受付システムとは？受付無人化の必要性・メリットや選び方を解説！

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• 受付のデジタル化で来客業務をゼロに
• セキュリティ・コスト面も大幅改善
• 日程調整や会議室予約までワンストップで効率化

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受付システムとは？

受付システムとは、タブレットなどの電子端末やロボットなどを使い、受付業務を自動化するためのシステムです。受付に従業員がいなくとも、来訪者の応対を行うことができます。

システムが自動で担当者につなぐため、話の取次ぎにかかっていた時間やコスト、人件費の削減が可能になります。そのため、受付に割いていた時間を他の業務に充てられるなど、業務の効率化も実現も可能です。

受付システムの必要性

受付システムが注目されるようになった背景には、新型コロナウイルスの影響で会社での感染対策の一環として、受付の無人化のニーズが高まったことが挙げられます。

受付の業務が対面の場合、会話や直接の書類などの受け渡しなどで感染が広がる可能性も懸念されました。受付システムを導入することで、非対面での業務が可能となるため、感染予防対策として取り入れる会社も増えてきているのです。

また、テレワークの普及により、会社に出社する機会が減っていることも、無人の受付システム導入の背景にあると考えられます。人件費カットや業務の効率化などさまざまなメリットがあり、今後ますます注目されることが予想されているのです。

受付システムを無人化する7つのメリット

受付システムを導入し、会社の受付を無人化することで、さまざまなメリットが得られます。人件費や諸経費などのコストカットや、業務の効率化で会社の生産性アップにもつなげることが可能です。

さらに、その場で来訪者の情報を知ることができるので、セキュリティ対策としても活用することが可能。ここでは、受付システムを無人化にすることで生まれる、7つのメリットについて解説します。

1.人件費削減

受付システムを導入することで、受付担当者の時間短縮や人数の削減などが可能となり、人件費を削減できます。

受付を対面で行う場合、営業時間中に担当のスタッフを配置しなければなりません。会社の規模によっては、担当のスタッフを複数人確保しなければならない場合もあるでしょう。受付システムを導入すれば、従来よりも人的コストを減らせるのです。

2.連絡に掛かる無駄な時間の削減

受付システムを利用すると、担当者への連絡に要する時間をカットすることができます。

例えば、来訪者が受付に来て担当者に会いたい場合、受付スタッフが担当者に取次を行わなければなりません。1日に多くの来訪者がいる場合、取次には多くの手間や時間を要するでしょう。来訪者と担当者の間のやりとりに多くの時間が必要となれば、その他の業務が滞ってしまいかねません。

受付システムを導入すれば、これらの作業を一括して行うことができるため、シンプルでスピーディーな対応が可能となります。

3.スケジュール管理しやすい

スケジュールの管理がスムーズになるのもメリットのひとつです。

スケジュールをこれまで、紙媒体やホワイトボード、伝言などで済ませていたというところも多いのではないでしょうか。しかし、これらの方法では伝達ミスや記載漏れなども起こりやすく、場合によってはトラブルに発展する、顧客に迷惑をかけるといったことにもなりかねません。

受付システムを導入することで、スケジュール管理を共有でき、人為的なミスの削減や業務の効率化につなげることができます。

4.機会損失を防ぐ

受付システムの導入によって、来訪者と会社の担当者とを確実につなげることで、受付対応がスムーズだというイメージを与えることが可能です。

アポイントなしで会社を訪れる人もいることから、担当者が不在の場合、対応が遅れてしまうことが少なくありません。受付システムを導入すればチャット機能で来訪者と自動でやりとりが可能。担当者に自動で通知する機能や、信音で担当を呼び出すインターフォン機能などは、内線のような役割を担います。

受付システムを導入すれば来訪に対して即座に対応が可能となり、営業などの機会損失を防ぐことが可能です。

5.先進性をアピールできる

システム化やIT化は、政府が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩です。受付業務に先進技術を社内に導入することで、最新の技術や情報に敏感であり、業務をよりよくしたい、効率化を図りたいという意図を表明でき、ステークホルダーへよい印象を与えられるでしょう。

来訪者にITやAI関連企業の顧客が多い場合は、業務のスリム化に対して最新の技術を活用していることをアピールできます。

6.安全性が高い

受付システムを導入すれば、来訪者の情報をひと目でチェックできます。どこから来たかわからない人や予約をしていない人を受付以降に通すことを防げるため、セキュリティの面でも安心です。

監視カメラ機能と受付管理システムを連動させて、異常があれば通知するシステムであれば、防犯対策としても活用できます。

また、来訪者の健康状態などの情報を一括管理し、受付時に入室の可否を判断できれば、感染予防対策にもつながるでしょう。

7.セキュリティの強化

受付システムの導入は、情報漏洩などのリスクに対するセキュリティ強化にもつながります。

会社関係者以外の人も往来することに対して、個人情報管理の面で不安という会社も多いでしょう。確かに従来では受付で来訪者を社内へ通すかを判断していました。しかし、一度社内へ通してしまうと、そのあとの行動を受付では追えません。

