出張管理システム（BTM）13選比較｜搭載している機能やメリット・選び方を紹介

出張管理システム（BTM）とは？

出張管理システムとは、出張時の宿泊施設の予約やチケットの手配、出張申請や経費精算などを一元管理するシステムです。

出張する従業員が多いほど付帯業務が煩雑になり、工数や人件費などの間接コストも増大していきます。また、管理が行き届かなくなると想定以上の出張費が発生していた、不正請求が承認されていたなどのトラブルにもつながりかねません。

出張管理システムは、出張に関わるさまざまな業務を大幅に効率化できるうえ、無駄な経費の発生を抑制する効果も期待できます。なかには、社内規定に合わせたプランやお得な出張プランを提供しているものもあるため、近年注目が集まり導入する企業が増えています。

出張管理システムが必要とされている背景

出張管理システムが必要とされている背景は、大きく分けて以下の4つです。

• 出張者自身の出張手配の手間が多く、必要以上に時間がかかっている
• 出張費の立て替えなどが出張者自身の金銭的負担になっている
• 出張規定の認識不足・不正などによる規定違反が増加している
• 出張時の事故・災害に対するリスクヘッジの必要性が高まっている

このような問題は、従業員が増えるほど、出張者が増えるほど顕在化しやすく、大きな問題へと発展する傾向があります。

出張管理システムを導入することで、会社・出張者双方にとって業務負担・金銭的負担の軽減につながると考えられています。

出張管理システム（BTM）の主な機能

出張管理システムの機能は、サービスにより多少異なります。代表的な機能は以下のとおりです。

出張管理システム（BTM）の選び方

自社に合った出張管理システムを選ぶ際に、チェックすべきポイントを4つ解説します。

出張者・管理者双方が利用しやすいシステムであるか

出張管理システムは、出張者・管理者双方が利用しやすいシステムであることが重要です。

たとえば、パソコンやモバイルなど複数のデバイスで操作できるか、誰でも操作できる簡易性を備えているかなどが挙げられるでしょう。また、宿泊予約サイトなどとの提携数の多さも重要です。これにより、ホテルや交通手段などの選択肢が広がり、出張費用の適正化につながります。

コストが高く多機能なシステムであっても、利用者本人たちにとって使いづらいものでは定着しません。使いこなせなければコストと効果が見合わない結果になったり、導入の際にマニュアル作成や個別フォローの手間が発生したりする可能性もあります。

求める機能は搭載されているか

出張管理システムを選ぶ際は、自社が求める機能が搭載されているかどうかをひとつの基準とすべきです。

「無いよりはあったほうが便利だろう」という観点で多機能なシステムを選んでも、利用されなければ結果的に無駄なコストになってしまいます。

システムを導入するまえに自社の課題を洗い出し、必要な機能の目星をつけておくことが大切です。

海外への出張にも対応しているか

海外出張が発生する企業の場合、システムが対応しているかどうかもチェックしましょう。

宿泊施設や交通手段を予約する際、海外に対応していなければ結局手作業で調べて手配することになってしまいます。また、リスクヘッジの観点でも、出張者の居場所や旅程、安否確認ができるかどうかは重要なポイントです。

経費フローの可視化ができるか

出張経費が気になる場合は、経費フローが可視化できる機能が搭載されたものを選びましょう。

社内規定に沿った金額に収まっているか、無駄な経費が発生していないかなどが把握しやすいシステムであれば、経費削減にもつながるはずです。

出張管理システムのなかには、あらかじめ設定しておいた規定にもとづき、規定外の精算に対して自動的にアラートを表示する機能を備えているものもあります。必要に応じて確認しておくと良いでしょう。

出張管理システム（BTM）おすすめ11選比較

ここでは、おすすめの出張管理システムを11種類紹介します。

1.BTOL

BTOLは、「出張をもっとスマート＆スムーズに」というコンセプトで提供されている出張管理システムです。

必要な機能は一通り備わっているほか、シンプルなインターフェースでスマホにも対応し、使いやすさを追及しているのが特徴です。

法人専用料金も提案してくれるため、さまざまな面でのコスト削減が実現できるでしょう。

2.AI Travel

AI Travelは、その名の通りAIを搭載した出張管理システムです。同サービスでは、以下のようなデータを公開しています。

• 予約の手間：90％減
• 出張コスト：20％減
• 継続率：90％以上

AI搭載だけでなく、Good Design Awardを受賞したシンプルで使いやすいインターフェースも特徴です。出張管理の効率化・DX化を実現したい場合は候補に入れておきたいサービスといえるでしょう。

