無料で使える電子契約サービス10選!電子契約書の作り方や選び方も解説

2022/3/20 2022/03/20

電子契約システム

電子契約に電子サインするビジネスマン

電子契約サービスとひと口にいっても種類はさまざまです。本記事では、無料で使用できるおすすめの電子契約サービス10選をご紹介し、基本的な電子契約書の作り方や電子契約サービスを選ぶ際のポイントについても詳しく解説します。

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書に署名・捺印して交わす契約ではなく、データ化した契約文書に電子署名を行うことで締結される契約のことです。

社会のデジタル化推進の流れや、2019年から世界的に拡大したパンデミックの影響もあり、近年は電子契約も急速に普及するようになりました。

実際にビジネスにおける取引で電子契約を依頼されるケースや、日常的にも電子署名を求められるケースが増えてきているかと思います。

デジタル化の推進に積極的な企業と、そうでない企業の方針はそれぞれ異なりますが、社会全体の流れを受けて、電子契約の需要や必要性は確実に高まっているといえるでしょう。

利便性の高いツールやサービスを取り入れて業務効率化を図る場合、電子契約への切替えはぜひ検討したいところです。

電子契約の仕組みと導入方法とは?サービスを選ぶポイントも簡単に解説

電子契約サービスの無料プランと有料プランの違いとは?

電子契約を行う際には、主に電子契約システムを利用することになります。しかし、企業としては、やはり少しでもコスト削減は意識したいところです。そのため、無料プランに十分な機能があるのであれば、必ずしも有料プランを使う必要はありません

そこで気になるのが、無料プランと有料プランの違いについてです。機能における主な違いには、以下のような点が挙げられます。

  • 登録ユーザー数
  • 利用回数
  • 登録可能なテンプレートの数
  • 利用できる電子印鑑の種類

基本的に、無料プランだと機能や利用回数の制限がかかっていることが多く、月の契約回数が多い場合、あるいは契約書の法的な有効性を高めたいときなどは、有料契約を検討した方が良い場合もあるでしょう。

一方で、例えば「契約業務は、月に1回発生するかどうか」というケースであれば、無料プランで十分なことも少なくありません。

利用頻度や利用場面、導入目的などを考慮し、自社に合った電子契約サービスを選ぶことが大切です。

電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

電子契約サービスの選び方

ここからは、電子契約サービスを選ぶ際に重視したいポイントや、適した選び方を解説します。需要が拡大している昨今、電子契約サービスを提供する企業は数多くあるため、あらかじめ選び方のポイントを押さえておくことは必要不可欠だといえるでしょう。

トータルコストの確認

まず押さえておきたいのは、導入と運用にかかるコストです。無料プランで足りる場合は、コストについて気にしなくても問題はありません。

しかし、有料契約を検討する際には、毎月発生している契約件数、および希望する契約形態などから、実際に運用した場合に、どの程度のトータルコストになるのか、予算と照らし合わせながら確認しておく必要があります

無料トライアル期間があるサービスであれば、実際に利用した上でコストを試算しておくと、より正確な予算が立てられるはずです。その上で、費用対効果が本当に高いのかを判断するようにしましょう。

自社に合ったテンプレート機能があるのか

電子契約の魅力のひとつが、サービス提供会社が用意したテンプレートを利用できることです。一般的な契約文書のひな形がいくつか用意されているかと思いますが、多くの場合は、そのまま利用するのではなく、テンプレートをある程度カスタマイズして使用するケースがほとんどでしょう。

そのため、このテンプレートが、どれほどカスタマイズ性に優れているのかという点が重要になります。テンプレートで契約書の基礎を作り、そのうえで自社の契約に適した形に手を加えていくという一連の作業がスムーズにできることが欠かせません。

ワークフロー機能があるか

機能性の高い電子契約サービスには、契約を締結するにあたって必要な一連の業務をサポートする機能も搭載されています。

例えば、社内での申請から承認に至るまでの工程を電子契約サービス内で一貫してできれば、申請から契約締結までワンストップで完結します。このような便利な機能を活用できれば、業務効率化につながる可能性が、より高まるというわけです。

