契約書管理はどの部署で行う？管理が不適切な場合のリスクや具体的な管理方法

契約書管理とは？

契約書管理とは、企業間で行う取引や雇用契約といった各種契約に関連する書類を整理し、内容や有効期限を把握して管理することを指します。

取引条件や契約の有効期間など、契約に含まれる重要な情報を的確に管理することで、リスクを避け、企業活動を円滑に進めるサポートとなります。契約内容の把握は、ビジネスの信頼性や迅速な対応にも直結するため、特に重要な業務の一つです。

▷契約書管理とは？重要性や管理する上でのポイント・方法について解説

契約書管理はどの部署で行うのか？

契約書管理は、企業内で特定の部署が担当することが一般的です。具体的にどの部署が担うのか、詳しく見ていきましょう。

各部署で管理する

契約書管理を実際に取引を行っている各部署で行うケースもあります。この方法のメリットは、新たに管理部署を立ち上げる必要がなく人的リソースを抑えられる点と、取引内容を直接把握している部署が契約書を管理するため、情報の連携がスムーズである点です。

しかし、各部署ごとに異なる方法で管理する場合、契約内容の重複や不備が発生しやすく、全体的な管理が煩雑になるデメリットもあります。部署ごとに管理体制を整える工夫が欠かせません。

法務・総務部で管理する

法務・総務部は、企業の契約や法務関連の業務を支える重要な部署です。契約書を法務・総務部で一元管理することで、契約内容や有効期限の把握が容易になり、管理が効率的に行えるというメリットがあります。また、リスク管理の観点からも法的に適切な対応が期待できることも利点です。

しかし、各部署の事情に合わせた管理が難しい点と、一元管理することで各部署との連携が必要となり、情報の共有に時間がかかる可能性がある点がデメリットとして挙げられます。

契約書管理が不適切な場合に生じるリスク

契約書管理が不十分だと、思わぬリスクを招くことがあります。ここからは、具体的なリスクについて詳しく見ていきましょう。

法的義務に関するリスク

企業には、契約書を含む重要な書類を適切に保管する義務が課されています。これを怠ると、法的なペナルティや信頼失墜といったリスクが生じかねません。

契約書の保管は法令で定められており、具体的な期限や方法を守ることが求められます。以下の表に、書類管理に関する主な法令をまとめました。適切な保管体制の整備は、企業の健全な運営にとって欠かせない要素です。

税務調査に関するリスク

契約書管理が不十分だと、突然の税務調査に適切に対応できないリスクがあります。税務調査は予告なく行われることがあり、必要な契約書類がすぐに提示できない場合、調査が長引くことや信頼性に影響が及ぶ可能性があるでしょう。

適切な契約書管理は、税務調査に迅速に対応するための重要な要素であり、企業の信頼性とスムーズな業務進行を守るためにも欠かせません。

トラブルに関するリスク

万が一トラブルが発生して訴訟に発展した際に、契約書管理が不十分だと契約書を証拠として適切に提示できず、不利な状況に陥るリスクがあります。

契約書は企業間の約束事を証明する重要な資料です。その管理が甘いと、権利を守るための主張が弱まり、企業としての立場を危うくする可能性もあります。適切な契約書管理は、万が一のトラブル時に備えるための必須の取り組みといえるでしょう。

企業の信頼に関するリスク

契約書管理が不適切だと、契約に関する情報共有が不十分になり、必要な情報が社内で行き届かなくなるリスクがあります。また、管理ミスが原因で情報漏洩や労働基準法違反、さらにはライセンス契約違反が発生すると、企業の信頼が損なわれかねません。

信頼を維持するためには、適切な契約書管理が不可欠です。信頼を失うと顧客やパートナーからの評価が下がり、ビジネスの継続に悪影響を及ぼす可能性があります。

業務効率に関するリスク

契約書管理が不十分だと、必要なときに契約内容をすぐに確認できず、業務効率が低下するでしょう。契約内容を把握できないまま進めると判断に時間がかかり、結果として生産性が下がる可能性もあります。

効率的な契約書管理は、迅速な対応を可能にし、日々の業務を円滑に進めるための大切な要素です。管理の不備が続くと、全体的な業務のスピードや成果にも影響を及ぼしかねません。

契約書管理の具体的な方法

契約書を適切に管理するための具体的な4つの方法を詳しく解説します。

エクセルによる管理

エクセルで契約書を管理する方法は、手軽で費用がかからない点が大きなメリットです。誰でも簡単に使いやすく、自由にカスタマイズできるため、小規模な契約書管理には適しています。

しかし、契約件数が増えるとデータの検索や更新が煩雑になり、入力ミスや管理漏れが発生しやすくなるでしょう。また、情報が分散しやすく、複数人での共有が難しいため、大規模な管理には不向きといえます。エクセルの限界を理解したうえでの利用が重要です。

