【2024年最新】物品管理システム12製品比較｜特徴やメリット・選定ポイント

物品管理システムとは？

物品管理システムとは、社内の消耗品や備品などの物品を管理するために用いられるシステムです。

具体的には「ビーコン」や「RFID」といった無線で情報伝達や情報認識ができる端末や仕組みを活用し、ICタグやバーコード、QRコードなどが付けられた備品の場所、利用状況などをリアルタイムで確認することができます。

物品管理システムの種類

物品管理システムは、管理手段の違いや特徴により、主に3つの種類に大別することができます。

RFID対応タイプ

RFIDは、RFタグやICタグの情報を電波を使って非接触で読み取るシステムです。

そのため、備品が段ボールなどに入り、密封状態にあってもRFID対応タイプの物品管理システムであれば、開封することなく情報を正確に読み取ることが可能です。ほかにも、管理する物品の数量が多い、あるいは、数量の変動が激しい消耗品など管理を効率化したい場合などに便利なタイプといえるでしょう。

バーコード/QRコード対応タイプ

備品に付いているバーコードやQRコードを直接読み取って管理する物品管理システムです。バーコードやQRコードをシステムで発行し、読み取りは専用端末のほか、スマートフォン(以下、スマホ)から行えるシステムもあります。

読み取り用の機器にかかるコストを抑えられるなど、比較的少ない費用から導入・運用できるのが魅力です。

業界業種特化タイプ

業界業種特化タイプは、使用する業界業種に必要な専門機能を搭載して開発された物品管理システムです。

一例として、医療業界特化型は医療で使う機器や各種材料を、「利用目的・使用期限・使用量・使用者・点検時期・点検者」など、事細かな項目で管理できる機能が搭載されています。

物品管理システムの主な機能

物品管理システムの基本的な6つの機能についても見ていきましょう。

台帳管理機能

台帳管理機能により、備品管理台帳をデジタル化することができます。システム上で台帳を管理するため、営業所や支店など複数の拠点における備品や消耗品の管理を一元化することも可能です。

貸出・返却管理機能

備品の貸出・返却状況を管理し、使用状況を見える化する機能です。

使用状況と併せて、いつ・誰が・どのような目的で借りたのか、返却予定日はいつかなどの情報が管理できるため、備品の紛失や不正な持ち出し、備品の私物化を防ぐ効果が期待できます。

棚卸・在庫管理機能

備品や消耗品の在庫管理ができる機能も基本的な機能の一つです。

使用状況と合わせて一元的に管理されることから、常に最新の在庫数が把握できるほか、在庫が一定数以下になったらアラート通知で知らせてくれる、あるいは、自動発注する機能を備えたシステムもあります。

入出庫管理機能

入出庫管理機能は主に店舗などで活用される機能です。新たに入った備品や多店舗に出庫する備品をハンディスキャナーなどで読み込み、システム上に登録することで、物品管理システムから入出庫状況を確認できるようになります。

点検管理機能

物品管理システムには、定期点検のスケジュール管理や点検時期をアラートで知らせる機能も搭載されているため、定期点検が必要な設備や機器のメンテナンススケジュールがシステム上で確認できます。

このような機能は、ついうっかりによる点検漏れやメンテナンス忘れの予防策として有効であり、重大な事故を未然に防ぐ上でも効果的です。

廃棄管理機能

会社における備品は、廃棄する際にも正確な管理が求められます。

適切な廃棄管理が行われていないと、資産台帳の内容が信用できなくなるうえに、固定資産税に差異が生じてしまうことや監査時に指摘を受けてしまうこともあるでしょう。

物品管理システムの廃棄管理機能を活用することにより、「廃棄すべき備品がそのままになっていた」「廃棄済みの備品が資産台帳に記載されている」といったトラブルを回避できるようになるのです。

物品管理システム導入のメリット

物品管理システムを導入する3つのメリットについても確認しておきましょう。

物品管理業務を効率化できる

物品管理は、会社の規模が大きくなればなるほど、煩雑化し、業務の負担も大きくなっていきます。また、煩雑な業務を手作業で行なっていると、ヒューマンエラーのリスクも上昇するため、結果、管理ミスによるさらなる対応が増えることになるでしょう。

システムの導入は、情報の一元化による作業効率の向上だけでなく、読み取り機器による棚卸作業や貸出作業の自動化など、多くの手作業の軽減につながります。労働集約型の業務を減らすことで、作業にかかる時間が大幅に短縮されるのはもちろんのこと、正確な管理も同時に実現できるのです。

物品の不正使用を防止できる

物品管理システムの導入による、正確な物品管理は、私物化や持ち去りといった不正防止や、借りたことを忘れてしまうことによる紛失といったトラブルの回避にも役立ちます。

リアルタイムで物品の状況が確認できれば、管理台帳と在庫の差異にも、即座に気づくことができ、不正な持ち出しなどの対応も迅速に行えます。

物品管理コストを削減できる

棚卸は、正確な資産管理のために必要かつ重要な業務の一つですが、定期的に行わなければならないため、多くの人的リソースや時間を要し、大きな負担となっている企業は少なくありません。

しかし、RFID対応の物品管理システムでは、在庫や設備などの備品の情報を一括で読み取ることができます。そのうえで、台帳と差異が見られる物品のみを確認することで棚卸が完了するため時間と手間、両方のコストを削減できるのです。

