電子契約書とは?仕組みやメリット・おすすめの作り方や注意点を解説

記事更新日:2022/03/26

電子契約システム

電子契約を締結するビジネスパーソン

「電子契約書の作り方がわからない」と頭を悩ませてはいませんか? 電子契約書は、専用サービスを使って作ると効率的です。この記事では、電子契約書の仕組みやメリット、注意点を解説。また、おすすめの作り方、安心して利用できる電子契約サービスについてもご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

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電子契約サービス

  • 製本・押印・印刷の手間を削減
  • オンラインで素早く締結
  • 紙の契約書もすっきり一元管理
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「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から契約の申請承認フロー・契約締結・保管をクラウド管理できる電子契約サービスです。紙の契約書を発行する際に必要な印刷・製本・押印・郵送などの手間や時間、郵送費ほか締結にかかるコストを削減できます。紙の契約と電子契約の一元管理が可能で、契約管理の業務効率化を実現します。

電子契約書とは?

電子契約書とは、PDFなどの電子データで契約書を作成し、データのままネット上で保管する契約書のことです。

この電子契約書は、紙の契約書に比べて、管理コストが削減でき、かつ契約締結までの工程をスピーディに進められるといった、さまざまなメリットが得られるだけでなく、要件を満たすことで紙の契約書と同様の法的効力や信頼性を有しています。

ここ数年は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワークを導入する企業が増え、電子契約書が注目されるようになりました。また、電子契約に関する法律の整備が進められており、今後さらに普及していくと予測されます。

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電子契約書の基本的な仕組み

電子契約書は、電子文書を作成したのち、紙の契約書での押印に代わるものとして電子署名・電子証明書・タイムスタンプを組み合わせ、本人性や非改ざん性の確保、存在証明を行う仕組みとなっています。

・電子署名とは
電子署名は、基本的に、第三者機関である認証局が発行する電子証明書によって本人確認を行った上で付与されます。電子契約書においては、この電子署名が、書面の契約書の捺印と同等の役割を担い、当事者が契約内容に合意したことを証明する役割を持っています。

・電子証明書とは
電子証明書は、いわば印鑑証明書の役割を果たします。電子証明書は、契約の当事者が認証局へ身元情報を提出し、認証局が本人確認を行った上で、電子証明書が発行される仕組みとなっています。

・タイムスタンプ
電子契約書の存在と改ざんされていないことを証明するもので、割印の役割を担います。タイムスタンプは、必ず時刻認証局が発行するものを使用しなければなりません。

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(1)電子契約書に備わっている機能

電子契約書を作成するツールやサービスには、契約に必要なさまざまな機能が備わっています。機能の一例を挙げると、以下の通りです。

  • 文書作成機能:テンプレート、ワークフロー管理、タスク管理など
  • 電子署名機能:電子署名、タイムスタンプ、電子証明書の発行など
  • セキュリティ機能:アクセス制限、承認者設定、修正履歴やログなどの記録、暗号化など

ただし、搭載されている機能はツールやサービスによって違いがあるため、自社にはどの機能が必要なのか見極めることが大切です。

(2)電子署名を使って電子契約が締結する流れ

電子署名を使って電子契約をする際の一般的な流れは、以下の通りです。

  1. 電子契約書ツールやサービスで電子契約書を作成
  2. 電子契約書ツールやサービス、メールなどで契約書を相手へ送信
    (送信時に電子署名やタイムスタンプの付与と暗号化が実行される)
  3. 相手が電子契約書を確認し、契約内容に問題がなければ返信
    (ここで相手方の電子署名が付与され暗号化が実行される)
  4. 契約締結

電子契約には、大きく分けて「当事者型」と「立会人型」の2種類があり、上記は、当事者型で電子契約を締結する際の流れとなっています。この当事者型では、双方で同じツールやサービスを使用しなければならない点に注意が必要です。

