契約書管理とは？重要性や管理する上でのポイント・方法について解説

契約書管理とは？

契約書管理とは、企業間の取引や雇用契約など、さまざまな契約に関する書類を一元的に管理し、必要なタイミングで迅速にアクセスできるようにすることを指します。また、契約の締結日や有効期限といった内容を把握し、更新や遵守の確認を行うことも含まれます。

企業は契約書管理を厳密に行うことでリスクを軽減し、スムーズな業務運営を行うことができます。企業の信頼やビジネスの安定性を維持するためにも、契約書管理は重要な役割を果たすのです。

契約書管理の4つの要素

契約書管理を効果的に進めるためには、意識すべき重要な4つの要素があります。一つずつ見ていきましょう。

一元管理

一元管理とは、すべての契約書を一つの場所や部門でまとめて管理することを指します。これにより、必要な書類を迅速に確認できるだけでなく、契約内容や有効期限の見落としを防ぐことができるのです。

企業にとって、契約に関する情報を分散させずに一元的に管理することは、業務の効率化やリスク回避に大きく貢献します。契約書を理路整然と整理し、いつでも迅速にアクセスできる体制を整えることで、社内のコミュニケーションや意思決定もスムーズに進むでしょう。

項目管理

項目管理とは、契約書に記載された内容を明確に整理し、管理することです。項目管理を行うことで、必要な情報をすぐに確認できるようになります。管理すべき項目としては、以下のようなものがあります。

• 契約の相手方の情報
• 取引金額
• 契約締結日と契約期間
• 支払いについて
• 自動更新の有無

また、社内での管理用に、各契約書に管理番号を割り当て、契約を担当した部門や担当者についても記録するようにしましょう。

期限管理

期限の管理も、契約を遵守するためには欠かせません。契約の更新や終了といった期限を正確に把握することで、無用なトラブルを防ぐことができます。以下は、管理すべき具体的な項目です。

• 契約期間期間の開始日および終了日
• 自動更新の有無と周期
• 契約終了の場合の手続き

各契約書について期限管理を徹底することで、計画的な対応が可能となるのです。

内容管理

内容管理とは、契約書に記載された各項目や条件を明確に整理し、必要に応じてすぐに参照できるようにすることです。契約内容の再確認やトラブル対応を迅速に行うためには、この内容管理が欠かせません。管理すべき具体的な内容は以下のとおりです。

• 契約条項の内容
• 懸念事項
• 両者の役割
• 契約違反時の対処法

この内容管理は、自社のひな形以外の様式で契約書を作成するなど、通常とは異なる対応を行う場合に特に重要です。

契約書管理の主な目的

契約書管理は、ビジネスを円滑に進めるために非常に重要です。具体的にどのような目的があるのかを見ていきましょう。

トラブル回避のため

契約書管理には、情報漏洩や不備による企業の信頼損失といったトラブルを回避する目的があります。契約書が適切に管理されていないと、契約内容の誤解や機密情報の流出などが発生するリスクが高まり、万が一トラブルに発展した場合、企業イメージの低下や取引先との信頼関係の悪化につながりかねません。

徹底した契約書管理を行うことで、企業としてのリスクを最小限に抑え、健全な取引関係の維持に努めましょう。

円滑な組織運営のため

契約書管理には、組織を円滑に運営するという目的もあります。取引条件を速やかに確認できる体制が整っていれば、部署間の連携や迅速な意思決定が可能となり、無駄なトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

契約書を適切に管理することで、組織全体の業務効率を高めることができるのです。

契約書管理のポイント

契約書管理を成功させるためには、いくつか押さえておくべき重要なポイントがあります。具体的に見ていきましょう。

書類の保存義務期間を遵守する

企業には、経営に関する重要な書類を一定期間保存することが法律で義務付けられています。これは、万が一のトラブルや監査の際に契約内容を確認できるようにするためです。契約書においても、保存期間について理解し、適切に管理することが求められます。

契約書に関する関連法令と定められている年数の例を紹介します。

電子契約への切り替えも視野に入れる

電子契約に切り替えることで、紙の契約書管理が不要になり、紛失や破損のリスクを大幅に軽減できます。さらに、契約締結のやり取りがオンラインで完結するため、手続きの効率化も図れるでしょう。

特に、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、法的要件を満たしながら、安全かつ便利に契約管理を行うことが可能です。ビジネス環境が急速にデジタル化する昨今、電子契約への切り替えは重要な検討事項となっています。

契約書管理の主な方法

続いては、契約書管理を効率化するための主な方法について見ていきましょう。

エクセルによる管理

エクセルを使った契約書管理は、簡単に始められ、費用も抑えられるというメリットがあります。セルやシートを自由にカスタマイズできるため、契約内容や期限などをわかりやすく管理できるでしょう。

しかし、各項目は手入力であるため、データ量が増えると操作性が低下し、ミスや更新漏れのリスクが高まります。また、複数人での共有・管理には限界がある点もデメリットです。

契約書を効率的に管理するには、データ量や規模に応じた対策が必要です。

文書管理システムによる管理

文書管理システムとは、契約書を含むさまざまな書類を一元的に管理できるツールです。書類の検索や共有が簡単にでき、更新も自動化されるため、管理負担を大幅に軽減できます。

