マイナンバー管理システムおすすめ13選比較｜費用やオンプレミス・クラウド製品を紹介

マイナンバー管理システムとは？

マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集・保管から破棄まで、クラウド上で一括管理できるシステムです。

個人情報にあたるマイナンバーは、個人情報が記載されているために厳重に管理しなければなりません。マイナンバー制度の導入当初、情報の流出を防止するために企業は、書類で提供を受けたマイナンバーは鍵のかかるロッカーで保管するなどの対応を迫られました。

そういった手間を省き、効率的に、なおかつ安全なマイナンバーの一元管理を実現するのが、マイナンバー管理システムです。書類のように紛失の危険がないことや昨今のペーパーレス化に対応できることもメリットといえるでしょう。

マイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムを選ぶポイントとして、次の5点が挙げられます。

セキュリティ対策の充実度で選ぶ

マイナンバーは、法的に厳重な管理が求められています。マイナンバー管理システムを選ぶ際は、情報漏えいや不正アクセスなど、セキュリティ対策の充実度を確認しましょう。具体的には、データへのクセス確認ができるログ管理機能、不正操作を防ぐ権限設定です。そのほか、流出被害を抑える暗号化、外部からの攻撃を防ぐサイバー対策も備えていると、なおよいでしょう。

社員数・利用する規模で選ぶ

マイナンバー管理システムで収集・管理できるマイナンバーの数は製品ごとに異なり、上限が設定されているものもあります。導入後に、システムの上限をオーバーして対応できなかったということのないよう、社員数やシステムの利用規模に合わせて選ぶことも大切です。

既存システムとの連携の可否で選ぶ

マイナンバー管理システムを導入する際、既存システムとの連携が可能か否かも確認したいポイントです。

例えば、すでに導入している労務管理システムとの連携が可能であれば、給与計算など、マイナンバー関連の業務をスムーズに進めることができます。従業員数が多い企業、複数のシステムを使用している企業は、マイナンバーの活用場面も考えながら、機能の検討を進めましょう。

マイナンバーの収集方法で選ぶ

マイナンバー管理システムでのマイナンバー収集方法は、3つあります。

上記の様に大きく3通りの収集方法があるので、自社に適した収集方法のシステムを選ぶ様にしましょう。

導入・運用にかかる費用で選ぶ

マイナンバー管理システムの料金体系は、製品によって異なるため、自社の予算と照らし合わせて適した予算感のシステムを選びましょう。

最低限の機能を搭載したものであれば比較的低価格ですが、搭載する機能が増えれば増えるほど、価格は上がるのが一般的です。必要な機能がオプションで提供されているケースもあります。

自社に必要な機能を洗い出し、適切なシステムを適切な価格で導入しましょう。

【クラウド型】マイナンバー管理システムおすすめ11選比較

クラウド型のマイナンバー管理システムの中から、おすすめ11選を紹介します。

1.フリーウェイマイナンバー

フリーウェイマイナンバーは、マイナンバーの収集から廃棄までを効率化するクラウドマイナンバー管理システムです。

すべてのプロセスがインターネット上で完結し、高度なセキュリティ対策が施された環境で情報を保管します。初期費用は無料で、登録従業員数が20名までであれば、月額利用料も無料です。

2.マネーフォワード クラウドマイナンバー

マイナンバーの収集、管理、廃棄を簡単かつ安全に行うことができるシステムが、マネーフォワード クラウドマイナンバーです。収集は、ID・パスワード方式かワンタイムURL方式かを選択することができ、個人事業主にも対応しています。

3.MKS マイナンバー管理プラットフォーム

MKSは、企業の従業員やその家族のマイナンバーを一括で管理するプラットフォームです。企業は自社でマイナンバーを保持・管理する必要がなくなり、法改正に伴うシステムの追加開発も不要となります。マイナンバーの収集から法定帳票の出力まで、一気通貫で実現できる点もポイントです。

4.オフィスステーション マイナンバー

マイナンバーの収集、利用、廃棄を一元管理するクラウドシステムです。情報漏えいや不正アクセスを防ぐ最高レベルのセキュリティシステムを導入しています。ガイドラインに基づく必須機能を搭載し、企業が対応しなければならない項目を網羅している点もポイントです。

5.奉行Edgeマイナンバークラウド

奉行Edge マイナンバークラウドは、OBCが提供するマイナンバー管理システムです。すべてのマイナンバー業務を手間なく安全に行うために、3段階認証など万全のセキュリティとコンプライアンスを実現しています。給与システムと連携すれば、源泉徴収票の作成もスムーズです。