システムを導入すれば、前もって来訪者の情報を把握できるため、まず関係者以外の入室を防げます。大規模な企業などで人の往来が頻繁な場合でも、顔認証システムなどでスムーズに識別が可能。またセキュリティゲートと受付システムを連携させれば、来訪者が不要な場所へ立ち入ることも抑制できます。

受付システムを導入することで削減できるコストは？

受付システムを導入することで、人件費や会社の光熱費、スタッフの交通費などをカットできます。また、電話の取次で使っていた電話機の交換や転送にかかるコストも減らせるでしょう。

システムから直接担当者のフューチャーフォンや専用のスマートフォンなどにつなげられれば、内線関連のコストカットも実現できるはずです。このように受付システムを導入すると、会社でかかるコストをスリム化できます。

受付システムを導入していない場合のコスト

受付システムを導入しない場合、まず受付に配置する人件費が発生します。受付に複数人従業員を配置する場合には、人数分の人件費がかかるのです。残業が発生すれば残業代に加え、従業員の交通費なども会社で負担しなければなりません。

また、来訪者が来たことを担当者に伝えるために、必要な電話機やFAXなどで使用するためのプリンターのリース代など、設備の維持費用も必要です。

受付システムを導入した場合のコスト

受付システムを導入する際には、システムの端末機器やロボットの費用がかかります。タブレット端末にするかロボットにするかで費用に差が生じることに注意が必要です。

タブレット端末を使えるシステムであれば機器の費用はかかりません。ロボットと比較すると数万円で用意できるためコストを抑えられます。

この他、初期登録や設定費用、月々のランニングコストも必要になります。受付システムによって初期費用が必要かどうかや月々の費用は異なるため、予算を踏まえて自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

2つのパターンのコスト比較結果

まず、受付システムを導入しない場合のコストを試算してみましょう。

100人規模の会社で受付に従業員を2人配置した場合、1人当たりの人件費を正社員で月20万円とすると、20万円×2＝40万の人件費が月々にかかり、ボーナスがあれば人数分必要となります。

社内に取次ぎ用の電話機を50台置くと仮定すると、1台3万円前後なので150万円ほどが必要です。故障やトラブルで交換の場合にはさらに費用がかかります。

従業員の交通費や残業代も合わせると、最初の月に190万円以上、年間で630万円以上のコストが発生する計算です。

次に、システムを導入したときのコストを試算してみましょう。受付担当スタッフは置かないものとします。

システム導入費では、最安価で初期費用が0円、既存のタブレット端末を使用すれば機器代も0円です。

ランニングコストとして月々の利用料が発生します。システムの種類によって月額の料金は異なりますが、相場としては1万円前後。導入と運用における費用は、最も安い場合に1万円前後で済む計算です。

このように、受付システムを導入する場合とそうでない場合とでかかるコストの差は歴然としています。それぞれのコストの差や受付システムの導入が自社にマッチするかを十分に検討したうえで選ぶことが大切です。

受付システムを無人化するデメリット

受付システムで無人化を図ることにはデメリットも存在します。

初期費用や月額料金のほか、タブレット端末にするかロボットにするかなどでもコストが異なります。対面がよい場合と非対面が好まれる場合があるため、自社に合うかどうかも視野に入れて検討しましょう。ここでは、受付システムを無人化するデメリットについてご紹介します。

1.システム費用が掛かる

受付システムには、導入に際しての初期費用や月額費用が発生します。受付システムの種類によって費用設定はさまざまです。月々の費用が安くても、オプションを追加することでコストがアップします。

そのため、会社にとってどのような機能が必要なのか、優先順位や導入する機能をよく検討しなければなりません。比較検討の際は、無料のお試しプランなどで実際の使い勝手を確認するとよいでしょう。

2.業種や人によっては、対面が好ましいケースもある

業種によっては、受付システムではなく対面が望ましい場合もあります。例えば旅館やホテルなど「おもてなし」の心を重んじるところでは、システムによる機械的な対応よりも、真心が伝わる対面での対応のほうがよい場合も少なくありません。

また、タブレット端末や画面操作などに慣れていない年齢層の人にとっては、対面でのやり取りを好む人もいるでしょう。すべてのシーンで受付システムが好ましいとは限らないのです。

3.システムトラブルが発生する可能性がある

受付システムは機械であるがゆえに、システムトラブルが起こるリスクがあります。トラブルが起こってしまうと、受付の流れが止まってしまい、業務に支障が生じます。来訪者を待たせてしまうこともあるでしょう。

そのため、定期的にメンテナンスをおこなうシステムやサポート体制、アフターフォロー体制なども含め、万が一のときに手厚いサービスを受けることができるかなどを確認しておくことが大切です。

