日程調整で都合が悪い時の対処法！メール文例やビジネスマナーを解説

日程調整はビジネスに必要不可欠

ビジネスシーンでは取引先との商談以外にも、社内での会議、上司との面談など、さまざまな場面で日程調整が必要となってきます。ときには日程が確定しないと進められない業務もあるため、日程調整は、スピーディかつ円滑に進めなければなりません。

▷日程調整におけるビジネスマナーとは？基本知識や見直したい注意点を解説

日程調整で都合が悪い時の対処法

日程調整は円滑に進めたいものの、どうしても都合がつかないときもあるでしょう。特に参加者の多い打ち合わせや会議などでは、日程調整が困難となることも珍しくはありません。

変更が必要となった場合には、まずは相手に謝罪した上で、日程変更が可能か否かの確認をするとともに、変更したい理由を伝えることが大切です。そして、変更が可能であれば、日程調整に対応してもらえるようお願いしましょう。

ただ、変更したい理由については、「ダブルブッキングしてしまった」など、予定の優先順位に関して誤解を招いたり、相手を不快にさせてしまうような理由は、具体的な言及を避けなければなりません。「業務の都合上」など簡潔にまとめるよう配慮が必要です。

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日程調整で都合が悪い時のビジネスマナー

では、日程調整で都合が悪い時、具体的には、どのような対応をすればよいのでしょうか。

変更に対する謝罪をする

日程調整で都合が悪いという旨のメールを送る際、冒頭で謝罪を入れましょう。日程調整していただいたのにもかかわらず、都合が悪く対応できないとなると、相手には再度日程を調整していただくというように迷惑をかけてしまいます。

そのため、「大変恐縮ですが」「申し訳ありませんが」など、丁寧な言葉で謝罪を入れることが大切です。日程が確定してない段階での変更でも、謝罪を入れておくと親切でしょう。

内容は明確にわかりやすく

日程の再調整を依頼する場合は、件名に「【日程変更のお願い】」「日程変更につきまして」など、一目で内容がわかるようにしましょう。返信する際につく「Re:」は、返信メールであることが伝わるよう、消さずに残しておきます。

また、本文は元メールの日程に関する文を引用し、過去のやり取りを確認せずとも、何の案件の日程変更なのかがわかるようにしておくことが大切です。このように、メールの内容は日程の再調整をお願いしていることが伝わるよう、明確かつわかりやすくしましょう。

代替案を提示する

調整済みの日程もしくは候補としていただいた日程の都合が悪い場合、こちらから代替案を提示しましょう。

「こちらの予定を一方的に伝えるのは失礼なのでは？」と思ってしまいがちですが、相手に都合の良い日・悪い日を質問するのは、さらに相手を煩わせてしまうことになります。「○月○日 ○○:○○～」など、自分から代替案を提示し選択してもらう形にしましょう。ただし、代替の候補日時は“複数提示”することがビジネスマナーです。

また、こちらが提示した候補に、相手の都合がつかない場合も考えられます。そのため、「候補日程が厳しい場合は○○様のご都合のよい日をご連絡いただけますと幸いです」というように、相手に希望の日時を伺う一文を添えましょう。

直近での変更は電話で伝える

すでに調整を希望する予定が、1週間以内など直近の場合には、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。

変更に関する詳細な日程調整のやり取りは、メールでもかまいません。しかし、その場合でも「変更の申出と謝罪」は、先に電話でお伝えしておくのが適切な対応といえます。

再調整メールへの返信は迅速に

日程の再調整メールに限らず、ビジネスメールは24時間以内に確認・返信が望ましいとされています。とりわけ日程の再調整を依頼した場合は、相手に迷惑をかけるわけですから、尚更迅速な対応を心がけましょう。

また、会議や打ち合わせであれば場所の予約が必要な場合や、当該予定が決まらないことで、そのほかのスケジュールに影響がでてしまうこともあります。そのため、メールが届いたらできる限りすぐに返信するようにすることが大切です。

▷リスケとは？意味や使い方・知っておくべきビジネスマナーを解説

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クッション言葉を使う

日程調整の際、都合が悪いことを直接的な表現で伝えると、悪い印象を抱かれる可能性があります。そのため、やわらかく相手に伝えるための「クッション言葉」を利用した、丁寧な表現にすることが大切です。クッション言葉には、以下のようなものが挙げられます。

