請求書発行を忘れた・遅れた時の対処法は?お詫びメール文例付きで解説

2022/8/24 2022/08/24

請求書発行システム

請求書のミスをお詫びするビジネスパーソン

請求書の発行をつい忘れてしまい、取引先からクレームが入った時などは、慌ててしまって何から手をつけるべきなのか対処がわからなくなってしまうこともあります。ここでは請求書が遅れた場合のお詫びメールの送り方を例文付きで解説します。また、請求書の送付遅れを発生させないための対策もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

そもそも請求書はいつまでに送付するマナーなのか

挨拶や言葉遣い、メールの書き方などにビジネスマナーがあるように、取引相手が存在する請求書のやり取りにも守るべきマナーが存在します。

ここでは請求書にかかわる基本的なマナーとして、請求の仕方や発行のタイミングに関して詳しく解説します。

(1)請求書の送付タイミングは2パターン

請求書の発行は、主に「都度請求」と「売掛・一括請求」の2パターンのタイミングがあります。それぞれを具体的に説明します。

#1: 都度請求の場合

都度請求の場合は、取引ごとに請求書を発行し送付する方法です。資金繰りがしやすい、新規の取引先であってもリスクを軽減しつつ取引が行えるといったメリットがあります。

しかし、都度請求書を発行するため、経理業務の手間が増えてしまうデメリットもあります。そのため、一般的に継続的な取引がある取引先にはあまり使われることはありません。

#2: 売掛・一括請求の場合

その月に発生した取引をまとめて請求する方法です。都度請求に比べ、経理業務の効率化が可能なこと、また、請求される側にとって支払い時期が後ろ倒しとなるため、状況によってはキャッシュフローの改善も見込めます。

ただし、請求する側にとっては「後払い」となるため、代金が回収できないといったリスクが発生します。取引先との信頼関係が基本となる取引方法であり、特に新規の取引先であれば、十分な与信審査が必要な点には注意が必要です。

(2)先方の締め日に合わせて送付する

売掛などの一括請求の場合は、主に請求書は取引先の締め日に合わせて発行し送付するのが一般的です。

その中でも最も多いのが、「月末締め翌月末日払い」と言えますが、締め日や支払い日は、企業のほか業界の慣習などによっても異なるため、必ず事前に先方へ確認しなければなりません。確認する際は、締日と支払い期日、送付希望日のほか、送付の方法(メール・郵送)など併せて確認するようにしましょう。

請求書の送付を忘れた・遅れた場合の対処方法

請求書業務は、取引先との信頼関係にも影響を及ぼすこともある重要な業務のため、本来であれば、記載の誤りや請求書の発行もれといったミスは通常あってはならないトラブルです。

しかしながら、人の目や手で行う作業から人為的なミスを完全に排除することは困難です。そのため万が一、請求もれ・遅れなどが発覚した場合はしっかりと謝罪したうえで、速やかに対処しなければなりません。ここでは、その対処法について説明します。

(1)ミスが判明した時点で上司に報告し先方にお詫びする

ミスが判明した時点で、すぐに上司に報告します。その後、先方へ電話やメールにてお詫びの連絡をしましょう。

電話とメールどちらの方法で連絡をするか、また、社内の誰から先方に連絡するかについては、請求もれが発生した案件の内容、取引先との関係性にもよるでしょう。また、案件の内容によっては、直接取引先に伺ってのお詫びが必要になるケースもあるかもしれません。

お詫びの仕方について、自身での判断が難しい場合は、必ず上司の判断を仰ぐようにしてください。

(2)請求書を作成・早急に送付する

次に、請求書を早急に作成し送付します。焦って作成するあまり記載ミスのある請求書を発行してしまうことのないよう、十分に注意してください。また、郵送で送付する際にはお詫び状を同封し、必ず速達で発送するようにしましょう。

(3)ミスの原因を究明し社内で改善案を取る

取引先の対応がひと段落したら、請求もれが起きてしまった原因を究明し、改善案を考えます。

請求書業務の担当者の対策による再発防止だけでなく、営業担当など関連部署と連携した改善も含め、「仕組み」としての対策を講じていきます。また、インシデントとして情報共有し、組織全体で再発防止の意識を高める必要があります。

請求書の送付が遅れた場合のお詫びメールの文面に書くべき内容

請求書の送付もれに関して、取引先へメールでお詫びする場合、請求ミス以外の失礼がないよう、文面には細心の注意を払わなければなりません。ここからは、具体的にどのような文面にすべきなのかを説明していきます。

(1)件名に明確に請求書遅延の件と記載する

件名は、内容が把握できるタイトルにするのと同時に重要性も伝える必要があります。

例えば、「【重要】請求書の送付遅延につきまして」といった件名であれば、件名を一見するだけでメールの内容が把握できます。重要性が明確になっていれば、相手方に見落とされてしまう可能性も低くなるでしょう。

(2)挨拶と何についてのお詫びかを冒頭で書く

お詫びのメールであっても、冒頭文は通常通り挨拶から始めます。その後、請求書が予定通りに送ることができなかった案件の詳細とお詫びを簡潔にまとめましょう。

回りくどい書き方は、相手に不快感を与える可能性があるため、丁寧な言葉遣いで簡潔に書くことが大切です。

(3)請求書発行が遅れた理由

お詫び文のあとは、当該ミスが発生した原因や経緯についての簡単な説明を添えると良いでしょう。言い訳を述べるのではなく、再発防止といった観点での情報共有として伝える意識を持つことがポイントです。

