電子契約に印鑑は本当に不要?書面契約との違いや電子印鑑のリスクを解説

2022/3/16 2022/03/16

電子契約システム

パソコンと捨てられた印鑑

デジタル化が進む現代のビジネスシーンにおいては、電子契約についても正しい知識のもとでの運用は必須となります。本記事では、電子印鑑の意味や電子契約に印鑑が必要なのかを解説します。紙の契約書と比較しながら電子印鑑の役割を理解できる内容となっておりますので、電子契約を利用する機会の多い方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子契約における電子印鑑とは?

電子印鑑とは、パソコン上にある書類に押印するシステムのことです。印影を画像データ化し、電子文書に押印することができますが、この電子印鑑に法的な効力はありません。

電子契約における基本の概念は、紙ベースの契約書と同じと考えて構いません。ただし、契約内容に契約当事者の双方が合意していること、および契約の正当性を証明する方法が、両者で少々変わってきます。

紙ベースの契約書では、一般的に自署と押印のほか、内容によっては印鑑登録書の3点により、上記を証明しているかと思います。

しかし、電子契約の場合は、電子証明書による電子署名やタイムスタンプを電子化された契約内容に付与することによって、契約の正当性と法的効力を担保しています。そのため、電子印鑑の押印の有無が、法的効力に影響することはなく、押印は不要とされています

その理由としては、電子契約は、当事者同士が非対面で契約を交わすことも十分に考えられ、その上で、電子印鑑には、なりすましや改ざんのリスクがあるという点が挙げられます。

このような「本人性」や「真実性」の不確実さといったリスクが大きいことから、電子印鑑単体では法的な効力をもつことが認められていないのです。

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電子契約に印鑑が不要な理由

電子契約も紙ベースの契約書と同じように、双方合意の上で成り立つ契約の証になります。電子契約の場合、電子印鑑は不要であることをお伝えしましたが、ここでは、なぜ不要なのか? について、詳しく解説していきます。

電子署名が法的効力を担保する

電子契約では印鑑の代わりとして、電子署名を付与しています。そのため、電子契約においては、電子証明書を使用して電子署名を付与することにより、下記の2点が証明できます。

  • 契約者本人が作成したこと
  • 作成後に改ざんされていない文書であること

認証局から電子証明書の発行を経て付与される電子署名は、紙ベースの契約書の実印の押印に相当し、契約文書への付与後は、契約の法的効力が発生することになります。

電子署名と電子印鑑の違い

電子署名と電子印鑑の違いは、「法的効力の有無」と「本人性」にあります。

画像が簡単に加工できることを想像してもらうといいかと思いますが、電子データには、巧妙な複製や改ざんが容易にできてしまうというデメリットがあります。それは、印影をデータ化させた電子印鑑においても同じです。

そのため、その印影が、本当に本人の印鑑なのかの本人性の判断が極めて困難であることから法的効力が認められていません

また、たとえ付与されたのが本人の印影データであっても、「付与したのは本人かどうか」が確認できない、非対面で契約を交わすこともある電子契約ならではの背景も、認められていない理由に含まれています。

それに対し電子署名は、電子証明書を利用し、システム上、第三者には書き換えられない方法にて付与される仕組みとなっています。そのため、本人性が担保され、法的効力も発生するのです。

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電子契約の完全性を担保するタイムスタンプ

電子契約においては、電子署名により「本人性」と「非改ざん性」の2点を証明することができますが、「いつ」については、署名で証明することはできません。

その点を補うのが、このタイムスタンプです。第三者機関により付与されるタイムスタンプは、以下の2点を証明するものです。

  • 存在証明:刻印された時間以降に該当する文書が存在していたこと
  • 非改ざん証明:刻印された時間以降該当する文書が改ざんされていないこと

このように、タイムスタンプは電子文書の「いつ・何を」を証明し、電子契約における完全性を担保する目的として利用されます

ただし、このタイムスタンプについては、法改正により、これまで文書の送信側と受信側の双方のタムスタンプが必要とされていた点が、送信者側のタイムスタンプのみでOKになったり、そもそも訂正・削除ができないシステムにおいて取引された文書については、タイムスタンプ自体が不要となったりするなど、要件が大きく緩和されています。

紙の契約書における印鑑の法的な意味について

紙の契約書における印鑑は「記録として残された情報を確認した」という意味合いで使用されています。

印鑑には、主に「実印」と「認印」の2種類がありますが、正式な契約書に用いられる印鑑は、法人印・個人印ともに、行政機関に登録した実印で、他に同じものがない唯一無二のものという大前提があります。

法人印の場合は、法人申請の際に登記所に印鑑を申請する義務がありますが、個人には、「実印」を登録する義務はありません。

ちなみに、そもそも紙の契約書には、なぜ押印が必要なのかの点については、民事訴訟法において、次の定めがあることを理解する必要があります。

4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

[出典:e-Gov 民事訴訟法第228条第4項]

つまり、紙の契約書における印鑑は署名と同様に法的効力をもつとされ、本人の意思に基づく同意として認められているのです。

ちなみに、上記の条文では、実印と認印の区別はされていないため、法律上は、押印した印鑑が認印であったとしても法的効力は発生すると考えられます。

電子契約と書面契約の違い

これまでご説明したとおり、電子契約と書面契約では、「印鑑」の役割が大きく異なるため、しっかりと理解しておく必要があります。その決定的な違いについて、改めて整理しておきましょう。