また、正確な物品管理は、無駄な備品購入の回避にも役立つでしょう。

物品管理システムの選び方

ここでは、物品管理システムを選ぶ際に役立つ4つのポイントについて解説します。

クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ

物品管理システムには、主にクラウド型、オンプレミス型の2種類があり、それぞれの特徴を把握した上で自社に合うものを採用する必要があります。システムを検討される際には、以下の特徴を踏まえ、どちらが自社の環境に適しているかを見極めましょう。

既存システムとの連携の可否で選ぶ

企業で利用している既存システムとの連携ができるかどうかも重要な選定ポイントです。

たとえば、既に会計システムを社内で活用している場合、新たに導入する物品管理システムとの連携ができれば、物品管理にかかるコストをそれぞれに入力するといった二度手間を解消できます。

物品管理と親和性の高い業務に既存のシステムがある場合には、連携を視野に入れて選ぶことで、さらなる業務改善や効率化も実現できるでしょう。

サポート体制の充実度で選ぶ

業務のシステム化が初めてであったり、社内に情報システム部などの専門部署がない場合には、十分なサポートが受けられるベンダーのシステムを選ぶと安心です。

備品や消耗品などの物品は、直接業務で使用するものであることから、物品管理システムの不具合が長引くと、業務が遅延してしまう事態も考えられます。このような事態を避ける意味でも、トラブル時には、どのような手段で迅速かつ手厚いサポートが受けられるのかなどを比較指標の一つに加えて選ぶのもおすすめです。

モバイル端末対応の可否で選ぶ

管理する物品の種類や特性によっては、モバイル端末の使用が管理業務の大幅な効率化につながることもあります。

主に大型の設備や機器などの管理をする場合には、可動性の管理端末(リーダー)やスマホでの管理機能があると便利でしょう。

物品管理システムおすすめ12製品比較

ここからは物品管理システムのおすすめ12製品を紹介します。

1.Convi.BASE

Convi.BASEは、管理する項目、並び順などの構成を自由にカスタマイズができる台帳機能が利用できます。項目設定の自由度は、管理する物品の検索性を高めることにもつながるため、多種多様な物品の管理が発生する企業におすすめのシステムといえるでしょう。

2.タグ衛門

タグ衛門はRFIDを使った物品管理システムです。備品管理のタグCore、持ち出し監視用のタグGateなど、物品管理に必要となる機能を総合的に備えているのが特長です。特に、物品の貸出状況を厳密に管理したい場合におすすめです。

3.Assetment Neo

Assetment Neoでは貸出期限にメールで通知を送ってくれる機能などが活用できます。このようなリマインド機能は、備品の私物化の防止など、不正が起きにくい環境づくりや抑止力としても効果的です。

4.Colorkrew Biz

Colorkrew Bizでは、備品の利用予約などをシステム上から行うことが可能です。分単位から週単位までの貸出管理に対応しているため、誰が、いつまで備品を持ち出したのかを細やか、かつ、正確に管理できるようになるでしょう。

5.OPTiM Asset

OPTiM Assetは、シンプルなUIと簡単な操作性が特長の物品管理システムです。ITやシステムに不慣れな担当者でも、初見で使いやすいシステムであることから、特にシステム導入が初めての企業におすすめです。

6.ファインアセット

ファインアセットは、物品管理プランと棚卸専用プランを選択して使用できるため、目的に合わせ、コストを抑えたシステム導入が可能です。

まずは棚卸専用プランの利用で使用感や利便性を確認し、問題がなければ、物品管理もシステム化するといった、スモールスタートでの導入を進めたい企業にもマッチする製品といえます。

7.MONISTOR

MONISTORは、RFIDでの物品管理が可能なシステムです。ICタグでの運用だけでなく、バーコードでの運用にも対応しているなどの手段の幅広さは、管理する備品や消耗品、設備などが多岐に渡るという企業に最適です。

8.備品管理クラウド

備品管理クラウドは、スマホアプリにも対応しているため、オフィス内にいなくとも社用のスマホなどから物品の管理状況などを確認することが可能です。特別な端末を準備することなく、社用スマホが活用できる点は、コスト削減にも役立つでしょう。

9.物品管理システム

物品管理システムは、タグ紐づけ機能による検索性の高さが特長です。管理する物品数が多い場合には、相性の良い物品管理システムといえます。

10.資産・物品管理システム

資産・物品管理システムでは、RFIDを利用した読み取りにより、棚卸を効率化するのはもちろん、スピーディな物探しも実現します。また、既存の台帳をそのまま取り込むことができるため、移行の手間を省きつつ導入できるでしょう。

11.JoyPla®

JoyPla®は、中小規模病院向けの特化型物品管理システムです。物品の管理状況を詳細項目にて管理できるため、医薬品を含め、院内の物品管理フローを根本から見直したい場合には、一度、検討したい製品です。

12.MedicalStream

MedicalStreamは、医薬品などの在庫状況、消費情報、購買実績を見える化し、業務負荷の軽減やコスト削減をシステムの特徴とした製品です。システムのバージョンアップにより、小規模から大規模の病院にまで幅広く対応しています。

おすすめ物品管理システムを比較し自社にあった製品を導入しよう

物品管理システムは、備品や消耗品などの会社の資産を守り、正確に管理するための欠かせないツールです。

特に、リモートワークの導入などにより、備品の使用環境が多様化した現代のビジネス環境においては、物品管理が煩雑になりやすいことから、正確性だけでなく、業務の効率も重視しなければなりません。

ここでご紹介したシステム導入のメリットやシステムの選び方を参考にしていただき、自社にあった物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。