する問い合わせをすることもあるでしょう。その場合は、問い合わせ内容に、急ぎの返信が必要な理由と返信期日を記載しておくと、万が一、返信が来なかった場合の催促メールも即座に送りやすくなります。

問い合わせメールの正しい返信の描き方|使える例文や注意点

催促メールを送るタイミングはいつ?何日待つのが理想?

実際に、催促メールはどのタイミングで送ればよいのでしょうか?送るタイミングや、返信を促すフォローの仕方を詳しく説明します。

催促メールを送る理想のタイミング

催促メールを送るタイミングは、相手方との関係性、問い合わせの内容によって変わります。

回答を急がない内容や返信の期日を設定していない問い合わせであれば、営業日にて3〜7日後に、催促メールを送るのが一般的です。ただし、緊急性が高い内容や返信期日を伝えていた問い合わせであれば、その限りではありません。送信後、あるいは、期日を過ぎても一両日以内の返信がなければ、返信を促すメールを送っても問題ないでしょう。

送付後は電話でフォローするのがマナー

相手との関係性によっては、催促メールの送付後、文章だけでは伝えきれないニュアンスや緊急性を、直接電話で伝えるフォローを行った方がいいこともあります。

また、メールでの連絡は、相手の状況が見えないため、出張や休暇などで相手がメールの確認すらできていないことも起こりえるでしょう。電話でのフォローは、相手の在席状況の確認にもなるため、特に、高い重要度の内容や迅速な対応が求められる問い合わせでは、催促メールと併せて、電話でのフォローを行っておくと安心です。

問い合わせ電話のかけ方とは?注意すべきマナーや会話例を解説

催促メールを送る際に使えるタイミング別の参考例文

催促メールの内容はタイミングに応じて変わります。さまざまシチュエーション別の効果的な催促メールの参考例文を見ていきましょう。

リマインドメールを送る場合の例文

リマインドメールは、主に忘れやすい事項や確認が必要な内容を相手に思い出してもらうために用います。

<例文>

「前回、お送りさせていただいたメールについて、その後、ご確認いただけましたでしょうか?お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認いただき、ご返信いただけますと幸いです。」

相手の状況に配慮した、丁寧な表現を心がけましょう。

1回目の催促メールを送る場合の例文

1回目の催促メールは、相手への配慮と返信を待っている旨を伝える文面が適切です。

<例文>

「お問い合わせさせていただいたメールにつきまして、ご状況いかがでしょうか。お忙しい中お手数をおかけし、大変恐縮ですが、ご都合の良いタイミングでのご返信をお待ちしております」

1回目の催促であるため、相手の状況への配慮を優先した表現を用いましょう。

2回目以降に催促メールを送る場合の例文

2回目以降の催促メールでは、具体的な対応を求める内容にします。また、「何度も連絡をしている」といった内容も付け加えましょう。

<例文>

「お忙しい中、再三のご連絡にて大変恐縮です。先日、お問い合わせさせていただいた件につきまして、お手数をおかけしますが、至急ご確認の上、ご返信を頂戴したく存じます。勝手を申しまして恐れ入りますが、一両日以内にご返信いただきますよう、お願い申し上げます。」

相手を咎めるような極端な表現はNGですが、返信が必要であることはしっかりと伝えましょう。上記のように、返信期日を設定するのも効果的です。

【2023年最新】問い合わせ管理システムのおすすめ15選徹底比較!選定ポイントと特徴

問い合わせに返信が来ない際は角の立たない催促メールを

ビジネスシーンにおいては、たとえ相手に非がある状況だとしても、相手を尊重した、冷静なコミュニケーションを取らなければなりません。

問い合わせに対する返信が来ない際の催促メールは、相手との関係性も含めて、催促するタイミングや、文面の表現方法に注意を払ったアプローチが求められます。

角の立たない催促メールの送り方を身につけ、どんな時も、相手に失礼のないコミュニケーションを心がけましょう。

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