【2024年最新】電子契約システムおすすめ23選!失敗しない選び方も解説!

2023/01/13 2024/05/13

電子契約システム

おすすめの電子契約サービス

電子契約システムの導入を検討しているものの、自社に合うシステムが見つからないとお悩みの方もいるのではないでしょうか。本記事では、おすすめの電子契約システム23選を紹介します。選び方や導入前に覚えておきたい法的ポイントも解説するため、ぜひ参考にしてみてください。

電子契約システムとは?

電子契約システムとは、紙の契約書ではなく電子ファイルの契約書に署名・押印をして契約を締結できるシステムです。

電子署名や、電子文書が確定した時刻を証明するタイムスタンプを付与することで、紙の契約書と同等の効力を持たせられます。

オンライン上で契約プロセスを完結できるため、紙の契約書のように郵送を行う必要はなく、保管も楽になり手間やコストを削減可能です。従来の紙の契約書との違いは形態が紙か電子かという部分のみで、電子化によってペーパーレスも実現できます。

電子契約とは?書面契約との違いや導入メリット・法的効力について解説

電子契約とは?

電子契約とは、契約内容の確認から契約締結までを、すべてオンライン上で行う契約手段のことです。電子契約システムを利用するほかに、主にPDF化した契約データをメールでやり取りして合意し、契約するなどの方法でも電子契約を行えます。

近年では2021年にデジタル庁が創設されるなど、デジタル社会の実現に向けた取り組みが推進される中で、ビジネスにおける契約手段も紙やハンコに依存しない「電子契約」を導入する企業が増えています。

ただし、法的有効性の担保やデータ管理の安全性などの観点から、電子契約を行う際は電子署名やタイムスタンプなどの仕組みを利用できる電子契約システムを利用するのが一般的です。

電子契約システムの仕組み

基本的に、電子契約システムは以下のような流れで契約を締結します。

  • 送信者が契約書を電子契約システム上にアップロードする
  • 受信者に署名依頼のメールが届く
  • 受信者が内容を確認し、問題がなければ合意する
  • 双方の合意によって契約が締結され、両者に締結済みの契約書が届く

紙の契約書では、お互いに署名と押印を行いますが、電子契約では電子署名やタイムスタンプを付与します。これにより、なりすましや改ざんの予防が可能です。

契約の締結後は両者にメールで締結済みの契約書が届きますが、一般的には電子契約システム上にも契約書が保存されるため、保管や整理の手間が省けます。

電子契約における2種類の契約方式

電子契約は、電子署名方法の違いから、主に「当事者型」と「立会人型」の2種類の契約方式に分けられます。

当事者型は、契約当事者が、それぞれ認証サービス事業者に本人性を確認できる書類を提出し、本人確認を行います。その後、事業者により発行される電子証明書を用いて当事者が電子署名を付与する方法です。

一方、立会人型では契約当事者の指示に基づき、契約当事者の身元確認を行ったうえで、「電子契約サービス事業者(立会人)」が電子署名を付与することで、契約が成立します。

なお、立会人型の身元確認は、サービス事業者より複製不能なURLをメールやSMSで契約当事者に送付し、そこにアクセスしてもらうことで行います。

「当事者型」と「立会人型」はどちらも法的に有効?

2種類ある電子契約の契約方式ですが、結論としてどちらも法的効力は認められており、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。

ただし、立会人型においては身元確認時のメールの流出などにより、なりすましのリスクを完全に排除することはできません。そのため、本人性の担保力の違いなどの観点から、一般的には当事者型の方が法的有効性が高いとされています。

しかしながら、当事者型にも電子証明書を得る手間やコストなどがかかるデメリットがあり、実際の利用状況では手間やコストがかからない立会人型を選ぶ企業が多いです。

どちらにもメリット・デメリットがあるため、状況によって使い分けられるとよりよい運用ができるといえるでしょう。

電子契約における立会人型と当事者型の違いは?各メリットや選ぶ基準を解説

失敗しない電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際は、いくつかの押さえておきたいポイントがあります。ここからは、失敗しない電子契約システムの選び方を4つ紹介します。

