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請求書の受領メールの文例とは？受け取った後の流れ・注意点を紹介
請求書を受領した旨を伝える「請求書受領メール」。取引先との良好な関係の構築やトラブル防止のために送りますが、どのような文章にすればよいのかわからないという人も多いのではないでしょうか。本記事では、請求書の受領メールの文例を、送る際の注意点とあわせて解説します。
目次
請求書受領メールを送る理由
請求書の受領メールを送る理由は、請求内容や支払期日、振込先といった詳細を確認したことを伝えるためです。
請求書の受領を伝えることで誤認や支払いトラブルを防げることに加え、取引先に安心感を与えられるため、良好な関係性を構築できるでしょう。
請求書受領後の流れ
請求書受領後の流れは次の通りです。
- 請求書の受領メールを送る
- 検印や捺印の確認をする
- 未払い分ファイルに保管する
- 支払い期日までに支払う
- 支払い済みファイルに保管する
各ステップについて、詳しく説明します。
1.請求書の受領メールを送る
請求書の受領メールを送るのは、基本的には受領直後が望ましいです。請求書に記載漏れなどの不備がないかを確認し、なるべく早く取引先に伝えるようにしましょう。
不備がなければお礼の言葉を添えて、仮に不備があれば、その詳細をメールに記載して送信しましょう。
2.検印や捺印の確認をする
検印や捺印が必要な場合は、請求書を担当者に引き継ぎます。検印や捺印は、社内の承認を得た証明として重要です。
ステップ1での確認とあわせて、ダブルチェックをする意味合いもあります。
3.未払い分ファイルに保管する
請求書は未払い分を確実に分けて保存しましょう。出力紙の場合もペーパーレスの場合も、「未払い分ファイル」などを作ってまとめておきます。
支払い漏れを防ぐために、支払期日ごとの管理がおすすめです。
4.支払い期日までに支払う
請求書に記載されている支払期日までに、支払い処理を完了させます。支払いの遅延は信頼の失墜に直結するため、注意が必要です。
5.支払い済みファイルに保管する
支払いが済んだ請求書は、未払い分ファイルから支払い済ファイルに移動させましょう。加えて、「済」のスタンプを押す、もしくは「入金済み」と記載すれば、二重払いや確認漏れを防止できます。後で探しやすいように、請求書の発行日順に整理するとよいでしょう。
請求書の保管期間は法律で定められており、法人の場合は7年、個人の場合は5年が基本です。誤って処分することがないよう注意しましょう。
▷請求書処理の流れとは？課題や自動化するためのポイントを解説
請求書受領メールの文例
請求書には確認が必要なポイントがいくつかあるため、それらをしっかりチェックした旨とお礼を伝えることで、互いに安心感を得ることができます。
ここでは、請求書の受領メールを作成する時に役立つ文例をご紹介します。
文例①
| [件名] 請求書(〇年〇月お支払い分)受領のご連絡 |
| [本文] 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 本日、確かに請求書を受領いたしました。 〇月〇日までにお振込みいたしますので、ご確認のほどお願い申し上げます。 お忙しいところ、迅速にご対応くださり、感謝申し上げます。 ご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。 今後とも、よろしくお願いいたします。 |
文例②
| [件名] 請求書(No.〇)の受領についてご連絡 |
| [本文] 〇〇株式会社〇〇部 〇〇様 株式会社〇〇の〇〇です。 請求書(No.〇)の受領を確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。 速やかなご対応に感謝申し上げます。 期日の〇月〇日までに指定の口座にご請求額を振り込ませていただきます。 引き続き、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます。 |
請求書受領メールを送る際の注意点
請求書の受領メールを送信する際は、取引先を不快にさせないように注意すべき点があります。受領メールを送る前に、ぜひご確認ください。
敬意・感謝を表すフレーズを使う
受領メールには、相手への敬意や感謝の気持ちを表現するフレーズを使うように心がけましょう。付き合いが長く親交がある相手だとしても、ビジネス上のマナーとして、丁寧な表現が求められます。
例えば受領を伝えるフレーズとしては、「受領いたしました」「拝受しました」が適切です。メールで請求書を受け取った場合でも、「受信」を使用するのは避けましょう。
受領メールには、取引先との良好な関係を構築する目的もあります。相手の対応に対し、「迅速にご対応くださり、感謝申し上げます」と感謝の気持ちを表し、「今後ともよろしくお願いいたします」と今後の関係維持への希望を伝えましょう。
受領後は早めにメールを送る
請求書を受け取ったら、受領メールはできるだけ迅速に送るように心がけてください。受領を伝えることで、取引先から信頼を得られるだけではなく、取引の透明性を高められます。
ただし、休日や早朝、深夜などにメールを送信すると、ビジネスマナーに反すると思われる可能性があります。下書きを作成してリマインダーをかけておくなど、必要に応じて送信のタイミングを調節するとよいでしょう。
請求書受領における課題
企業間の取引において請求書は欠かせない書類ですが、管理面における課題もあります。
例えば一般に、請求書の形式や発行方法は企業ごとに異なり、統一されていません。郵送やメール、ファイル共有など発行方法が異なるため、受領に気づかず、振り込みが遅れて取引先に迷惑をかける可能性も考えられます。
また、取引が増えるほど請求書の数も増え、その分管理が煩雑になることで人的ミスも発生しやすくなるでしょう。
請求書受領の課題解決には「請求書受領システム」の導入がおすすめ
請求書受領における課題を解決するには、請求書受領システムが役立ちます。
請求書受領システムとは、請求書の受け取りやデータ化し、仕訳や支払データの作成などを行うサービスです。請求書の入力作業や承認フローを自動化できるため、業務負担を大幅に削減して人的ミスを減らすことができます。会計ソフトと連動できるタイプを選べば、入金管理まで一括で行うことが可能です。
また、各企業内でそれぞれに行っていた作業を外部化して統一することで、確認漏れや形式調整の手間を減らすことができます。
請求書受領システムを導入する場合は、機能や料金プランを比較し、自社と取引先に合ったシステムを選ぶことが大切です。
▷【2024年最新】おすすめの請求書受領サービスを比較｜無料製品や選び方について紹介
請求書受領メールはビジネスマナーを守って送ろう
請求書の受領は、日々発生する業務の一つです。だからこそ取引先と良好な関係を築くためにも、送信時間に配慮するなど、ビジネスマナーを守って受領メールを送信しましょう。
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