IT資産管理とは?必要性や管理対象・ツールを活用するメリットや選び方を解説
ハードウェアやソフトウェアなどのIT関連資産を管理する「IT資産管理」。コンプライアンス対策や事業コストの適正化につながる知識として注目されています。本記事では、IT資産管理とは何か?IT資産管理の必要性や管理対象、ツールを活用するメリットなどを解説します。
目次
IT資産管理とは?
IT資産管理とは、企業が所有するパソコンやサーバーなどのハードウェア、ソフトウェアを効率的に管理し、常に適切な状態を保つための情報整備です。
IT資産を的確に把握しておくと、会計処理や予算立案が極めてスムーズになります。例えば、新しいソフトウェアを導入する場合などに「どれだけのコストを削減できるか」を迅速に見積ることが可能です。
つまり、無駄なコストを抑えつつ、セキュリティリスクの軽減や業務効率の向上を果たすためには、質の高いIT資産管理が必要不可欠と言えるでしょう。
IT資産管理の管理対象
IT資産管理では、具体的にはどのようなものを管理するのでしょうか。具体例について、以下に解説していきます。
ハードウェア
ハードウェアとは、パソコンやサーバー、プリンター、ネットワーク機器などの目に見えるIT機器を指します。
誰が、どこで、どのようなハードウェアを利用しているのか、を正確に理解することは、そのハードウェア上で稼働するソフトウェアやライセンスの把握にも大前提となる情報です。
ソフトウェア
ソフトウェアとは、業務で使用するアプリケーションやOSのバージョン管理、などのプログラムやアプリケーションを指す言葉です。
企業がセキュリティリスクを低減するためには、ソフトウェア群に定期的なアップデートや適切な入れ替えを行うことが必要不可欠です。また、ソフトウェアの細かい利用状況を把握すれば、不要なソフトウェアを整理してコストを削減することも可能となるでしょう。
ライセンス
ライセンスとは、ソフトウェアの使用権を担保し、契約条件に従って利用できるようにするための情報です。
各ライセンス契約がどのIT機器に紐づけられているかを把握することは、適切なライセンスの更新やコスト算定に役立ちます。また、パッケージソフトウェアの場合では、使用権の証明に購入時の保証書や箱などが揃っていることが求められる場合もあるため、部材の管理が必要な場合もあるでしょう。
IT資産管理の必要性とは?
IT資産管理はなぜ重要なのでしょうか。具体的な理由やそのメリットについて、以下に詳しく解説します。
IT資産を無駄なく効率的に運用するため
IT資産の使用状況を正確に把握すれば、使われていない機器やソフトウェアをすぐに発見し、コストを削減することができます。
言葉にすると当たり前のようですが、こうした管理が行き届いていない企業は多く、不要な出費を続けているケースは珍しくありません。IT資産管理に必要となる初期コストを避けて通ると、更に高いコストを長年にわたって負担し続けることになると覚えておきましょう。
罰金や社会的信用の損失を防ぐため
IT資産を適切に管理すれば、ソフトウェアのライセンス違反などによる罰金を避けることができます。
たとえ意図的ではなくとも、ライセンスの契約数を超えたインストールを施してしまうと、法律違反として取り締まりの対象となることがあります。場合によっては、企業としての信頼性が損なわれてしまうため、適切なIT資産管理による防止が望ましいでしょう。
機密情報の漏洩を防ぐため
IT資産管理を徹底すれば、認可されていないソフトウェアのインストールや、ウイルス対策ソフトの更新漏れを防ぐことが可能です。
具体的には、従業員が独断でソフトウェアをインストールしたり、ウイルス対策ソフトの更新漏れなどから情報漏洩が発生する、といったリスクを防止できるでしょう。
とりわけ、従業員数の多い大企業ではこうした問題が起こりやすい反面、信用の失墜が大きなダメージとなる以上、IT資産管理を徹底することが極めて重要です。
IT資産管理にツールを活用するメリット
IT資産管理を効率化するためのツールには多くの利点があります。具体的なメリットについて、以下に詳しく紹介します。
IT資産管理の手間を省ける
IT資産管理ツールを使えば、情報の収集や記録にかかる手間を圧倒的に省くことができます。
もし、ツールを使わずにIT資産管理を実施してしまうと、膨大な手作業や例外処理への対応に追われ、真の目的であるコスト削減やセキュリティリスクの解消が達成されない恐れがあります。
そもそも、IT機器には管理の自動化をサポートするソフトウェアを組み込む余地があるケースが多いため、ごく小規模な企業を除いてはツールの活用が推奨されています。
入力漏れや誤入力を防げる
IT資産管理ツールは自動で情報を収集・記録できるため、入力漏れや誤入力をほぼ完ぺきに防ぐことができます。
