【2024年最新】契約書管理システムおすすめ18選を比較｜無料製品や選び方・メリット

契約書管理システムとは？

契約書管理システムは、契約書関連の情報をすべてデータ化しクラウド上で管理できる機能を搭載するシステムです。

契約書管理システムの導入により、Excel管理や紙での管理で起こるヒューマンエラーを削減できます。たとえば「更新日を過ぎていた」場合、更新期限をアラートで通知する機能などを活用して対処が可能です。

また、属人化しやすい管理運用を改善し、管理者の手間やコストの削減につなげられます。もし契約書に不備や問題が発生したら、取引先や顧客の信用喪失になりかねません。

契約書管理システムの導入により、契約書の適切な管理を実現しましょう。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムの主な機能は、以下のとおりです。

• データ化機能
• 台帳への入力機能
• 契約書の検索機能
• 契約書更新期限の通知
• バージョン管理機能

それぞれ詳しく解説します。

データ化機能

契約書管理システムの導入により、紙で保管する契約書のデータ化が可能です。

大量の契約書を紙で保管すると、PDF化するためのスキャンに膨大な時間がかかってしまいます。また紙の書類だと分類分けする必要もあり、まとめて保管していなければすぐに欲しい書類を見つけられません。

しかし、契約書管理システムでは書類を箱詰めして提供会社に送付することで、スキャン・データベース化してくれます。また、機密情報の記載がある書類についても出張サービスを利用し、自社まで来てもらうことでデータベース化を行っている場合もあります。

そのため、大量の契約書を一括で管理したい場合やデジタル管理したい企業におすすめです。

台帳への入力機能

契約書管理システムには、台帳への入力機能が搭載されています。

スキャンしたデータをアップロードすると、契約書の題名や当事者・締結日・開始日・満了日などの契約書に付随する情報のデータベース化が可能です。Excelで台帳記入を行う場合は、記入に時間がかかるため負担がかかります。また、手入力の場合はヒューマンエラーのリスクが大きいです。近年はAIの導入で、契約書の内容を自動的に入力・データベース化してくれる契約書管理システムもあります。

台帳への入力機能は、契約をより迅速で正確に行える便利な機能といえるでしょう。

契約書の検索機能

契約書管理システムには、契約書の検索機能が搭載されています。

Excelにも契約書の台帳を検索する機能はありますが、検索に時間がかかり限定的になってしまうため、探している契約書を見つけるのを困難に感じることがあります。しかし契約書管理システムであれば、「この条文を使用した契約書」のようにあいまいな検索条件を指定しても契約書を効率よく探せます。

契約書は早急に必要なケースも多いため、検索速度が向上すれば作業効率も向上するでしょう。また管理も簡単になるため、検索機能は非常に利便性の高い機能といえます。

契約書更新更期限の通知

契約書の更新を紙などのアナログで管理している場合は、更新期限を忘れてしまう可能性があります。

しかし契約書管理システムには、契約書更新期限の通知機能が備わっています。契約書更新期限の通知機能は、更新期限が近づくとメールでアラートを受け取ることが可能です。

また、機能によっては通知先や回数・期限以外の条件設定もできるので、業種や業態に適した設定ができます。契約書更新期限の通知機能を活用することで、契約書の期限切れによるトラブルのリスクを減らせるでしょう。

バージョン管理機能

契約書管理システムには、バージョン管理機能も搭載されています。

複数人で契約書を管理すると、データを間違えて上書きしてしまうリスクがあります。契約書管理システムのバージョン管理機能は、自動保存や任意で上書き前のバージョンへ復元できるなど状況に応じた柔軟な対応が可能です。

また、変更した箇所を特定する履歴の確認もできます。とくに、契約締結する前の契約書作成や修正・関係者との契約書手続きをやり取りする際に活用できる便利な機能といえます。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ場合は、以下のポイントを意識して選定しましょう。

• 求める機能は備わっているか
• 電子契約にも対応しているか
• セキュリティ体制は十分か
• 提供形態は何か
• 費用対効果は得られるか

それぞれ詳しく見ていきます。

求める機能は備わっているか

契約書管理システムによって搭載されている機能が異なるため、自社で必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえば、契約書の申請や承認をスムーズに行いたい場合は、ワークフロー機能が搭載されたシステムの導入がおすすめです。自社の契約書管理で発生している課題を洗い出し、必要な契約書管理システムの機能をまとめておきましょう。

