電子契約とは?書面契約との違いや導入メリット・法的効力について解説

2022/9/18 2022/09/18

電子契約システム

電子契約のデザインイメージとビジネスパーソン

電子契約とは、紙面に印鑑を押印して作成する契約書の代わりに、電子ファイルに電子署名して契約を交わす方法です。この記事では電子契約と書面契約の違いやメリット・デメリットについて詳しく解説しています。これから電子契約の導入を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

電子契約とは

電子契約とは、電子データを利用した契約のことです。これまでは合意内容の証拠として、紙媒体に押印された契約書の利用が一般的でした。しかし、ITの進歩や法改正、コロナ禍といった時代背景により、電子契約の導入に意欲的な企業が増えている状況です。

ここでは、電子契約が普及した背景について解説していきます。

電子契約が普及した背景

電子契約が普及した背景として、コスト削減と業務効率化が挙げられます。従来の紙媒体での契約の場合、契約書作成後に「印刷・製本・押印・郵送」の工程が発生します。どこかで修正が発生した場合は、印刷からやり直さなければなりません。

電子契約にすることで「印刷・製本・押印・郵送」の工程が削減でき、修正があった場合の対応も最小限に留められます。契約書作成後、早ければ数時間で契約締結することも可能です。

このように、契約書関連の手間やコストを削減できるメリットから、電子契約へ移行する企業が増えていきました。また、法律の改正やリモートワークの普及、コンプライアンス強化といった時代背景も、電子契約の浸透を後押ししています。

電子帳簿保存法

電子契約の普及に影響を与えた法律のひとつとして、電子帳簿保存法があります。電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書などの国税関係の帳簿や書類を電子化し、保存することに関わる法律です。

本来であれば、原則として国税関係の帳簿や書類は紙媒体で保存するものです。しかし、この法律により、電子データでの保存が認められました。帳簿や書類を電子化できるのであれば、企業にとってコスト削減や事務作業の軽減が期待できるということです。

1998年の施行から法改正が繰り返され、2015年には電子署名の義務化廃止や金額の上限撤廃、2016年にはスキャナ保存要件が緩和されました。2020年には電子決済の利用明細データも有効となったため、電子契約化に移行しやすい環境が整っている状況といえます。

リモートワークの普及

コロナ禍によるリモートワークの普及も、電子契約が普及した背景のひとつです。移動や出勤が制限されたことで、対面での契約や押印に支障が出るケースが増えてきました。会社に出勤しないため、社員との契約書類を郵送対応に切り替えた企業も存在します。

電子契約であれば、電子契約書上で押印できるため、遠隔にいる相手とも契約を締結可能です。こうしたリモートワーク下での利便性の高さが、電子契約の普及を推し進めました。

コンプライアンスの強化

スキャナ技術の進歩により、紙媒体の偽造が容易にできるようになりました。最近では、記録の改ざんによる不祥事がニュースになることも珍しくありません。

電子契約であれば、「電子証明書を用いた電子署名」「タイムスタンプ」を付与することで、文書の改ざんを予防可能です。コンプライアンス体制を強化できるというメリットから、電子契約化を進める企業も増えています。

電子契約の種類について

電子契約では、電子署名や電子サインを使いますが、両者では認証方法が異なります。そこでここからは、電子署名と電子サインの認証方法や技術をそれぞれ確認していきましょう。

電子署名

電子署名は、電子サインよりもセキュリティが強固な方法といわれています。高度な暗号技術が使用されており、電子署名では第三者による本人認証が可能です。

日本には「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」があります。この法律により、本人による電子署名が手書き署名や押印と同等の法的効力を有することが認められました。

そのため、業務提携契約や大口の取引契約といった重要度の高いケースにおいては、電子署名が使用される傾向にあります。

電子サイン

電子サインはサインの画像データであるため、比較的導入しやすいものです。文書の確認や承認といった用途で使用される傾向があります。第三者認証には対応していないことから、重要度が高い契約に使用されることは稀です。