3.Concur Travel

Concur Travelは、出張管理に必要な業務を一元管理できる出張管理システムです。

出張管理と経費精算に必要な機能を備えつつ、幅広いトラベルサプライヤーネットワークを有しています。

また、スマホアプリへの対応やレシート写真の添付機能に加え、出張申請やプランニングプロセスも柔軟にカスタマイズが可能です。

4.Travel Manager

Travel Managerは、出張稟議から経費精算までを集約・一元管理できるクラウド型の出張管理システムです。

出張者がいざという場合に対応してくれるサポート窓口を備えていて、出張者の位置情報をGPSで取得できるなど、独自性の高いサービスとなっています。

経費や購買データの作成・分析を行うコンサルティングも提供しているため、業務効率化と経費削減を両立したい場合におすすめのサービスといえるでしょう。

5.HIS BTM Portal

HIS BTM Portalは、旅行業界大手のHISが提供している出張管理システムです。

国内外問わず、さまざまなオンライン予約サイトと接続可能で、スムーズかつ最適なプランの手配が可能です。

スマホに対応しているほか、利用実績のレポート出力やインボイス制度にも対応しています。出張経費に関するデータの取得や分析を行いたい場合にも適したサービスといえるでしょう。

6.J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEOは、旅行業界大手のJTBが提供している出張管理システムです。導入実績は複数の大手企業を含む約800社、延べ100万人以上のユーザーが利用しています。

数ある旅行管理システムのなかでも多機能で、出張にまつわるあらゆる業務に対応できる柔軟性が魅力です。

各企業の状況に合わせた柔軟なカスタマイズが可能なため、企業規模の大小に関わらずおすすめできるサービスです。

7.Smart BTM

Smart BTMは、シンプルな機能で出張の手配・管理ができるクラウド型の出張管理システムです。約1,800社の企業をはじめ、官公庁や在日米軍にも選ばれています。

さまざまな機能を備えているだけでなく、出張のスムーズかつ適正な手配に重きを置いているのが特徴です。24時間365日対応のサポート窓口があるため、安心して利用できるでしょう。

とくに、安定性や信頼性の高いシステムを探している場合におすすめのサービスです。

8.出張なび

出張なびは、株式会社日本旅行が提供している出張管理システムです。

新幹線・特急・飛行機・宿泊施設・レンタカーなど、国内外問わずお得な法人専用料金で手配できる利便性の高さが特徴です。オンラインに対応していないチケットなどは、専任オペレーターが手動で手配してくれます。

危機管理機能にも優れているため、海外出張が多い企業でも安心して利用できるでしょう。

9.BT-Compass

BT-Compassは、イオングループが提供しているクラウド型の旅行管理システムです。

国内出張にのみ対応していて、複数のデバイスから法人特別割引料金で各種チケットを手配できます。

シンプルな機能に加え、無料で登録項目のカスタマイズ、代理予約なども行えます。はじめて出張管理システムを導入する場合にもおすすめできるサービスです。

10.Bzit

Bzitは、旅行業界大手のJTBが提供している出張管理システムで、大手企業のほか、地方テレビ局や医療法人にも選ばれているサービスです。

チケットの手配から精算までの一連の業務フローを簡略化できる機能を備えつつ、圧倒的な導入のしやすさが特徴です。

導入時には、オンラインマニュアルが提供され、社内向け説明会も開催してくれます。はじめて旅行管理システムを導入する場合や、社員のITリテラシーに懸念がある場合などにも対応しやすいサービスといえるでしょう。

11.BORDER

BORDERは、使ったぶんだけ費用が発生するコンパクトな旅行管理システムです。

旅行管理システムには非常に珍しい料金体系が特徴で、初期費用・月額料金はかかりません。出張が発生したときだけ費用が発生する、従量課金制を採用しています。

国内出張は1人1回550円から、海外出張でも2,200円からというリーズナブルさが魅力です。従業員数や出張回数が少ない場合など、シンプルな機能で足りる場合はこちらのサービスを検討してみると良いでしょう。

