電子契約システムの平均費用は？導入コストや費用対効果について解説

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• 契約締結・管理の工数を大幅削減
• 実用性が高く使いやすい機能が充実
• 膨大な契約書の管理がラクに

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電子契約システム導入にかかる平均費用

現在ではテレワークの普及といった働き方の変化や、企業におけるコストおよび業務の見直しを背景に、電子契約システムが徐々に普及しつつあります。

電子契約では当事者が契約内容に合意したことの証明として、自署や押印の代わりに電子署名を使用します。

そのため、電子署名をデータ化された契約書に付与するためには電子契約システムを導入しなければなりません。

システム導入と運用にかかる費用は、使用するサービスによって違いがあるものの、導入時の初期費用のほか、平均1～4万円程度の月額利用料と、契約1件につき50～300円の費用が必要です。

(1)電子契約サービスの基本的な費用

電子契約システムの基本料金は、主に「月額利用料」と「契約件数ごとに発生する従量課金」の2つの料金によって構成されています。

このうちの月額利用料に関しては、定額利用料内で標準装備されている機能が多い電子契約システムほど高い傾向にあります。

一方の契約件数ごとに発生する従量課金には主に契約書の作成や送信など、契約締結の一連の工程にかかる諸費用が含まれます。

電子契約システムの多くは従量課金を用いていますが、システムによっては定額料金で「月10件までの契約は無料」といった料金プランを用意しているサービスもあります。そのため、自社の契約数に合わせてプランを選べます。

当然ですが、従量課金は契約数が多いほど費用も高くなります。電子契約システムのトータルの運用コストは、ひと月に約50件の契約数の場合であれば、年額25～50万円程度のコストが必要になると考えておきましょう。

(2)電子証明書の発行費用

電子証明書とは、主に電子署名の本人性を担保するための書類です。紙の契約書と電子契約を比較して例えると、電子署名が紙の契約書の押印にあたり、電子証明書が印鑑登録書の役割を果たすことになります。

さらに、電子契約には、「当事者型」と「立会人型」の2つの契約方法があり、電子証明書は、主に当事者型の電子契約において必要となります。

一般的に企業間の契約において使用される証明書は、国から認定を受けた認証局に身元情報を提出し、本人であることを確認した後に発行されるものを利用しますが、発行の際には、数千円程度の発行手数料がかかります。この手数料は証明期間によって異なるので、注意しなければなりません。

(3)オプション費用

利用できるオプションの内容は、サービス提供会社によってさまざまです。あらかじめオプション料金の詳細が提示されているケースもありますが、見積もりを依頼しないと総額がわからないケースも少なくありません。

オプション機能の種類は、電子契約サービス提供会社によって異なるため、契約する前にどのようなオプションがあるのかチェックし、自社の目的に合ったシステムを選びましょう。一般的に各社がオプションとしてる機能は、以下の通りです。

• 電子契約システム上でのデータの保管を
• クラウドストレージのエリア拡張（保存容量のアップ）
• 条件で契約書を検索できる検索機能
• テンプレートを用いた契約書の作成機能
• 暗号化、データバックアップ、IDやパスワードによる認証
• アカウント保護などの各種セキュリティ機能
• SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールなどと連携する外部システム連携機能

前述のとおり、機能はシステムによってさまざまなので、これらが一律に追加費用が必要なオプションとなるわけではありません。

定額料金内で利用できる標準機能として含まれている場合もあるため、コストを比較する際は、「何に追加費用がかかるのか」に気をつけるようにしましょう。

▷電子契約のメリット・デメリットとは？導入前に知っておくべき注意点も解説

【相場をチェック】電子契約サービス15社の費用を比較

電子契約システム業者は多数あり、基本的なサービス内容が同じ場合でも費用やプラン、取り扱いのオプション機能は異なります。

▷【最新比較】電子契約サービスおすすめ22選！失敗しない選び方も解説！

比較してみると、システム使用料の月額基本料は1万円前後の業者が多いですが、オプション機能の有無や選ぶオプションによって費用の差が出てきます。特に、AI契約書レビュー支援サービスの連携は、選ぶ業者によって対応していないこともあるのでご注意ください。

