【2024年最新】おすすめのメール共有システム10選!機能や選び方を解説
1つのメールアドレスを複数人で共有する「メール共有システム」。メール対応を分担・一元管理できるため、対応漏れの防止や対応ノウハウの共有ができ、メール対応の品質向上が期待できます。本記事では、おすすめのメール共有システムを比較し、代表的な機能や選び方と併せて紹介します。
目次
メール共有システムとは?
メール共有システムとは、1つのメールアドレスを複数人で共有し、チームで効率的にメール対応ができるように設計された専用のシステムです。
メール共有システムは、複数の担当者が同じアカウントにアクセスして一元管理できるため、カスタマーサポート・営業部門・ECサイトの運営などで幅広く利用されています。
従来の個別対応とは異なり、誰がどのメールに対応したのか、進行中のやり取りの状況などが関係者全員に共有されるため、情報の伝達ミスや重複防止にも役立ちます。
メール共有システムが役立つシーン
ビジネスにおいてメール共有システムが特に役立つシーンを4つ紹介します。
カスタマーサポート
カスタマーサポートの現場では、顧客からの問い合わせに対して迅速かつ正確に対応することが求められます。
カスタマーサポートでメール共有システムを活用すると、チーム全体が各顧客の対応状況をリアルタイムで把握できるため、重複対応やメールの返信漏れなどを防止できます。また、過去のやり取りを共有することで、どの担当者が対応しても一貫したサポートを提供できる点も大きなメリットです。
さらに、過去の対応履歴を蓄積することで、トラブルシューティングの整備やサービス改善にも役立つでしょう。
ECサイトの運営
ECサイトの運営においても顧客対応が発生するため、カスタマーサポート同様に迅速かつ正確な対応が求められます。注文状況の確認や商品に関する質問など、日々多くの問い合わせが寄せられるからです。
ECサイト運営にメール共有システムを導入すると、各問い合わせに対して適切な担当者がすぐに対応できる環境を構築できます。
また、チーム全体で顧客対応の状況を把握できることに加え、複数の担当者が異なる時間帯でシフト勤務をしている場合でも、シームレスに引き継ぎが行える点も大きな利点です。
営業
営業部門においても、メール共有システムが大いに役立ちます。
特に複数のメンバーで同じ顧客を担当しているケースでは、顧客情報や履歴の一元管理や誤送信防止の機能などにより、業務の効率化と正確性の向上が期待できるでしょう。また、営業チーム全体で情報を共有することで、戦略的な営業活動やアプローチの改善にも活用できます。
対応のスピードや正確性が上がることで顧客へのフォローアップも漏れなく行えるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
在宅ワーク
在宅ワークが増加している昨今においても、メール共有システムは非常に有効です。チーム全員が同じ場所にいなくても一元管理されたメールにアクセスできるため、従来のオフィス業務と同じようにスムーズにコミュニケーションを取れます。
特に、担当者間での業務の引き継ぎや、進捗の共有が容易になるため、リモートワークでも生産性を維持できるでしょう。
メール共有システムに搭載されている機能一覧
メール共有システムに搭載されている代表的な機能を6つ紹介します。
対応状況管理
対応状況管理機能とは、受信したメールのステータスを「未対応」「対応中」「承認待ち」「完了」などに分類し、進行状況をリアルタイムで管理できる機能です。
複数の担当者が同時に業務に携わる場合、どのメールが未対応なのか、誰が対応中なのかを即座に把握できるため、メールの対応漏れや重複対応などのミスを防止できます。
対応履歴確認機能
対応履歴確認機能とは、どの担当者がどのようなやり取りをしたのかを履歴として残せる機能です。
過去の対応状況やメールの内容を正確に把握できるため、顧客に対してスムーズで一貫性のある対応を行えるようになります。
また、トラブルが発生した際も過去のやり取りを遡って確認できるため、無駄な手間を省き迅速に問題解決に取り組めるでしょう。特に、担当者が複数人に分かれている場合や、引き継ぎが必要な場面で非常に有用な機能です。
テンプレート機能
テンプレート機能とは、定型文を事前に作成しておき、その都度繰り返し利用できるようにする機能です。
例えば、よく寄せられる質問や対応方法が決まっている場合、テンプレート機能を活用することで同じ内容の文章を何度も書く手間を省けます。これにより、担当者の作業負担を軽減できるうえ、返信スピードも格段に向上するため、スタッフ・顧客双方の満足度の向上につながるでしょう。
自動振り分け機能
