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出張費用を削減する方法｜費用がかさんでしまう理由と併せて解説
企業にとって大きな出費である「出張費用」。出張者各自で予約などの管理をしている場合、無駄や不正が発生しやすく、出張費用が予想以上にかさんでしまうケースがあるため対策が必要です。本記事では、出張費用を削減する方法について、費用がかさんでしまう理由と併せて解説します。
目次
出張費用がかさむ理由
出張費用がかさんでしまう理由として、出張者が自らが出張スケジュールを組んでいることが挙げられます。宿泊施設や交通手段、日程を自由に選ぶことができるため、想定よりも高額になることがあるのです。
例えば、利便性を優先して一等地のホテルを選んだり、早めに帰るために値上がりした航空券を購入したりすることが考えられます。また、他者のチェックが入らない場合、費用削減の意識が薄れがちになるのも一因です。
このように、出張者の自己判断に任せることで、出張費用が予想以上にかさんでしまうことがあります。
▷出張手配のやり方とは？注意点や効率化する方法・外注するメリットを紹介
出張費用を削減する方法
ここでは、出張費用を削減する方法について紹介していきます。
不要な出張費を明確にする
出張費用を削減するためには、不要な出張費が発生していないかを確認することが重要です。例えば、無駄に高級な宿泊施設を利用していないか、交通手段の頻繁な変更や過剰な交際費が発生していないかをチェックする必要があります。
費用を一つひとつ洗い出し、どの部分でどの程度費用を削減可能かを明確にしましょう。また、出張者自身が出張の目的をしっかりと理解し、必要最低限の費用で業務を遂行できるよう指導することも効果的です。
出張費用に関する規程を策定する
出張費用を効果的に削減するためには、出張に関する明確な規程を策定することが重要です。
出張と認められる目的や予算を明確に定めることで、無駄な出張を避けるように促します。また、交通手段や宿泊施設についても具体的なガイドラインを設けることで、過度な出費を防ぐことにつながるでしょう。
例えば、宿泊施設は中級クラスまで、交通手段は公共交通機関を優先するといった規程を設けることで、出張者が費用を意識した選択を行うようになります。
オンライン会議を取り入れる
そもそもの出張回数を減らすために、オンライン会議を取り入れることも考えられます。オンライン会議を利用すれば、遠方まで出向かなくても済むようになり、移動や宿泊にかかる費用を大幅に削減できるためです。
例えば、定期的なミーティングや報告会議など、対面でのやり取りが必須でない場合は、オンライン会議を積極的に活用するようにしましょう。オンライン会議は費用だけでなく時間の節約にもつながり、効率的な業務遂行にもつながります。
航空会社・宿泊施設と法人契約を結ぶ
航空会社や宿泊施設と法人契約を結ぶことも、出張費用削減に効果があります。法人向けの割引サービスを利用することで、通常よりも低価格で利用することができるのです。
例えば、航空会社や鉄道の早割や回数券を活用することで、移動の費用を抑えることができます。また、LCC(格安航空会社)を選択すれば、コストをさらに抑えることが可能です。
宿泊施設でも、法人契約による割引を受けることができるため、検討の余地があるでしょう。
法人カードのポイントを利用する
法人カードを出張に利用することで、貯まったポイントを今後の出張に活用することも非常に有効です。
出張時の宿泊費や交通費、交際費などの支払いに同一の法人カードを使用することでポイントが貯まります。この貯まったポイントを、次回の出張時の費用の一部に充てることができるため、出張費用の節約につながるのです。
また、ポイントはその他のビジネス関連の支出にも利用できるため、経費の効率的な管理ができるでしょう。
出張管理システム・サービスを利用し出張管理を仕組み化する
それぞれの出張者が個別に出張管理を行うと、費用削減までは意識されないことが多い傾向にあります。そこで、出張管理システム・サービスを利用して、企業が定めるルールの範囲内で出張管理を仕組み化するのもよいでしょう。
システムを導入することで、出張の計画や予約、経費精算までの一元管理が可能となり、無駄な出費を抑えることができます。また、出張規程に沿った適切な選択が自動的に行われるため、出張者の負担も軽減されるのです。
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出張費用の削減におすすめの出張管理システム
ここでは、出張費用を効果的に削減するのに適した出張管理システムを紹介します。
ピカパカ出張DX
ピカパカ出張DXは、企業の出張管理を効率化するシステムで、立替精算をなくすことができるのが強みです。航空券は132社、ホテルは64万軒から選べるため、出張者の要望を満たす選択肢が見つかります。
また、操作性がシンプルで、マルチデバイスにも対応していることから始めて利用する方でもスムーズに利用できます。複雑な予約には手配スタッフが対応してくれるため、自分でうまくスケジューリングできない場合も安心です。
| 提供元 | 株式会社ピカパカ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 累計取引実績者数3,500社(※2018年分社化前の取引社数を含む) |
| 機能・特徴 | LCCを含む最大132社の航空会社を比較検索、エクスプレス予約によるチケットレス発券、宿泊規定に沿った宿泊予約が可能、空港周辺や駅近くのレンタカーをご利用可能など |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
ピカパカ出張DXの資料請求はこちら>>出張手配プラス
出張手配プラスは、企業の出張手配の手間とコストを削減し、経費精算のストレスを軽減するシステムです。出張を見える化することで、規定遵守や危機管理にもつながります。
国内・海外の出張だけでなく、会議室や貸切バスなど、団体向けの手配も可能です。さらに、オンラインで完結できない予約についてはオペレーションスタッフに任せることができます。最短3営業日で導入できるほか、システム導入費用や月額利用料が無料のため、リスクなしで導入を行える点もメリットです。
| 提供元 | 株式会社エルク |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | 代理手配申込機能、申込み履歴検索機能、出張申請・承認機能、申込時管理者メール送信機能、部署管理機能、社員管理機能、請求書ダウンロード機能など |
| URL | 公式サイト |
東京マスターズ
東京マスターズは、1975年の設立以来ビジネストラベルサービスを提供し続けている企業です。要望に合致する航空券やホテルを素早く検索でき、出張管理のコストを最大30％削減することができます。
出張レポートの作成も可能なため、出張にかかる費用の可視化にもつながるでしょう。精算に必要な情報はシステムから出力できるためコンプライアンスに準拠できるほか、年中無休でサービスを受けられるため、急な出張が入っても安心です。
| 提供元 | 株式会社東京マスターズ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | 予約体験、ビジネスコストの削減、ご要望に沿ったご提案、コンプライアンス管理、年中無休サービスなど |
| URL | 公式サイト |
出張管理システム・サービスを利用し費用を削減しよう
出張費用を削減するための方法は複数あります。なかでも、出張管理システム・サービスを導入すると、出張の計画から経費精算までを効率的に管理することができます。自社に最適なシステムを活用し、出張管理を最適化することで、コスト削減と業務効率の向上を実現しましょう。
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