また、アクセス権限の設定ができるため、情報のセキュリティも確保されます。一方で、システム導入にはコストがかかり、社内での運用ルールの徹底や社員への教育が求められる点はデメリットです。

長期的な業務効率化を目指す企業に適した管理方法だといえるでしょう。

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契約書管理サービスによる管理

契約書管理サービスは、その名のとおり、契約書の管理に特化した機能を備えた専門のツールです。具体的には期限の通知や更新の自動化、検索機能などが挙げられます。

契約書管理サービスを利用することで、契約の見落としが減り、管理効率が向上するメリットがあります。さらに、クラウド型サービスが多いため、インターネットに接続さえしていれば場所を選ばずにアクセスできる点も魅力です。

ただし、サービス利用には月額費用がかかり、契約書の内容によっては、セキュリティ対策の強化が必要になる場合もあります。

契約を結ぶ機会が多く、管理を効率化したい企業に適した方法だといえます。

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契約書管理が不適切な場合のリスクとは？

契約書管理が適切に行われないと、さまざまなリスクが生じます。具体的なリスクについて確認しましょう。

企業の信頼損失

契約書管理が不適切だと、必要な情報が社内で共有されず、取引条件や期限の見落としが発生するリスクがあります。また、契約書の管理が甘く、情報が外部に漏洩すると、取引先や顧客の信頼を大きく損なうことになりかねません。

企業にとって、信頼の損失は取引機会の喪失や企業イメージの低下に直結し、長期的な経営にも大きな影響が及びます。信頼性を維持するには、徹底した契約書管理が欠かせないのです。

業務の遅延・停止

契約書管理が不十分だと、業務に大きな支障をきたすリスクもあります。例えば、ライセンス契約の違反によってシステムが使用できなくなると、業務が一時的に停止し、顧客対応やプロジェクト進行に遅れが出てしまうでしょう。

また、労働基準法をはじめとする法律に対する違反が発覚すれば、罰則のリスクも伴います。このように、業務の円滑な進行を支えるためにも、契約管理は重要な役割を果たします。

生産性の低下

必要な契約内容の確認がスムーズに行えず、業務効率が低下する可能性があることも、契約書の管理が不十分な場合のリスクです。例えば、担当者が契約条件を確認するために複数のファイルを探し回るなどして情報の確認に時間がかかる状況が続くと、本来の業務に取り組む時間が削られてしまいます。

このような非効率が積み重なると、生産性の低下に直結し、業務全体に悪影響を及ぼします。効率的な契約書管理は、日々の業務を円滑に進めるためにも欠かせないのです。

▷契約書管理でよくある課題｜管理方法や課題を解決する方法を詳しく解説

契約書管理において企業がとるべき措置

最後に、適切な契約書管理のために企業が講じるべき具体的な措置について見ていきましょう。

契約書管理部門・担当者を決める

契約書管理を円滑に進めるためには、専任の管理部門や担当者を明確に定めることが重要です。まずは、法務部や総務部など、契約内容に精通した部署を中心に管理体制を整えるとよいでしょう。

また、担当者には契約の更新や期限管理を定期的に確認するよう指導し、組織全体での情報共有を円滑に進める役割も与えます。明確な役割分担によって、管理の徹底とリスクの回避につながるのです。

契約書の管理方法を決める

契約書を管理するにあたっては、紙の原本のみを管理するのか、スキャンしてデジタルデータとしても保存するのかを事前に決めておくことが大切です。

原本は法的効力を維持するために保管が必須ですが、デジタル化しておくと検索や共有が簡単になり、業務の効率が向上します。ただし、デジタルデータとして保存する場合には、セキュリティ対策も重要です。

どちらの方法が適しているかを検討し、組織のニーズに合った管理方法を導入しましょう。

契約書管理の社内ルールを決める

適切な書類管理を行うためには、申請方法や権限の範囲、書類の扱い方など、明確な社内ルールを設けることが重要です。例えば、契約書の作成から保管、更新に至るまでの手順や、誰がどの情報にアクセスできるかを定めることで、管理の一貫性が保たれます。

また、社内で共通のルールがあると、業務の混乱やミスの防止につながり、全社的なリスクの低減が可能です。

契約書管理に関する社員教育をする

契約書管理を効果的に行うためには、社員への教育が欠かせません。社内ルールや管理手順が整っていても、社員がその内容をしっかりと理解していなければ、適切な運用は難しいでしょう。

契約書管理の重要性や具体的な取り扱い方法、リスク回避のためのポイントを社員教育の場で伝えることで、全員が共通の認識を持つことができます。ルールの徹底が図られれば、契約書管理の精度が高まるのです。

契約書管理台帳をつくる

契約書管理台帳とは、契約書の内容や有効期限、更新日などの情報を一元的にまとめたリストのことです。これを活用することで、契約内容の確認や期限の把握が容易になり、管理の効率が向上します。

この台帳は、自社の業務フローに合わせてカスタマイズすることで、さらに実用性が高まります。契約書管理台帳を適切に活用することで、リスクへの備えと業務の円滑化を両立させましょう。

電子契約や専用システムも活用し適切な契約書管理を実現させよう

契約書管理は、企業の信頼を守り、効率的な業務運営を支える重要なプロセスです。自社に適した管理方法を取り入れることで、契約内容の把握やリスクの軽減が図れます。適切な管理方法を実践し、安心・安全な契約書管理体制を整えましょう。