ログイン
受領書とは？目的や書き方、領収書との違いをわかりやすく解説
取引先から商品・サービスを受け取った事実を証明する「受領書」。法律上の発行義務はありませんが、取引の円滑化やトラブル防止に役立つため、長期取引時等の発行がおすすめです。 本記事では、受領書とは何か、領収書との違いや受領書発行の目的、書き方をわかりやすく解説します。
目次
受領書とは？
受領書とは、発注側が取引先から商品やサービス・代金を受け取った際に、受領を証明する書類のことです。社内でのデータ整理やトラブル予防などを目的に発行されており、法的に発行を義務付けられているわけではありません。
受領書には、基本的に次のような項目を記載します。
- 取引番号など
- 受領日
- 発行日
- 宛名
- 発行元の情報
- 受領した商品やサービス・代金の内訳
- 担当者印
企業によっては電子メールで受領報告をするケースや、受領書に重ねてお礼やお知らせのメールを送るケースも見られます。いずれも、文面で取引の結果を残すための手段です。
▷【2024年最新】おすすめの請求書受領サービスを比較｜無料製品や選び方について紹介
受領書と領収書の違いとは？
受領書とよく似た言葉に領収書がありますが、受領書と領収書にはその意味合いに違いがあります。
領収書は、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを示す書類です。大きな区分では受領書の一部(金銭を受領したと示すもの)ではありますが、領収書の場合は商品やサービスの受取は含まず、金銭の受領のみを指します。
したがって、商品やサービスを発注して受け取った場合は受領書を、それに関して代金を受け取った場合は領収書を発行します。
月末締めなどで商品の受け取りタイミングと料金の支払いタイミングに差が生じる場合、それぞれ受け取った時点で受領書・領収書を発行します。
領収書には、次のような項目を記載します。
- 取引番号など
- 領収日
- 発行日
- 宛名
- 発行元の情報
- 購入した商品やサービスの情報
- 合計金額
- 担当者印
また上記のほかに、課税文書(不動産や賃貸、運輸に関する書面)を扱う場合は収入印紙が必要になります。国税庁のサイトで課税文書に該当するか確認できるため、適宜チェックしておくとよいでしょう。
[参考:国税庁「印紙税額の一覧表」]
受領書を発行する目的
受領書は、法的な証拠としても役立つ重要書類です。ここでは代表的な受領書の発行目的について解説します。
取引きを可視化し円滑にするため
受領書は、取引の段階を可視化する役割を持っています。基本的に物品のやり取りが確実に終わった時点で発行するため、手元に受領書があるか否かで、取引先へのアプローチを変えることが可能です。
また、複数の商品を長期間に渡って取引きをする場合、受領書があれば、納品済と未納品の商品を簡単に把握できます。受領書と納品スケジュールを照らし合わせて、今後の作業や取引の日程予測を立てることも大切です。
トラブル時の証拠とするため
取引において何らかのトラブルが発生した際、受領書は証拠として役立ちます。口頭でのやり取りや目視チェックのみでは、確実な記録を残すことができないためです。
例えば、商品を10箱納品したにもかかわらず、請求時に「9箱しか納品されてない」と支払いを拒否されたとします。そこで「10箱受け取った」と記載された受領書があれば、客観的に自社の正当性を主張できるでしょう。
受領書の書き方
受領書を取引の可視化やトラブル時の証拠として活用するためには、適切な書き方を知っておくことが大切です。ここでは最低限記載しておきたい項目について、詳しい書き方を解説します。
受領書の発行日
受領書には、発行日を記載します。発行日とは受領書を発行した日を指し、もし商品・サービスが納品された日とは異なる場合、受領日も記載しておきましょう。
西暦・和暦のどちらを採用するかは、社内ルールや取引先との合意によって判断します。
取引先の情報
取引先の情報として、少なくとも会社名・担当部署名・担当者名を記載します。
所在地もあわせて記載するのが一般的ですが、拠点が複数ある場合などは担当部署との対応をしっかり確認しましょう。会社名は「(株)」などではなく「株式会社」などの正式名称を記載します。
宛名が社名や部署までの場合は「御中」、担当者名まで記載する場合は「様」を敬称として使用しましょう。
発行元の情報
受領書の発行者がわかるように、発行元の情報として会社名・所在地・担当部署名・担当者名を記載します。責任の所在を明確にするためにも、一目見て窓口担当者がわかるように注意しましょう。