電子契約システム業者を選ぶ際には費用だけではなく、付属の機能やオプション機能内容を確認して選びましょう。

▷中小企業におすすめの電子契約サービス14選！導入の必要性から手順まで

電子契約の費用対効果

電子契約システム化によって、どれぐらいのコスト削減が実現できるのかについて、気になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、電子契約と書面契約書のコストを比較しつつ、詳しくご紹介します。

書面契約の費用相場

紙の契約書の場合、最も費用がかかるのは印紙代です。200～300万円の請負契約を毎月100件契約を締結していると想定した場合、以下のような諸費用が発生します。

上記のコストを合計すると、月間約27万円、年間だと320万円以上のコストが、契約業務にかかっていることになります。

電子契約の費用相場

一方、同じ条件で、基本料金が月額1万円の電子契約サービスを利用した場合のコストは、以下のとおりとなります。

※契約書は、印刷、製本、郵送の手間がなくなるため、人件費は、1件にかかる作業時間を15分で換算。

上記を合計すると、月間約7万円強となり、紙の場合と比べて費用が約1/3以下で済む計算になります。

上記のほか、電子証明書を利用する契約の場合は、1件につき数千円の手数料が発生しますが、それらを考慮しても、特に「印紙代」が不要な点は、コスト面で大きなメリットとなっています。

また、電子契約書はクラウド上で保存されるため、保管場所も必要ありません。総合的に考えると、電子契約は費用対効果に優れていることがわかります。

▷電子契約の仕組みと導入方法とは？サービスを選ぶポイントも簡単に解説

電子契約の導入による取引先への負担

次に気になるのが、電子契約を導入することによる取引先への負担です。どのような契約方法を選ぶのかによっても、相手方の負担の度合いは異なってくるため、次に詳しく説明していきます。

(1)費用面の負担

双方が「当事者型」の電子契約をする場合は、取引先においても同様の電子契約サービスの利用と電子証明書の発行が必須となり、契約における費用負担は大きくなります。

一方、同じ電子契約でも「立会人型」の契約方法であれば、メールアドレスさえあれば、相手が電子契約サービスを利用していなくても、電子契約の締結が可能です。

ただし、法的な効力や証拠力においては、「当事者型」の方が高いとされているため、そのようなデメリットも踏まえつつ、判断することが大切となります。

(2)手続き面の負担

電子契約システムの導入にあたっては、自社が業務フローを変更するのと同様に、取引先も社内規定や業務フローの変更が必要になる場合もあるでしょう。

さらに、電子証明書を使用する契約方法であれば、認証局への身元情報の提出から電子証明書の発行といった工程が、契約前に発生します。

取引先がすでに電子契約システムを導入していれば、これらの準備や説明に大きな時間を要することはありませんが、導入していない場合は余裕を持った準備期間を設ける必要があります。

▷電子契約は相手方の負担なしで利用可能？よくある問題と対処法も解説

▷電子契約できない契約書とできる契約書の違い｜できない理由と電子化の秘訣

費用以外も大切！電子契約サービスを比較するポイント

電子契約の普及に伴い、電子契約サービスを提供する業者も増えてきました。それぞれに特徴があり、機能によって費用も異なるため、どの業者を選べばよいのか悩むケースも多いのではないでしょうか。

費用の安さはたしかに魅力ですが、費用だけで選ぶと「機能が十分ではない」「使い勝手が悪い」などといった問題が発生してしまいかねません。ここでは、電子契約システム業者を比較するポイントをご紹介しますので、電子契約サービスを選ぶ際に、ぜひお役立てください。

(1)契約数に合ったプランがあるか

電子契約システムでの利用料金は、定額の基本利用料金、もしくは、ユーザー数によって月額料金が変化するプランのいずれかに加えて、契約ごとに1件50～300円の利用料金が加算される従量課金がプラスされていくのが一般的です。