電子契約にも対応しているか

契約書管理システムは、大きく契約書管理に特化したものと電子契約ができるシステムに分かれます。

契約書管理システムのなかでも、電子契約に対応しているシステムを選びましょう。電子契約に対応していれば、紙の契約書で締結する契約プロセスをすべてPDFで置き換えできます。

電子契約により契約書の管理が簡単になるため、契約する際の紙が不要です。また、従来の契約プロセスが簡略化されるため、契約締結の効率化も実現できます。

一方で、電子契約に対応したサービスを導入する場合、システムが社内全体に浸透するまでに時間がかかります。そのため、実際に導入してから効果が実感できるまで少し時間がかかることを留意しておきましょう。

セキュリティ体制は十分か

契約書管理システムを導入する場合、セキュリティ体制が十分か確認しましょう。

契約書は、機密情報が含まれる重要データがほとんどで、情報が漏洩してしまうと企業の信頼喪失など大きな問題になる可能性が高いです。

とくに、ミスによるトラブルを防ぐアクセス制限設定やアクセス履歴の記録などは基本機能として必須です。また、コピーや印刷などの操作にも適切なセキュリティ機能が搭載されているか確認しましょう。

提供形態は何か

契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の提供形態があります。

クラウド型は、AWSのようにインターネット上で利用できるサービスで、インターネット環境が整っていれば導入後すぐに利用が可能です。導入費用がオンプレミス型と比較すると安価で、閲覧権限の設定や運用ルールの策定により安全性の高い運用ができるため、さまざまな企業におすすめです。

一方でオンプレミス型は、社内でサーバーを構築しネットワークへアクセスすることで利用できます。初期費用は発生しますが、買い切りタイプのためランニングコストは発生しません。また基本的には社内利用を想定しているため、外部からアクセスするにはVPNを利用する必要があります。

クラウド型とオンプレミス型の提供形態について、以下の表でまとめているのでぜひ参考にしてください。

費用対効果は得られるか

契約書管理システムを導入する際は、導入するシステムの費用対効果も確認してください。

契約書管理システムにかかる費用は、それぞれのシステムにより異なります。月額固定費用タイプか月額従量課金タイプに分けられますが、搭載された機能や対応範囲により費用が変動します。

そのため、契約書管理システムの費用と機能をよく確認し、自社に必要な機能が備わっているか、費用対効果が得られそうかといった点で検討する必要があるでしょう。

契約書管理システムおすすめ13選比較

契約書管理システムの導入を検討しているものの、多くのサービスがあるためどれにしていいか分からないと悩んでいる企業や担当者も多いはずです。ここでは、おすすめの契約書管理システム13選紹介します。

搭載されている機能や費用をよく確認し、自社に適した契約書管理システムを検討してください。

1.LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、契約書をアップロードするだけで適切な契約書管理ができるAI契約書管理システムです。

あらゆる契約書をすばやくデータ化できるほか、AIが契約情報を自動で抽出し管理台帳を作成できるため、管理台帳作成の手間を削減できます。また、契約締結後に契約書の「監視」体制が確立されているため、契約書を適切に保管しセキュリティリスクを低減できます。

締結後の契約書を適切に管理し、契約書管理における業務効率化を図りたいと考える企業におすすめです。

2.OPTiM Contract

OPTiM Contractは、契約期間をAIが取得し期限前に自動通知できる契約書管理システムです。

Excelに入力していた契約書の情報をAIが自動で台帳に記入するため、データを入力する労力を軽減できます。また、契約中の電子契約サービスと連携すると、契約書の一元管理が可能です。

無料のWeb商談やトライアル期間もあるため、実際の機能を試して導入できます。

3.Hubble

Hubbleは、契約書にかかわるすべての人が使いやすく、煩雑な契約書の管理をシンプルでスムーズに運用するために開発された契約書管理クラウドサービスです。

契約書の一元管理や全自動バージョン管理が可能で、「契約作業がスムーズに進まない」「バージョン管理ができていない」などの悩みを解決できます。また、画面設計がシンプルで使いやすく、さまざまなサービスとのAPI連携が可能です。

