受付業務の効率化ポイントとは？よくある課題とシステム導入による改善方法

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受付業務の仕事とは？

受付業務とは、主に会社や店舗への来客対応や案内をする業務です。会社の顔ともいえる重要なポジションで、イメージを損なわない対応が求められます。会社の規模が大きいほど来訪者も多くなり、業務も多忙を極める傾向です。

では、受付業務の担当者は一体どのような業務を行っているのでしょうか。代表的なものを3つご紹介します。

1.来客応対

自社にご来訪いただいたお客様を担当者に案内するのが基本的な役割です。予定外の来客が重なることも多く、臨機応変な対応が求められます。

来客は一般のお客様だけに限りません。取引先企業の重役が訪れることもあります。ビジネスマナーを習得し、いつ誰に対しても失礼のない振る舞いで臨むことが重要です。

2.スケジュール管理

スケジュールを管理して、来客を快くお迎えをするのも大切な業務のひとつです。会議室にお通しする予定がある場合、スムーズに案内をするために心の準備もしなければなりません。

また、会社の役員を訪ねて突然の来客がやってくることもあります。役員の在席の有無を即座に伝えるため、役員のスケジュールを把握しておくことも必要です。

3.周辺情報や会社情報の案内

ホテルなどの受付業務の場合、周辺の飲食店やコンビニ、最寄り駅やバス停などの交通情報などのオフィス周辺に関する質問を受けることも少なくありません。また、会社に関する情報を受付で聞かれるケースも多いでしょう。

一般的な企業でも、受付にさまざまな人が訪れ、思いもよらぬ内容を尋ねられることがあるでしょう。

そのような場合に備えて、最低限の対応は事前に準備しておくこと、よくある質問をまとめておくことも受付業務では大切です。

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受付業務をシステム導入で効率化するメリット

近年、仕事のIT化やデジタル化が活発になっており、例えば飲食業から不動産会社まで、さまざまな業界でデジタル技術を活用した業務効率化が行われています。

受付業務についても同様ですが、デジタル技術を活用した受付システムを導入するとどのようなメリットが生まれるのでしょうか。ここでは5つのメリットを解説します。

1.コストを抑えられる

受付システムを導入すれば、受付業務に人員を配置する必要がなくなります。これにより、受付業務に充てていた人件費の削減が可能です。

さらに、人の力が必要な接客や営業など、生産性の高い業務に人員を配置できます。受付システムの導入は、コスト削減だけに留まらず、会社の利益向上の施策としても有効だといえるでしょう。

2.業務効率化

受付業務を人力で行っていた場合、頻繁に事務仕事が中断することもあり、効率が低下することも少なくありません。

受付システムを導入すれば、来客対応や担当者への取り次ぎはシステムが自動的に行います。今までの受付業務で必要だった「労力」や「時間」を節約することに繋がるため、他の業務に集中できるようになるのです。

3.人為的ミスが無くなる

受付業務における人為的ミスとして、例えば取次ぎミスやダブルブッキングなどが挙げられます。受付業務は会社と外部を繋ぐ重要な接点となるため、自社の人間のみならず、相手に迷惑をかけるミスを避けなければなりません。

受付システムは、あらかじめ決められたフローを正確に実行します。手作業で発生しやすい人為的ミスも、受付システムがあれば心配ありません。

受付システムを導入することで人為的ミスを減らし、企業のイメージ戦略や業務効率化などに貢献できるでしょう。

4.不規則な来客にも対応が可能

来客がないときは、事務仕事をしている受付担当者も少なくありません。しかし、来客がある度に事務作業は中断してしまいますし、いつ来客が来るのか分からない状況では作業に集中できないでしょう。

そのような課題がある場合は、受付システムに来客対応のほとんどを任せておけば事務作業に集中できます。

5.テレワークの推進に繋がる

新型コロナウイルス感染症によりテレワークが増えている現在、受付業務の仕事量も減少しています。受付システムを導入すれば、受付業務の人員配置も不要です。

受付業務のために人員を出社させる必要もないため、会社のテレワーク推進にも貢献できます。コロナ感染予防のため出社率を抑制したい企業の場合は、受付システムの導入によってこのようなメリットを得ることも可能です。

