電子帳簿保存システム13選を比較｜機能や重要性・選定のポイントを紹介

電子帳簿システムのサービス一覧

• 紙（スキャナ保存）と電子（電子取引データ保存）の両方に対応
• サービス間連携が便利
• デジタルインボイスに対応

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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法人税法や所得税法など、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを定めた法律です。

2022年の電子帳簿保存法改正では、電子保存に関する変更が実施され、電子メールやオンライン上の領収書、請求書を紙媒体で保存する必要がなくなりました。その代わり、電子取引の電子データ保存が義務化されています。

令和5年度税制改正大綱による電子取引における変更点

令和5年度税制改正大綱では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分における要件の見直しも実施されています。

電子取引の電子データ保存における変更点は以下の通りです。

1.検索要件の全てが不要となる対象者の変更

• 判定期間における売上高が5,000万円以下である保存義務者
• 電子データの出力書面の提示あるいは提出が可能な保存義務者

今年度の税制改正大綱によって、免除対象となる企業規模の上限が現行法の1,000万円以下の小規模事業者から大きく引き上げられただけでなく、「出力書面の提示又は提出」ができれば企業規模にかかわず検索要件が免除される、という大幅な緩和が実行されます。

2.電磁的記録の保存を行う者又は監督者に関する情報の確認要件を廃止

「電子取引」の保存要件は、「真実性の要件」と「可視性の要件」に大別されますが、そのうちの「真実性の要件」の一つには、「取引後は速やかにタイムスタンプを付与すること、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておくこと」というものがありました。

しかし、上記の要件のうち「保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにする」という点が不要となります。

3.電磁的記録の保存義務化における「宥恕措置」の制度化

宥恕措置とは、電子取引における書類の電子保存義務化に設定されていた2年間の猶予期間のことを意味しています。この経過措置が、現行法では2024年までとされていましたが、宥恕措置の廃止により、2024年以降も紙での保存が認められることになります。

いずれも、2024年1月1日以降に行う電子取引から適用されるため覚えておきましょう。

電子帳簿保存法の対象となる文書

そもそも電子帳簿保存法では、どのような文書が対象となるのでしょうか。

対象となる文書について、電子帳簿保存法の3つの区分に分けて見ていきましょう。

電子帳簿保存システムとは？

電子帳簿保存システムは、税務関係の帳簿や書類を電子データとして保存でき、経理・会計業務のデジタル化をサポートするシステムです。

日常業務と並行して法令に準拠した電子データ保存体制への移行となると、手間や時間などの問題から後回しにしてしまい、なかなかデジタル化が進まないというケースも多いでしょう。

しかし、電子帳簿保存システムでは、電子帳簿保存法の要件を満たすデータ管理や保存ができる機能が搭載されているため、経理・会計業務のデジタル化を安全かつスムーズに進めることができるのです。

電子帳簿保存システムの主な機能

電子帳簿保存システムの機能について、詳しく見ていきましょう。

搭載機能は、電子帳簿保存システムによって異なりますが、概ね以下は基本機能として搭載されています。

• 認定タイムスタンプの付与のほか、真実性を確保するための機能
• 取引先や日付、金額などの検索機能
• スキャナ保存制度の要件を満たしたスキャン機能
• OCR機能
• WebAPIによる外部システムとの連携
• 保存期限がすぎた書類の自動削除 など

システムのタイプには、電子帳簿保存法の対象となる請求書や領収書のほか、帳票などの文書を包括してデジタル化できるシステム、請求書の電子化に特化したもの、領収書の電子化に特化したものなど、さまざまです。そのため、自社の目的に合わせて導入する必要があるでしょう。

電子帳簿保存システムを選ぶ方法

続いて、電子帳簿保存システムを選ぶ際のポイントをお伝えします。それぞれ詳しくみていきましょう。

電子化したい書類に対応しているか

電子帳簿保存システムを選ぶ際は、電子化したい書類に対応しているか確認しましょう。

電子帳簿保存システムには、証憑書類から帳票の保存・管理まで、幅広く対応しているものや、請求書のみ、領収書のみなど一部の文書管理や電子化に特化したものなどさまざまな種類があります。自社で電子化したい文書を明確にしたうえで、要件を満たすシステムを選ぶようにしましょう。