サービス利用の継続率が99.9%と高い点も魅力の契約書管理システムといえるでしょう。

4.楽々Document Plus

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が運営する契約書管理や電子帳保存などさまざまな用途で活用できる文書管理システムです。

自動通知や自動更新など期限管理機能が搭載されているため、契約期間の更新忘れなどのミスを防止できます。また、形式問わずあいまい検索ができるため、漏れなく情報を探し出せる点も魅力です。

アクセス制御や持ち出し制御にも対応しているほかアクセスログ管理もできるため、安心して利用できるシステムといえるでしょう。

5.ContractS CLM

ContractS CLMは、契約書の作成やレビュー・承認・締結など契約書管理に関する業務を集約し、効率化を図る契約書管理システムです。

契約書のワークフローを企業に合わせて柔軟な形で設定できるため、契約業務の無駄な工程を削減し締結までの時間を短縮できます。また、すべての契約書を一元管理しアクセス権限を付与できるため、秘匿情報も適切に管理が可能です。

企業の規模を問わず、契約書管理の業務効率化を図りたい企業におすすめです。

6.Contract One

Contract Oneは、あらゆる契約書をデータ化し社内で契約情報を活用可能にする契約DXサービスです。

電子契約サービスとの連携や契約書の主要項目をデータ化するなど、契約書管理に必要な基本機能が搭載されており、別のシステムとの連携ができます。また、データ化した契約書のデータベースをクラウド上に構築し、契約情報を全社員で活用できる点が特徴的です。

紙の契約書管理で多くの時間と労力を要している企業におすすめの契約書管理システムです。

7.契約書管理サービス クラウド版

契約書管理サービス クラウド版は、契約書だけではなく議事録や伝票・通達文書など、さまざまな文書の管理が可能な契約書管理サービスです。

紙書類のデータ化や原本管理・差し込み・満了廃棄処理まで、まとめて依頼できます。そのため、契約書管理のデータ化にかかる作業時間を削減し、従業員はコア業務へ集中できるでしょう。

また、無料でシステムのメンテナンスを行ってくれるため、少しでもコストを抑えて契約書管理システムを利用したい企業におすすめです。

8.マネーフォワード クラウド契約

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成から申請・承認・締結・保存・管理までサポートしてくれるクラウド型の契約書管理システムです。

紙の契約書だけでなく、電子契約も管理画面でまとめて管理できます。また、他社の電子契約サービスから受領する電子契約サービスも締結時に自動で取り込めます。

申請承認履歴とあわせて契約書を一元管理でき、最短数分で契約の締結まで完了できるため、契約書管理の効率化を図りたい企業におすすめです。

9.MyQuick

MyQuickは、煩雑な契約書管理を検索機能や契約期限の自動通知機能で効率化する契約書管理システムです。

更新漏れ防止アラート機能は、月初にまとめて通知や日付情報を2つ利用して通知するなど柔軟な設定ができます。また、電子契約サービスとの連携ができるため、契約書の管理漏れを防げます。

AIによる入力支援や検索と権限管理など、契約書管理を効率化する機能が多く搭載されている点はMyQuickの魅力的といえるでしょう。

10.Ofigo契約書管理Fácil

Ofigo契約書管理Fácilは、あらゆる契約情報の一元管理を実現する契約書の管理や運用に特化した契約書管理システムです。

紙の契約書を電子化しクラウド上のOfigoへ登録することで、会社に出社しなくても契約書を確認できます。そのため、テレワークや時短出勤など働き方改革推進の一助となるでしょう。また、契約書管理で必要な「一元管理」「期限管理」「権限管理」の3つの管理が実現できます。

クラウドでの契約書管理にも対応しているため、サーバーの導入などにかかる手間や時間を減らしたい企業におすすめです。

11.ConPass

ConPassは、紙の契約書と電子契約書を一括管理し、契約業務を効率化する契約書管理システムです。

紙の契約書と電子契約書をクラウド上で一元管理できるほか、要望に応じて書面契約の押印・郵送・受け取り・スキャニング・原本の保管ができます。また、AIによる管理項目の自動抽出機能で、締結した契約書をアップロードするだけで管理台帳の作成が可能です。

