中小企業に安否確認システムは必要？おすすめのシステムや導入すべき理由について

中小企業における安否確認システムとは必要？導入すべき理由

安否確認システムとは、地震や台風などの緊急事態が発生した際に、企業が従業員や従業員の家族の無事を素早く確認するためのシステムです。

特に中小企業においては、限られた人員で迅速な対応が求められます。安否確認システムを活用することで、従業員の安全を確保すると同時に、業務の早期再開に向けた対応もスムーズに進められます。企業全体での安否確認体制が整うことは、従業員にも安心感を与えるでしょう。

次項で、中小企業が安否確認システムを導入すべき理由をさらに詳しく説明します。

被害状況を迅速に把握するため

被害状況を迅速に把握することは、事業活動の早期復旧のためにも欠かせません。安否確認システムを活用することで、従業員の安否や被害の有無を一目で把握でき、どのエリアにどの程度の被害が出ているかが速やかに分かります。そのため、復旧の優先順位を決めやすくなり、被害が広がる前に適切な対応ができます。結果として、企業は早期の再開に向けた行動を素早く取ることができ、事業継続のリスクを最小限に抑えられるのです。

メールや・SNSでは確認が不十分なため

メールやSNSでも安否確認ができるように思われますが、これらの手段は平常時を前提としたもので、災害時には十分に機能しない可能性があります。例えば、通信回線が混雑したり、電源が確保できなかったりすると、情報が届かず安否確認が遅れる恐れがあります。

しかし、専用の安否確認システムであれば、緊急時でも迅速かつ確実な状況確認が可能です。したがって、災害時のリスクを軽減し、従業員の安全確認を効率的に行うことができます。

取引先や雇用との良い関係を築くため

安否確認システムの導入は、BCP(事業継続計画)対策として非常に有効です。災害時のスムーズな対応を可能にする体制が整っていることで、取引先からの信頼感も高まり、長期的な良好な関係を築く一助となるでしょう。また、従業員にも企業が自分たちの安全を重視している姿勢が伝わり、職場への信頼が深まります。結果として、災害時にも頼れる企業というイメージ形成につながります。

▷企業が安否確認訓練を実施する目的・重要性｜手順やシナリオ作成のポイントを解説

▷企業の安否確認は電話でも可能？確認方法や有効性・電話以外の方法も解説

中小企業における安否確認システムの導入メリット

従業員の安全確保と事業の早期復旧を支えるシステムの重要性が分かったところで、ここからは中小企業が安否確認システムを導入することで得られるメリットについて解説します。

災害時に情報共有しやすい

安否確認システムは災害時において、社員一人ひとりの状況を速やかに確認し、情報を共有しやすい仕組みです。例えば、安否確認や必要な支援を素早く伝えることができるため、社員全体の安全確認がスムーズに進みます。

また、メールや電話よりも効率的に情報を一元管理でき、関係者に必要な情報を迅速に届けることも可能です。結果として、緊急時に的確な判断と対応がしやすくなり、企業全体のリスク軽減につながります。

担当者が復旧作業に集中できる

安否確認システムを導入することで、従業員の状況確認にかかる手間が大幅に減るため、担当者は復旧作業に集中できます。

従来であれば、安否確認や連絡に多くの時間と人手を割かなければなりませんが、システムにより一括で状況把握が可能となり、迅速な情報収集が実現します。その結果、貴重なリソースをトラブル解決や復旧対応に注力でき、全体の対応速度と正確性が向上するのです。

普段の業務にも役立てられる

安否確認システムは、災害時だけでなく日常業務にも役立ちます。例えば、システム内のアンケート機能を活用すれば、社員の意見収集や業務に関するフィードバックを手軽に集めることが可能です。

また、情報共有機能を使えば、最新の業務連絡や重要な通知もスムーズに届けられます。このように、安否確認システムは普段の情報収集やコミュニケーションの効率化にも一役買い、業務の改善や社員間の連携強化に貢献します。

中小企業が安否確認システムを導入する際の注意点

中小企業が安否確認システムを導入する際に気をつけるべきポイントについて解説します。システム選定や運用の工夫が、効果的な活用の鍵です。

利用するには費用がかかる

安否確認システムの導入には、初期費用や月額費用がかかるため、導入・運用コストが発生します。特に中小企業にとっては、コスト面が重要な判断材料となるでしょう。しかし、この費用は災害時の迅速な対応や従業員の安全を守るための投資でもあります。