社内のシステムとの連携ができるか

経理・会計業務に関連性の高い業務ですでにシステムを導入している場合は、既存システムと電子帳簿保存システムが連携できるかについても重要な選定基準となります。

たとえば、インターネットを介して機能の共有やデータ連携ができるWebAPI機能、データファイルの読み込みと書き込みを行うCSV機能などが挙げられます。既存システムとの連携は、電子帳簿保存法への対応や経理業務の電子化にとどまらない、幅広い業務改善につながるでしょう。

費用はどのくらいかかるか

電子帳簿保存システムを導入する場合は、初期費用やランニングコストなどの導入費用を算出し、費用に見合った効果が得られるかを見極めて比較することも大切です。

電子帳簿保存システムは、大きくオンプレミス型とクラウド型にわけられ、それぞれに費用相場が異なります。

オンプレミス型は、導入時の初期費用が高額になる傾向があるものの、自社サーバー内での管理となるため情報漏洩のリスクが低くデータを社内で整理したい企業に選ばれています。一方でクラウド型は、低コストで利用できるほか、導入後すぐに開始できるなど、導入時の手間やコストを抑えられる点が特徴です。

システム形態の特徴を考慮し、自社の費用や規模に適したシステムを導入しましょう。

JIIMA認証を受けているか

JIIMA認証とは、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに付与される認証のことです。そのため、JIIMA認証を受けたシステムであれば、電子帳簿保存法に関する深い知識を有していなくても、システムを適切に使用することで、法令にそった税務処理やデータ保存ができるようになります。

システムによって税務リスクを低減できる点は、経理業務の負担を軽減するだけでなく、適切な内部統制の面でも大きなメリットといえるでしょう。

電子帳簿保存システムおすすめ13選比較

ここからは、おすすめの電子帳簿保存システムをご紹介します。

バクラク電子帳簿保存

バクラク電子帳簿保存は、電子帳簿保存法に完全対応した電子帳簿保存システムです。

直感的な操作が可能な画面は、運用のためのマニュアル作成といった手間を軽減してくれます。

書類をアップロードするだけで検索要件項目の読み取り・入力が実行されるだけでなく、書類種別や書類区分まで読み取って反映。手入力の手間を最大限削減することが可能です。さらに導入後のサポート体制が充実している点は、システム導入が初めての企業におすすめといえるでしょう。

マネーフォワード クラウドBox

マネーフォワード クラウドBoxは、スキャナ保存と電子取引データ保存の両方に対応した電子帳票システムです。デジタルインボイスの受信・保存が可能で、仕訳作成や請求書保管などの作業負担を大幅に軽減できます。

マネーフォワードクラウド会計や、マネーフォワードクラウド請求書など、シリーズ間でのサービス連携も便利で、電子帳簿保存法に則って自動保存が可能です。バックオフィス業務の効率化が期待できるでしょう。

invox電子帳簿保存

invox電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件を満たした電子帳簿保存システムです。

メールやクラウドストレージと連携し、専用メールアドレスの追加や指定フォルダにファイルを置くだけでデータ化が可能なため、既存の業務を大幅に変えることなく、電子化に対応できるのが最大の特長です。また、データ化の方法もセルフ・オペレーター・AI ・OCRのなかから選べるなど、自社のニーズに合わせた柔軟な運用が実現できるのも魅力でしょう。

楽楽電子保存

楽楽電子保存は、請求書の受取と管理が簡単にできる電子帳簿保存システムです。

無料版と有料版、2つのプランが提供されており、楽楽明細で受け取った請求書の保存と一元管理のみであれば、無料にて使用可能です。

一方の有料版では、楽々明細での受け取り以外にも、メールやWEBなど電子取引にて授受した請求書などの帳票を電子保存及び一元管理できます。また検索機能や認定タイムスタンプ、訂正履歴削除不可機能などが搭載されており、電子帳簿保存法に準拠した保存を手間なくおこなえます。