• 大変恐縮ではございますが
• 大変申し訳ございませんが
• 誠に勝手ではございますが
• お手数をおかけしますが
• ご多忙とは存じますが
• あいにくですが
• 恐れ入りますが

上記のようなクッション言葉を使うことで、相手への配慮を表すことができます。日程調整では相手に迷惑をかけることもあるため、このような細かい部分でも相手への配慮を忘れてはいけません。

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日程再調整を依頼する時の敬語での表現方法

日程の再調整を依頼する場合、どのような言葉を使って伝えればよいのかわからない人も多いはずです。そこで、さまざまな場面別の敬語での表現方法を紹介します。

忙しいと伝えたい場合

日程を調整する際、「提示していただいた日程は忙しい」と伝えたい場合、以下のような表現を使うとよいでしょう。

～することが難しい

1つ目は、「～することが難しい」という表現です。

• 日程を調整することが難しい
• 都合をつけることが難しい

仕事が忙しくて日程を調整できない場合でも、「～できない」という直接的な表現は避けましょう。

取り込んでいる・立て込んでいる

2つ目は、「忙しい」を丁寧な言い方に言い換える表現です。

• 取り込んでいる
• 立て込んでいる

上記の表現を使って、「ご提示いただいた日程は○○により終日取り込んでおります」というように、理由を添えて伝えるとよいでしょう。

相手に尋ねたい場合

日程を再調整する際、候補日程や相手の都合を尋ねたい場合、以下の表現を使うとよいでしょう。

～でしょうか

日程調整のメールで相手に何かを尋ねる際、「～でしょうか」という表現方法を使いましょう。

• いかがでしょうか
• 可能でしょうか
• よろしいでしょうか

上記のように「～でしょうか」と表現することで、「～ですか」という表現よりもやわらかい印象になります。

意思表示したい場合

こちらから「何かを提案したい」「意思表示をしたい」場合は、何かをお願いする形となるため、より一層丁寧な言い方に言い換えるよう注意が必要です。

～と存じます

1つ目は、「～と存じます」という表現です。「存じます」は、「思う・考える」の謙譲語にあたる「存ずる」に、「ます」をつけた、「思います」のより丁寧な表現です。

• 調整していただきたく存じます
• 調整していただき誠にありがたく存じます

上記のように、普段は「思います」と表現している部分を言い換えるとよいでしょう。

～していただければ幸いです

2つ目は、「～していただければ幸いです」という表現です。意思表示する表現方法のなかでも、最もやわらかい表現といえます。

• 調整していただければ幸いです
• ご連絡いただけますと幸いです

上記のように、「～してくれたら嬉しい」という気持ちを丁寧に言い換える際に使うとよいでしょう。

差し支えなければ・可能であれば

3つ目は、こちらが意思表示するなかで相手を配慮する以下の表現です。

• 差し支えなければ
• 可能であれば

これらの言葉を入れることで、強制ではないことを明確に伝えられます。相手が不都合であった場合でも、断りを入れやすいという配慮ができるでしょう。

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日程再調整を依頼する時のビジネスメールの文例

ビジネスメールには以下のような基本の形があります。

1. 件名(案件内容をシンプルかつ明確に)
2. 宛名(正式表記)
3. 挨拶文(挨拶文と氏名)
4. 本文(必要な情報を簡潔に)
5. 挨拶結び(相手への配慮)
6. 署名(ビジネス情報も含め)

日程の都合が悪いときに送るビジネスメールも、上記の基本形に沿って作成する必要があります。そこで、日程調整を依頼する際のメールの文例を紹介します。

日程の都合が悪い場合

まずは、相手から候補として提示された日程の都合が悪い場合の返信メール例です。

確定している日程を変更したい場合

次に、すでに確定している日程の都合が悪くなり、日程変更を依頼するメールの例です。

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日程調整では相手への配慮と感謝を忘れない

日程調整をする際、相手から提示された日程の都合が合わなかったり、確定した日程でもやむを得ない事情で変更を余儀なくされることもあるでしょう。

その際は、マナーを守ったうえで、丁寧に日程調整を依頼すれば問題ありません。ただし、確定していた日程をキャンセルし、再度日程を調整することは、相手に大きな迷惑をかけることに変わりはなく、できれば避けたい行為であることを忘れないようにしましょう。

そのため、迷惑をかけてしまうことに対して真摯に謝罪するとともに、再度日程が確定したタイミングでのお礼もきちんと伝えます。言葉に気をつけながら、相手からの返信には迅速に対応し、日程調整を円滑に進めていきましょう。

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