契約書管理でよくある課題｜管理方法や課題を解決する方法を詳しく解説

契約書管理を実施する目的

契約書管理とは、企業や組織が契約に関する書類を効率よく整理し、必要なときに迅速にアクセスできるようにするためのプロセスです。その目的を3つ紹介します。

業務の効率化を図るため

契約書管理を適切に行う目的の一つは、契約書に記載された取引内容がすぐに確認できる状態を保つことです。担当者が必要な情報を探す時間を大幅に短縮でき、業務全体の効率が向上します。特に、複数の契約を同時に管理する企業では、この効率化が業務の円滑な進行に欠かせません。

契約書の整理と保存がしっかりしていることで、必要なときに迷うことなく情報にアクセスできる環境が整うのです。

契約時のリスクヘッジを行うため

契約書管理は、契約を進めるうえで発生し得るさまざまなリスクを未然に防ぐために非常に有用です。例えば、契約内容の見落としや誤解が生じるリスクを減らし、取引先とのトラブルを回避できます。

また、契約書が正確に管理されていれば、万が一の違約や誤解が発生した際にも、すぐに正しい情報に基づいた対応が可能です。このように、契約時のリスクヘッジとして契約書管理は重要な役割を果たします。

トラブルを素早く解決するため

契約書を適切に管理することで、トラブルが発生した際に素早く解決することが可能になります。契約書に記載された取引条件や責任範囲をすぐに確認できるため、迅速に正確な情報に基づいて対応ができるのです。

問題を長引かせることなくスムーズに解決でき、ビジネスへの影響を最小限に抑えられるでしょう。契約書管理は、トラブル時の信頼できる情報源として重要な役割を果たします。

契約書管理でよくある課題

契約書管理には多くの企業が直面する共通の課題があります。これらの課題を理解し、適切に対処することで、業務の効率化とリスク回避が可能になるでしょう。

データ入力に手間がかかる

契約書管理において、データ入力の作業が煩雑であることはよくある課題です。手作業での入力には時間がかかり、担当者のリソースが大幅に削られてしまいます。その結果、他の業務に割ける時間が減り、業務全体の効率が低下することもあるでしょう。

さらに、入力ミスが発生するリスクも伴い、後々のトラブルにつながる可能性もあります。こうした手間を軽減するためには、効率的なデジタルツールの導入が必要です。

必要書類を探しづらい

契約書が適切に整理されていない場合、必要な書類を探すのに多くの時間がかかってしまいがちです。特に、急ぎで確認が必要な場面では、どこに何があるのかが不明確だと業務の進行に支障をきたします。

さらに、探す時間が増えることで、担当者の負担も増大し、ミスや遅れの原因になることもあるでしょう。こうした問題を避けるためには、契約書をきちんと分類し、必要なときにすぐにアクセスできる仕組みが重要です。

スムーズな情報共有が難しい

紙媒体での契約書管理は、情報共有の面で非常に非効率です。複数の担当者が同時にアクセスすることが難しく、コピーやファイルの受け渡しに時間がかかることがよくあります。

さらに、全体に開示すると、情報漏洩のリスクが高まり、重要な情報が外部に流出しかねません。こうしたリスクを回避するためには、適切なアクセス制限とデジタル管理ツールの導入が求められます。

管理書類の属人化が起こる

契約書管理において、原本を現場の担当者が個別に管理してしまうことがあります。その場合、管理部門が契約書を適切に保管できず、契約内容の確認や更新が必要な際に迅速な対応が難しくなるでしょう。

このような属人化は、情報の一元管理を妨げ、組織全体の契約管理体制に悪影響を及ぼします。契約書を管理部門で一括して保管し、誰でも必要なときにアクセスできる環境を整えることが重要です。

更新期限を見過ごしてしまう

更新期限が設けられた契約書を適切に管理できていないと、重要な更新を見逃してしまい、取引やプロジェクトが滞ったり、企業に不利な条件が発生したりすることがあります。

特に、定期的な契約更新が必要な取引では、期限を逃すことが大きなリスクとなるでしょう。こうした問題を避けるためには、契約書の管理を徹底し、更新期限をしっかりと把握できる仕組みが必要です。

契約書管理における課題を解決する方法

契約書管理における課題を解決するためには、効率的な管理方法やツールの導入が重要です。ここでは、具体的な解決策について紹介します。

自社で管理台帳を作成する

エクセルを使って自社で契約書の管理台帳を作成する方法は、手軽に始められる一つの手段です。契約書の項目ごとにシートを分け、契約日や更新期限、取引先の情報などを一括で管理できます。

特にエクセルは、検索やフィルタ機能を活用することで、必要な情報を迅速に確認できる点が便利です。管理システムの導入までは考えていない企業にとって、エクセルでの台帳作成は有効な解決策となるでしょう。

アウトソーシングを活用する

契約書管理をアウトソーシングする方法は、業務負担を軽減する効果的な手段です。法律の専門家や専門の業者に契約書の整理やデジタル化を委託することで、社内のリソースを別の業務に集中させられます。

さらに、契約書の保管や更新期限の管理もプロに任せることで、ミスを防ぎ、効率的な運営が可能になるでしょう。特に、大量の契約書を抱える企業では、アウトソーシングを活用することで、契約管理のプロセス全体をスムーズに進められます。

専用システムを導入する

契約書管理を効率化するために、専用のシステムを導入する方法があります。

契約書管理システムは、契約書の登録、検索、更新期限の自動通知など、さまざまな機能を備えており、煩雑な作業を一元化することが可能です。担当者の負担が軽減され、ミスや情報漏洩のリスクも低減するでしょう。

