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契約書管理台帳とは？必要な項目やメリット・作成する際のポイントを解説
企業が交わす契約に関する情報を管理・整理するための台帳「契約書管理台帳」。契約書が適切に管理されていないと、契約内容をすぐ確認できず、契約違反などのトラブルにつながる可能性があるため、適切に管理しましょう。本記事では、契約書管理台帳とは何か解説します。
目次
契約書管理台帳とは？
契約書管理台帳とは、企業が取り交わす各種契約書を一元的に管理し、必要に応じて速やかに参照できるようにした台帳のことです。
契約書管理台帳には、契約書の作成日・契約内容・契約期間など、各契約を識別するための主要な情報を記載するのが一般的です。
契約書管理台帳を整備することで、企業は多くの契約を効率的に管理できるだけでなく、重要な契約の詳細を正確かつ迅速に把握できるようになります。
契約書管理台帳が必要な理由とは？
契約書管理台帳が必要とされる理由としては、次のようなものが挙げられます。
- 契約内容をすぐに確認できる
- 契約期間・更新時期を適切に管理できる
- 契約書管理を効率化できる
- リスクに備えられる
企業間のあらゆる取引は、契約書に基づいて行われます。何か確認したいことがある際に、どこにどの契約書があるのか、どの部分を参照すればよいのかがわからないと、該当箇所の確認のために多くの時間がかかってしまいます。また、契約内容を正確に把握しておかないと、契約期間や更新期間が超過していることに気付けない可能性もあるでしょう。
契約書管理台帳は、このようなさまざまなリスクに備えるために必要不可欠といえます。
▷契約書管理とは？重要性や管理する上でのポイント・方法について解説
契約書管理台帳に必要な項目
契約書管理台帳に記載すべき一般的な項目と内容は以下のとおりです。
| 契約書作成日 | 契約書を作成した日付 |
| 契約書番号 | 契約を識別するための番号 |
| 契約書のタイプ | 契約の種類(業務委託、売買契約など) |
| 契約内容 | 契約の主要な条件や内容 |
| 契約期間・有効期間 | 契約の効力が及ぶ期間 |
| 保管期間 | 契約書の保管が必要な期間 |
| 自動更新の有無 | 契約の自動更新があるかどうか |
これらの情報を台帳にまとめておくことで、契約の管理や参照が非常にスムーズになります。
契約書管理台帳の主な作成方法
契約書管理台帳は、契約書管理システムやエクセルを使って作成するのが一般的です。
契約書管理システムとは、あらゆる契約を一元管理できるシステムで、更新通知や検索機能など、正確な契約の維持を効率的にサポートする機能が搭載されています。
特に大量の契約を管理する場合に、作業負担を軽減しつつ、各契約の管理ミスを防止できるメリットがあります。ただし、システムの導入には初期費用やランニングコストがかかるデメリットもあるため注意が必要です。
一方のエクセルは複雑な処理には向かないものの、ほとんどコストをかけずに作成できることに加え、自由にカスタマイズできるメリットがあり、比較的小規模の企業や管理する契約書が少ない場合などに適した方法です。
契約書管理台帳をエクセルで作成するメリット
契約書管理台帳をエクセルで作成する主なメリットを2つ解説します。
作成・管理費用を抑えられる
契約書管理台帳の作成にエクセルを使用すると、専用のシステムを導入する場合に比べ、作成や管理にかかる費用を大幅に抑えられるメリットがあります。
企業のPCに既にエクセルが搭載されている場合、契約書管理台帳を作成するための初期費用もその後のメンテナンス費用なども一切かかりません。
自社仕様の契約書管理台帳を作成できる
エクセルはカスタマイズ性に優れているため、自社仕様の契約書管理台帳を作成できるメリットもあります。
契約書管理台帳に記載する項目や分類基準は企業によって異なりますが、エクセルであれば自社に最適な書式を簡単に作成できます。また、契約内容や契約相手ごとにフィルタをかけることができるなど、エクセルならではの柔軟な設計も可能です。
このように自由度が高いため、実用性が高く、より自社に適した契約書管理台帳を作成できるでしょう。
エクセルを活用した契約書管理台帳の作成方法
エクセルを活用して契約書管理台帳を作成する具体的な方法について、5つのステップで解説します。
管理したい項目を洗い出す
まずは、実際に管理したい項目(契約書管理台帳に記載する項目)を洗い出しましょう。
例えば、契約書の作成日・契約内容・取引先の名称・契約の有効期限などが挙げられます。記載する項目にルールはないため、自社が管理しやすい項目や使用頻度が高いと思われる項目を盛り込むことが大切です。