自動振り分け機能とは、受信したメールをあらかじめ設定しておいた内容や送信元に応じて、自動的に適切な担当者に振り分けられる機能です。
自動振り分け機能を活用することでメールが担当者間で適切に割り振られるため、誰が対応すべきかが自動的に明確になり迷いが生じません。日々大量のメールを扱う部門では、対応の優先順位を決めやすくなるため、対応の適切化とスピードの向上が期待できます。
チャット機能
チャット機能とは、メール対応において担当者間でリアルタイムにコミュニケーションを取れる機能です。
メールのやり取りだけでは不十分な場合や、迅速な確認や指示の伝達が必要な場合などにおいて、追加情報の共有や緊急対応が可能になります。
また、外部のツールを使わずにシステム内でコミュニケーションを完結できるため、効率的かつセキュアな情報共有を実現できることも利点です。
複数チャネルの一括管理機能
複数チャネルの一括管理機能とは、SNS・電話・チャットなど、メール以外のチャネルで顧客から寄せられる問い合わせも一元管理できる機能です。
問い合わせチャネルが多くなればなるほど管理が煩雑になり、対応漏れなどの人的ミスが発生しやすくなるでしょう。
しかし、一括管理機能を使えば、すべてのチャネルでの問い合わせ状況や内容をまとめて管理できるため、業務効率と正確性の向上が期待できます。
メール共有システムの選び方
数あるメール共有システムの中から、自社に合ったものを選ぶ際に確認・比較すべきポイントを6つ解説します。
課題を解決できる機能が搭載されているか
メール共有システムを選ぶ際にまず確認すべきことは、自社が現在抱えている課題を解決できる機能が搭載されているかどうかです。
単に多機能なシステムを選んでも、課題を解決できなければ導入する意味がないためです。加えて、結果的に使わない機能ばかりだった場合、余計なコストが発生することにもなりかねません。
また、既存のシステムや業務アプリとの連携や誤送信対策機能が搭載されているかについても、併せて確認しましょう。
システムは使いやすく必要に応じてカスタマイズできるか
メール共有システムは、使いやすさやカスタマイズ性も重要です。どれだけ高機能なシステムでも、すべての従業員が簡単に操作できる使いやすいものでなければ、かえってストレスになったり使われなくなったりする可能性があります。
また、導入時の使いやすさに加えて、事業の成長や業務フローの変化などに伴い、必要に応じてカスタマイズできるかどうかも重要です。システムが固定的だと、中長期的には使いにくくなってしまう可能性があるため注意しましょう。
トラブル時のサポートは得られるか
メール共有システムを導入する際には、トラブル発生時のサポート体制が充実しているかどうかもしっかり確認しましょう。サポートが不十分だと、トラブル解決に時間がかかり、業務が停滞する恐れがあるためです。
具体的な、確認すべきサポート内容は以下のとおりです。
- サポート受付窓口の種類は何か(電話・メール・チャットなど)
- サポート対応の曜日・時間帯(自社の営業日に対応可能か)
- サポート専用電話の台数が十分にあり待機時間が発生しないか
- 専属のサポート担当者がつくのか
- サポート受付の範囲(管理者のみ・全ユーザー)
これら以外にも、導入後のトレーニングやFAQ、オンラインマニュアルの提供など、トラブルを未然に防止するサポートがあるとより安心です。
強固なセキュリティ対策が取られているか
メール共有システムに強固なセキュリティ対策が取られているかどうかも重要です。特に、顧客情報などの個人情報を扱う部門では、不正アクセスなどによる情報漏えいリスクを最小限に抑える必要があります。
セキュリティ対策はシステムによって異なりますが、暗号化技術・二要素認証・アクセスログの管理機能など、具体的なセキュリティ機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。
メール以外の問い合わせに対応できるか
メール以外の問い合わせに対応できるかどうかも確認しておくべきポイントです。
連絡方法が多様化した昨今において、顧客の利便性を高めるためには電話・チャット・Webサイト・SNSなど、複数のチャネルに対応する必要があります。
メール共有システムによって対応できるチャネルが異なるため、自社が採用しているチャネルからの問い合わせにも対応できるシステムを選ぶことが重要です。また、複数チャネルを採用している場合は、それらを一元管理できるシステムを選ぶことで業務の効率化も実現できるでしょう。
無料トライアル期間は設けられているか
無料トライアル期間が設けられているかどうかも確認しておきましょう。無料トライアルを利用することで、実際の操作性や機能が業務に合っているかどうかを確認できるためです。