当事者型か立会人型か

電子契約システムは、契約方法が当事者型と立会人型のいずれかに特化しているもの、あるいは両方に対応しているものがあります。

どちらも法的効力がありますが、より本人性の担保力などを高めたい場合は当事者型を選ぶとよいでしょう。手間やコストを抑えたい場合は、立会人型がおすすめです。

そのため、自社がどちらの方法で電子契約を締結したいのか、あるいは状況によって契約方法を使い分けたいのかを明確にして、システムを選ぶようにしましょう。

費用が適切か

予算を明確にして、予算内に収まる電子契約システムを選ぶことも大切です。

電子契約システムの費用は、搭載されている機能によって違いが生じます。契約書の作成や契約締結といった基本機能のほか、タスク管理機能やシステム連携機能・ワークフローシステムなどを搭載しているシステムもあります。

備わっている機能が豊富になるほど、月額使用料などのランニングコストは高額になる傾向にあるため、必要な機能を洗い出し、コストが適切であるかを見極めるようにしましょう。

電子契約システムの平均費用は?導入コストや費用対効果について解説

導入目的や業務フローに合っているか

導入前に導入目的や業務フローを明確にして、目的を達成できる電子契約システムを選ぶのがおすすめです。業務の効率化や契約締結までのリードタイムの短縮、コスト削減など、導入目的はさまざまです。

自社がどのような目的で電子化を推進するのかを洗い出し、自社のワークフローと照らし合わせたうえで、必要な機能が搭載されたシステムを選定しましょう。

【2024年最新】無料で使える電子契約システム11選比較!電子契約書の作り方や選び方

セキュリティ性に優れているか

契約締結までのやり取りや、重要なデータを保管する電子契約システムにおいては、セキュリティ性の高さも大切な選定基準となります。

例えば、IPアドレス制御や2要素認証機能のほか、文書別のアクセス制限の設定ができるかなど、搭載されているセキュリティ機能を確認しておきましょう。

さらに、国際標準規格の「ISO/IEC27001」や、クラウドサービスの情報セキュリティ管理対策の規格「ISO/IEC27017」を取得していれば、一定水準のセキュリティ対策が実施されていると判断できます。

中小企業におすすめの電子契約システム15選!導入の必要性や選び方を解説!

おすすめの電子契約システム23選を比較

ここからは、おすすめの電子契約システム23選をまとめて紹介します。

各サービスの特徴や料金プランをわかりやすくまとめたので、比較検討して自社に最適なシステムを選んでみてください。

Digital Sign

Digital Signは、メール認証署名やマイナンバーカード紐付けなど、豊富な機能が搭載された電子契約システムです。

作成した電子契約書はオンライン上で整理や管理、検索が可能で、紙の契約書に比べて保管や管理の手間が省けます。サービス利用料と人件費のみで契約業務を完結できるため、コストも大幅に削減可能。オンライン上での契約書の受け渡しにより、最短3分のスピード締結が行える点もメリットです。

提供元

株式会社デジタルサイン

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

  • フリープラン:無料
  • ライトプラン:5,500円(税込)/月
  • スタンダードプラン:22,000円(税込)/月
機能・特徴

契約書のひな形登録、メール認証署名、アラート機能、クラウド管理、

フォルダ管理、検索機能、タイムスタンプ機能、マイナンバーカード紐づけなど

URL

公式サイト

\資料請求は完全無料!/

DigitalSignの資料請求はこちら>>

ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、使用頻度の高い書類をテンプレート化し、契約書をスムーズに作成できる機能を備えた電子契約システムです。

ほかにも、電子署名・タイムスタンプの付与から契約ステータスの管理まで、豊富な機能が搭載されています。

定期的に第三者による脆弱性診断や従業員へのセキュリティ研修などを行っており、セキュリティ体制は万全。初期設定サポートの実施や気軽に相談可能なウェビナーを開催するなど、サポート体制も整えられています。

提供元

jinjer株式会社

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

サービス利用料:300円/月~

機能・特徴

契約書類の作成・入力、ワークフロー、契約書のステータス管理、契約書類の管理、本人確認、保管、送信・受信者双方でのファイル添付機能など

URL

公式サイト

マネーフォワードクラウド契約

マネーフォワードクラウド契約は、契約業務に関わる機能が網羅された電子契約システムです。プランによって機能制限はありますが、機能制限版でも契約送信料・保管料は無料で、契約締結に関わる機能は問題なく利用できます。