契約書管理システムとして50年の運営実績があるほか、セキュリティ体制が確立されている点も魅力の契約書管理システムです。

12.RAQCABI

RAQCABIは、紙と電子契約の一元管理を実現する文書管理システムです。

電子契約書や過去の契約書・紙の締結が必要な契約書でも、クラウド上で一元管理ができます。また、管理台帳を作成できキーワード検索を活用することで、探している契約書を簡単に探し出せます。

そのほか、ファイル共有機能やアクセス権限の設定・電子署名連携などさまざまな機能が搭載されている点も魅力です。

13.イースタンプ

イースタンプは、契約関連業務をワンパッケージで提供している契約書管理システムです。

認印タイプと実印タイプの電子署名タイプに対応しているほか、手書きサイン機能やスキャン保存機能など複数の機能が搭載されています。また、過去に契約した紙の書面も一元管理できるクラウド保管・管理機能も備わっています。

さらに、契約から導入までに必要な設定や操作方法などをサポートしてもらえるため、ITツールに抵抗のある企業にもおすすめです。

【無料】契約書管理システムおすすめ5選比較

実際に契約書管理システムを活用するか分からない企業や、実際の操作感を試してから導入してたい方には無料のシステムもおすすめです。ここでは、無料でも利用できるおすすめの契約書管理システムを5つ紹介します。

1.みんなの電子署名

みんなの電子署名は、機能制限なしで契約書管理機能をすべて利用できる無料の契約書管理システムです。

認定タイムスタンプやユーザー管理・ワークフロー認定など、有料プランと遜色ない機能が無料で利用できる点は魅力といえます。また、電子署名の認証局にAATLの認証を受けたグローバルサインと、時刻認証事業者のセイコーソリューションズの2社が採用されています。そのため、PAdESと呼ばれる長期署名が可能で署名は10年間有効です。

契約業務の効率化を費用を抑えて導入したい企業に企業におすすめの契約書管理システムです。

2.WAN-Sign

WAN-Signは、高機能の電子契約と契約書管理が実現できる契約書管理システムです。

紙と電子契約書を簡単に一元管理できるほか、当事者型から立会人型まであらゆる署名に対応しています。また、外部サービスとのAPI連携ができるため、拡張性の高さも魅力です。

サービス導入前から導入後まで専任の営業担当者がシステムの導入をサポートするため、導入時の不安解消に効果があります。WAN-Signは、電子契約の導入コストを抑えたい、社内に電子契約が浸透するか心配な企業におすすめの契約書管理システムです。

3.クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書で面倒なスキャンからクラウドサイン場への書類情報の入力やデータのインポートを代行する契約書管理システムです。

契約締結日や自動更新の有無・部署名などをさまざまな情報で検索できるため、求めている契約書をすぐに探し出せます。また契約業務の効率化により、印刷や製本・郵送などの作業が不要となるためわざわざ出社して確認する必要もありません。

契約相手がクラウドサインを導入していない場合も契約の締結ができるため、自社だけではなく他社も使いやすい点はメリットです。

4.BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書は、電子帳簿保存法改正に対応した法的効力のある電子契約サービスです。

契約書の発行側も受領側もWeb上で契約を完結でき、進捗状況を細かく確認できます。また、無料会員のまま契約書管理業務の便利機能やセキュリティ機能が利用できます。

5.電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供している契約書管理システムです。

文書の性質や取引先にあわせた契約書の締結ができる点は大きな特徴です。また、差込文書一括送信機能や閲覧制限機能・ワークフロー機能など、他の契約書管理システムでは有料になる機能が標準搭載されています。

機能別に使い方の説明動画の視聴でき導入サポートが充実しているため、円滑な導入が実現できるでしょう。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムを導入するメリットは、次のとおりです。

• 契約書管理業務を効率化できる
• 契約書管理にかかる費用を削減できる
• 契約書管理に関するセキュリティを強化できる
• リモートワークの実現に向けた後押しができる

それぞれ詳しくみていきましょう。

契約書管理業務を効率化できる

紙で契約書を管理する場合は、契約書の管理用台帳を作成したりカテゴリー分けしたりと時間や労力を要します。また、ファイリングする場合は、ファイルを格納する保管場所も用意しなければなりません。