トライアル中にサポート体制やトラブル時の対応もチェックできるため、安心して本導入を進められるでしょう。長期的な利用を考えている場合は、可能な限り無料トライアルを利用することをおすすめします。
おすすめのメール共有システム10選比較
続いて、おすすめのメール共有システムを10種類紹介します。特徴を比較して、選ぶ際の参考にしてください。
メールディーラー
メールディーラーは、日本国内で広く利用されているメール共有システムです。
シンプルで直感的な操作画面が特徴で、カスタマーサポートや営業部門で広く利用されています。メールディーラーの大きな特徴として、未対応メールの一元管理や対応状況の可視化が挙げられます。さらに、自動的な担当者振り分け機能や、対応履歴の共有機能も備わっているため、業務の効率化とミスの防止を実現できるでしょう。
提供元 | 株式会社ラクス |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン | 要問い合わせ |
無料トライアルの有無 | あり |
機能・特徴 | 対応状況管理、対応履歴、集計レポート、複数アドレス管理、顧客情報管理、ラベル、転送メール管理、ダブルチェック(申請・承認)、コメント、テンプレート、社内Q&A、操作権限、送信内容チェック、担当者振り分け、二重送信防止、担当通知・開封通知、返信期限設定、LINE公式アカウント連携、ECモール対応、外部チャット通知、添付ファイル自動暗号化、添付ファイルダウンロードURL化、送信キャンセル、電話応対メモ、API連携、シングルサインオン、CRM等外部呼出し連携ほか |
URL | 公式サイト |
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Re:lationは、マルチチャネルの一元管理やAIによる業務効率化が特徴的なメール共有システムです。
主に中小企業やスタートアップ企業での利用が多く、低コストでありながら必要十分な機能が搭載されています。Re:lationは、多様な外部システムやサービスとの連携がしやすく、スムーズな顧客対応を実現できるでしょう。
導入も比較的簡単で、トライアル期間で実際の使い勝手も試せるため、初めてメール共有システムを導入する企業にもおすすめです。
提供元 | 株式会社インゲージ |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン |
|
無料トライアルの有無 | あり(10日間) |
機能・特徴 | マルチチャネル(メール・電話・LINE公式アカウント連携・チャット(ChatPlus)連携・X(旧Twitter)連携など)、ステータス管理、チケット管理/分類、二重返信防止、担当者振り分け、ラベル管理、検索機能、対応漏れアラート、アドレス帳・カスタム項目、タイムライン、宛先コメント、通知設定、チケット分類による統計、承認機能、内容比較機能、CSVエクスポート、テンプレート機能、フレーズ機能、アサイン状況確認、ダッシュボード、対応アンケート機能ほか |
URL | 公式サイト |
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Freshdeskは、国際的にも広く利用されているメール共有システムで、多言語対応と豊富な機能が特徴です。
特に、ヘルプデスクや問い合わせ管理に特化した設計で、メールの他にチャットや電話など複数のチャネルでの対応を一元管理できます。分析機能が充実しており、顧客のビジネス環境に合わせてカスタマイズ分析もできる点が強みです。
グローバル展開している企業や多国籍な人材で運営しているチームでも問題なく利用できる、汎用性に優れたメール共有システムと言えるでしょう。
提供元 | OrangeOne株式会社 |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン | ■年間契約
■月間契約 ※為替変動のため参考価格 |
無料トライアルの有無 | あり(14日間) |
機能・特徴 | チャットボット、フォーム、メール、電話、Slack・Teams・X(旧Twitter)・Facebook・LINE連携、API接続、問い合わせの自動タスク化(チケット化)、チケットの統合、チケットの優先度とステータス管理、リンクチケット機能、親子チケットの作成、チケットテンプレート、選択式チャットボット・有人対応チャット、優先度項目の段階分けほか |
URL | 公式サイト |
Zoho Desk
Zoho Deskは、Zoho社が提供するクラウドベースのメール共有システムです。