電子契約のサービスを比較検討するにあたっては、こうしたワークフロー機能の有無についても確認することをおすすめします。

コンプライアンスを考慮した運用が可能か

電子契約を活用する際に注意しなければならないのは、コンプライアンス違反のリスクの存在です。

電子契約を含む電子取引で扱う文書は、電子帳簿保存法を始めとした関連する法令に則った運用と保存を行う必要があります。そのため、コンプライアンス上、問題ない運用ができるシステムなのかを、よく見極めなくてはなりません。

さらには、社内のセキュリティ対策としても、ログイン時の2段階認証システムや運用ログを確認できる機能など、さまざまな企業リスクを回避できる機能のあるサービスを選ぶことが望ましいでしょう。

業務効率化ができるか

実際、システム化することで業務の効率が上がるのかどうかは、非常に大切なポイントです。

例えば、契約業務と親和性の高い決裁フローに、すでに導入しているシステムがあるというのであれば、それらと連携できるかどうかが重要です。

連携可能なシステムについては、電子契約サービスによってさまざまですので、複数のサービスを比較検討し、効率的に利用できるものを選ぶようにしましょう。

電子契約における立会人型と当事者型の違いは?各メリットや選ぶ基準を解説

電子契約に印鑑は本当に不要?書面契約との違いや電子印鑑のリスクを解説

無料で使えるおすすめの電子契約サービス10選

ここからは、無料での利用も可能な電子契約のサービスをご紹介します。料金は一律に無料とはいえ、利用できるサービスは、それぞれに異なります。それぞれの特徴やメリットを把握した上で、一番自社の目的に合うシステムを選びましょう。

1.みんなの電子署名

みんなの電子署名は、すべての機能を完全無料で利用できる電子契約サービスです。無料プランと有料プランの区分けがないため、無料で使える利便性の高い電子契約サービスを検討する際には、まずチェックしておきたいサービスのひとつだといえるでしょう。セキュリティ性にも優れており、安心して利用できるのも魅力です。

ちなみに、有料サービスが一切ないわけではありません。契約文書を1年以上保管する場合には、1文書につき月額11円の保管料が発生します(50文書単位で利用可)。

1年以上の保管以外の機能については、すべて無料で使えるため、無料サービスの利用から始めて、使用感を確かめたいという企業に適しているでしょう。

1年以上の文書の保管が有償とはいえ、月額利用料が無料であるコスト面のメリットは大きく、コスト削減と業務効率化の両方が実現できます。

2.クラウドサイン

国内の電子契約市場においてナンバーワンの認知度(※)を誇る電子契約サービス・クラウドサインは、さまざまな外部ツールとの連携が可能になっている便利なサービスです。官公庁や各金融機関も利用している電子契約サービスのため、信頼性が高いのも特徴だといえるでしょう。

フリープランは、契約締結のみを行うことができる仕様なので、多機能ではないものの、その分シンプルで使いやすくなっています。フリープランの登録ユーザー数は1名まで、送信件数は1ヶ月あたり5件までです。

※電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるアンケート調査による

3.freeeサイン(旧NINJA SIGN by freee)

freeeサインは、弁護士監修のもと開発された電子契約システムのため、安心して利用できるのがポイントです。操作手順も非常にシンプルで、システムの利用に不慣れな方でも、比較的簡単に操作できるでしょう。

freeプランは、無料で使いやすさを実感できるお試しプランになっており、アカウントは1つまで、送信件数は1ヶ月あたり1件となっています。

4.BtoBプラットフォーム契約書

導入企業60万社以上、運用実績20年以上という長い歴史と実績を持つ電子契約システムといえば、BtoBプラットフォーム契約書です。安心して利用できるよう、セキュリティ対策は常に万全で、24時間体制で情報漏洩などの事故を防ぎます。