コストを抑えたい場合には、機能を厳選して必要なものだけを利用するなど、自社に合ったプランを選ぶ工夫が重要です。コストと効果を見極めて、最適な導入を目指しましょう。

事前に動作や操作方法を確認しておく

緊急事態は予測が難しく、突然発生するものです。そのため、安否確認システムを導入する際は、事前に社内で動作や操作方法を確認しておくことが大切です。具体的には、定期的な研修や訓練を行い、従業員が緊急時にスムーズにシステムを使えるように準備しておくと良いでしょう。

慣れないシステムをいざというときに使うのは難しいものですが、日頃からの訓練が万が一の際に冷静な対応を可能にし、全体の安全確保に役立ちます。

社内で連絡手段や対応を統一する

緊急事態が発生した際には、初動対応や安否確認の連絡手段をあらかじめ社内で統一しておくことが重要です。災害時に各自が異なる手段で連絡を取ろうとすると、情報が分散し対応が遅れる可能性があるからです。

そのため、安否確認のための具体的な連絡方法や手順を事前に決め、全員が同じ方法で行動できるよう準備しておきましょう。こうしたルールの統一が混乱を防ぎ、迅速な対応を可能にします。

中小企業における安否確認システムの選び方

中小企業が安否確認システムを選ぶ際のポイントについて解説します。機能やコストなど、自社に合ったシステム選びが災害時の対応力を左右するため、しっかりと確認して最適なシステムを選びましょう。

機能やサービスの内容

安否確認システムを選ぶ際は、自社の使用目的に合った機能やサービス内容を備えた製品を選ぶことが重要です。例えば、緊急時にすばやく従業員の安否を確認したいのであれば、簡単に操作できるシステムや即時通知機能があるものが適しています。また、通常業務でも利用できるアンケート機能や情報共有機能があれば、普段の業務の効率化にも役立ちます。必要な機能をしっかり見極めましょう。

確認可能な対象範囲

確認対象となる範囲を考慮することも大切です。例えば、従業員の自宅や出張先、取引先まで含めた安否確認が必要な場合もあるでしょう。システムによっては、特定の地域や部門に限定して確認できる機能が備わっているものもあります。災害時にカバーしたい範囲が自社にとって十分であるかを見極め、必要な対象範囲を含むシステムを選ぶことで、より効果的な災害対応が実現します。

導入や運用にかかるコスト

安否確認システムには無料のものがあります。費用をなるべく抑えたい企業にはおすすめですが、有料のものに比べると使える機能が少ないことがデメリットです。一方、有料の安否確認システムは便利な機能が多数搭載されており、利用範囲も広い特長があります。

そのため、安否確認システムの導入や維持にかかる初期費用や月額費用を比較し、コストに見合ったシステムを選ぶことが重要です。

わかりやすい操作性

安否確認システムを選ぶ際は、誰でも簡単に操作でき、多様な連絡手段を備えたものを選ぶことが大切です。特に緊急時には、電話やメール、アプリなど複数の方法で連絡を取り合えるシステムが役立ちます。

また、シンプルな操作性であれば、ITに詳しくない従業員でも迅速な対応が可能です。全従業員が使いやすく、緊急時に確実に情報が伝わるような操作性の高いシステムを選ぶことで、企業全体の安全確認がスムーズに進みます。

災害時の導入実績

安否確認システムを選ぶ際には、過去の災害で実際に利用され、効果が証明された実績があるかを確認することが重要です。災害時にきちんと機能し、多くの企業が利用してきた実績があるシステムなら信頼できるでしょう。

また、導入実績のあるシステムはトラブル対応や緊急時のサポートも充実している場合が多く、安心して導入できます。過去の実績がしっかりしているシステムを選ぶことで、災害時にも確実に頼れる体制が整います。

中小企業におすすめの安否確認システム

ここでは、中小企業に適した安否確認システムを5つ紹介します。コストや機能面で優れた製品を比較したうえで、企業の安全対策に役立つシステムを見つけてください。

Biz安否確認

Biz安否確認は、システムの開発からインフラ、保守まですべてNTTコミュニケーションズが手掛け、大規模な災害でも安定稼働した設備・ネットワークを構築している点が特徴のシステムです。また、一斉通報で送られた通知はメールやアプリですぐに回答ができ、操作もシンプル。システムが苦手な方も安心して使えます。コストパフォーマンスも良く、中小企業が導入しやすいサービス設計がなされています。