もし、手作業による入力漏れや誤入力が発生すれば、IT資産の把握に誤差が生じ、不要なコストやセキュリティリスクを引き起こす恐れがあります。IT資産管理ツールの導入は、こうしたリスクを手軽に回避するために有効です。
IT資産管理ツールの選び方
IT資産管理ツールを選ぶ際には、一定のポイントが存在します。選定時に重視すべきポイントを、以下に詳しく解説します。
IT資産管理ツールのタイプは何か
IT資産管理ツールには、オンプレミス型やクラウド型などのタイプがあります。それぞれの特徴を解説しますので、自社に合うツールを見つけるために役立ててください。
エージェント型
エージェント型とは、管理対象となる各端末に専用のソフトウェア(エージェント)をインストールし、定期的に情報を収集した後に管理サーバーに向けて情報を送信するツールです。
情報を収集、分析した管理サーバーは、何かしらの問題点や脆弱性などを発見次第、定められた経路で管理者へ通知を行います。
また、ツールによっては情報の収集と通知だけでなく、ソフトウェアのアップデートやリモート時の遠隔操作をカバーする役割も担っています。
エージェントレス型
エージェントレス型とは、専用のソフトウェアを各端末にインストールせずに、ネットワーク経由で情報を収集・管理するタイプのIT資産管理ツールです。
導入が比較的簡単であるため、幅広い端末を一括して管理することに適しています。ただし、エージェント型に比べて取得する情報の質は低下する傾向があります。
必要な機能が搭載されているか
IT資産管理ツールを選ぶ際には、企業のニーズに合った機能が搭載されているかを確認することが重要です。
例えば、ハードウェアとソフトウェアの一括管理や、セキュリティ対策、使用状況の可視化などの目的を最初に定め、その機能を備えた製品を選択するようにしましょう。また、将来的に機能の拡張が必要な場合には、より拡張性の高いシステムや契約プランを優先しておくと万全です。
自社が使用するIT機器に対応しているか
IT資産管理ツールを選ぶ際には、自社が採用しているOSやデバイスに対応可能かを必ず確認しましょう。
WindowsやMac、スマホやタブレットなど、さまざまな条件を網羅できるツールを選ぶと効率的ですが、それだけ費用が高くなる傾向があります。
もし、自社が特定のOSしか使っていないようであれば、範囲が絞られた製品を優先するとシンプルな運用環境を実現できるでしょう。また、コストの削減にもつながります。
わかりやすく使いやすいツールか
IT資産管理ツールを選ぶ際には、シンプルな管理画面と直感的な操作性を重視しましょう。
なぜなら、操作が難しいツールでは作業の効率が落ちるうえ、管理者が変わった際などの引継ぎが大変になるためです。初心者でも扱いやすいツールを選んでおくと、長期的な運用コストの低減につながるはずです。
また、トラブル時に適切なサポートが受けられるかについても確認しておきましょう。
提供形態は何か
IT資産管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2つの提供形態があるため、自社にふさわしい形態を検討しておきましょう。
クラウド型はインターネット経由で利用できるほか、初期費用が低くリモート対応にも優れていますが、データ管理を外部に依存するためセキュリティに注意が必要です。
一方で、オンプレミス型は自社内のサーバーにインストールして利用するため、データを自社で厳密に管理できますが、初期コストや運用負担が大きくなる傾向があります。正しく選択するためには、自社のニーズをよく理解することが重要です。
他のシステムと連携できるか
IT資産管理ツールを選ぶ際には、セキュリティ対策ソフトや社内の既存システムと連携できるかも重要なポイントです。
例えば、ウイルス対策ソフトや社内の管理システムと連携できるツールであれば、セキュリティリスクを早期に察知し、迅速な対応をとることが可能になるでしょう。また、既存のBIツールなどと連携すれば、各種データの蓄積や分析をほぼ自動化することができます。
ツールを活用しIT資産管理を効率化しよう
IT資産管理を効率化するためには、適切なツールの選択が重要です。
自社のニーズに合った機能や連携性を持つツールを正しく選べば、管理の手間を省きつつセキュリティリスクの低減にも効果を発揮します。また、クラウド型やオンプレミス型など提供形態の違いを理解して最適な選択をすることは、長期的な企業の運用コストを大きく削減してくれるはずです。
適切なIT資産管理ツールを導入して、企業運営の最適化を実現してください。
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