出張手配のやり方とは?注意点や効率化する方法・外注するメリットを紹介
ビジネスでの出張は、本社での会議や取引先との商談など、重要な業務に付随することが一般的です。しかし、出張の手配は複雑で、時間がかかることも少なくありません。そこで本記事では、出張手配の基本的なやり方と併せて、注意点や効率化する方法などを紹介します。
目次
出張手配とは?
出張手配とは、ビジネスパーソンが業務のために勤務地とは異なる都市や国へ赴く際に、移動手段や宿泊施設を手配することを指します。具体的には、航空券の予約、ホテルの確保、現地の交通手段の手配などが含まれます。
つまり、出張の準備全般を取り仕切ることであり、効率的な出張手配はビジネスの円滑な進行に直結します。いかに手間と時間をかけずに出張手配を行うかは、忙しいビジネスパーソンにとって重要な課題なのです。
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出張手配のやり方・流れ
出張手配には計画から実行、その後の精算までの一連の手順があります。ここでは、出張の準備を効率的に進めるための基本的な流れを見ていきましょう。
1.出張の申請作業を行う
出張の申請作業は、出張手配の第一歩です。
まずは出張申請書を作成し、上司や関連部署に提出します。申請書には、出張の目的、日程、訪問先、予算などの基本情報を記載します。この申請書によって、出張の必要性や経費の妥当性を上司に理解してもらい、承認を得ることができるのです。
申請書が決裁されないことには出張を行うことができないため、スムーズな出張のためにも不足のない申請書を作成しましょう。
2.計画を立てる
出張の計画を立てる際には、予算とスケジュールの調整が重要です。予算を設定し、交通費や宿泊費、先方との交際費などの経費を見積もりをとります。
次に、出張の日程を確定し、訪問先でのアポイントメントや会議の時間を調整します。この段階で綿密な計画を立てることで、無駄のない効率的な出張を実現できるでしょう。
また、出張申請書に記載した予算内に収まるように計画を立てることで、会社の経費を適切に抑えることができます。こうした事前の計画は、出張を成功させるためのカギなのです。
3.予約を取る
出張計画が整ったら、次に交通手段や宿泊施設の予約を取ります。
初めに移動手段である飛行機や新幹線のチケットを予約し、次に出張先での宿泊施設を確保します。宿泊施設の選定は、訪問先の立地や予算に応じて行いましょう。早めの予約は、料金の節約や好条件の確保につながります。
これらの予約は基本的にオンラインで簡単に行えるため、スケジュール調整や予算管理もスムーズに進められます。
4.経費の仮払い
出張の前に、必要な経費を仮払いとして受け取る手続きがあります。
会社によっては、経費が明確な場合や一定の基準に達した場合のみ仮払いが行われることもあります。仮払いの手続きは、出張先での各種支払いをスムーズにするために重要です。必要な書類を揃えたうえで間違いのないよう経費申請を行いましょう。
5.経費の精算
出張が終わったあとは、実際にかかった経費を精算する手続きが必要です。
まず、出張のためにかかった交通費や宿泊費、交際費などの領収書を整理します。これらの領収書を基に、会社の経費精算システムに入力し、報告書を作成しましょう。
事前に仮払いを受けている場合は不足分の支給を受けるか余剰分を返金するかして差額を清算します。正確な経費精算は会社の財務管理において重要なため、迅速に行うのがおすすめです。
出張手配を行う際の注意点
出張手配をスムーズに進めるためには、いくつかの注意点を押さえておくことが重要です。ここでは、具体的な注意点を見ていきましょう。
社内ポリシーをチェックする
出張手配を行う際は、出張旅費規程などの社内ポリシーを確認することが重要です。事前に交通費や宿泊費の上限・補助範囲などを把握し、規定に違反しないように手配を進めるようにしましょう。
例えば、ホテルの選定や航空券のクラス選びは、規定に基づいて行う必要があります。また社内ポリシーを知っておくことは、経費精算時のトラブルを避けるという意味でも有効です。
出張先の状況を把握する
出張手配をスムーズに行うためには、出張先の状況を事前に把握しておきましょう。例えば、主要道路の交通状況を調べておけば、交通規制があった場合も渋滞を避けるための対応が可能です。
また、海外出張の場合は予防接種の必要の有無を確認することも重要で、現地の天候や治安情報も事前にチェックしておく必要があります。これらの準備を怠ると予期せぬトラブルに見舞われる可能性があるため、注意が必要です。
準備は早めに進める
準備を早めに進めることも出張手配を問題なく進めるためのポイントです。移動手段や宿泊施設の予約を早めに行うことで、料金を抑えることができます。
また、海外出張の場合は、パスポートやビザの取得に時間がかかることがあるため、より一層余裕を持って手続きを進めましょう。早めの準備は、突発的なトラブルを避け、安心して出張を行うために重要です。
予約の変更やキャンセルを避ける
