ログイン
企業の安否確認は電話でも可能？確認方法や有効性・電話以外の方法も解説
インターネット環境が不安定な状況でも使用できる電話は、災害時や通信障害が発生した際も安否確認できる可能性が高い手段です。本記事では、企業が電話による安否確認を行う場合の有効性について解説しています。電話以外の方法も紹介しているので、安否確認手段の参考にしてください。
目次
企業の安否確認は電話でも可能
企業の安否確認には、電話を用いる方法があります。企業の管理者やBCP(事業継続計画)担当者が、社員やスタッフの個別の電話番号に直接連絡を取ることで、無事を確認する手段です。
特に災害や緊急時には、迅速かつ確実に安否情報を収集しなければなりません。電話を通じた確認は、相手の状況を直接把握できるため、安否確認の基本的な方法として多くの企業で利用されています。
具体的な電話での安否確認の方法は、「社内の緊急連絡網」と「災害用の伝言ダイヤル」の2種類です。
社内の緊急連絡網
緊急連絡網とは、緊急時において誰が誰に、どの順番で、どの方法で連絡を取るかを定めたリストです。この連絡網を使うことで、迅速かつ確実に情報が全員に伝わるように設計されています。
例えば、管理者がリーダーに、リーダーがチームメンバーに順次連絡を行うように定められており、電話やメールなど、状況に応じた方法で連絡が行われるよう記されているのが一般的です。
▷【企業向け】緊急連絡網の作り方｜流れや注意点・最適な連絡手段について
災害用伝言ダイヤル
災害用伝言ダイヤルは、NTT東日本とNTT西日本が提供する伝言サービスです。災害時に電話がつながりにくくなった場合、利用者は「171」に電話して音声メッセージを録音し、それを家族や関係者が確認できる仕組みです。
特に電話回線が混雑する災害発生時に、確実に情報を伝え合う手段として安否確認に役立つため、企業や家庭での利用が推奨されています。
企業の安否確認における電話の有効性
企業の安否確認において、電話は迅速かつ確実な方法のひとつです。ここでは、安否確認をする際の電話の有効性について解説します。
誰でも利用しやすい
電話は、多くの人が日常的に使っており、その使いやすさが安否確認においてもメリットです。操作に慣れているため、年齢やITスキルに関わらず、幅広いユーザーが利用できます。
また、特別な準備や機器が不要なため、誰でもすぐに使える点が災害時にも有効です。
導入時のコストを抑えられる
電話は日常業務ですでに使われているため、新たに導入するコストを抑えられます。専用のシステムを構築する必要がなく、操作方法も普段から慣れているため、使い方の教育に余計な費用がかかりにくいのが特長です。
そのため、安否確認の手段としても導入しやすく、費用対効果の高い選択肢となります。
直接的に相手の声が聞ける
電話を使えば、相手の声を直接聞けるため、文字メッセージのやり取りと比べて安心感があります。声のトーンや話し方から、相手の状況や感情をより正確に把握できる点においても、安否確認の際には特に有効です。
直接的なコミュニケーションができることで、迅速に状況を確認し、不安を軽減できるでしょう。
企業の安否確認に電話を用いる場合の注意点
企業が安否確認に電話を用いる際には、知っておくべき注意点があります。ここでは、そのポイントについて解説します。
必ず安否を確認できるわけではない
災害時には電話がつながりにくくなることが多く、必ずしも安否確認ができるわけではありません。また、相手が電話に出られる状況にあるとは限らないため、連絡が取れない可能性もあります。
このような状況では、電話だけに頼るのではなく、他の手段も併用することが重要です。確実に安否を確認するために、電話がつながらない場合の対応策も事前に準備しておきましょう。
ひととおりの確認に時間と手間がかかる
電話を使った安否確認では、各個人に対して一人ずつ連絡を取る必要があるため、全員の無事を確認するには、どうしても時間と手間がかかってしまいます。
特に大人数を対象とする場合、電話をかける手間や、応答を待つ時間が大きな負担となることもあるでしょう。このため、効率的な確認方法やサポート手段を併用することが望まれます。
不測の事態に備えておく必要がある
安否確認の手段を電話だけに依存していると、想定外の事態には対応しきれない可能性があります。例えば、回線混雑で電話回線が使えなくなったり、相手が電話を取れなかったりする状況にある場合、確認が滞ってしまうでしょう。
こうした不測の事態に備えるためには、メールや専用アプリ、メッセージサービスなど、複数の方法を組み合わせて使用することが重要です。複数の手段を準備することで、より確実な安否確認が可能になります。
企業の安否確認を電話以外で行う方法
企業が安否確認を行う方法には、電話以外にもさまざまな手段があります。ここでは、より効率的で迅速な方法について紹介します。
災害用伝言板
災害用伝言板(web171)は、大規模災害発生時にインターネットを通じて安否情報を登録・確認できるサービスです。利用者は、自分の無事をメッセージとして登録し、家族や同僚がそれを確認することで、迅速に安否を把握できます。
電話回線が混雑している場合でも、インターネット経由で安否情報を共有できるため、災害時の有効な手段として多くの企業で活用されています。災害時の確実な情報共有に役立つツールです。
メール
メールを利用した安否確認は、災害時に社員の無事を素早く確認する手段のひとつです。企業は、事前に用意したテンプレートを使って一斉にメールを送信し、返信によって安否を確認します。
メールは受信者が手が空いたタイミングで確認できるため、電話に比べて負担が少なく、広範囲の対象者に連絡が可能です。また、スマホからでも容易に対応できるうえ、テキストで詳細な状況を伝えられる点も利点です。
SNS・チャットツール
SNSやチャットツールを利用した安否確認は、迅速かつ手軽に情報を共有できる手段です。
LINEやSlackなどのツールを使えば、一斉にメッセージを送信し、グループ内で状況をリアルタイムに確認できます。また、メッセージが相手に届いているかをすぐに把握できる既読機能も利便性が高いです。
災害時にはスマホを使って簡単にアクセスできるため、企業の安否確認手段としても広く活用されています。
専用システム
安否確認システムは、災害時の安否確認を効率化することに特化した専用のツールです。
事前に登録した連絡先に自動で安否確認メッセージを送信し、社員はそのメッセージに応答することで無事を報告します。回答は自動的に集計され、管理者は全体の状況を一覧で把握でき、迅速に対応策を検討できます。
また、システム化により手間を減らし、大人数の安否確認を短時間で行える点も大きな利点です。
企業の電話による安否確認は緊急時の連絡手段のひとつ
企業における電話での安否確認は、災害時の基本的な連絡手段として重要な役割を果たします。直接相手の声を聞いて状況を把握できるため、安心感を得やすい方法です。
ただし、電話がつながりにくい状況に備え、他の手段も併用することが求められます。多様な方法を組み合わせることで、より確実で迅速な安否確認が可能となり、企業の危機対応力を高められるでしょう。
安否確認システムの記事をもっと読む
-
ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームからお問い合わせください。
お問い合わせはこちら