6.マイナクラウド

マイナクラウドは、マイナンバーの収集、管理、保管をクラウド上で行うサービスです。最高水準のセキュリティを提供し、不正ログインを防止する二段階認証や操作履歴の自動保存などの機能を備えています。スマートフォンを使った収集や、連続登録ツールによる効率的な作業が可能です。

7.マイコレキーパー

マイコレキーパーは、従業員とその扶養家族のマイナンバーをクラウド環境で安全に収集・保管・管理するサービスです。従業員自身がマイナンバー通知カードや身分確認証をデジタル化して保存し、管理も各自で行うことができます。特定管理者以外の利用を制限し、すべての操作の証跡を残すなど、セキュリティ面の機能が充実している点もポイントです。

8.nyoibox

nyoibox(如意箱)は、情報システム担当者が不在でも、誰もが簡単にデータベースを作成できるノーコードWebデータベースで、マイナンバー管理用のテンプレートも用意されています。

表計算シートのクラウド上での共有、ドラッグ＆ドロップによる情報フォーム作成も可能です。データの登録・共有はもちろん、集計やグラフ化もマウス操作のみで簡単に行えます。

9.freee人事労務

freee人事労務は、中小企業の人事労務管理を効率化するクラウド型ソフトウェアで、マイナンバー管理の機能も備えています。低コストでマイナンバーの収集および管理ができるほか、人事労務に関する連携業務も、すべてクラウド上で完結できるシステムです。

10.SmartHR

SmartHRは、人事・労務業務を効率化し、データ活用による組織改善を実現するクラウド型ソフトウェアで、その一環としてマイナンバー管理機能を搭載しています。収集担当者にとっても従業員にとっても活用しやすいシステムで、セキュリティ対策も万全です。

11.ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、すべての労務業務を自動化・効率化するためのソリューションです。マイナンバーの収集と管理も含め、従業員情報をクラウドで一元管理し、社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までサポートします。取引先のマイナンバー収集も可能です。

【オンプレミス型】マイナンバー管理システムおすすめ2選比較

オンプレミス型とは、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態のことです。オンプレミス型のマイナンバー管理システム2選を紹介します。

1.MJSマイナンバー(オンプレミス版)

MJSマイナンバー(オンプレミス版)は、個人情報保護委員会のガイドラインに準拠したマイナンバー管理システムです。業務システムとスムーズに連動し、マイナンバーの登録・保管・利用・削除に関わる業務を効率化します。

2.皆伝！マイナンバー

皆伝！マイナンバーは、特定個人情報などの取り扱いに関するリスクを回避し、予防的統制、発見的統制に必要な機能を搭載したシステムです。従業員のほか個人支払先のマイナンバーも管理でき、帳票様式変更や帳票追加にも対応できます。

マイナンバー管理システムを導入するメリット

マイナンバー管理システムの導入には、主に3つのメリットがあります。

マイナンバー管理を効率化できる

マイナンバー管理システムを導入するメリットのひとつは、マイナンバー収集を効率化できることと、安全な管理が可能なことです。

システムを利用しない場合、マイナンバー提供依頼にあたっては、書類の作成や送付をしなければなりません。件数によっては、担当者にかなりの負担ですが、マイナンバー管理システムを利用すれば、メールでのやり取りが可能です。

また、書類で提供を受けた場合は、鍵付きのロッカーを用意するなど、管理にも細心の注意を払わなければなりません。しかしデータで管理できれば、保管場所を確保する必要もなく、紛失のリスクも軽減できます。効率的かつ安全にマイナンバーを収集できることは、マイナンバー管理システムの大きなメリットといえるでしょう。

セキュリティを強化できる

紙で管理する場合、鍵付きの棚などを用意しなければなりません。さらに、鍵の管理方法も考え、徹底する必要があります。

しかし、マイナンバー管理システムを利用すれば、暗号化や閲覧制限などにより、簡単にセキュリティの強化が可能です。個人情報の漏えいや紛失のリスクが軽減できる点は、システムのメリットといえます。

法改正にも柔軟に対応できる

マイナンバーは、将来的に幅広く活用されることが見込まれる制度であり、法改正が実行される可能性も低くはありません。

書類で保管していた場合には大幅な改善が必要になり様々な手間が発生してしまいますが、マイナンバー管理システム上ではアップデートをすることで柔軟に対応できます。

おすすめのマイナンバー管理システムを比較し自社に合った製品を選ぼう

マイナンバーを効率的かつ安全に管理するためには、マイナンバー管理システムが有効です。企業によっては、人事労務管理との連携による業務の効率化にもつながります。また、ペーパーレス化の推進など、自社の課題解決も可能です。

今後は、マイナンバー活用の幅が広がることも予想されています。この機会に、自社に合ったマイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。