ワークフロー機能も備えているため、自社独自の承認ルートを設計することも可能。承認ステータス管理機能により、各ワークフローの承認状況も一目で確認できます。

提供元株式会社マネーフォワード
初期費用
  • 個人向け:要問い合わせ
  • 法人向け(30名以下):無料
  • 法人向け(31名以上):要問い合わせ
料金プラン■個人向け

月額

  • パーソナルミニ:1,408円(税込)/月
  • パーソナル:1,848円(税込)/月

年額

  • パーソナルミニ:990円(税込)/月
  • パーソナル:1,408円(税込)/月
  • パーソナルプラス:3,278円(税込)/月

■法人向け(30名以下)

月額プラン

  • スモールビジネス(小規模事業者向け):4,378円(税込)/月
  • ビジネス(中小企業向け):6,578円(税込)/月
  • IPO準備・中堅〜上場企業向け:要問い合わせ

年額プラン

  • スモールビジネス(小規模事業者向け):3,278円(税込)/月
  • ビジネス(中小企業向け):5,478円(税込)/月
  • IPO準備・中堅〜上場企業向け:要問い合わせ

■法人向け(31名以上):要問い合わせ

導入実績シリーズ累計導入社数10万社
機能・特徴法務担当者や顧問弁護士とのコミュニケーション管理、審査経緯の管理、テンプレート機能、ワークフロー機能、承認ステータス管理、差戻し機能など
URL公式サイト

みんなの電子署名

みんなの電子署名は、初期費用・月額固定料金0円のコストパフォーマンスに優れた電子契約システムです。

2024年12月末の「ベクターサイン」へのサービス統合に伴い、有償の保管料金も無料になっているため、コストをかけずに運用できます。機能制限もなく、最高水準のセキュリティ体制が整えられているため、安心して利用できるシステムです。

提供元

株式会社べクターホールディングス

初期費用

無料

料金プラン

無料

※文書保管有償サービス:11円(税込)/月

機能・特徴

電子署名(AATL対応)、認定タイムスタンプ、ユーザー管理、ワークフロー認定、承認・署名グループ設定、ワンタイムパスワード、文書検索機能など

URL

公式サイト

WAN-Sign

WAN-Signは、「当事者型」と「立会人型」の2種類の契約方式が使い分けできる電子契約システムです。

初期費用や月額費用は無料の従量制料金プランで、契約締結、データ管理、システム連携、ユーザー管理などにおいて追加料金なしで充実した機能を利用可能。毎月扱う契約件数はさほど多くないけれど、機能面の充実さは重視したいという企業におすすめのシステムです。

提供元

株式会社NXワンビシアーカイブズ

初期費用

無料

料金プラン

無料

※当事者型締結料、立会人型・事業者署名型送信料:別途

機能・特徴

電子証明書で締結、メール認証で締結、手書きサイン、印影登録、複数者間契約対応、多言語対応、署名のスマホ・タブレット対応、契約ステータスの確認など

URL

公式サイト

FAST SIGN

FAST SIGNは電子契約システムの中でも、特に雇用契約書の管理をスムーズに行いたい企業におすすめです。

スマホ対応のため、送られた雇用契約書をスマホで閲覧する際にも、ストレスなく確認できるよう最適化される点が特徴です。電子契約の送付は、メールだけではなくSMSでも行えるなど、実務面の効率化につながる便利な機能が搭載されています。

Web面接システム「SOKUMEN」とも連携ができ、面接から雇用契約までをWebで一貫して行える点は、雇用契約にフォーカスしたサービスならではの便利な機能です。

提供元

株式会社 マルジュ

初期費用

無料

料金プラン

  • ライトプラン:11,000円(税込)/月
  • ベーシックプラン:22,000円(税込)/月
  • プレミアムプラン:要問い合わせ
機能・特徴

契約書テンプレート登録・管理、電子契約締結、契約書パスワード設定、契約書メール送付、契約書SMS送付、Web面接連携、締結済み契約書保管など

URL

公式サイト

クラウドスタンプ

クラウドスタンプは、「立会人型」の電子契約が行える電子契約システムです。本人確認は、複製不能でランダムなURLのメール送信による方法に加えて、任意で送信者が設定するアクセスコードによる認証も設定可能なため、より厳格な本人認証ができます。