通常の契約書においては、契約を交わす双方に負担の少ない電子サインを採用し、重要な契約に対しては電子署名を利用してみるとよいでしょう。

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約には、以下のような違いがあります。

電子契約 書面契約
媒体 電子データ(PDF) 紙媒体
署名方法 電子署名 記名押印、署名
締結日時の証明 認定タイムスタンプ 日付記入、確定日付の取得
相互確認 インターネットを介して電子データによる確認 郵送や対面を通じた確認
保管方法 サーバーやクラウドストレージによる電子的な保管 キャビネットによる物理的な保管

こうした違いにより、書類の形式だけでなく証拠力や業務内容、コストも異なってきます。ここからは、電子契約と書面契約の違いについて詳しくみていきましょう。

形式の違い

電子契約と書面契約は、作成後の取り扱いが異なります。書面契約は作成した文書を印刷し製本するため、物理的に取り扱う形式です。

一方、電子契約の場合は電子データ上で契約を締結するため、物理的に取り扱うことはありません。要するに、物理的な取り扱いが発生するかどうかが、両者の違いといえます。

証拠力の違い

書面契約と電子契約では、証拠力に違いはありません。書面契約では、記名や契印、割印により本人確認をします。一方、電子契約の場合は、電子署名を利用して本人確認するのが一般的です。

法的に、電子署名は紙媒体の契約書の押印と同等の効力を認められていることから、署名契約と電子契約の証拠力に差はありません。

業務上の違い

業務上の処理では、電子契約のほうが効率的です。紙媒体の場合、契約書を2部用意し、郵送や対面によって署名や印鑑を押します。また、金額に応じた収入印紙も必要です。

電子契約の場合、ひとつの電子データを使ってオンライン上で契約締結できるため、郵送などの手間が発生しません。さらに、印紙税法の対象となる契約書は紙媒体のものであることから、収入印紙を貼る必要もありません。

このように、書面契約と比べて業務の手間が少ない点が電子契約の特徴です。

コストの違い

コスト面でも電子契約のほうが優位です。書面契約の場合、製本や郵送、収入印紙、契約書を保管するキャビネットといったコストが必要です。一連の業務に時間を要するため、人件費も発生します。

一方、電子契約の場合だと、多くのコストが削減可能です。電子契約サービスの利用料が発生するものの、郵送代や印刷代などが不要になるため、日頃から契約書を取り交わしている企業であればコストメリットがあるでしょう。

電子契約の「立会人型」と「当事者型」

電子契約の署名方式は、立会人型と当事者型の2つに分類されます。2つの署名方式は電子署名の付与者が異なります。ここからは、立会人型と当事者型の仕組みについて解説していきます。

立会人型

立会人型とは、契約を交わす当事者以外の第三者が電子署名を付与する方式です。第三者が立会人として署名を付与することで、契約の正当性を担保します。メール認証を用いた本人確認が一般的です。

ここで押さえておきたいのは、立会人型は本人からの確認を得たうえで、第三者の機能を使って署名しているという点です。あくまで署名自体は本人が署名していることになるため、法的効力も認められています。

当事者型

当事者型の署名形式は、本人が電子署名を付与する方式です。本人確認書類を認証サービス会社へ提出し、電子証明書を発行してもらいます。

マイナンバーカードの公的個人認証サービス「署名用電子証明書」が当事者型の一例です。電子証明書の発行手続きに手間がかかることから、立会人型よりも普及していないのが現状です。

電子契約の法的効力について

電子契約は、紙媒体の契約書と同様の法的効力があります。契約書は互いが条件に合意した証拠となるものです。そのため、電子契約の場合においても、その契約に合意した証拠が認められなければ契約として成立しません。

法律では、本人の署名もしくは押印のあるものが、本人の意志である証拠です。そして、電子署名法によって、電子署名は押印と同等の効果があると認められています。以上の理由から、電子署名が付与された電子契約書は、法的効力を有した合法的な書類といえるでしょう。

[出典:法務省「電子署名及び認証業務に関する法律」より]