また、上記以外でも、契約10件までは、基本料金に含むといった料金プランを用意しているシステムもあります。

月額料金が低くて従量課金の単価が高いプランや、その逆のプランなど料金体系が一番コストを抑えた運用ができるのかについては、月の契約数によって変わります。

まずは、電子契約が月にどれくらい発生するのかを明確にし、シミュレーションをした上で、コストパフォーマンスの良いサービスを選びましょう。

(2)契約書の証拠力は十分か

民法522条2項では、「どのような形式の契約であっても、法的には有効である」と定められているため、電子契約も、法的に有効な契約形態として認められています。

ただし、取引先との契約トラブルで裁判になった場合に、電子契約が証拠として認められるかどうかは別の論点となります。

電子契約の普及を受け、民事訴訟においても紙の契約書と証拠の有効性に差はないと考えられるようになっていますが、それには契約書に付与された電子署名が契約者本人のものであることが前提となります。

本人確認をメール認証で行う「立会人型」に比べて、認証局によって、より厳格に本人確認を行う「当事者型」が、法的効力や証拠力が高いとされる理由も、本人性の確かさの違いに起因しているのです。

電子契約には当事者型と立会人型がある

先に何度かお伝えした、電子契約における「当事者型」と「立会人型」の2つの契約方法について、改めて詳しくご説明します。

▷電子契約における立会人型と当事者型の違いは？各メリットや選ぶ基準を解説

(3)機能が充実しているか

電子契約システムを選ぶ際に大切なのは、自社のニーズに合った機能が搭載されているかという点です。基本利用料金が高い電子契約システムは機能が充実しているものが多く、反対に基本利用料金が安い場合は最低限の機能しか付加されていないことがあるので、ご注意ください。

基本的な機能としては、オリジナルの契約書を作成する手間を省くためのテンプレート機能、電子証明書の発行、電子署名やタイムスタンプの付与などの機能のほか、社内稟議の進捗を可視化するワークフロー機能などが一般的です。

その他、リマインドメールの自動作成や元本保管機能、タスク管理機能、各種セキュリティの強化機能など自社の用途に合わせたオプションと組み合わせることもできます。

また、海外企業と取引する可能性がある場合には、多言語に対応しているかも確認しておくと安心でしょう。

(4)使い勝手は良いか

自社の目的やニーズに合わせた機能が付いている電子契約システムを選んでいても、操作が複雑で、正しい運用ができないようでは扱う従業員の負担になってしまいかねません。

このため、導入前に電子契約のシステム業者から利用に関するデモやレクチャーを受けておくことが大切です。

電話・メール・チャットなど、導入後の問い合わせにはどのような対応をしてもらえるのか、十分なサポートが受けられるのかについても選ぶ際のポイントにしましょう。

▷【2022年最新】無料で使える電子契約システム10選比較！電子契約書の作り方や選び方

(5)セキュリティは万全か

インターネットを介した電子取引は、情報やデータがいつでもどこでも送受信できるようになるため非常に便利ですが、その反面、サイバー攻撃やウイルス感染などによるインターネット特有のリスクが潜んでいることも事実です。

このようなトラブルに備えるためには、セキュリティの強化が必須となります。

電子契約システムでは基本料金内に、ファイルの暗号化や認証リクエストが付加されていることが一般的ですが、さらにセキュリティを強化するなら、アカウント登録制限、SSO(シングルサインオン)、EV SSL証明書、ブロックチェーンなどの高度なセキュリティ対策を導入するとよいでしょう。

▷電子契約のセキュリティリスクとは？安全に運用するコツと対策方法

▷電子契約における本人確認の重要性となりすまし防止への対策について

自社にとって費用対効果の高い電子契約システムの導入を

電子契約システムを導入するメリットは、コストカットや、契約にかかる事務作業の軽減を図れる点にあります。また、契約内容の確認から契約の締結までを、すべてオンライン上で完結できるため、契約締結にかかる期間を一気に短縮することも可能です。

契約業務は、システム化することで得られるメリットの多い事務業務のひとつです。そのため、ここでご紹介した内容を参考にしていただき、ぜひ自社に合った費用対効果の高いシステムの導入をご検討されてはいかがでしょうか。

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