会議室が足りない原因とは？解消する方法や効率化する会議室予約システムを紹介

会議室が足りない・運用がうまくいかない原因とは？

まずはじめに、多くの企業が抱える会議室不足の原因について見ていきましょう。

利用できる会議室の数が少ない

コロナ禍でテレワークが普及し、社会全体で在宅勤務が浸透しているため、取引先との打ち合わせなども、対面ではなくオンラインで行われることが増えています。これにより、プライバシーに配慮した個室が必要となる機会が増え、従来の会議室数では対応しきれなくなっているのが実情です。

雑音や会話の入り込む空間で行うと会議の進行に支障をきたしかねないため、静かで集中できる環境が求められています。

対面が不要な会議に利用されている

対面が不要な会議に利用されていることも、会議室が不足する原因のひとつです。情報共有程度の簡単な内容であったり、定例で行われている進捗報告などは、必ずしも対面で行う必要はないでしょう。

しかし現状では、そうした会議でも会議室を利用していることがあり、対面が必要となる重要な打ち合わせの機会を逸している状況にあります。

会議が予定時間内に終わらない

会議が予定時間よりも長くなってしまうと、次に予約していた人たちが使用できないことがあります。また、延長する可能性を考慮して長めに予約を取る場合もあるでしょう。

このような状況が続いてしまえば、会議室を効率的に利用できなくなってしまいます。事前に会議の目的や議題を明確にし、終了時間を早めに設定するなど、会議運営を見直すことが大切です。

空予約・仮予約が発生している

部屋数は十分あるのに会議室不足に陥ってしまう場合、空予約や仮予約が多発していることが考えられます。原因としては、会議が中止・延期になったのにも関わらず予約したまま忘れてしまうことなどが考えられるでしょう。

また、実際は1日で終わる会議なのに、取引先との日程調整のため3日間予約してしまうといったケースが考えられます。空予約や仮予約が発生してしまうと、会議室が不足しているように見えてしまい、本当は利用できる状態なのに予約できないことがあります。

会議室利用のルールが定まっていない

多くの会社では、会議室の利用ルールがあいまいなままになっています。これは、部署間での優先順位や、会議室の規模に合わせた利用者数など、具体的な運用ルールが決められていないことが原因です。

非効率な会議室利用を常態化させないためにも、ルールを明確に定め、利用者全員に守ってもらう必要があります。

会議室が足りないことで発生するリスク

会議室が不足すると、単に利用の面で不便なだけでなく、企業活動に重大な影響を及ぼすことも考えられます。ここでは、会議室が足りないことで起こりうるリスクを紹介します。

業務進捗や情報の共有ができなくなる

プロジェクトやチームごとの定例会議は、業務進捗を共有し、認識を合わせる大切な機会です。しかし、会議室が足りないために予定どおり会議ができなくなれば、メンバー間で進捗や課題に対する認識の相違が生じるかもしれません。

その結果、手戻りが発生したり業務が遅延するリスクが高まります。適切な情報共有ができなければ、チームの生産性を著しく低下させてしまうことにもつながるでしょう。

重要な意思決定のスピードが低下する

経営陣や幹部社員による重要な会議でも、使える会議室がないと開催が後回しにされてしまうことがあるでしょう。新規事業の立ち上げや戦略の見直し、大型投資案件など、スピーディーな意思決定が求められる場面で遅れが生じると、好機を逃したり競争力を失う恐れがあります。

情報漏えいが起きやすくなる

会議室に空きがない場合、共有スペースなどで打ち合わせを行わざるを得なくなることがあります。その際、周囲に気を付けていても、重要な情報が第三者の目や耳に触れてしまうリスクは避けられません。

とくに、機密情報の取り扱いには細心の注意を払う必要があるため、プライバシーが確保された専用の個室での会議が求められます。

会議室が足りない問題を解消する方法

ここからは、会議室不足を解消する方法を5つ紹介します。会議室が足りないと悩んでいる企業は、できそうなものから取り入れていきましょう。

オンライン会議を導入する

対面での会議が不要なケースでは、オンライン会議に移行することが有効です。テレワーク環境の整備とともに、オフィス内にもオンライン会議に適したスペースを設置しましょう。