電子契約に関する重要な法律

電子契約に関係する法律には、以下の4つがあります。

  • 電子帳簿保存法
  • 電子署名法
  • 印紙税法
  • e-文書法

ここからは、それぞれの法律について解説していきます。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、電子データで国税関係の帳簿や書類を保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

電子帳簿保存法により、大きく分けて以下の3種類による保存方法が認められるようになりました。

  • 電子帳簿
  • スキャナ保存
  • 電子取引

[出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」より]

電子署名法

電子署名法は、電子署名に関するルールが定められた法律です。本人の電子署名が証明された電子署名に関しては、押印や手書きのサインと同等の法的効力があると認められています。

民事訴訟法第228条

文書の成立条件は、民事訴訟法228条によって以下のように定められています。

  • 民事訴訟法228条第1項

文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。

[出典:e-Gov「民事訴訟法 第228条1項」]

  • 民事訴訟法228条第4項

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

[出典:e-Gov「民事訴訟法 第228条4項」]

電子署名法とあわせて覚えておくことで、電子契約への理解を深められるでしょう。

電子署名法第3条

電子文書の場合の文章成立条件は、電子署名法第3条によって以下のとおり定められています。民事訴訟法228条とあわせて覚えておきたい法律です。

  • 電子署名法第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

[出典:e-Gov「電子署名法 第3条」]

印紙税法

印紙税法は、一定金額以上の取引に対して印紙税を支払うことを定めた法律です。電子契約の普及初期において、印紙税が適用されるのかが議論の的になっていました。しかし、国税庁の見解として、電子文書には印紙税が課税されないと明言されています。

理由は、印紙税法で課税文書に該当するものが、紙媒体だと定められているためです。電子データである電子契約書は課税文書にあたらないため、印紙税は発生しません。

[出典:国税庁「文書回答事例」]

e-文書法

e-文書法は、紙媒体での保存の代わりに電子データでの保存を容認する法律です。e-文書法という法律自体は存在せず、以下の法律の総称をe-文書法と呼んでいます。

  • 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
  • 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」

e-文書法により、スキャンした電子データの保存が認められました。電子帳簿保存法との違いは、適用される文書にあります。電子帳簿保存法では「国税関係の書類」に適用されますが、e-文書保存法の適用範囲は「保存が義務づけられているすべての文書」に対してです。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入する場合、コスト削減だけでなく、業務効率化やスペースの有効活用、テレワークの推進といったメリットがあります。メリットを詳しく理解することで、電子契約の導入イメージを深められるでしょう。

ここからは、電子契約の導入で得られる5つのメリットを紹介します。

印紙税節減

電子データの文書は、印紙税法の適用外です。そのため、電子契約書も印紙税の対象にはなりません。紙媒体の契約書の場合、契約数が多ければ印紙税も増えていきます。

電子契約であれば契約数がいくらあっても印紙税が発生しないため、頻繁に契約書のやり取りが必要な企業に対して大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

無駄な業務やコスト削減

紙媒体で契約書を作成する場合、印刷代や保管場所の確保、郵送代、移動費といったコストが発生します。一方、電子契約であれば、それらの費用が必要ありません。

また、紙媒体だと契約書内容の変更が発生した場合、再度書類を印刷し、相手先へ郵送する手間が生じます。電子契約の場合は修正内容をすぐに双方間で確認できるため、紙媒体より迅速な契約書締結が期待できるでしょう。

このように、今まで発生していた契約書関連の業務やコストを削減できる点が、電子契約へ切り替えるメリットのひとつとなっています。

事務作業を大幅に効率化

法人税法では、取引に関連する契約書の保管期間を7年間と定めています(第59条:帳簿書類の整理保存)。つまり、紙媒体の契約書の場合、7年間書類を物理的に保管する必要があるということです。

さらに、契約書の内容を確認したい場合は保管場所に移動し、紙をめくりながら該当箇所を探す手間が発生します。ちょっとした確認作業で多くの時間を費やすことは、業務効率の観点からみて望ましくありません。

電子契約書であれば、保管場所はサーバーやクラウド上になります。内容を確認したい場合はパソコンから即座に閲覧可能です。索引や検索で該当箇所を探せるため、契約書管理の手間も軽減できるでしょう。