Zoho Deskの強みは、柔軟なカスタマイズと高度な自動化機能にあります。具体的には、顧客対応を効率化するためのワークフローの自動化や、分析機能を通じたパフォーマンスの可視化などです。
さらに、AIを活用したサポートツールも組み込まれており、よりスマートな顧客対応を実現します。多機能でありながら、使いやすさに配慮されているのも魅力的なポイントです。
提供元 | ゾーホージャパン株式会社 |
初期費用 | 無料 |
料金プラン | ■年間契約
■月間契約
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無料トライアルの有無 | あり(15日間) |
機能・特徴 | 問い合わせ管理、オムニチャネル、ナレッジベース、レポート、モバイル端末でのアクセス、セキュリティ(アクセス権限・共有範囲の設定・GDPRへの対応)、顧客管理、レイアウト・項目のカスタマイズ、顧客満足度調査、ユーザーコミュニティの構築・管理ほか |
URL | 公式サイト |
Mail wize
Mail wizeは、サイボウズが提供するシンプルで使いやすいメール共有システムです。
チーム全体でのメール管理を容易にする機能が数多く備わっていますが、その中でも特に評価されているのが操作性の高さです。また、メールの一元管理・テンプレート機能・自動振り分け機能も搭載しており、業務の大幅な効率化が期待できます。
サイボウズが提供している他の製品との連携が容易なため、既存システムにサイボウズ製品を採用している場合はよりスムーズに導入・運用できるでしょう。
提供元 | サイボウズ株式会社 |
初期費用 | 無料 |
料金プラン | ■年間契約
■月間契約
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無料トライアルの有無 | あり(30日間) |
機能・特徴 | メールアプリケーション、ステータス機能、コメント機能、対応履歴、フォルダ機能、絞り込み、一斉送信、電話履歴/訪問履歴、テンプレート、アドレス帳共有、集計レポート、kintone連携ほか |
URL | 公式サイト |
mi-Mail
mi-Mailは、中小サイト運営から大規模コールセンターまで幅広く対応する、シンプルでコストパフォーマンスの高いメール共有システムです。
mi-Mailはシンプルかつ直感的なインターフェースが特徴で、簡単な操作でメールの対応状況を管理でき、複数の担当者が同時に対応する際などに大いに役立ちます。
サポート体制も充実しているため、初めてメール共有システムを導入する場合や、最低限の機能があればよいという場合でも安心して利用できるでしょう。
提供元 | 未創システム株式会社 |
初期費用 |
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料金プラン |
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無料トライアルの有無 | あり(20日間) |
機能・特徴 | ステータス管理・対応期限設定、二重対応防止、スレッド表示(階層表示)、関連メールの自動紐付け、担当者の自動振り分け、顧客の自動関連紐付け、メール一斉配信、添付ファイル自動ZIP暗号化、操作履歴(コメントの履歴表示)、案件管理・電話対応内容登録、権限設定、オペレーター設定、FAQ機能、テンプレート機能、問い合わせ機能、セキュリティ機能ほか |
URL | 公式サイト |
Grp Mail
Grp Mailは、シンプルな画面で直感的に操作が可能で、効率的にメールを管理できるシステムです。特徴的な機能として、メールの自動振り分け・放置メール警告機能・対応履歴の一元管理機能などが挙げられます。
Grp Mailは複数の担当者で同じメールを共有し、誰がどの対応を行ったかを明確に管理できるため、重複対応や未対応の防止にも役立つでしょう。
提供元 | キー・ポイント株式会社 |
初期費用 | 要問い合わせ |
料金プラン | 2,200円(税込)~/月 |
無料トライアルの有無 | あり(30日間) |
機能・特徴 | データ保持期間設定、禁止キーワード、送信前二重チェック機能、ログ機能、新人権限設定、添付ファイル送信可否設定機能、メール開封ステータス管理、差出人設定、統計情報、IPアドレス制限、タグ管理、放置メール警告機能、対応履歴機能、メール自動振り分けフィルタ機能、メール作成自動保存機能、やり取りメール一覧、担当者通知設定ほか |
URL | 公式サイト |
WEBCAS mailcenter
WEBCAS mailcenterは、メールマーケティングにも強みを持つメール共有システムです。