また、契約書だけではなく、注文書・納品書・請求書・領収書など、さまざまな文書のやり取りや管理にも利用可能です。

提供元

株式会社ハイホー

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

  • ライトプラン:要問い合わせ
  • ベーシックプラン:要問い合わせ
機能・特徴

契約締結、契約書保管、契約書検索、本人確認、テンプレート、ユーザー管理、書類管理、テンプレート管理など

URL

公式サイト

イースタンプ

イースタンプは、利便性が高い「認印タイプ」と本人性の担保力が高い「実印タイプ」が選べる電子契約システムです。

さらに、メール送付ができない相手にも、タブレットやスマホからの手書きサインで契約締結が可能な「手書きサイン機能」と「身分証明書添付機能」を組み合わせて契約の証拠力を担保するなど、あらゆるシーンを想定した機能を搭載している点が特徴です。導入から利用までをサポートする専用窓口もあり、わからないことがあればいつでも相談できます。

提供元

株式会社ハイホー

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

機能・特徴

2つの電子署名タイプに対応、認印締結機能、実印締結機能、手書きサイン機能、ベーシックサポート、画像添付機能、クラウド保管・管理機能など

URL

公式サイト

リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約は、定額制で利用できる電子契約システムです。金融機関と同レベルの厳重な本人確認のほか、ワンタイムパスコードによる2要素認証も導入。何重ものシステムにより本人性を担保します。

上位プランでは、契約受発信前の承認や申請・決裁の電子化ができるワークフロー機能も備わっているほか、部署管理機能も搭載されています。

提供元

リーテックス株式会社

初期費用

無料

料金プラン

  • エントリー:無料
  • トータル600:19,800円(税込)/月
  • トータル1200:29,700円(税込)/月
  • トータル3000:55,000円(税込)/月
  • プレミアム12000:11万円(税込)/月

    ※支払いは年額

機能・特徴

ファイルの暗号化、通信の暗号化、改ざん防止、電子帳簿保存法対応、ガバナンス強化、印紙税節約、ワークフロー、部署管理など

URL

公式サイト

DocuSign

DocuSignは、世界各国で100万社以上の企業が導入する電子契約システムです。契約業務の基本機能のほか、文書の進捗状況が分かる監査証跡機能やスマホ・タブレットでも確認ができるモバイルアプリ機能も装備。

グローバルなサービスだけあって、44言語に対応しているため、海外企業と契約を交わしたい場合にもスムーズな契約締結が可能です。

提供元

Docusign, Inc.

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

導入実績

世界中で100万社以上

機能・特徴

電子署名、契約ライフサイクル管理、文書生成、決裁ソリューション、SMSおよびWhatsAppでの配信、Webフォームなど

URL

公式サイト

CONTRACTHUB@absonne

CONTRACTHUB@absonnehaは、2013年12月にサービスを開始した電子契約ソリューションのパイオニア的な電子契約システムです。

フレキシブルな設計でさまざまな契約業務に対応でき、手間なく対応領域を拡大可能。また、長期にわたったデータ保存を意識した基板設計も特徴といえるでしょう。累計文書登録数は3,000万件を突破しており、、特に導入実績を重視したい企業におすすめのサービスです。

提供元

日鉄ソリューションズ株式会社

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

導入実績

累計文書登録件数3,000万件

機能・特徴

電子署名など電子契約機能、電帳法対応の文書管理、取引プロセス管理、通知・督促、基幹系/業務系など各種既存システムとの連携、取引手順の見える化など

URL

公式サイト

paperlogic

paperlogicは、契約書だけでなく請求書や納品書など、法定保存文書に広く対応した電子契約システムです。スキャナ保存文書や電子取引データの両方の保存に対応しているため、紙と電子契約両方の一元管理が可能。

また、従量課金なしの固定料金制となっているため、毎月多くの契約が発生する企業におすすめです。

提供元

ペーパーロジック株式会社

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

paperlogic電子契(単一プラン):22,000円(税込)/月

機能・特徴

電子契約、書類送付、社内承認、法的保存、共有フォルダなど

URL

公式サイト

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、契約管理の手間を自動化により軽減できるAI電子契約システムです。

契約書をアップロードするだけで、AIが契約情報を自動で抽出して台帳生成を行います。更新期限の⾃動リマインドや契約書のモニタリング機能なども備えており、リスク管理体制の構築も容易です。