また、内容に不備があった際にすぐ連絡が取れるよう、直通電話番号やメールアドレスなどを記載しておくのが一般的です。
受領した商品・サービスの情報
受領した商品・サービスの内訳も、受領書には必ず記載しましょう。具体的には、商品・サービスの名称・単価・数量・合計金額などです。
商品の種類が複数ある場合は、品番や色、サイズなどの詳細を確認し、それぞれの個数や金額を正確に記載しましょう。
また、内訳は見積書や注文書と同じ内容になるはずですが、見積書などを丸写しするのではなく、納品物を確認したうえで作成しましょう。もしここで発注と納品に齟齬があった場合、そのまま受領書を発行してしまうと、変更の対応が難しくなるためです。
押印
一般的に、受領書には責任を明確にするための押印をします。
取引規模が大きいケースでは、会社が正式に発行した文書だと証明するために、角印(会社印)を押すこともあります。小規模の取引では担当者印を押すケースも多いため、押す印鑑の種類については社内ルールに従ってください。
法的に定められているわけではありませんが、押印によって受領書の信頼性が高まります。
受領書の保存期間
取引に際して受領書を発行した場合は、法人であれば7年間保存しなければなりません。この期間は、受領書の発行日からではなく、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算します。
欠損金額や災害損失金額が生じた年度には、10年間の保存が必要になります。また、個人の場合は青色申告・白色申告問わず5年間の保存が求められます。
保存方法は、紙媒体での保存が原則です。ただし、電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)に則った方法で保存するのであれば、電子データとして保存することも認められています。
[出典:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」]
受領書を発行する際の注意点
受領書は円滑な取引を行ううえで欠かせない書類ですが、発行する際は注意も必要です。トラブルを未然に防ぐためにも、以下のポイントを確認しておきましょう。
早めに発行する
商品・サービスを受け取ったら、できるだけ速やかに受領書を発行しましょう。商品・サービスが納品され、注文書と相違がないと確認ができた時点で発行するのが理想です。契約上、受領書の発行期限が定められている場合は、契約内容に従ってください。
必要な受領書の発行が遅れると、取引先の信頼を失う恐れがあるうえ、トラブルにつながる可能性も考えられます。受領書をスムーズに発行するために、担当者や発行期限を社内ルールで定めておくのがおすすめです。
受領書控を保管する
受領書を発行した際は、必ず受領書控を保管してください。取引履歴を確認する際に役立ちます。
受領書控は、受領書と同様に国税庁が「取引等に関して作成または受領した書類」に該当するので、法人は7年間保存しなければなりません。さらに、トラブル発生時には証拠として必要となるため、誤って処分しないように、注意しましょう。
取引き内容を正確に記載する
受領書には、取引内容を正確に記載しなければなりません。受領した商品やサービスの記載漏れや記載ミスがあった場合、請求書発行時などにトラブルが生じる恐れがあります。
また、記載漏れや記載ミスがあると、トラブル発生時に証拠として役に立たないとみなされる可能性もあります。
金銭のやり取りに関する受領書の場合は印紙を貼る
金銭や有価証券の受領書を発行する場合は、印紙を貼らなければなりません。貼り付け場所に法律上の規定はありませんが、一般的には表題の左右どちらかの余白を利用します。書面内に枠が設けられている場合は、そこに貼り付ければ問題ありません。
また、収入印紙には消印が必要です。担当者や会社の印鑑を、印紙と書面にまたがるように押します。割印ともいい、これがないと印紙が無効となってしまいます。
[出典:国税庁:「金銭又は有価証券の受取書とは」]
受領書は正しい内容で早めに発行しよう
受領書は、円滑な取引やトラブル防止に欠かせない重要な書類です。商品・サービスを受け取ったら、正確な内容でできるだけ早く発行するように心がけてください。
請求書受領サービスの記事をもっと読む
-
ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームからお問い合わせください。
お問い合わせはこちら