エマージェンシーコール

エマージェンシーコールは、1995年のサービス提供開始以降、さまざまな意見を基に協議したサービスで災害・事件・事故の発生から初動対応、事業対応継続までの迅速化を実現。データセンターの2拠点同時稼働などにより、数々の大災害でも安定稼働してきました。

別ソリューションと連携し、総合的なBCP対策強化ができることも特徴の一つです。さらに、危機管理における高いスキルを持った専門家がセミナーやコミュニティをサポートしています。

セコム安否確認サービス

セコム安否確認サービスは、セコムの安否確認サービスは、すべてをコンピューターに任せるのではなく、人間の判断力・機動力・処置力も組み合わせた24時間365日体制のオペレーション力で初動をサポート。専門スタッフが独自ノウハウを駆使して、スピーディーに確認するとともに、誤報を抑制しつつ迅速に災害の発生を管理者に通知します。

また、安否確認の本来の目的である「事業継続・早期再開」させるために、ご相談窓口や災害訓練機能など、充実したサポートも用意しています。

安否確認サービス2

安否確認サービス2は、システムへのアクセスが災害時に急増しても安定して稼働できるSLAを設定し品質保証をしています。現在までに保証基準を下回ったことは一度もないので、安心して利用できるでしょう。また、全国一斉訓練を継続して実施しており、訓練後は社内の回答率の時間推移や訓練全体の平均回答時間などをまとめたレポートが送付しています。

全体と比較することで、自社の防災力チェックに活用できます。初期費用はすべてのプランで一切かからないため、コスト重視の企業におすすめです。

ANPIC

ANPICは、国立大学発・産学連携システムだから実現できる業界トップクラスの低価格システム。50名プランの場合は月額運用費5,643円で利用できます。安否確認に十分な機能を備えていることはもちろん、シンプルで直感的に使いやすいデザインも特徴の一つです。さらに、導入時のユーザー登録や、説明会を初回無料で行っており、運用スタートをしっかりとサポートしてくれます。担当者負担も軽減されスムーズに導入できるでしょう。

安否確認システムの導入に成功した中小企業の事例

最後に、安否確認システムの導入で効果を上げた中小企業の事例を紹介します。実際の成功事例から、導入のメリットや工夫を学びましょう。

野原グループ株式会社

野原グループ株式会社は、建材や建設関連事業を手掛ける企業です。同社は、災害時に従業員の安否を迅速に確認し、復旧活動に速やかに移れる体制を構築するため、このシステムを導入しました。その結果、安否確認の回答率が90％〜100％まで向上し、迅速かつ正確な安否確認と情報共有が実現しました。安否確認の負担が軽減され、事業継続計画(BCP)の強化にもつながる成果も得られています。

参照元：安否確認サービス2「野原グループ株式会社」

株式会社ヤクルト東海

株式会社ヤクルト東海は、乳酸菌飲料で有名なヤクルトグループの会社で、地域密着型の事業展開を行う企業です。同社は、災害時に迅速かつ確実に従業員の安否確認ができる体制を整えるため、安否確認システムを導入しました。その結果、230名以上の従業員情報の一括管理が可能になりました。さらに、安否確認訓練の負担も軽減されたことで年4回の実施が可能となり、防災意識の向上につながりました。

参照元：安否確認サービス2「株式会社ヤクルト東海」

株式会社上田組

株式会社上田組は、土木建設業を中心に地域社会へ貢献する企業です。。同社は、災害発生時に迅速な従業員の安否確認と、スムーズな復旧活動の実現を目指してシステムを導入しました。導入後は、情報共有が迅速化され、各現場からの安否報告がスムーズに集約されるようになりました。また、熱中症警報や作業時の注意事項なども全従業員に一斉連絡できるようになり、安否確認訓練における回答率は75〜90％に向上しました。

参照元：安否確認サービス2「株式会社上田組」

中小企業にも安否確認システムは必要なサービス

安否確認システムは、中小企業にとって重要な防災対策ツールです。

安否確認だけでなく、日常業務にも役立つ機能が多いためコストに見合う効果を発揮します。実際の導入事例からもその価値が示されている通り、安心・安全な職場環境を築くための投資として、中小企業にも必要なサービスといえるでしょう。

災害時に従業員の無事を確認し、迅速に対応するための体制を整えることは、企業としての責任ともいえます。事業と従業員の安全性を確保しつつ、防災意識を高めるためにも、安否確認サービスを導入してみてはいかがでしょうか。