「電子取引データ」と「スキャナ保存」に対応する機能も搭載されているため、電子帳簿保存法に則った管理が行えます。

提供元

株式会社LegalOn Technologies

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

機能・特徴

契約書の一括/個別アップロード、AIが契約書情報を自動抽出、管理台帳の⾃動生成・出力、契約書一覧検索、更新期限の⾃動リマインド、契約書ごとの担当者設定など

URL

公式サイト

Adobe Sign

Adobe Signは、世界各国の最高レベルのコンプライアンス要件に対応した電子契約システムです。

用途に応じて、シンプルな「電子サイン」と認証システムを利用した「デジタル署名」を使い分けることが可能で、本人確認に必要なレベルを選べます。MicrosoftやSalesforceなどの各種アプリと連携できる点も特徴といえるでしょう。

提供元Adobe Inc.
初期費用要問い合わせ
料金プラン■個人版

月々払い

  • Acrobat Standard:2,728円(税込)/月
  • Acrobat Pro:3,380円(税込)/月

年間プラン(月々払い)

  • Acrobat Standard:1,518円(税込)/月
  • Acrobat Pro:1,980円(税込)/月

年間プラン(一括払い)

  • Acrobat Standard:18,216円(税込)/年
  • Acrobat Pro:23,760円(税込)/年

■法人版

年間プラン(月々払い)

  • Acrobat Standardグループ版:1,848円(税込)/月/1ライセンス
  • Acrobat Proグループ版:2,380円(税込)/月/1ライセンス
  • Acrobat Sign Solutions:要問い合わせ

年間プラン(年一括払い)

  • Acrobat Standardグループ版:22,176円(税込)/年/1ライセンス
  • Acrobat Proグループ版:28,564円(税込)/年/1ライセンス
  • Acrobat Sign Solutions:要問い合わせ
機能・特徴署名と収集、管理とトラッキング、一括送信、システム連携、自社ロゴ等のカスタマイズ、PDFツールなど
URL公式サイト

freeeサイン

freeeサインは、約100種類の契約書ひな形を備えた電子契約システムで、契約書ひな形は弁護士監修で最新の法令に対応しているため、安心して利用できます。

契約文書の作成や締結・管理などのプロセスを一元管理できるほか、頻繁に使う契約書はテンプレート登録ができるため、契約関連業務の包括的な業務効率化が可能となるでしょう。申込書や発注書、雇用契約書などさまざまな文書に対応しています。

提供元freeeサイン株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン■個人事業主向けプラン

月払い

  • スターター:1,408円(税込)/月
  • スタンダード:4,268円(税込)/月
  • アドバンス:7,128円(税込)/月

年一括払い

  • スターター:1,078円(税込)/月
  • スタンダード:3,278円(税込)/月
  • アドバンス:5,478円(税込)/月

■法人向けプラン

月払い

  • Starter:7,898円(税込)/月
  • Standard:39,336円(税込)/月
  • Advance/Enterprise:要問い合わせ

年一括払い

  • Starter:6,578円(税込)/月
  • Standard:32,780円(税込)/月
  • Advance/Enterprise:要問い合わせ
機能・特徴電子契約の送信・締結、タイムスタンプ、フォルダ管理、URL発行、CC送信、送信時ファイル添付、本人確認書類必須化、公式テンプレート(弁護士作成)など
URL公式サイト

ContractS CLM

ContractS CLMは、契約業務のワークフローを企業に合わせて柔軟に設定できる電子契約システムです。進行中の案件は、システム上でステータスが可視化されるため、チェック体制を強化することで契約締結漏れなどのリスクを軽減。

契約に関わる書類や相談コメントをシステム上で一元管理できる点も、業務の効率化に役立つでしょう。契約までのプロセスをしっかり管理したい企業におすすめです。

提供元

ContractS株式会社

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

機能・特徴

テンプレート、Word編集、ダッシュボード、関連契約書・添付ファイル、AIレビューツールと共存可能、承認フロー設定、電子締結、全文検索など

URL

公式サイト

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、「当事者型」と「立会人型」の契約方式が選べる電子契約システムです。

当事者型と立会人型の利点を兼ね備えた「ハイブリッド署名」も利用可能で、用途や取引先に合わせた電子契約方法を柔軟に選択できます。導入前や導入後にわからないことがあっても、電話やメール、チャットでサポートを受けることが可能です。