DenHo

DenHoは、アップロードされた電子データの文字をAIが自動で認識しデータ化して保存する機能を搭載した電子帳簿保存システムです。

保存されたファイルは画像内の文字を含めて全文字検索ができ、ファイル名や保存先がわからない場合でも、あいまい検索により探せます。

また、自動文字認識では、同社の製品であるAI-OCRエンジン「スマートOCR」が採用されており、手書きによる文字まで高精度での認識が可能。手入力による作業を大幅に削減できることから、毎月大量の領収書処理などに追われるといった課題がある企業は、一度検討してみるとよいでしょう。

OPTiM 電子帳簿保存

OPTiM 電子帳簿保存は、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した請求書や領収書、注文書などの取引情報を一元管理できる電子帳簿保存システムです。

検索要件として必要な項目は、全てAIによる自動入力が可能。自動化は、手入力の手間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーの解消にもつながります。

また、見積書・注文書・請求書などの関連書類を紐づけて管理できるため、業務を包括的に効率化することが可能です。導入を検討する際は、まず無料のWeb相談を活用してみましょう。

DataDelivery

DataDeliveryは、業務データや電子ファイルの非改ざん性を担保しつつ「デジタル証跡」として長期保存できる電子帳簿保存システムです。

大量データの保存と高速検索に特化しており、ERPシステムや電子取引、データ分析（BI）とも連携可能です。また、電子帳簿保存法における、帳簿書類、スキャナ保存、電子取引の3領域に対応しているほか、JIIMA認証も取得しています。

TOKIUM電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存法の要件を満たし、国税関係書類を保存するクラウド文書管理システムです。

国税関係書類のデータ化は、「オペレーター入力プラン」「AI-OCRプラン」「セルフプラン」の3つのプランから方法が選択できるため、予算や社内のリソース事情に合わせたコスト調整も可能です。

また、電子帳簿保存の効率化が図れる機能が多数搭載されているほか、ISMS認証とPマークを取得した高いセキュリティレベルも特長といえるでしょう。

BtoBプラットフォーム 請求書

BtoBプラットフォーム 請求書は、請求書の発行や受取、支払い金額の通知など、請求業務全体をデジタル化できる電子請求書システムです。

書面での請求書のやり取りを希望する取引先がいる場合も、郵送代行やAI-OCR機能による読み取りといったオプションサービスを利用することで、社内のリソースを大幅に割くことなく完全ペーパーレス化を進められます。請求書関連業務に特化したシステムのため、とくに請求書業務の効率化を図りたい企業におすすめといえるでしょう。

sweeep インボイス

sweeep インボイスは、請求書処理のストレスをゼロにするために、sweeep株式会社により運営されている書類保存・請求書処理サービスです。

請求書の口座情報を自動で読み取り、全銀協フォーマットの振込データを作成。振込作業にかかる時間を最大で80%削減することができます。また、請求書の処理状況も画面で可視化されるため、支払い漏れといったトラブルも削減できるでしょう。

Bill One

Bill Oneは、請求書の代理受け取り、スキャンを行ってくれるインボイス管理サービスです。

ユーザー側は、請求書の受取手段や形式に依らず、全ての請求書をオンラインで受け取ることができるため、自社のデジタル化によって、請求書の発行元(取引先)に、電子化の負担をかけることはありません。また、Bill Oneで受け取った請求書は、手間なくそのままクラウド上で一元管理できるため、ペーパーレス化を一気に推し進めることも可能です。

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudは、あらゆる書類の電子保存を効率化する電子帳簿保存システムです。

操作のしやすさを重視して設計されたクラウドサービスのため、業務のデジタル化に慣れていない企業においても、操作性や運用に大きな混乱を感じることなく電子化を進めることができるでしょう。