お試しに最適なフリープランは、他社よりも機能制限が少ないためワークフロー機能も利用可能です。ユーザー数は無制限となっており、送信件数は1ヶ月あたり5件まで、保管は1ヶ月3件までとなっています。

5.電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、近年CMでも認知度を高めているおすすめの電子契約サービスです。導入企業は50万社を超えており、最高水準のセキュリティ技術でシステム管理を行っているため、安全性の高さも期待できます。

お試しフリープランは、1ユーザーのみ利用可能となっており、署名方法は契約印タイプです。送信件数は1ヶ月あたり5件まで、文書テンプレート登録などにも対応しています。

6.DocuSign

DocuSignは、世界的に利用されている知名度の高い電子契約サービスです。そのため、導入している企業は100万社以上を誇ります。世界180か国以上で利用されているため44言語に対応しており、グローバルな事業展開のある外資系企業でも利用しやすい点が特徴です。

DocuSignの無料プランは、30日間の無料トライアルプランとなっています。そのため、契約ワークフロー機能などさまざまな業務を効率化させる予定で導入を検討している場合は、まずはお試しとして利用を考えてみるのがおすすめです。

7.リーテックスデジタル契約

経営者からナンバーワンの支持率(※)を誇るリーテックスデジタル契約は、大手弁護士と法学者が監修する電子契約サービスとなっています。

不正ログイン防止機能など、安心安全に利用できる機能をそろえており、業界最高レベルの法的安定性を実現しているのが特徴です。

また、導入にあたっての初期費用は無料になっているため、コストをかけずにペーパーレス化への取り組みを強化できるのもうれしいポイント。1ヶ月あたり送信件数5件まで無料で利用できます。

※日本コンシューマーリサーチ社調べ。「電子契約サービスを扱う10社を対象としたブランド名イメージ調査」より

8.Meeepa

Meeepaは、電子契約や請求業務、精算業務などを総合的に効率化してくれるITツールです。あらゆる書類をペーパーレスで効率的にやり取りできるため、コスト削減に貢献してくれるでしょう。

Meeepaの無料プランは有料版のトライアルとなっており、期間は31日間です。トライアル中はプレミアム版と同じ機能を利用できるため、多くの電子契約を必要とする企業も低コストで導入できます。

9.e-sign

e-signは、2020年にリリースされた、電子国家とも言われるエストニア発の比較的新しい電子契約サービスです。

「電子契約は完全無料の時代へ」のキャッチコピー通り、完全無料でデジタルIDを使った電子署名や契約書の送信が行えます。電子契約の浸透率が非常に高いエストニアと日本に拠点を置く企業が運営しています。

e-signは、完全無料のサービスのため、有料プランはありません。ワークフロー機能などはありませんが、契約締結に特化した機能が備わっているため、シンプルで使いやすいのが特徴です。

10.WAN-Sign

WAN-Signは、脱はんこを推進する電子契約サービスです。GMOインターネットグループと共同開発されたシステムで、実際に多くの導入実績があります。書類のやり取りを簡単に一元管理できるため、業務効率化を図ることが可能です。

無料プランでは、1ヶ月あたり3件まで送信可能となっており、電子証明書発行料は8,000円です。

電子契約書の作り方

ペーパーレス、かつ非対面でも契約の締結が可能になる電子契約は、すでに多くの企業で導入されています。契約書のデジタル化を進めるのであれば、電子契約書の作り方のポイントや手順について知っておくことも大切です。

ここからは、電子契約書の作り方を解説します。

e-文書法の基本要件を満たして作成

電子契約書を作成するにあたっては、文書の電子化について規定した、通称「e-文書法」を理解しておかなければなりません

データで作成した契約書は、紙媒体の契約書に比べて、巧妙な加工による改ざんなどによって悪用されてしまうリスクがあります。

そういったリスクに対応するための法律が、e-文書法です。契約書をデジタルで作成する際には、e-文書法に則って以下の基本要件を満たさなければなりません。

  • 見読性(はっきりと読めるように保管・紙に出力できる状態にする)
  • 完全性(セキュリティ対策を行っている・タイムスタンプなどを用いて日付の改ざんを防いでいる)
  • 機密性(不正アクセスを防ぐ対策を行っている・アクセスには許諾が必要になっている)
  • 検索性(必要に応じて見つけることができる・検索できる仕組みを用意している)