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電子契約書のメリット

これまでの契約業務においては、契約書面の作成と製本、社内の承認、そして、署名・捺印など出社しなければいけない作業が含まれており、テレワークを導入する企業では、これらの工程が業務効率化のボトルネックとなっていました。

しかし、電子契約では、契約締結だけでなく、契約にかかわる一連の業務が全てオンライン上で完結します。ここでは、電子契約書のメリットについて解説します。

(1)印刷代や印紙税を削減できる

紙の契約書であれば、作成するための用紙やインク代などが必要になり、契約が締結すると相手企業に契約書を郵送する郵便代も発生します。一方、電子契約書であればこれらがすべて不要になるため、コスト削減ができます。

また、書面の契約書に課税される「印紙税」ですが、電子契約では、記載される契約金額にかかわらず、印紙税の対象とはならないため収入印紙の貼付は必要ありません。

(2)契約締結までの時間を短縮できる

紙の契約書で契約を締結する場合は、「契約書の作成→印刷→製本→押印→郵送」といったプロセスを踏まなければなりません。

そして、契約書の郵送後は、相手企業からの契約書の返送を待つ必要があります。一連のプロセスには早くても数日、長い場合は2~3週間かかることも少なくありません。もちろん対面で契約を交わすにしても、今度は日程調整が必要となるでしょう。

一方、電子契約書であれば、印刷や製本、押印、郵送のプロセスがカットでき、契約締結にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。短縮された時間を他の業務に充てれば、会社自体の業務効率や生産性の向上にもつながります。

(3)契約書類の管理が容易になる

契約書は、税法上は7年間、会社法では10年間の保管が義務付けられています。紙の契約書の場合は、当然ですが物理的にスペースを確保しなければなりません。数年に渡っての保管となれば、頻繁に契約が発生するような企業では、保管スペースのためのコストが発生することも珍しくはないでしょう。

一方、ペーパーレスである電子契約書は、自社サーバーや、クラウド上にて契約書のデータを保管する仕組みとなっています。そのため、物理的なスペースが不要となり、今まで書類を保管していたスペースの有効活用やコストカットができます。

(4)コンプライアンスが強化される

電子契約書では、電子署名とタイムスタンプを組み合わせて契約の法的効力を担保しています。また、システムの中には、電子契約書の削除や修正を行った履歴がすべて記録される機能を備えているサービスもあり、アクセス履歴や編集履歴などから、「誰が」「何を」したのかがすぐに割り出せるのです。

セキュリティ面においても、閲覧権限などのセキュリティ対策を強化しておけば、無断複写や改ざん、盗難のリスクは低くなります。

一方、紙の契約書の場合、一般的には施錠したキャビネットや保管室などで管理しているかと思います。ただ、施錠しているとはいえ、鍵や入退室の記録の管理が徹底されていないケースも多く、そのような状況では、セキュリティ対策が万全とはいえないでしょう。

つまり、電子契約書の導入により、情報漏洩への対策やコンプライアンス強化を24時間365日実施できるようになるのです。

(5)契約期限の確認漏れを防止できる

企業によっては膨大な量の契約を管理しているところもあり、そのような場合、「契約期限」の確認作業に、時間を取られているケースも少なくありません。

電子契約システムの場合、契約期限が迫っていることを知らせてくれるアラート機能が搭載されているサービスもあります。そのため、契約の更新漏れといった思わぬミスを防止できるのがメリットです。

また、多くの電子契約サービスやツールには検索・索引機能が搭載されているため、契約内容をすぐに抽出でき、事務作業の効率化も実現できます。

(6)リモートワークやテレワークに対応しやすくなる

先にお伝えした通り、電子契約では、契約書の印刷や製本作業、契約書への捺印は必要ありません。インターネット環境さえあれば、時間や場所を問わずに契約業務が完了できるため、テレワークや在宅ワークを導入している企業においても、出社することなく契約業務を円滑に進めることができるようになるでしょう。

自社に限らず、取引先がテレワークを取り入れている場合も、電子契約によりスムーズな契約の締結が可能になります。

電子契約書の作り方は?