提供元

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

  • お試しフリープラン:無料
  • 契約印&実印プラン:9,680円(税込)/月
導入実績

350万社以上

機能・特徴

契約印・実印タイプ電子署名、電子署名フォーム、手書きサイン、スマホアプリ、複数文書⼀括送信(封筒機能)、文書テンプレート登録、閲覧制限など

URL

公式サイト

契約大臣

契約大臣は、導入しやすい低価格な料金プランに定評のある電子契約システムです。必要な機能がミニマルに搭載され、直感的に使えるわかりやすい操作性も魅力。

また、契約件数の多い繁忙期は上位プラン、逆に契約件数が少ない時期は下位プランと、時期に応じて柔軟にプランを変更し、無駄なくコストを最適化できる点もうれしいポイントです。

提供元株式会社TeraDox
初期費用要問い合わせ
料金プラン■月額払い
  • スタータープラン:2,200円(税込)/月
  • ベーシックプラン:6,600円(税込)/月
  • プレミアムプラン:9,900円(税込)/月

■年額払い

  • スタータープラン:2,020円(税込)/月
  • ベーシックプラン:6,050円(税込)/月
  • プレミアムプラン:9,075円(税込)/月
機能・特徴契約書作成、電子署名、電子サイン、グループ管理機能、ユーザー管理・権限付与、複数者間契約、2要素認証、契約書テンプレート、タイムスタンプなど
URL公式サイト

かんたん電子契約 for クラウド

かんたん電子契約 for クラウドは、金融機関での導入実績が豊富な電子契約システムです。

万全のセキュリティ環境のもと、電子契約の締結・管理ができるほか、契約ステータスの確認、グループ内閲覧権限、アクセス権限の設定などによるアカウント管理が可能。社内の管理体制も強化することのできるシステムです。

提供元セイコーソリューションズ株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン■基本料金
  • サービス費用(ビジネス版)Ⅱ:10,000円/月

■従量課金

  • 登録料金:20円/1ファイル
  • 電子契約締結:100円/1契約
  • 保管ファイルの送信:10円/1ファイル
  • SMS送信(保管ファイル/電子契約):30円/1送信
機能・特徴対象データの検証・タイムスタンプの延長、わかりやすい操作画面で素早く簡単にアップロード、アカウント数無制限など
URL公式サイト

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書は、契約書はもちろん商取引にて発生する法定文書をすべて電子化できる電子契約システムです。

オプションで監査ログ機能を利用可能で、ユーザー操作、閲覧履歴などを確認できるため、改ざんや漏洩などのリスク対策も万全です。フリープランも用意されているので、使用感や機能を試してから導入を検討するのもよいでしょう。

提供元

株式会社インフォマート

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

  • フリープラン:無料
  • シルバープラン:11,000円(税込)/月
  • ゴールドプラン:33,000円(税込)/月
導入実績

105万4,346社

※BtoBプラットフォーム全体

機能・特徴

契約書発行、電子契約(契約締結)、押印機能、差戻、契約書保管(自社保管)、契約書管理、参照者設定、権限管理、契約書関連付け機能、契約データ一括アップロードなど

URL

公式サイト

Hubble

Hubbleは、契約書の作成から管理に必要な機能はもちろんのこと、OCR機能による文字認識により、PDFの内容までテキスト検索できる電子契約システムです。

ファイルの全自動バージョン管理機能や期限切れを事前に知らせる通知機能など、管理の手間を軽減する機能が充実しています。Gmailなど他システムとの連携もできるため、スムーズな業務フローを実現可能です。

提供元

株式会社Hubble

初期費用

無料

料金プラン

要問い合わせ

機能・特徴

全自動のバージョン管理、ドキュメントリスト(契約台帳)、OCR機能、強力な検索機能、変更点の検知、更新期限通知、柔軟な権限設定、コメント機能など

URL

公式サイト

CECTRUST-Light

CECTRUST-Lightは、2002年に提供を開始した実績のある電子契約システムです。契約書だけでなく、見積書や納品書・検収書などの管理もできるため、一連の関連業務の効率化が図れます。

ワークフロー機能やさまざまな押印文書の一元管理機能が備わっており、業務負荷も軽減できる点がメリットです。

提供元

株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム

初期費用

要問い合わせ

料金プラン

要問い合わせ

導入実績

12,000社

機能・特徴

ワークフロー、新規の電子証明書の発行、リモート署名、電子化文書の原本保管、さまざまな押印文書の一元管理など

URL

公式サイト

IMAoS

IMAoSは、不動産賃貸業に特化した電子契約システムです。重要事項説明書や不動産賃貸契約書などの不動産賃貸業に必要な文書を簡単かつスピーディーに電子交付・電子契約できます。