主に顧客対応を効率化するための機能が充実しており、問い合わせメールをリアルタイムで一元管理できます。特徴的なのは、詳細な顧客データを基に個別の対応を行えるカスタマイズ機能や、レポート機能が搭載されている点です。幅広い用途に対応できますが、特に大規模なキャンペーン対応や顧客サポートを強化したい企業に適しています。
提供元 | 株式会社WOW WORLD |
初期費用 |
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料金プラン |
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無料トライアルの有無 | あり |
機能・特徴 | 対応漏れ防止ステータス自動管理、二重返信防止機能、経過時間色分け表示機能、対応履歴ワンクリック表示、グループ管理機能、グループ所属オペレータ設定、メール自動振り分け、担当者設定、メール転送、複数窓口管理、ゴミ箱、承認機能、引継ぎ(申し送り)コメント機能、テンプレート、テンプレートフォルダ管理、メール一時保存、メール一括対応、メール検索、署名、プレビュー、並べ替え、問い合わせ内容分類、添付ファイル送受信、連絡事項表示、連絡事項表示のスケジュール設定、タイムスタンプ、ユーザー認証、IP制御、ログイン情報表示、初期パスワード更新、パスワード更新、個人情報漏洩防止、操作ログのダウンロード、操作権限設定、多言語対応、楽天あんしんメルアド対応、メールインポート、メールエクスポート、送信元メールアドレス設定ほか |
URL | 公式サイト |
問いマネ
問いマネは、問い合わせ管理に特化したメール共有システムです。
シンプルで使いやすく、手軽に導入できるため、小規模なチームや企業に適しているといえます。シンプルながらも機能は充実しており、問い合わせメールの管理に加え、対応状況の可視化によってチーム全体での情報共有を可能にしています。基本機能が充実しているため、コストパフォーマンスが高いのも嬉しいポイントです。
提供元 | クロスセル株式会社 |
初期費用 | 11,000円(税込) |
料金プラン | ■12か月契約
|
無料トライアルの有無 | あり(7日間) |
機能・特徴 | 新規メール作成、転送メール作成、フォルダ作成機能、フォルダ並び替え機能、スレッド表示機能、メール自動振り分け機能、草稿保存機能、外部SMTP対応、ファイルの添付機能、ヘッダ情報表示機能、テンプレート機能、署名登録機能(個人・共通)、SSLセキュリティ対応、迷惑メールフィルタ機能、ウィルススキャン機能、IPアドレスログイン制限、メールセキュリティ機能ほか |
URL | 公式サイト |
yaritori
yaritoriは、社内外のコミュニケーションを効率化し、迅速な顧客対応を実現することを目的に開発された、シンプルで機能的なメール共有システムです。
非常に使いやすいインターフェース、対応状況をリアルタイムで確認できる機能、担当者の自動設定や顧客ごとの履歴管理など、必要十分な機能が備わっています。
複数チャネルの問い合わせも一元管理できるうえ、カスタマイズ性も高いため、費用は抑えつつも十分な機能を使いたいという企業に適しているでしょう。
提供元 | Onebox株式会社 |
初期費用 | 無料 |
料金プラン | 1,980円~/月/1ユーザー |
無料トライアルの有無 | あり(7日間) |
機能・特徴 | 複数メールアドレスの管理、ステータス管理、返信担当者の設定、メールごとのチャット・メンション、メールの未読・既読、二重返信防止、下書きの共有(メールの承認機能)、テンプレート(予約語)、個人メールアドレスの管理、送信予約、送信メールの開封通知・履歴、フォローアップ、グループチャット・DM、ワークフロー・通知、自動返信、yaritori AI、電話応対メモ、LINE公式アカウント連携、Slack・Chatwork連携、Salesforce連携、コンタクト管理、タイムライン表示、状態管理、インポート&エクスポート、レポート、二要素認証、IPアドレス制限、メンバーの権限管理ほか |
URL | 公式サイト |
おすすめのメール共有システムを比較し自社に最適な製品を導入しよう
メール共有システムは、チーム全体で効率的にメール対応を行うための重要なツールです。
システム選定時には、対応状況管理や対応履歴の確認、誤送信防止などの機能が搭載されているかなどを確認しましょう。また、使いやすさ・カスタマイズの柔軟性・セキュリティ対策・トラブル時のサポート体制なども重要な比較ポイントです。
システムによって強みや特徴が異なるため、複数のシステムを比較し、自社に最適な製品を導入しましょう。
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