電子契約書の作り方について、契約書に記載すべき内容は基本的に紙の契約書と変わりません。

ただし、そもそも契約前に「電子契約書の利用を相手企業の同意を得ること」と、データ化や保管に関しては、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの電子文書についての要件を定めた法令に準じた取り扱いを行うこと、の3つのルールを守らなければいけません。

電子契約書に関しては、電子契約サービスを利用せずに作成することもできますが、定められた要件を満たしていない場合は、「本人性」や「非改ざん性」の立証が不十分であると判断される可能性もあります。そうなれば、契約の法的効力が認められないといったトラブルにつながってしまうでしょう。そのため、電子契約は、電子契約サービスを利用して行うことをおすすめします。

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おすすめ電子契約サービス5選

電子契約サービスを提供している会社は多数あります。基本的な機能はほとんど変わりませんが、細かい仕様の違いや機能の有無が、自社の業務効率の向上に大きく影響することもあるため、違いを把握した上で検討するようにしましょう。

ここでは、おすすめの電子契約サービスを5つご紹介します。

(1)CloudSign(クラウドサイン)

CloudSign(クラウドサイン)は弁護士監修の下で開発された、日本の法律に特化した電子契約サービスです。

導入実績が豊富で、国内でも自動車メーカーや旅行会社、人材派遣会社などの大企業をはじめ、ベンチャー企業や自治体など約30万以上の企業での導入実績があります。

また、100以上の外部システムとの連携が可能なため、既存のワークフローシステムや人事労務システム、文書管理システムなどを活用でき、契約業務にとどまらない、包括的な業務の効率化が図れます。

さらに、サポート体制が厚いのも魅力です。導入前には社内検討用資料の作成サポートや導入コンサルを受けることができ、導入後も課題解決セミナーやチャットサポートなどを実施しています。

料金プランも月額11,000円(税込)からスタートでき、ユーザー数に制限がなく低コストで始められ、サポートも充実していることから、特に初めて電子契約を利用する企業におすすめです。

(2)GMOサイン

GMOサインも、大手企業や自治体など、全国で50万社以上に及ぶ企業への導入実績がある、電子契約サービス業界の中でも知名度の高いシステムです。

GMOサインの特徴は、月額9,680円(税込)というリーズナブルな料金でありながらユーザー数と署名数が無制限で、サポートメニューが豊富な点です。

有料プラン以外にも、5文書まで無料でできる「お試しフリープラン」が利用できるので、まずはスモールスタートで電子契約を試してみたいという企業におすすめです。

(3)DocuSign(ドキュサイン)

DocuSign(ドキュサイン)は、世界180カ国以上で100万社以上が利用しているグローバルな大手電子契約サービスです。

世界の各分野のトップクラスの企業を顧客に持つため、43カ国語に対応可能な多言語機能が特徴のひとつです。そのうえアメリカやEUにおけるデータ保護規則やプライバシー規制などを順守するセキュリティも実装。海外との取引が多い企業に最適な電子契約サービスといえます。

(4)freeeサイン(旧NINJA SIGN by freee)

NINJA SIGN by freeeの大きな特徴は、Googleドキュメントが利用できる点です。

電子契約サービスではファイル形式はPDFのみになっているケースが少なくありません。そのため、わざわざPDFに変換しなければなりませんでした。しかし、Googleドキュメントが使えるため手間が省けることは、業務効率化において大きなメリットといえます。

さらには、相手企業がユーザー登録していなくても電子契約が利用できる点も魅力です。契約がワンストップでできる使い勝手の良さは、ユーザーからも高い評価を得ています。

多数の取引先と契約を行う企業や、契約書類をGoogle Driveで一括管理している企業におすすめです。

(5)BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書の特徴は、契約書や見積書など契約に関する書類を一括で管理できることです。

紙の契約書もアップロードできますし、関連する他の契約書を紐づける機能や、一覧表示、検索、並べ替えなどの機能を活用して目的の契約書をすばやく探し出せます。ペーパーレス化を推進している企業におすすめです。