さらに、契約書類は賃貸​管理会社が提供し、契約締結業務は仲介会社が行うという不動産賃貸業界特有のオペレーションに最適化されている点も、業界特化システムならではの機能といえるでしょう。

提供元gooddaysホールディングス株式会社
初期費用
  • ライトプラン:55,000円(税込)
  • スタンダードプラン:11万円(税込)
  • エンタープライズプラン:16万5,000円(税込)
料金プラン
  • ライトプラン:27,500円(税込)/月
  • スタンダードプラン:27,500円(税込)/月
  • エンタープライズプラン:38,500円(税込)/月

※利用料別途:電子契約275円(税込)、電子交付330円(税込)、

エンタープライズプランのみ電子証明書発行申請費別途:8,800円(税込)/年

機能・特徴文書への署名依頼、SMSによる通知、重要事項説明書の電子交付、Zoomミーティングとの連携、署名時の身分証明書等添付、仲介会社(客付会社)向け機能など
URL公式サイト

電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムの導入は、コスト削減や業務の効率化などさまざまなメリットがあります。ここからは、電子契約システムを導入する3つのメリットを詳しく解説します。

コストの削減につながる

紙による契約書は、紙やインクなどの消耗品のコストがかかるほか、原本を補完しておくためのファイルなどの事務用品も必要になります。

しかし、電子契約は印刷や原本のファイリングなどが不要となるほか、契約書の郵送費も不要になるためコスト削減につながります。

また、契約書は税法上7年間、会社法上10年間の保管が義務付けられており、コストをかけて保管場所を確保している企業も少なくありません。電子文書であれば書類の保管場所も不要になるため、多くのコストが削減できるのです。

契約締結に関連する業務を効率化できる

紙媒体で契約を締結する場合、契約書のやり取りは、直接持参・郵送のどちらかで行うのが一般的です。いずれの手段にしても、スケジュールの調整や準備の手間、時間やコストを要することになります。

電子契約システムであれば、契約内容の確認から契約締結までをすべてオンライン、ワンストップで行うことが可能です。業務が効率化されるだけではなく、取引および事業のスピード感を高めることにもつながるでしょう。

ガバナンスの強化につながる

電子契約システムを利用することで、契約に関連する業務の一元管理やフローを可視化できます。また、部署や担当者ごとに閲覧権限を設定して、不正アクセスや情報漏洩も防止可能です。

このように、電子契約システムは社内でのワークフローや閲覧権限などを設定できるため、ガバナンスの強化につながります。契約書の内容や関係者なども一目で把握できるので、契約後の監査の効率化にも役立ちます。

電子契約のセキュリティリスクとは?安全に運用するコツと対策方法

電子契約システムを導入するデメリット

業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがある電子契約システムですが、一方でデメリットもあります。ここからは、電子契約システムを導入するデメリットを3つ紹介します。

既存の業務フローを変更する必要がある

電子契約システムを導入する場合、紙媒体をベースとした既存の業務フローを変更する必要がある点に注意が必要です。

業務フローの変更により、担当者の負担が一時的に増えてしまう点もデメリットとしてあげられます。

また、業務フローの変更や電子契約システムの操作方法について、社内への周知も必要です。一時的な負担は増えてしまいますが、運用が軌道に乗ると効率的に業務を遂行できます。

セキュリティ性にリスクがある

電子契約システムでは、重要なデータをすべてオンラインで管理することから、セキュリティ性にリスクがある点がデメリットです。

セキュリティ性を高めるには、導入実績がありセキュリティ体制が万全なサービスを選ぶほか、システムを運用する際のルールの見直しや、社員のセキュリティ研修なども実施するとよいでしょう。