受付業務にシステム導入するデメリット

受付システムを導入することで「コストの削減」「業務効率化」「テレワーク推進」などのメリットがあることをご紹介しました。また、受付システムの導入には、「感染症予防対策」「人員配置の最適化」というメリットもあります。

しかし、受付システムにデメリットがないわけではありません。ここでは、受付業務にシステムを導入するデメリットをご紹介します。

1.システム障害が起こる

電子機器である以上、故障のリスクは予想できます。また、システム障害が発生する可能性も否定できません。不具合が起きた場合には、誰かが対応をしてシステムの復旧に努めなければなりません。

場合によっては、復旧するまでの期間、受付業務を人力で急遽対応しなければならない可能性もあります。

受付システムの販売会社でサポートを行っている場合がほとんどですが、システム障害が起きた場合を想定して、対応方法をあらかじめ決めておいた方がよいでしょう。

2.コストが高い

受付システムを導入すると、人件費の削減や業務改善に繋がります。しかし、導入コストが必要になるため、受付システムを契約した後はまとまった代金を支払う準備が必要です。

しかし、受付システムは導入コストを上回るメリットがある可能性が高いです。おおむね3年単位で検討をして、メリットがデメリットを上回ると判断できたら早急に導入を検討すると良いでしょう。

受付システムの基本的な機能

IT化やデジタル化を推進している企業は、受付システムを積極的に導入しています。では、受付システムにどのような機能を搭載しているのでしょうか。受付システムの基本的な機能をご紹介します。

1.受付・通知機能

「受付・通知機能」は受付システムにおいて最も基本かつ重要な機能です。来訪者が受付システムを操作すると、訪問先の担当者に通知が届きます。

人の手を介するよりもスムーズに、訪問先の担当者に繋がるのが大きなメリットだといえるでしょう。通知の方法は「メール」「電話」「SMS」「チャットツール」など、製品によってさまざまです。

2.事前アポイント機能

事前アポイント機能とは、来訪予定者の情報を受付システムに入力して、事前に打ち合わせの日程調整をおこなう機能です。

IDやQRコードを発行する機能もあり、担当者はIDやQRコードを取得して、来訪予定の方にメールやSMSで通知することで、来訪者は受付システムにIDを入力したり、スマートフォンからQRコードをかざしたりするだけで、簡単に当日の受付を済ませることが可能です。

3.来客情報管理機能

高機能な受付システムには、来客の入退館を記録する機能が付帯していることがほとんどです。また、来客の履歴を曜日や時間帯ごとにまとめ、データの分析もできます。

製品によっては、来客の顔を認識・記録する機能が付いたものもありますので、セキュリティが重要な会社では、このような機能が付いた受付システムがおすすめです。

受付システム導入で改善できる7つの課題

時代の流れに合わせた受付システムを導入すると、コスト削減や効率化、ミス防止などの課題改善につながります。ここでは受付システム導入で改善できる課題について見ていきましょう。

1.人件費削減

受付システムを導入すれば、受付業務に人員を充てる必要がありません。結果的に、人件費の削減へと繋がります。

余剰となった人員は、接客や営業などの生産性の高い部門に配属することも可能となり、企業の利益率向上にも貢献できます。単に人件費を削減するだけでなく、人員配置の最適化も可能です。

2.時間の削減

受付システムを導入すると、今まで手作業で行っていた受付業務が必要なくなります。空いた時間は事務作業などに専念できるため、労働時間や残業時間の削減にも繋がるでしょう。