また、契約の締結ごとに掛かる費用が安く、月額プランやお試しのフリープランもあるため、毎月多くの契約を締結する企業にも適しています。

BtoBプラットフォーム契約書は、電子契約サービスを扱う企業として大手なので、相手企業からの賛同も得やすくなるのもメリットです。

電子契約書を作る際の注意点

電子契約書はペーパーレスやコスト削減、業務の効率化などたくさんのメリットがありますが、一方で注意しなければならない点もあります。導入してから慌てないためにも、注意点については導入前に把握しておきましょう。

(1)取引先の理解や協力が必要になる

電子契約サービスの導入にあたっては、自社が電子契約サービスを導入する際に相手企業の同意を得ておく必要があります。万が一、相手企業が電子契約を拒否するようなことがあれば、従来通りに紙の契約書での契約締結をせざるを得ません。

また、前述の通り、電子契約の契約方法によっては、相手企業にも同サービスの導入が必要となります。無論、電子契約サービスの導入は相手企業にもメリットはありますが、システム使用料や電子証明書を発行する費用なども必要となるため、事前説明は必須となるでしょう。

(2)電子契約に対応していない契約書がある

全ての契約書が電子契約に移行できるわけではありません。契約の種類によっては、法律で書面での作成を義務付けているものが存在します。例えば、定期借地契約書や不動産媒介契約書、不動産売買における重要事項、訪問販売・電話販売で交付する契約書などです。

しかし、これらの書面も、順次、電子化が認められることがすでに決まっています。ただし、定期借地契約書でも「事業用」に関しては、依然として電子化は認められないことになっているなど、電子化の可否が複雑となっている部分もあるため注意しなければなりません。

自社で取り扱う契約書は電子契約が可能かについては、電子契約サービスを導入する前にしっかりと確認しておく必要があるでしょう。

電子契約ができないケースとは?対応不可な書類や相手に拒否された時の対処法

(3)電子契約関連の法律を把握する必要がある

電子契約サービスを導入して活用するためには、電子契約に関係する法律を知っておかなければなりません。

電子契約に関係する法律は、「電子帳簿保存法」「電子署名法」「IT書面一括法」「e-文書法」などが挙げられます。電子契約を締結する際には、当然ですが、これらの法律を遵守しながら進めなければなりません。

電子帳簿保存法の基本知識を解説!データ保存要件や法改正のポイントとは?

(4)PDFは偽造のリスクが高いので不適切

紙の契約書では、筆跡などにより改ざんなどの不正が容易に見つけやすく、そのような特性から契約書の真実性を担保しています。しかし、電子契約では文書のコピーや改ざんが簡単にできてしまい、さらには改ざんされた部分が見つけにくいという特性を持っています。

例えば、WordやExcelを使って契約書を作成し、PDFに変換して相手企業に送ったとしても、PDFを編集できるソフトを使えば、簡単に内容を修正できてしまいます。

また、仮に裁判となった場合、e-文書法や電子帳簿保存法などの法令に定められた要件を満たしていないPDFの電子契約書は証拠としての有効性が認められない可能性が高いでしょう。そのため、電子契約においては、電子署名やタイムスタンプを付与する方法で電子契約書を作成し、セキュリティ対策を万全にしておくことが重要です。

電子契約における本人確認の重要性となりすまし防止への対策について

電子契約書を導入して日々の業務を効率化

これまで主流であった紙の契約書から電子契約書に切り替えることで、主にコスト削減や業務の効率化、コンプライアンス強化のメリットが得られます。また、リモートワークの普及が進む社会背景からも、時間や場所を選ばずに契約締結が実行できる電子契約は、今後も導入する企業が増えていくと考えられるでしょう。

導入を成功させるポイントは、自社のニーズを明確化した上で、必要な機能が搭載された電子契約サービスを選ぶことです。業務効率の向上を実現し、企業活動を活発にしていくためにも、電子契約サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

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