エクセルで契約書管理をする方法とは？導入する流れやメリット・デメリット

エクセルを契約書管理に導入する流れ

エクセルでは、「管理台帳」を作ることで契約書を管理することが可能です。エクセルの機能を活用すれば契約書に関する情報を一元管理できるため、契約内容の把握や整理がスムーズに進み、業務効率も向上するでしょう。

では、エクセルで契約書管理を行うためには、どうすればいいのでしょうか。一般的な導入の流れを説明します。

責任者や担当者を決める

契約書の管理をスムーズに行うためには、まず誰が責任を持つのかを明確にすることが重要です。責任者や担当者を決定することで、契約書の整理や更新、チェックなどの管理業務を効率的に進められるからです。また、万が一のトラブル時にも迅速な対応が可能となり、信頼性の高い契約書管理を行うことができます。

管理する契約書の種類を決める

次に社内に存在する契約書全体を把握し、管理する契約書の種類を決めます。一般的に、売買契約書や業務委託契約書など、重要度の高い契約書を管理します。その際、保管期限も把握し、必要に応じて新たに設定しておくと安心です。

なお、社内の契約書を一元管理をするために、場合によっては支店などからも契約書の原本を送付してもらう必要があることにも留意しましょう。契約書が集まったらファイリングして整理します。

管理する項目を決め管理台帳を作成する

次に、エクセルで契約書管理台帳を作成します。作成する前は、管理する以下の項目をあらかじめ決めておく必要があります。

• 契約書のタイトル
• 会社名
• 契約書の種類
• 締結日
• 更新日(更新期間)
• 有効期限
• 契約金額
• 担当部署・担当者
• 機密保持条項など特定の条項の有無

以上の項目から自社に合ったものを設定し、台帳に記載したら、エクセルで台帳のテンプレートを作成し、情報を入力します。

管理マニュアルや運用ルールを設ける

契約書管理を本格的に始める前は、管理マニュアルや運用ルールを設けることが重要です。管理の一貫性や正確性を保つためにも、契約書の登録手順や保管方法、更新のタイミングなどを決め、全員が理解できるマニュアルを作成しましょう。これにより、業務が属人化せず、組織全体で効率的に契約書管理を行えるようになります。

実際に運用を始める

マニュアルやルールを設けたら、台帳を使って管理を始めましょう。スムーズかつ正確に管理を始めるためには、関係者全員へ運用方法を周知し、共通の理解を持つことが大切です。事前に共有したマニュアルやルールに従ってエクセル管理をスタートさせ、契約書管理の精度を高めましょう。

定期的に見直しと更新を行う

契約内容や関係者の状況が変わることがあるため、運用を開始した後は、定期的に契約書管理台帳や運用ルールを見直すことが重要です。定期的な更新を行うことで最新の情報が反映され、管理の精度がより高まるでしょう。また、運用中に改善点が見つかった場合は、ルールや手順を適宜修正することが大切です。

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エクセルで契約書管理を行うメリット

エクセルを使った契約書管理には、手軽さやコスト削減といった多くのメリットがあります。手間をかけずに管理できるため、業務効率化にも役立つでしょう。ここでは、エクセルで契約者管理を行う具体的なメリットを紹介します。

使い慣れたユーザーが多い

エクセルは、多くの企業で日常的に使用されているため、新たに操作方法を覚える必要がなく、担当者がすぐに管理業務を開始できるのが大きなメリットです。ほかの従業員との共有や情報の確認も手軽に行えるでしょう。

導入コストが低い

エクセルは既に利用している企業も多いため、追加費用をかけずに導入できます。専用の管理システムを導入する場合と比べてコストを大幅に抑えられるでしょう。新しいソフトウェアの購入やライセンス料が不要なため、初期投資を抑えて導入できるメリットがあります。

自由にカスタムできる

カスタマイズ性が高いことも大きなメリットです。パッケージ化された契約書管理システムでは、あらかじめ設定された項目に従う必要がありますが、エクセルなら自社の業務に合わせて項目や関数を自由に編集できます。

例えば、特定の契約内容に応じたフィールドを追加したり、簡単な計算式を組み込んだりすることも可能です。業務内容に沿った管理台帳を作成できるため、運用の柔軟性も格段に向上するでしょう。

エクセルによる契約書管理のデメリット

一方で、エクセルによる契約書管理ではいくつかのデメリットも考慮する必要があります。効率的な管理のためにも、それらの課題をあらかじめ理解しておきましょう。

使い勝手が専用システムより劣る

エクセルでの契約書管理は手軽ですが、専用システムと比べると機能に限界があります。特にデータ量が多くなると、必要な情報を探すのに時間がかかり、手間が増えてしまいます。

また、データの視覚的な整理もシステムほど洗練されておらず、複数の契約内容を管理する際には見づらくなることもあります。管理が複雑化した際は、エクセルでは十分に管理しきれない場合があります。