例えば、応接室や書庫を改装し、ある程度の防音機能を備えたオンライン会議用の個室をいくつか作るといったことが挙げられます。機密情報などが含まれないオンライン会議であれば、わざわざ会議室を使わず、空いたスペースを有効活用するのがおすすめです。

コワーキングスペースを利用する

コワーキングスペースとは、さまざまなバックグラウンドを持つ人たちが同じ空間を仕事場として共有できる場所を指します。必要な時に必要な分だけスペースをレンタルできるため、気軽に利用できるのがメリットです。

一方で、コワーキングスペースは開かれた場所であるため、機密性の高い打ち合わせには不向きな面もあります。コストとプライバシーのバランスを考慮した上で、活用を検討するとよいでしょう。

会議スペースを増やす

会議室の不足に対処する手段として、オフィス内のレイアウト変更による会議スペースの増設も考えられます。例えば、休憩スペースの一角をパーテーションで区切り、小規模な会議に使えるようにするなどです。

さらに空きスペースにフリーアドレスデスクを設置し、その一部を会議利用可能なスペースとするのもよいでしょう。ただし新設した会議スペースの機密性には、十分に気をつける必要があります。

会議室利用のルールを策定する

会議室の効率的な運用を図るには、全社的な利用ルールの策定が欠かせません。ルールを決める際は、現場の実情を踏まえた上で、具体的で分かりやすいものにする必要があります。

例えば、会議の目的や規模に応じて優先順位をつける、利用者数に合わせた会議室の規模を決めるなどのルールを設けるとよいでしょう。ただし、一方的にルールを決めるのではなく、利用者の意見を取り入れながら、全員が納得できるルール作りを心がけることが大切です。

会議室予約システムを導入する

会議室の空き予約や無断の延長利用が多発している場合は、会議室の予約状況を一覧で確認できる、会議室予約システムの導入を検討してみましょう。

例えば、予定時間になると退室を促すアラートが届く機能や、予約時間になっても入室しない場合に自動的に予約がキャンセルされるなどの機能があります。会議室の無断延長や空予約を防止できるため、会議室の効率的な運用が実現するでしょう。

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会議室が足りない問題を解消するおすすめ会議室予約システム

会議室不足を解消するには、会議室予約システムの導入が有効です。ここでは、おすすめの会議室予約システムを3つ紹介します。

予約ルームズ

予約ルームズは、GoogleWorkSpaceやMicrosoft365といったグループウェアとの連携が可能な会議室予約システムです。マルチテナント機能により、異なるグループウェアを利用している場合のダブルブッキングを防げます。

予約や入室方法が複数用意されているため、さまざまなシーンに対応できるのが特徴です。初期費用が不要で、導入コストを抑えたい企業におすすめです。

iMeeting-R

iMeeting-Rは、複数の拠点に分かれている会議室の一元管理が行える会議室予約システムです。予約や入退室管理といった基本的な機能のほか、拠点ごとに会議室の増減床やレイアウト変更、移転などを実施できます。

また、部署単位での細かな権限設定も行えるため、利用状況に応じた柔軟に管理できるのも魅力です。

touch-mee

touch-meeは、初期費用や工事が一切不要の会議室予約システムです。NFCシートを活用しているため、電源がない場所でもすぐに利用を開始できます。また、会議室のデジタルサイネージとリンクし、空室情報をリアルタイムで表示できるのも特徴のひとつです。

トライアル期間も用意されているため、気軽に利用できるシステムといえるでしょう。

予約システムを導入し会議室が足りない問題を解消しよう

本記事では、会議室が不足する原因や解消方法などを紹介しました。オンライン会議やコワーキングスペースの活用、会議スペースの増設など、さまざまな手段を組み合わせることで会議室不足を解消できます。より効率的な運用を目指す場合は、会議室予約システムの導入がおすすめです。導入する際は、社内の実情に合わせて機能性や費用対効果を検討し、最適なシステムを選びましょう。