[出典:e-Gov「法人税法 第59条」]

保管スペースが不要

紙媒体の契約書の保管には、物理的なスペースが必要です。キャビネットだけで済めばスペースは最小限で済みますが、契約数が多い企業だと資料室を設ける必要性が生じます。

その点、電子契約であれば物理的なスペースは必要ありません。サーバーやクラウド上に電子契約書を保管できるため、書類保管場所に悩むことなく契約書を管理可能です。

テレワークの推進

紙媒体の契約書の場合、印刷や製本、または押印するために出社しなければなりません。コロナ禍当初は、押印をもらうために出社するといったケースもニュースで報じられていました。

電子契約であればデータがサーバーやクラウド上にあるため、遠隔地からでも契約手続きを進められます。遠隔地での業務が可能になることで、テレワーク推進にも繋がるでしょう。

電子契約を導入するデメリットや注意点

メリットの多い電子契約ではありますが、いくつか気になるデメリットや注意点が存在します。それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

書面での契約書作成が義務づけられている契約がある

実は契約の種類によっては、電子契約ではなく、紙媒体の契約書のみが有効とされるものがあります。たとえば以下のような契約においては、紙媒体の契約書作成が義務づけられています。

  • 定期借地契約
  • 定期借家契約
  • 特定商取引法によって書面交付が義務づけられる契約

特に事業用の定期借地契約では、公正証書での契約書作成が義務づけられているため、注意が必要です。このように、すべての契約が電子化できるわけではないことを理解しておきましょう。

システム変更にかかるコストと社内フローの整備

電子契約の導入前には、システム変更や社内フローの整備が必要です。また、それらに付随してシステム変更コストや社員の作業が発生します。電子契約を導入するためには、今までの業務スタイルを抜本的に見直す必要があるということです。

そのため、電子契約書を作成する手順やルール、管理方法といった業務フローを新たに整備する必要があります。また、電子契約サービスの利用料も忘れてはいけません。

スムーズに電子契約へ移行するためには、事前準備が重要であることを覚えておきましょう。

すべての企業が電子契約に順応しているわけではない

電子契約を導入したとしても、すべての取引先と電子契約を交わせるわけではありません。なぜなら、紙媒体の文書で業務している企業も一定数存在するからです。こちらから電子契約を提案しても、紙媒体を指定する企業もいるでしょう。

利便性の高いものではあるものの、電子契約には導入の手間やコストが発生します。電子契約への業務フローが整備されていなければ、メリットを理解していても電子契約に応じられない企業がいても不思議ではありません。

自社が電子契約へ完全に切り替えていくためには、取引先の協力が不可欠ということを覚えておきましょう。

文書情報の改変がないか確認できるようにする

電子データの場合、証拠力を持たせるために改ざん防止を徹底する必要があります。印刷された紙の契約書と異なり、電子データであれば簡単に文書データを変更できるためです。

改ざん防止策として有効なのが、タイムスタンプです。タイムスタンプは、電子契約書が「いつ」存在し「何を」記していたのかを証明する役割を持ちます。第三者機関である時刻認証事業者(TSA)が認証することで、文書を作成した時刻が客観的に保証される仕組みです。

多くの電子契約サービスは、タイムスタンプに対応しています。そのため、文書の改ざんを必要以上に心配する必要はありませんが、タイムスタンプの仕組みを知識として理解しておくことが大切です。

電子契約の内容を正しく理解して導入しましょう

電子契約とは、電子データを利用した契約のことです。ITの進歩やコロナ禍などの背景により、電子契約に移行する企業が増えてきました。法律でも、条件を満たした電子署名であれば、押印と同等の効果があることが認められています。

電子契約を導入した場合、コスト削減や業務効率化、スペースの有効活用、テレワークの推進といったメリットがあります。しかし、電子契約を導入するということは、これまでの業務フローを大きく変更するということです。

また、取引先の企業がすべて電子契約に対応できるわけではありません。メリットとデメリットを理解し、デメリットへの対策を講じたうえで電子契約を導入してみましょう。

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