ヒューマンエラーの恐れがある

エクセルでの契約書管理では、手作業でデータを入力する必要があるため、ヒューマンエラー発生のリスクが高まります。例えば、入力ミスやデータの重複、見落としが発生しやすく、後々のトラブルにつながる可能性があります。誤った情報が残ってしまうと重要な判断に影響が及ぶこともあるため、慎重な管理が求められるでしょう。

セキュリティ対策が取りにくい

エクセルでの契約書管理は、専用システムに比べてセキュリティ対策が難しくなるデメリットがあります。エクセルファイルは、アクセス制限や改ざん防止機能が限られており、重要な情報を取り扱うにはリスクが伴うからです。特に、ファイル共有が必要な場合は情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。

そのため、エクセルを利用する際は、パスワード保護や定期的なバックアップなど、手動でのセキュリティ管理が必要となります。

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エクセルを用いた契約書管理の注意点

エクセルでの契約書管理をスムーズに進めるためには、いくつかの点に注意する必要があります。効率的かつ安全に利用するためにも、事前に確認しておきましょう。

管理項目を絞る

管理項目が多すぎると入力や更新作業に時間がかかり、管理が煩雑になってしまうため、必要な項目に絞ることが大切です。シンプルな項目構成にすることで、作業負担や入力ミスも軽減できます。

契約書を一元管理する

必要な契約書をスムーズに見つけるためには、契約書を一元管理することが重要です。契約内容をすぐに確認したい時に、複数のファイルやフォルダから探すのではなく、エクセルで一元管理しておけば迅速にアクセスできます。また、一元管理により更新日や契約状況を把握しやすく、ミスや確認漏れの防止にも役立ちます。

電子契約と区別する

電子契約と書面の契約書を一緒に管理してしまうと、必要な契約書を探す際に無駄な時間がかかってしまうため、契約の種類ごとに区別し、わかりやすく管理することが大切です。例えば、電子契約と書面契約を別シートに分けたり、エクセル内で明確な区分を設けたりすれば、迅速に必要な情報にアクセスできるようになります。

バックアップを取る

エクセルで契約書を管理する際は、万が一のデータ消失に備えて、定期的にバックアップを取ることが賢明です。パソコンの故障や操作ミスによって重要な契約情報が失われるリスクを減らすためにも、定期的にコピーを保存しておきましょう。クラウドストレージや外部メディアに保存するなど、複数の場所にバックアップを取ることで、安心してデータを管理できる環境を整えることができます。

管理対象を切り替える

エクセルで契約書の管理を新たに始める際には、まず現在進行中の契約書の整理から取り掛かり、過去の契約書を後手に回すと効率的に進められます。最初にすべての契約書を一度に整理しようとすると作業が煩雑になりがちですが、最新の契約から順に進めることで、今後の管理がスムーズになるからです。このように段階的に進めれば、負担を軽減させつつ一貫性のある整理ができるようになります。

エクセル以外で契約書管理を行う方法

エクセル以外にも、契約書管理を効率的に行う方法がいくつかあります。用途や規模に応じた管理方法を見直すことで、さらに業務が円滑に進むでしょう。

紙媒体で管理する

紙媒体での契約書管理は、契約内容を直接手書きで台帳に記入する方法です。この方法は、デジタル機器が苦手な場合でも簡単に管理できる点がメリットです。各契約書に対応した台帳を作り、必要事項を記載することで、すぐに契約内容を確認できます。

また、紙媒体はデジタルデータの消失リスクがないため、安心感もあります。ただし、保管スペースを要するため、定期的な整理と保管場所の確保が求められます。

専用システムを導入する

契約書管理システムを導入することで、契約書の効率的かつ安全な管理が実現します。専用システムは、契約内容の検索や更新が容易な点がメリットです。また、アクセス権限の設定や自動バックアップ機能も備えているために、必要な情報をすぐに引き出せ、セキュリティ面でも安心です。

導入には一定のコストがかかりますが、煩雑な管理作業が簡略化されるため、長期的な業務効率の向上が期待できます。

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電子契約を利用する

電子契約を利用することで、契約書の作成から管理までをデジタルで完結させることが可能です。紙の書類を郵送する手間が省けるため、契約手続きがスピーディーに進み、遠隔地との契約も容易に行えます。

また、電子契約サービスは高度なセキュリティ機能を備えており、改ざん防止やアクセス管理がしやすく、安心して運用できるメリットもあります。さらに、契約内容は自動的に保存されるため、管理や検索も効率的に行えます。

エクセルでも契約書情報を一元的に管理できる

エクセルは手軽に契約書情報を一元管理できる便利なツールです。専用システムや電子契約よりもコストがかからず、必要な情報を簡単に整理・確認できる点が大きなメリットです。

ただし、エクセル管理を正確かつ効率的に行うには、セキュリティ対策やバックアップ、管理項目の工夫が必要です。このように運用方法を整えることで、エクセルでも十分に効率的な契約書管理ができるでしょう。業務に合わせてエクセルをカスタマイズし、契約書管理を始めてみてください。