電子契約は「印鑑不要」

電子契約において、書面契約の印鑑に相当するのが「電子署名」であり、印鑑登録書の役割を果たすのが「電子証明書」となります。

法律上も、2001年4月に施行された電子署名法にて、印鑑と電子署名は同等の効力があると認められているため、電子契約には印鑑の代わりに電子署名を用いています。そのため、電子印鑑の押印の有無が、電子契約の法的効力に影響することはありません

書面契約は「印鑑必要」

前述のとおり、文書での契約の場合は、内容を確認し、同意したという意思表示のために印鑑を使用します

法律上は、本人もしくは代理人の署名か押印のいずれかによって、契約が成立したことを認める内容になっていますが、社会通念上のルールとしては、署名と押印の両方を求められることが主流であるといえるでしょう。

加えて、実印を使用する場合は、本人性をより確実にするため印鑑登録証明書の添付を求められることもあります。

電子契約における電子印鑑の役割

電子契約において電子印鑑は、法的効力がないため必ずしも必要ではありません。しかし、電子契約を導入する上で電子印鑑は、次の3つのような役割が期待できます。

(1)社内用の書類に利用

テレワークが推進されている社会背景においては、企業のバックオフィス業務の改革も同時に求められるようになりました。なかでも、課題のひとつとなっているのが、日本にいまだ根強く残る「ハンコ文化」です。

このような形式的な慣習により、社内文書といわれる稟議書・見積書・各種届出書類などに押印を必要とする社内規定があり、そのためだけに出社しなければならないといった非効率な業務が発生していたのです。

電子印鑑は、このような社内文書においては、十分に利用することが可能です。場所や時間にとらわれずに、契約前の稟議書の承諾や決裁が行えるため、電子契約前の業務フローの効率化に役立てることができるでしょう。

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(2)契約の締結がひと目で分かる

電子印鑑に法的効力はありませんが、単なる形式的な押印であっても、押印があることで契約締結が視覚的に分かりやすくなるというメリットはあります。

また、文書での契約に慣れている企業にとっては、慣習としての「押印」が安心感を与えてくれるケースもあります。

契約は双方にとって重要な業務であるため、契約を締結したという意識づけのために、電子印鑑を有効に使うことは、一概に無駄とはいえない側面もあるでしょう。

電子契約で電子印鑑を使うリスク

電子契約においても電子印鑑は、一定の役割があるとお伝えしましたが、リスクもあるため注意が必要です。

セキュリティ対策のなされていない電子印鑑は、比較的安易に複製や加工などができてしまいます。そのため、印影データが悪用されてしまう可能性があるのです。

さらに、一番危惧しなければならないのは、印影データから、印鑑を偽造されてしまうケースです。

印影データを使用した電子印鑑には法的効力がないとはいえ、このような悪用リスクを避けるには、印鑑のデータ化は、認印、もしくは角印に留めておくことをおすすめします。

電子契約を利用する3つのメリット

次に、電子契約を利用する3つのメリットを詳しく解説していきます。

1.コスト削減

電子契約を利用する最大のメリットは、コストの削減ができることです。

  • 印紙代
  • 郵送代
  • インク代
  • 印刷代
  • 用紙代

上記のような書面の契約書で当たり前のようにかかっていたコストが削減できます。

なかでも、特に大きいのが印紙代のコストです。印紙代は、契約金額や契約件数によって異なりますが、例えば、契約金額が1千万円以上5千万円以下の場合は、1件(1冊)につき2万円の印紙税(印紙代)がかかります。

そのため、同じ契約書を2冊作成し、契約当事者が各自1冊ずつ保有する場合は、それぞれの契約書に印紙を貼る必要があるため、1件の契約であっても、2件の印紙代がかかることになります。

一方、電子契約は契約金額にかかわらず、印紙税の対象とはならないため、印紙代が一切かかりません。印紙代の削減は、頻繁に契約を締結する企業にとって、大きなコスト削減につながります。

2.業務効率化

電子契約の利用には、事務作業の軽減による業務効率化が図れるメリットもあります。具体的には、書面契約の際に発生していた、次のような事務作業が不要、もしくは軽減されます。

  • 契約書の印刷および製本
  • 郵送の手続き
  • 収入印紙の購入、貼付
  • 契約書保管スペースの整理

この一連の事務作業がなくなることで、業務にかかる時間が大幅に短縮されます。また、社内稟議書の提出や承認業務もオンライン上で行うことで、場所に縛られることなく、出先でも業務を進行できるようになります。

時間や手間の無駄を少しずつ削減し、限られた業務時間と労力を有効活用することで生産性の向上が図れるのです。

3.テレワーク対応

テレワークへの対応ができるのも電子契約のメリットです。新型コロナウィルスの影響もあり、働き方の多様化が進みテレワークを採用する企業が増加しました。

しかし、書面での契約には、自署や印鑑が必要なため、そのような手続きのためだけに出社を余儀なくされるケースも少なくありません。

電子契約の場合、インターネット環境さえ整っていれば、場所や時間を問わず契約を締結することができます。今後もテレワークへ移行する企業が増えてくると考えられるため、このような「働く場所にとらわれない」電子契約は、導入のメリットがますます大きくなるといえるでしょう。

電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

基本的に電子契約で印鑑は不要

電子印鑑に法的な効力がない理由、および電子契約において電子印鑑が不要とされている点について、詳しく解説させていただきました。

法的効力のない電子印鑑ではありますが、一方で、稟議書・見積書・各種届出書などの社内文書などへの活用は可能です。ただし、安易に使ってしまうと、悪用されるリスクもあるため、取り扱いには十分に注意を払う必要があります。

電子契約の導入や社内文書の電子化を進める際には、電子印鑑に対する理解も十分に深めておきましょう。

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