また、情報漏洩を防ぐために電子ファイルへのアクセス権限やパスワードの設定を行い、閲覧できるユーザーを制限することも大切です。

取引先へ説明する必要がある

電子契約の利用は、導入時に契約相手への事前説明が必須です。万が一、取引先が電子契約の導入に反対する場合は、システムを利用できないため注意しましょう。

特に取引先が法人の場合、相手方にも契約の電子化による社内の承認作業や運用ルールの変更といった作業が発生することも考えられます。

十分な準備期間を設けたうえでの説明や、万が一電子契約がNGとなったケースでの対応方法なども、あらかじめ想定しておくようにしましょう。

電子契約のメリット・デメリット|導入前に知っておくべき注意点も解説

電子契約を導入する際に覚えておきたい法的ポイント

電子契約システムを運用する際には、関連性の高い各種法令についても、目的や概要を把握しておくと安心です。

ここからは、電子契約を導入する際に覚えておきたい法的ポイントを4つ紹介します。

電子帳簿保存法の基準を満たす必要がある

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類のデータ保存にまつわる要件を策定した法律です。

契約書は取引関係書類として、スキャン保存する際と電子取引を行った際の保存要件が定められています。

国税関係帳簿・決算関係書類

取引関係書類

電子取引

システムで作成し電子保存

  • スキャン保存
  • 電子授受した場合電子保存
電子授受した場合電子保存

  • 仕訳帳
  • 総勘定音帳
  • 出張帳
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 棚卸表 など
  • 請求書または控え
  • 領収書または控え
  • 契約書または控え
  • 注文書または控え など
  • メール添付
  • 電子契約
  • FAX
  • インターネット
  • EDI
  • Web送受信 など

電子帳簿保存法は、主に要件の緩和を目的に、これまでに何度か法改正が行われているため、必ず現行のルールを理解しておかなければなりません。令和4年1月に施行された改正法における、以下の主な変更点も確認しておきましょう。

承認制度の廃止

電子保存に関する税務署長への事前申請を廃止。

電子帳簿保存法に対応したシステムが準備できた場合は即座に電子保存可能。

タイムスタンプ要件緩和

スキャンニングをした際の受領者の署名が不要。

タイムスタンプ付与期間が3日から約2か月以内に。※ただし、電子データの削除・修正ができない、あるいは、削除・修正などの履歴が残るシステムでの保存であれば、タイムスタンプ付与は不要。

検索要件緩和

検索要件は取引年月日・取引金額・取引先のみ。

電子データ保存義務化

電子取引を行った場合、書面での出力保存は禁止。

電子データでの保存の義務化。

e-文書法

e-文書法は電子文書法とも呼ばれ、法人税法や会社法などで保存が義務付けられている帳簿・文書などの電子データによる保存を認める法律です。

電子帳簿保存法とは対象となる書類の範囲が異なり、e-文書法が会社で管理する紙書類全般の電子化を認める法律であるのに対し、電子帳簿保存法は、国税に関連する書類の電子化・保存に関する法律であるという違いがあります。

e-文書法では、電子データは全文がはっきりと読める状態で締結日時を正確に証明できるようにすることなど、電子保存に関する基本要件が定められています。

[参考:e-Gov「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」]

電子署名法

電子契約における法的な効力を確保するために必要な電子署名についての法律を定めているのが、電子署名法です。

電子署名は、署名の本人性や非改ざん性などを確保することで、電子契約の法的効力を確保する重要な役割を担っています。中でも重要な条文として、電子署名の要件を定めた第二条と、電子契約が真正に成立したものと推定される要件を定めた第三条を理解しておくとよいでしょう。

[参考:e-Gov「電子署名及び認証業務に関する法律」]

IT書面一括法

IT書面一括法は、書面による交付や手続きを義務付けられている書類に関して、顧客の同意などを含む一定の条件を満たした場合にのみ、電子的な手段に代替できることを認める法律です。

IT書面一括法の施行により、多くの手続きの電子化が進むことになりましたが、以下のように書面での交付が義務付けられている書類がある点に注意が必要です。

  • 定期借地契約書
  • 任意後見契約書
  • 不動産の売買や賃貸借などの契約を締結する際の重要事項説明書 など

自社で作成する書類が電子化できるものかを事前に確認しておきましょう。

電子契約に関連する重要な法律まとめ!ポイントをわかりやすく解説!

電子契約システムを利用してコスト削減・業務効率化を

電子契約は、デジタル化社会の推進を背景に、今後ますます利用する企業が増加することが予想されます。

特に、クラウド型の電子契約システムはテレワークといった柔軟な働き方にも対応可能なメリットの多いシステムである一方、サービスが多岐に渡ることから、導入時には自社に合ったシステムの見極めが必要です。

本記事でご紹介したおすすめの電子契約システムや選び方、注意点などのポイントを参考にして、​コスト削減・業務効率化を目指しましょう。​

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