また紙で保管しているため、契約書が必要な時にすぐ見つけられなかったり、更新期限の確認を忘れてしまったりとデメリットがあります。

契約書管理システムを導入すれば、過去に複雑化していた管理業務を自動化し電子契約サービスと連携することで契約書の管理プロセスを明確にできます。そのため、契約書の管理業務の効率化が可能です。

契約書管理にかかる費用を削減できる

契約書を紙で管理する場合、契約書を管理する際に用紙代やインク代・契約書の発送費などさまざまなコストがかかります。

また、契約金額によりますが、紙の契約書を作成すると印紙税を納税しなければなりません。一方で契約書管理システムで電子契約すると印紙税はかかりません。また、電子契約書ではインターネット上で契約書管理ができるため、印刷代や用紙代・郵送料が節約できます。

そのため、契約書管理にかかる大幅な費用削減の効果が期待できるでしょう。

【出典:国税庁「課税文書の作成時期及び作成者」】

契約書管理に関するセキュリティを強化できる

契約書を紙で管理する場合、契約書の紛失や盗難が発生すると、いつどのようにして問題が発生したのか原因の特定が困難です。しかし契約書管理システムには、アクセス権限が付与できる機能やどのようなタイミングで契約書にアクセスしたかを確認するログの確認機能などが搭載されています。

また、通信の暗号化やセキュリティ基準の取得で外部からの不正アクセスを防止する対策を講じているシステムも多いです。そのため、契約書管理システムの導入により契約書管理に関するセキュリティを強化できます。

リモートワークの実現に向けた後押しができる

契約書管理システムのなかでもクラウド型は、リモートワークの実現に向けた後押しができます。

紙で契約書を管理する場合、内容の確認や締結のために出社しなければなりません。しかしクラウド型の契約書管理システムは、ネットワーク環境が整っていれば場所を問わずに契約書へアクセスできます。

そのため、契約書管理のためだけに出社する必要がないためリモートワークの実現が可能です。契約のためだけに出社する必要がないため、従業員の満足度向上にも期待できるでしょう。

契約書管理システム導入のデメリット

契約書管理システム導入のデメリットは、以下のとおりです。

• 普及・浸透に時間を要してしまう
• 導入・運用に費用がかかる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

普及・浸透に時間を要してしまう

契約書管理システムを導入すると、社内全体に普及・浸透するのに時間を要します。

契約書管理システムを導入すると、契約書の検索や電子契約による契約書の作成・捺印などが可能です。しかし、契約書管理システムに搭載された機能を従業員がすぐに使いこなせるとは限りません。そのため、導入後すぐに費用対効果を実感できるわけではない点は注意が必要です。

社内への浸透を早期に促進するためにも、画面設計がシンプルなものや契約書管理システムの研修を行うなど対策を講じる必要があります。

導入・運用に費用がかかる

契約書管理システムの導入や運用には、一定の費用がかかります。また、クラウド型とオンプレミス型それぞれの費用が異なるため注意しましょう。

たとえばクラウド型の場合、初期費用が無料のシステムもあり、比較的安く導入できます。しかし、運用するためにはランニングコストが発生するため、従業員数が多いほど費用が高くなる傾向にあります。

一方でオンプレミス型は買い切りタイプが一般的なため、初期費用は高額になりますが運用費は基本的に不要です。クラウド型もオンプレミス型も導入に費用はかかりますが、費用対効果が得られるシステムの選定が重要になります。

おすすめ契約書管理システムを比較し自社にあった製品を導入しよう

契約書管理における複雑な業務を効率化したい場合は、契約書管理システムの活用がおすすめです。

契約書管理機能には、台帳へ自動で入力する機能や欲しい契約書を素早く検索できる機能など、さまざまな機能が搭載されています。そのため、契約書管理業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。

ただし、契約書管理システムを導入する場合は、自社に必要な機能が備わっているか、セキュリティ体制が確立されているかなど課題を洗い出して選定するようにしましょう。

また、どのような契約書管理システムを導入すべきかわからなければ、本記事で紹介したおすすめの契約書管理システムを比較検討し、自社に適したものを導入するのもおすすめです。