▷エクセルで契約書管理をする方法とは？導入する流れやメリット・デメリット

文書管理システムによる管理

文書管理システムは、契約書を含む企業の重要書類を一元的に管理するためのシステムです。この方法のメリットは、検索やアクセス権の設定が容易であり、複数人での共有や変更履歴の追跡が可能な点。管理の効率が大幅に向上し、ミスも減少します。

しかし、導入コストやシステムの操作に慣れるまでの時間がかかる点がデメリットです。さまざまな文書を扱う分、管理すべき項目が多すぎて混乱を招く場合もあります。文書管理システムは、業務規模に応じて適切に導入すると効果的です。

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外部業者による管理

外部業者に契約書管理を委託する方法は、自社のリソースを削減でき、専門知識を持ったプロによる正確な管理が期待できる点がメリットです。また、セキュリティ面でも安心できる体制を整えている業者が多く、リスク管理に役立ちます。

しかし、外部委託には費用がかかり、情報を他社に預けることへの不安や、迅速な対応が難しい場合もあることを考慮しなければなりません。企業の規模やリスク管理方針に応じて、外部業者の活用を検討することが重要です。

契約書管理システムによる管理

契約書管理システムは、契約書のデジタル管理を通じて効率化と適正化を図るためのシステムです。このシステムを導入することで、契約書の検索、更新、共有が迅速かつ正確に行えるようになり、管理の手間を大幅に削減できます。

また、アクセス権限の設定も簡単で、情報漏洩のリスクを抑えた安全な管理が可能です。ただし、自社にマッチした機能を搭載していなければ、逆に非効率的になってしまう場合もあります。業務効率を高めるためには、自社に適したシステムの導入が効果的です。

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契約書管理にシステムを導入するメリット

契約書管理にシステムを導入することで、多くの利点を得られます。それらのメリットについて詳しくご紹介します。

契約内容の管理がしやすくなる

契約書管理システムを使うことで、契約の更新時期や重要な期限をシステム上で簡単に把握できるようになります。システムがリマインダーを通知してくれるため、更新漏れや見落としのリスクが減り、契約内容の管理が非常に効率的になるのが大きなメリットです。

契約の有効期限が切れる前に適切な対応が可能となり、業務の安定性が向上します。システム導入は、管理負担を軽減し、確実な契約管理に役立つ有力な方法です。

検索性・閲覧性が向上する

契約書をシステム上で管理することで、必要な契約書を簡単に検索・閲覧できるようになります。契約書の名称や取引先名、更新日などでフィルタリングでき、探している書類をすばやく見つけられるのがシステムの利点です。業務効率が上がり、時間の節約にもつながるでしょう。

従来の紙ベースの管理に比べて、情報にアクセスしやすくなるため、迅速な意思決定が可能となり、業務の流れも円滑になります。

セキュリティを強化できる

契約書管理システムでは、アクセス制限を設定することで、必要な人だけが契約書を閲覧できる環境を作ることが可能です。重要な情報が不要な人に見られるリスクを減らし、セキュリティが大幅に向上します。

各担当者に応じた閲覧権限を設定できるため、機密情報の漏洩を防ぎつつ、必要な情報だけを必要な人が確認できる仕組みが整います。システム導入は、情報の保護と管理の強化に大いに役立つでしょう。

契約書管理にシステムを導入するデメリット

利点の多い契約書管理システムですが、導入する際には気を付けるべき点も存在します。どのような注意点があるか、詳しく見ていきましょう。

導入運用には費用がかかる

契約書管理システムを導入する際には、初期費用とランニングコストが発生します。オンプレミス型のシステムの導入時にはシステムの設定やデータ移行の手間がかかり、さらに、継続的な運用にはサーバー費用やメンテナンス費用が必要です。クラウド型のシステムであれば、初期費用は抑えられますが毎月一定の利用料がかかります。

また、システムによっては追加のトレーニングやサポートも求められるため、コストが膨らむ可能性もあるでしょう。システム導入を検討する際には、こうした費用対効果を十分に考慮することが重要です。

定着までに時間と労力がかかる

契約書管理システムを導入する際には、業務フローの見直しやシステムの操作方法に関する教育が必要となり、定着までに時間と労力がかかることがデメリットです。

従業員に新しいシステムを浸透させるには、操作方法の研修や実際の業務との調整が必要であり、業務の一時的な負担が増える可能性もあります。こうした負担を軽減するためには、段階的な導入やサポート体制の整備が大切です。

適切にシステムを導入し契約書管理業務を効率化しよう

契約書管理システムの導入は、管理業務の効率化とリスク軽減に大いに役立ちます。初期費用や定着に向けた時間と労力が必要ですが、長期的には業務の安定性とセキュリティ向上につながるはずです。

自社に合ったシステムを選び、適切に活用することで、契約書管理をより確実かつスムーズに行いましょう。