【無料】出張管理システム（BTM）おすすめ2選比較

ここからは、無料で利用できるおすすめの出張管理システムを2つ紹介します。

1.Racco

Raccoは、楽天トラベルが提供している完全無料の出張管理システムです。サービスの大元が予約サイト大手の楽天トラベルということもあり、国内ホテルの掲載数No.1で、12,000社を超える企業が利用しています。

実費精算・定額精算2つのタイプから選択でき、無料とは思えないほど充実した機能が揃っています。また、申込書1枚で導入できる手軽さも魅力です。

オンライン会議システムZoomを用いた無料セミナーも開催しているため、導入を検討する場合はチェックしてみてください。

2.じゃらんコーポレートサービス

じゃらんコーポレートサービスは、旅行情報業界大手のじゃらんが提供している出張管理システムで、約20,000社が利用しています。じゃらんnetの宿泊プランが予約できるのはもちろんのこと、さらにお得なシークレットプランが利用できるのも魅力です。

出張動向の可視化や一括精算機能など、有料サービスに引けを取らない充実の機能を備えています。とくに、社内の出張をじゃらん経由で手配している場合は、積極的に導入を検討したいシステムといえるでしょう。

出張管理システム（BTM）導入のメリット

ここでは、出張管理システムを導入する5つのメリットを見ていきましょう。

出張者の手間を削減できる

出張管理システムを導入することで、出張者の手間を大幅に削減できます。

出張には、宿泊先や交通手段などの手配に加え、社内申請や立替・精算処理など多くの手間が発生します。業務に直接的に関係しない作業に多くの時間を取られてしまうのは、生産性の低下や目に見えない間接コストの増大につながるでしょう。

このような煩雑な作業を大幅に軽減し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるのは大きなメリットといえるでしょう。

出張管理業務を効率化できる

出張管理システムを導入することで、出張管理業務を大幅に効率化できるメリットもあります。

どこの部署の誰が、いつ、どこに出張するのか、費用はいくらかかり、規定内に収まっているかなど、出張管理には多くの工数と手間が発生しています。会社によっては出張者本人から申請を受けて、バックヤードの社員が代理手配しているケースもあるでしょう。

いずれの場合も出張管理システムはこのようなチェックが不要になるため、管理業務を効率化できるとともに、人為的ミスの軽減・解消にも期待できます。

出張費用を見える化できる

出張管理システムを導入することで、出張費用の見える化が実現できます。

出張者一人ひとりの出張先・回数・費用をアナログな方法でチェックするのは困難な作業であり、それを分析するにはさらなる労力が必要です。

出張管理システムでは、このようなデータを自動的に集約・分析・出力できる機能を備えたものが多く、ミスなく正確なデータとして可視化できます。

過去の経費データと照合したり、プランの適正化も容易になるため、出張費用の直接コスト・間接コストの双方を削減できるでしょう。

出張に関する社内統制を強化できる

出張管理システムの導入は、出張に関する社内統制の強化や不正防止にも大いに役立ちます。

出張経費精算において頭を悩ませるのは、業務に必要な費用なのか、私用の費用なのかという判断や線引きです。残念なことに、なかには悪意を持って意図的に不正な請求をしてくる出張者もいることが考えられます。

不正請求を一度承認してしまうと、その後の不正を誘発してしまい、会社の経費が無駄に使われるといった事態にも発展しかねません。しかし、このような不正を防止するために、担当者が一つひとつ確認するにも限界があるでしょう。

出張管理システムでは、個人的にメリットのある特典付きプランを除外する設定や、規定を超過する申請にはアラートを表示する機能が備わっているものもあります。

これらのチェックをある程度自動化することで、社内統制の強化を実現できるでしょう。

リスク管理を強化できる

出張で注意を払わなければならない点として、事故や災害をはじめとする出張先でのリスク管理です。

出張管理システムのなかには、GPSを用いて出張者の現在地を取得できるものや、有事の際に問い合わせできるサポート窓口を設けているものがあります。

リアルタイムでの安否確認や緊急対応がしやすくなるのも、出張管理システムを導入するメリットといえるでしょう。

おすすめ出張管理システムを比較し自社に最適な製品を導入しよう

従業員数や出張数が増えるほど管理業務が増加し、さまざまな問題が顕在化する出張管理。人の手でアナログ管理するにはどうしても限界があるでしょう。

出張管理システムは、このような問題の多くを解決し、出張者や管理業務担当者の負担を軽減します。さまざまなシステムを比較して、自社に最適なものを導入しましょう。