入力する際の手間や、必要な情報を閲覧する場合の使い勝手をイメージし、必要十分な項目を選定しましょう。
フォーマットを作成し情報を入力する
契約書管理台帳に記載する項目が決まったら、台帳のフォーマットを作成します。
この段階では、フォーマットをしっかり固めることにこだわらず、まずは運用を開始できる状態を目指しましょう。エクセルはカスタマイズが容易であり、運用しながら使い勝手を見つつ修正できるためです。
また、記載内容に表記揺れがあると後あとから検索しづらくなってしまうため、情報を入力する際は、表記の統一性を保つことが重要です。例えば、日付は「YYYY/MM/DD」形式に統一したり、プルダウン方式にしたりすることで、入力者ごとの表記揺れを防止できます。
作成後の運用・管理規則を決める
契約管理台帳に情報を入力して形になってきたら、運用・管理規則を決めていきましょう。
エクセルに搭載されている入力規則やプルダウンを活用することである程度の制限は可能ですが、実務で支障なく運用するためには、利用者間でルールを設定する必要があります。
具体的には、ファイルの保存場所や情報の更新頻度、入力担当者の権限などが挙げられます。運用中に混乱が生じないよう、契約管理台帳が常に最新の状態で適切に利用できる体制を構築しましょう。
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契約書管理台帳を作成する際のポイント・注意点
契約管理台帳を作成する際のポイントや注意すべき点を5つ解説します。
作成目的を明確にする
契約書管理台帳を作成するにあたっては、作成目的を明確にしておくことが大切です。目的が曖昧だと運用が複雑化したり、活用されずに形骸化したりする可能性があるためです。
反対に、台帳の作成目的が明確であれば、必要な項目の洗い出しがスムーズに進むだけでなく、完成後の検索性や閲覧性が高まり、契約履行の正確性や管理・作業の効率向上などが期待できます。
担当部署による一元管理を徹底する
契約書管理台帳は担当部署を決め、一元管理を徹底するのがポイントです。
契約情報が部署ごとに分散していると、必要な情報を確認するのに時間がかかるだけでなく、台帳の内容に不整合が生じる可能性があるためです。また、契約情報が散乱していることで、紛失や漏洩などのリスクも高まります。
一元管理を徹底することで台帳の管理体制が統一され、結果的に契約状況の確認や更新が容易になり、セキュリティ対策にもつながります。
有効期限・更新時期を管理する
契約書管理台帳では、有効期限や更新時期を管理することが大切です。これらの管理が徹底されていないと、契約の期限切れや不要な自動更新などのさまざまな問題が頻発する可能性があるためです。
台帳では有効期限・更新時期をしっかりと管理することに加え、こうしたタイミングを見逃さないようにアラート機能を活用するなどの対策をしておきましょう。
情報漏洩に留意する
契約書管理台帳には機密情報が多く含まれているため、情報漏洩に対する対策が必須です。
例えば、アクセス制限によって台帳にアクセスできる人を限定する、データを暗号化する、アクセスログを監視するといった管理体制を構築する方法が挙げられます。
契約の内容はさまざまですが、何らかの機密情報が外部に漏れると企業の信用問題にまで発展するリスクがあるため、厳重な管理体制を整えましょう。
定期的に運用・管理方法の見直し・改善をする
契約書管理台帳の運用や管理方法は定期的に見直すことが大切です。契約を取り巻く状況が変化すれば、最適な運用・管理方法も変わるものだからです。
例えば、契約の数が増える、取引先が変わる、業務内容が変わるといったケースが考えられるでしょう。このような変化に応じて、台帳の最適な管理項目や管理方法が変わるのは想像に難くありません。
具体的な対策としては、あらかじめ見直しの時期や期間を設定しておく方法が有効です。その都度運用ルールが適切かどうかを評価し、改善できるサイクルを整えておくことで、台帳の利便性や正確性が保たれます。
▷契約書管理でよくある課題｜管理方法や課題を解決する方法を詳しく解説
ポイントや手順を押さえて適切な契約管理台帳を作成し、契約管理の効率化に役立てよう
企業が扱う各種契約書を一元管理し、閲覧の利便性を高められる契約管理台帳。契約内容や期限の管理が効率化できるだけでなく、さまざまなリスクを未然に防げます。専用のシステムを利用する方法もありますが、エクセルで十分なケースも少なくありません。自社の効率化を実現できる最適な契約管理台帳を作成・運用しましょう。
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