これらの要件を満たすかたちで、電子契約を交わすことが重要です。

保管は電子帳簿保存法に従う

データの状態で作成されている電子契約書は、電子帳簿保存法に沿って保存しなければいけません。この電子帳簿保存法とは、国税や決算関連の書類の電子化と保存、また電子取引を行った文書の電子データでの保管について、ルールを明示した法律です。

電子帳簿保存法における電子データの保存要件を見ていきましょう。

【真実性の確保】

  • 訂正・削除履歴の確保(変更や削除のログをすぐに確認できる)
  • 相互関連性の確保(関連する電子データとの関連性をすぐに確認できる)
  • 関係書類等の備付け(システム関係書類等の備え付けをして保存する)

【可視性の確保】

  • 見読性の確保(すぐ確認できるようディスプレイやプログラム、プリンタ等の操作説明書を備え付け、必要に応じてすぐに出力できる)
  • 検索機能の確保(日付、勘定科目、取引金額など主要な記録項目を検索条件に設定できる・日付もしくは金額は範囲を指定しえて検索できる)

電子契約を行う際は、文書の作成と保存に関して、上記の法令にそった運用をすることで、法的に有効な契約を結ぶことができるのです。

電子帳簿保存法の基本知識を解説!データ保存要件や法改正のポイントとは?

電子契約書の利用の同意を相手から得る

電子契約に限ったことではありませんが、契約は双方の同意がなければ締結できません。電子契約が普及しているとはいえ、これまで紙媒体での契約のみを行っていた企業にとっては、電子契約の安全性や法的効力に不安を感じている場合もあるでしょう。

したがって、電子契約を利用する際には、必ず相手方へ確認を取り、必要に応じて事前に手順等の説明をしておく必要があります。

いまだ紙媒体での契約が主流である現状においては、最終的に相手方から同意が得られず、紙媒体の契約書にて契約を結ぶことになるケースも珍しくはありません。そのため、基本的には電子契約と従来の方法の両方に対応できるよう備えておくと良いでしょう。

電子契約ができないケースとは?対応不可な書類や相手に拒否された時の対処法

作成した契約書はPDFファイル化する

電子契約を交わす際には、すぐに編集できない状態のPDFファイルにするのが一般的です。

しかし、Microsoft社のWordや Excelから単純に変換しただけのPDFファイルは改ざんされやすく、のちにトラブルに発展するリスクを伴います。また、トラブルになった際には、単にPDF化しただけの電子データには、十分な証拠力がありません。

前述のとおり、電子取引にてやり取りした文書は、電子帳簿保存法に定められた要件を満たす形で保存しなければなりません。

電子契約サービスの多くは、そのような法律にそった取引ができる仕組みになっています。安心して電子契約を締結するためには、セキュリティ性に優れた契約書の作成が可能な電子契約システムの利用が望ましいでしょう。

無料で使える電子契約サービスの利用を検討しよう

電子契約サービスは、IT化が進む現代においては非常に需要の高いサービスです。日々締結される大量の契約業務をシステム化できれば、管理工数は明らかに減るため、業務効率化やコスト削減につながる可能性は高いといえるでしょう。

電子契約サービスの導入を検討するなら、まずは無料プランから検討して各サービスの魅力や特徴を把握し、自社に合ったサービスを厳選することをおすすめします。

中小企業におすすめの電子契約サービス14選!導入の必要性から手順まで

個人事業主におすすめの電子契約サービス13選!選定ポイントも解説

電子契約の海外での普及率は?外国企業との電子契約における注意点も解説

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