また、アクセス制限を設定できるため、セキュリティ面でも安心です。特に、多くの契約を抱える企業にとって、専用システムは業務の効率化に大いに役立ちます。

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課題解決に役立つ契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際は、自社の課題を解決できる機能や使いやすさを重視することが大切です。ここでは、選び方のポイントを紹介します。

使い勝手がよく操作性に優れているか

契約書管理システムを選ぶ際には、社員が直感的に操作できる設計が重要です。操作性が優れていれば、社員が迷わずに使用でき、システムの導入後もスムーズに業務を進められます。

ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるシステムであれば、教育コストも抑えられ、業務全体の効率化が図れるでしょう。システムの使い勝手がよければ、契約書の管理がより円滑になり、企業全体の生産性向上にもつながります。

機能が豊富に搭載されているか

契約書管理システムを選ぶ際には、一元管理や期限管理など、リスクを回避するための機能が豊富に搭載されているシステムを選ぶことが大切です。

契約書を一元的に管理できれば、必要な情報に迅速にアクセスでき、ミスやトラブルを防げます。また、期限管理機能があるシステムでは、契約の更新漏れを防止し、企業の運営に影響を与えるリスクの回避が可能です。

こうした多機能なシステムは、契約書管理を効率化し、リスク管理を徹底する助けとなるでしょう。

電子契約に対応しているか

紙媒体から電子契約への移行を検討している場合、電子契約に対応したシステムの導入がおすすめです。電子契約は、契約書の作成から署名、保管までをデジタルで完結できるため、契約業務の効率化に大きく貢献します。

また、紙の契約書に比べて、物理的な保管スペースを必要とせず、いつでもどこでも契約書にアクセスできる点も大きなメリットです。電子契約に対応しているシステムを導入することで、時代に合ったスマートな契約管理が実現します。

セキュリティ対策が充実しているか

契約書には企業の機密情報が記載されているため、セキュリティ対策が充実したシステムを選ぶことが非常に重要です。外部からの不正アクセスやデータ漏洩を防ぐため、堅牢な暗号化技術やアクセス制限機能を備えたシステムを導入することで、情報の安全性を確保できます。

また、内部からの不正利用や誤操作を防ぐためにも、細かい権限管理が可能なシステムが理想的です。セキュリティ対策が強化されたシステムを導入することで、安心して契約書を管理できる環境が整います。

課題解決に適した契約書管理システム

契約書管理の課題を解決するためには、適切なシステムの選択が重要です。ここでは、課題解決に役立つ具体的な契約書管理システムを5つ紹介します。

Hubble

Hubbleは、契約書管理の課題を効率的に解決できるシステムです。

契約書の一元管理はもちろん、全自動のバージョン管理やコメント機能を搭載しており、複数の担当者がリアルタイムで契約書を確認・編集できます。チーム内での情報共有がスムーズに行え、業務効率が大幅に向上するでしょう。

また、契約書の変更履歴も自動で記録されるため、修正点を追跡しやすく、更新漏れやミスを防げる点もHubbleの強みです。

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、契約書管理の課題を解決するための優れたシステムです。

契約書の一元管理をはじめ、AIによる自動分類や重要な契約内容の抽出機能が搭載されており、契約書の整理や確認作業が大幅に効率化されます。

また、期限管理機能も充実しており、更新期限や重要な締め切りを見逃す心配がありません。さらに、セキュリティ対策も強化されており、企業の重要な契約書を安心して保管できる点もLegalForceキャビネの大きな魅力です。

ContractS CLM

ContractS CLMは、契約書管理の課題を効果的に解決できるシステムです。

契約書の作成から締結、更新までのプロセスを一括で管理でき、業務効率を大幅に向上させます。特に、契約書の作成に役立つテンプレートや承認フローの最適化などの機能が充実しており、手作業のミスを減らし、スピーディーな業務進行が可能です。

また、AIによる契約内容の分析機能も可能で、リスクを事前に把握できます。ContractS CLMは、契約管理の全体を効率化する強力なツールです。

OPTiM Contract

OPTiM Contractは、契約書管理の課題を解決するために設計されたシステムで、契約書の電子化を推進し、契約プロセス全体を効率化します。特に、AIを活用した自動入力や解析の機能が搭載されており、煩雑な書類管理をスムーズに進められるのが特徴です。

また、契約期限の自動通知機能があるため、重要な契約更新を見逃す心配がありません。OPTiM Contractは電子帳簿保存法に対応しており、企業の契約書管理をより安心・効率的に進められるツールです。

WAN-Sign

WAN-Signは、高度なセキュリティを標準装備した契約書管理システムです。

特に、電子契約の導入を検討している企業に最適で、契約書の作成から署名・締結・契約管理までをWeb上で一元管理できます。電子署名機能が強力で、契約書の承認作業を大幅に短縮し、紙媒体の契約書に比べて手続きが迅速に進む点が大きなメリットです。

また、契約書の検索や管理も簡単で、更新期限の通知機能も充実しています。WAN-Signは、契約書管理を効率化し、業務をスムーズに進めるための強力なツールです。

契約書管理の課題解決にはシステムの導入がおすすめ

契約書管理の課題を効率的に解決するためには、専用のシステムを導入することが非常に有効です。システムを利用することで、契約書の一元管理や更新期限の自動通知、セキュリティの強化など、さまざまな課題を解消できます。

特に、紙媒体での管理から電子契約へ移行することで、ミスやリスクを防ぎながら業務の効率化が図れ、時間やコストの削減にもつながるでしょう。契約書管理のプロセスを最適化するために、自社に合ったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。