出張手配においては、予約の変更やキャンセルは極力避けるべきです。急な変更やキャンセルには、無駄な費用が発生するだけでなく、手間や時間もかかります。
例えば、フライトやホテルに関してキャンセル料や変更手数料が発生することや、再予約に手間取ることがあります。また、出張スケジュールそのものの再調整が必要となり、関係者に迷惑をかけることにもなるでしょう。確実な計画を立て、余裕を持ったスケジュールで手配を進めることで、こうした無駄を削減できます。
不正行為を防ぐ
出張手配を行う際にあたって、不正行為は避けなければなりません。例えば、出張費の水増しやカラ出張などの不正行為は大きな問題となります。
出張費の水増しとは、実際の経費よりも多く請求することで、会社に損害を与えます。また、カラ出張とは、実際には出張していないにもかかわらず、出張したと見せかけて経費を申請する行為です。これらの不正行為は決して行わず、経費申請の際には詳細な証拠を提出して疑われることのないようにしましょう。
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出張手配を効率化する方法
出張手配を効率化することで、時間とコストを節約できます。ここでは、効率的な出張手配の方法をいくつかご紹介します。
担当者を配置・雇用する
専任の担当者を配置または雇用すると、出張手配の効率化につながります。出張者本人に代わってスケジュールを作成し、交通手段や宿泊施設の予約を行う担当者がいれば、出張者は本来の業務に集中できるためです。
また、手配に慣れた担当者に任せることで、迅速かつ的確に手続きを進めることが可能です。複数の出張者の手配を一括して管理することで、全体の効率も向上するでしょう。
このように、専任の担当者を配置することで出張手配がスムーズに行われ、時間とコストの節約につながるのです。
出張管理システムを導入する
出張手配の効率化には、出張管理システムを導入することも手段の一つです。出張管理システムでは、出張の申請から予約、経費精算までの一連の業務を一元管理することができます。
例えば、交通手段や宿泊施設の予約、出張者のスケジュール管理、経費の自動精算などをオンラインで行える機能が備わっています。これにより、手作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどを防ぐことができるでしょう。
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出張管理システムの資料をまとめて請求>>手続きを外部に委託する
手続きを代行会社などに委託する方法も有効です。外部の専門業者に出張手配を依頼することで、社内の業務負担を軽減し、時間とコストを節約できます。
代行会社は豊富な経験とノウハウを持っており、迅速かつ確実に手続きを進めます。また、最新の情報を得ている担当者から最適なプランを提案してもらえるため、安心して出張に臨むことができる点も魅力です。
出張手配の外注によるメリット
出張手配を外注することで得られるメリットは多岐にわたります。ここでは、主なメリットを紹介します。
担当者の業務効率化
出張手配を外注することで、出張者や経理などの担当者の業務負担が大幅に軽減されます。具体的には、交通手段や宿泊施設の予約手続き、費用の立て替えなどの手間が省けます。このため、出張者は本来の業務に集中でき、担当者も日常業務に専念できるのです。
また、外注先は専門知識と豊富な経験を持っているため、迅速かつ正確に手続きを進めることが可能です。結果として、会社全体の業務効率が向上し、時間とコストの節約につながります。
人件費の削減
出張が多い会社では、出張手配を外注することで人件費の削減が可能です。出張手配のために専任の担当者を配置するとなるとコストがかさみます。
そこで、これらの業務を外注することで、人件費を大幅に削減することができるのです。外注先は専門知識と効率的なプロセスを持っているため、費用を抑えつつ迅速に手続きを進めることができます。
結果として、会社全体としてのコスト負担が軽減され、リソースをほかの業務に割り当てられるようになります。
不正行為の防止
出張手配を外注することは、不正行為の防止にもつながるでしょう。
社内ですべてを処理する場合、出張費の水増しやカラ出張といった不正行為が発生する可能性があります。そこで外部の専門業者に手配を任せることで、透明性が向上し、不正のリスクが減少するのです。
外注先は厳格な管理体制を持っているため、経費の不正申請を防ぎます。外注による不正防止は、企業の健全な経営にとって重要な要素だといえるでしょう。
出張手配のやり方を把握すれば手続きがスムーズになる
出張手配の基本的なやり方をしっかりと把握することで、手続きをスムーズに進めることができます。社内ポリシーの遵守や出張先の状況確認など、細かな注意点を押さえるだけでなく、外注やシステム導入などを活用することも検討するとよいでしょう。
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