全てのJIIMA認証(電子取引ソフト法的要件、スキャナ保存ソフト法的要件、電子帳簿ソフト法的要件)を取得しているため、安心して運用できるのも大きなメリットです。

invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索などができるインボイス制度・電子帳簿保存法対応の文書管理ソリューションです。

全てのJIIMA認証(電子取引ソフト法的要件、スキャナ保存ソフト法的要件、電子帳簿ソフト法的要件)を取得しているため、ガバナンス強化とともに業務効率化やコスト削減を推進できるでしょう。

電子帳簿保存システム導入のメリット

電子帳簿保存システムの導入は、業務効率化を始め、組織の強化につながる多くのメリットをもたらします。ここでは主な3つのメリットについて詳しくみていきましょう。

電子帳簿保存法に柔軟に対応できる

電子帳簿保存法の各種要件は複雑であり、これまでに幾度かの法改正も実施されています。その度に、改正法の内容を理解し、法令に準拠した運用へと見直しを図るのは、非常に大きな負担となってしまいます。

その点、クラウド型の電子帳簿保存システムでは、法改正の実施と同時に、システムのアップデートが実行されます。ユーザーは、改正法の詳細を深く理解していなくても、システムを適切に使用することで、法令に沿った帳簿や帳票の管理ができるようになるのです。

法令違反といったリスクを排除しつつ、デジタル化によるコスト削減や業務改善が実現できるのは、多くの企業において大きなメリットとなるでしょう。

書類管理業務を効率化できる

紙ベースで国税関係の書類を保存すると、ファイリングや保管、管理に膨大な時間と人的コストを要します。

データ保存では、これらの管理作業の負担を低減できるだけでなく、閲覧が必要になった際の探す手間も大幅に削減できます。また、人的コストだけでなく、書類を管理するための物理的なスペースが不要となることから、保管料などのコストも削減できるでしょう。

そのため、書類管理業務の効率化と同時にコスト削減も期待できるのです。

書類管理に関する内部統制を強化できる

電子帳簿保存システムには、改ざん防止や修正履歴・アクセス履歴の記録といった機能が搭載されています。そのため、改ざんや差し替えといった不正行為のリスクを低減することができるでしょう。

また、契約書などの証憑書類を書面で持ち歩くことがなくなるため、書類の紛失や盗難といったミスやトラブルも発生しにくくなります。

電子帳簿保存システム導入のデメリット

さまざまなメリットが享受できる電子帳簿保存システムの導入ですが、いくつかのデメリットもあります。

システムの導入・運用に費用・手間がかかる

電子帳簿保存システムを導入・運用するためには、初期費用や毎月のランニングコストのほか、導入時には運用を見直す、マニュアルを作成するなどの手間がかかります。

ただし、コストについては、導入後ペーパーレス化することで削減される用紙代、郵送費などのほか、電子契約では印紙税が非課税となるため、印紙代が不要となります。そのため、状況によっては、コスト削減のメリットが上回ることもあるでしょう。

システム障害等によるデータ消失のリスクがある

電子化により、書類を紛失するリスクはなくなりますが、その一方で、全てのデータをシステム上で管理することになるため、システム障害などによるデータ消失の可能性を完全に排除することは難しくなります。また、クラウドシステムであれば、ハッキングなどのサイバー攻撃によりデータが狙われることもあるでしょう。

電子帳簿保存システムを導入する際は、万が一に備えたバックアップ体制を確立しておくこと、また、採用するサービスのセキュリティレベルについても、しっかりと見極める必要があります。

おすすめ電子帳簿保存システムを比較し最適な製品を導入しよう

電子帳簿保存システムは、目的に合ったサービスを利用することで、大幅な業務効率化と内部統制強化の両立が実現できるシステムです。

令和5年度税制改正大綱により、電子帳簿保存法の要件が緩和されたとはいえ、書類の電子化や電子取引の推進は、ビジネス環境の変化、新潮流として今後取り入れていくべき業務改善となるはずです。

ここでご紹介したおすすめのシステムを参考に、ぜひ自社に合った電子帳簿保存システムの導入を進めましょう。