来訪者にとっても、ID入力やQRコードをかざすなど、面倒な手間がなく担当者にすぐ繋がるため、利便性が向上して時間の節約になります。

3.受付を通すための人為的ミス

受付業務が手作業の場合、チェック漏れや勘違い、自己流による仕事のやり忘れなどの人為的ミスが発生し兼ねません。

人為的ミスを予防するためには、チェック項目を設けてひとつずつ確認していくことが有効です。しかし、繁忙期ではどうしてもチェックしきれないこともあるでしょう。

受付システムは「来訪者の入退館記録」や「担当者の呼び出し」など、さまざまなフローを高速で処理するため、このような人為的ミスも発生しなくなることが期待できます。

4.仕事量削減

新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークの普及と来訪の自粛が推奨され、受付業務自体が減少する傾向にあります。受付システムを導入することによって、受付業務の仕事をほぼ手放すことが可能です。

また、新型コロナウイルス感染症のリスクを減らすために、人との接触機会を減らす上でも受付システムの導入は効果的です。

5.スケジュール管理

訪問予約を受けた担当者が、システムにスケジュールを入力することで、会社全体で来訪者の情報を一元管理できます。

クラウドを利用して情報共有をおこなう製品の場合は、社内のさまざまな場所や、他の営業所からでも情報にアクセスすることが可能です。

一括管理は予約のバッティングの防止にも繋がるため、業務改善の点でも有効だといえるでしょう。

6.機会損失

忙しい状況だと、本来行うべき対応を失念してしまうリスクが否定できません。このような状況でミスが多くなると、企業のイメージダウンや営業機械の損失につながり、やがて売上にも影響してしまいます。

受付システムを導入すれば、システムによる適切な対応を自動化することが可能です。例えば、飲食店の場合、空席が空いていないときはシステムに連絡先を入力してもらうことで、あとから来訪者を呼び出すこともできます。

7.安全性

高機能な受付システムであれば、顔認証などを利用して、不審な来訪者や望まない来訪者と遭遇するリスクを避けることが可能です。

入退館記録を自動的に記録する上、来訪者が立ち入ることのできるエリアを制限できる受付システムもあります。これらは、重要な情報の漏洩防止や社員の安全確保に役立つでしょう。

受付システムおすすめ3選を紹介！

受付システムには、「人件費削減」や「業務効率化」などのメリットが少なくありません。最新のデジタル技術を導入している企業であることを、社外に向けてアピールすることも可能です。

企業によって搭載される機能が異なりますので、ここではおすすめの受付システムを3つご紹介します。

1.RECEPTIONIST

利用企業数4500社以上、サービス利用継続率99.5％、レビュー数・口コミ評価10期連続No.1の受付システムです。

受付業務を使いやすいインターフェースで効率化できるだけでなく、関連したバックオフィス業務である日程調整機能や来訪者記録管理、さらにはセキュリティ対策機能も十分に備わっています。

通知の連携方法も、メールや電話だけでなく、Chatworkなどのチャットツールなど、さまざまなアプリケーションと連動できる点が魅力です。

2.おくだけレセプション

おくだけレセプションは、AIを駆使したタッチ操作と音声に対応した操作性に優れた受付システムです。

シンプルなインターフェースを操作して、担当者をすばやく呼び出せる点が特徴です。外線を利用して担当者のスマートフォンに直接電話をかける仕組みになっています。

担当者はデスクから離れていたり、社外にいたりする場合でも通知を受け取ることが可能です。

3.ロボコネクト

ロボコネクトは、クラウド型ロボットプラットフォームサービスで、非接触で受付業務や施設・オフィス案内を実現できる受付システムです。

オフィスでの受付業務から、商品・サービスのPRまで、幅広い用途で活躍するサービスです。省スペースで多言語に対応しており、海外からの来訪者に対しても利用できます。

受付システムを導入して業務効率化へ！

受付システムを導入することで「人件費の削減」「業務の効率化」「テレワーク推進」など、さまざまなメリットがあります。人為的ミスを防止するだけでなく、入退館記録の管理などのセキュリティ向上にも貢献でき、さらに会議室などのスケジュール管理も一元化が可能です。

会社が抱える課題を解決するためにも、受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。