(4)請求書の発行日と送付する日付の確認

請求書に記載する発行日は、相手の締め日に合わせるのが一般的です。請求書の発行遅延により、通常の発行日とは異なる場合は、発行日について改めて先方に確認しましょう。

事前に発行日の確認が取れ、請求書の送付などが済んでいる場合は、発行日と発送日について、お詫びのメールに記載しておきます。

(5)社内での改善策・再発防止策

請求書関連のミスは、信頼関係に影響を与えかねない重大なミスであることを認識したうえで、真摯に再発防止に取り組む旨を、改めて最後に伝えます。

ミスは誰にでも起こり得ることとはいえ、その後、どのように対応するかで相手の印象が大きく変わってしまうことを理解しておきましょう。

請求書送付に関するお詫びメールの例文

ここからはお詫びメールの文面について、2つのパターンに分けて具体的な例文をご紹介します。ただし、このようなお詫びの文面は、「相手先との関係性」や「ミスが発生した状況」によって、大きく異なる点を認識しておきましょう。

(1)取引先への請求書送付が遅れた場合

件名:請求書(No.12345)送付遅延について

本文:

△△株式会社

経理部 ××××様

平素より大変お世話になっております。

□□株式会社の〇〇〇〇です。

本来であれば、◯月◯日までに送付すべきであった

請求書(No.12345)の送付が、社内のチェックミスにより遅れております。

大変恐縮でございますが、明日〇〇時までにメールにて送付させていただく予定でございますので、今しばらくお時間をいただけますと幸いです。

請求書発行の遅延により、貴社に大変なご迷惑をかけてしまい、

心よりお詫び申し上げます。

今後は、社内のチェック体制を見直し再発防止を徹底していく所存です。

今後とも、変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願いいたします。

□□株式会社 △△部

〇〇〇〇

TEL:00-0000-0000

MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

(2)取引先への請求書発行を忘れた場合

件名:ご請求書遅延のお詫び

本文:

株式会社□□

□□部 □□課 □□□□様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

株式会社〇〇の××××です。

このたびは、貴社への請求書に関して発行もれのミスが発生し、多大なるご迷惑をおかけしておりますこと、改めてお詫び申し上げます。

遅れております請求書につきましては、△月△日(曜日)中に必ずお届けいたします。

今回の件は、私が請求書に関する情報共有を社内で怠ってしまったことが原因であり、

今後は、社内の体制を見直し再発防止に努めてまいります。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

□□株式会社 △△部

〇〇〇〇

TEL:00-0000-0000

MAIL:aaaaaaaa@xxxx.co.jp

請求書の送付遅れや漏れを防ぐための改善方法

請求書の発行遅れやもれは、取引先にも多大なる迷惑をかけてしまうミスです。このようなミスを防ぐには、報連相を徹底するといった改善策が一般的ですが、「仕組み」としては、不十分な防止策といえるでしょう。

そこでここからは、防止策として有効な方法を紹介していきます。

(1)請求書にナンバリングを行う

請求書に番号を割り当てるナンバリングは、有効な手段の一つです。取引を行う際には、見積書や納品書といった書類も発生するでしょう。一つの取引に対して、請求書とこれらの書類「共通の番号」で管理しておくことで、請求もれを防ぐことができます。

また、ナンバリングによる管理には、取引先から請求に関する問い合わせがあった際にも「番号」を聞くことで、情報の把握が容易にできるようになるといったメリットもあります。

(2)売掛金をこまめに帳簿に記入する

得意先ごとに売掛金元帳を作成し、取引ごとに総勘定元帳と同時に売掛金元帳にも記帳するルールを設けることもミスを防ぐ一つの手段となるでしょう。

細かく記録しておくことで、定期的な確認作業が容易になるだけでなく、リアルタイムでお金の流れの詳細を把握することができますが、相応の手間がかかることになるため、業務量によっては、現実的な方法とはいえません。

(3)請求書発行のチェック体制を整える

請求業務の属人化は、発行もれや記載ミスといった人為的なミスのリスクを高めることになります。そのため、毎月の請求業務を一つのファイルもしくはシステムで管理し、複数人で進行状況がチェックできる体制を整えることも重要です。

また、このような情報は、経理部門のみで抱えるのではなく営業部門など、請求業務と親和性の高い部署とも共有できる環境を整えておくことで、より万全なチェック体制を構築することができます。

(4)システムで見積もり・納品書等を一元管理して作成漏れを防ぐ

請求書の発行のほか、進捗状況の共有など、請求書業務の一元管理が実現する請求書管理ツールを導入するのも良いでしょう。

このようなツールでは、受注情報を入力することで、納品書や請求書などの一連の書類を自動的に作成することも可能です。自動化により人的ミスを軽減できるだけでなく、請求書の電子化に対応したツールであれば、作成した請求書をメール送信する機能を備えているため、業務負担を大幅に削減することも可能です。

初期費用やランニングコストを要するものの、毎月大量の請求業務が発生している企業においては、一度、費用対効果を検討してみる価値はあるでしょう。

請求書電子化のメリット・デメリットとは?システム導入の重要性を解説

請求書発行でミスをしない体制を整えることが重要

請求書発行の遅れは、対応の仕方を誤ると最悪の場合、取引先からの信用を失い、取引中止といった事態を招く可能性もあります。万が一、請求書の遅れが発覚した場合には、すぐに上司に相談した上で、適切な対応を迅速に行うようにしましょう。

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