自社に最適な受付システムの選び方

受付システムにはさまざまな種類がありますが、自社にマッチしたシステムを選ぶことが重要です。

自社における業務や経費の課題点、課題などを踏まえて費用や機能、設置スペースなど、さまざまな視点でマッチするシステムを選ぶと、コストパフォーマンスを最大限に発揮できるでしょう。

ここでは、自社にとってベストの受付システムを選ぶポイントについて解説します。

1.設置場所を事前に確認する

受付システムには、iPadのようなタブレット型とロボット型の2種類があります。

タブレット型は、スマートフォン操作に慣れている人にとっては抵抗なくスムーズに活用できるのが魅力です。また、場所をとらず省スペースで使用できるので受付スペースが狭い場合やフロントをすっきり見せたいという場合にもおすすめです。

一方、ロボット型の場合、音声認識や画像認証といった機能も備えており、受付作業が自動でスムーズ。セキュリティ面でも安心できます。タブレット型よりもスペースが必要なので、受付スペースにゆとりのある企業や会社におすすめです。

2.必要な機能が揃っているか

受付システムを選ぶ際には、数ある機能の中から自社に必要な機能が備わっているかどうかチェックすることが大切です。

来訪者が来たことを自動で通知する機能には、自動通知にはメールや電話、チャットなどさまざま手段が存在します。

担当者が会議に入ることが多い場合は、電話でなくメールでの通知が適しているでしょう。一方担当者がメールをこまめに見ない場合には、電話での通知機能が必要となるかもしれません。

自社の業務プロセスなどを確認し、担当者と来訪者をスムーズにつなげられるシステムを選ぶことが大切です。

3.操作性に問題はないか

受付システムは、操作性にも着目して選ばなければなりません。

どんなに優れた機能であったとしても、操作性が悪ければ浸透せず、結局はスタッフが従来通りの来客対応をしてしまうでしょう。また、機能が多すぎても来訪者が操作で迷ってしまいます。

タッチパネルで操作でき、画面構成がシンプルなものがおすすめです。また音声ガイダンス機能を搭載しているシステムもおすすめです。初見の来訪であっても、説明を聞きながらスムーズに操作を進められます。

4.情報管理・セキュリティに問題ないか

受付システムでは、情報の管理やセキュリティ体制がきちんと整っているかもチェックしておきたいポイントです。

受付システムに来訪者の情報を入力し、会社関係者やアポを取っている以外の人の入館を防げるシステムが好ましいといえます。

また、受付システムでは多くの個人情報を管理するため、ウイルス対策や情報漏洩に対する措置についても確認しておきましょう。万が一、災害やウイルス感染などでシステムがダウンしてしまうリスクもあるためです。

5.サポート体制や実績に問題ないか

受付システムを選ぶ際には、サポート体制やアフターフォロー体制がどのようになっているか確認することも大切です。

受付システムは機械なので、何らかの原因で故障をしてしまうこと、動作が停止するということも考えられます。システムエラーやトラブルが起これば受付業務はもとより、出退勤管理などにも影響しかねません。

万が一の際に電話やメールで相談を受け付けてくれるのか、あるいは修理に来てくれるのか、全国対応なのかなど、具体的なサポート体制を確認しておくと安心です。システムの運営元が実績豊富な企業を選ぶと、トラブル時のスピーディーな対応も期待できます。

6.コストパフォーマンスに問題ないか

受付システムを選ぶ際には、コストパフォーマンス（費用対効果）が高いかどうかを考えることが大切です。

受付システムは、機能が多いほどプラン料金が高くなります。しかし導入後にそれらの機能が活用されなければ、結果的に会社は無駄なコストをかけただけになるのです。

受付システムの導入・運営にかかるコストと、システム導入で得られる効果を天秤にかけて、双方のバランスを重視してください。

7.多言語対応しているか

来訪者に外国の人がいる場合や海外との取引や仕事がある会社などは、多言語対応しているシステムが必要です。

多言語対応が可能なシステムでは、言語を選択すると自動アナウンスで来訪者が案内を確認できます。多言語対応のシステムを導入することで他社と差別化を図ることができ、グローバルな面にも対応していると周囲にアピールできるでしょう。

おすすめの受付システム5選

受付システム選びでは、導入実績の多いシステムに着目して選ぶ方法が一番確実です。ここでは、おすすめの受付システムを5つご紹介します。

1.RECEPTIONIST

通話を使用しないクラウドの受付サービスとして2017年にスタート。4,500もの企業が導入しているという高い実績があります。受付嬢を経験した代表者が現場のニーズを熟知したうえで開発したサービスです。

機能がシンプルで使い勝手がよいので、来訪者だけでなく従業員がシステムを使いこなす際にスムーズなのがメリットとなっています。

また、業務の効率化だけでなく、入館証の発行でセキュリティ対策もできるので、不特定多数の人が出入りする企業で従業員の安全面に配慮したいという場合にもおすすめです。

2.おくだけレセプション

フューチャーフォンキャリア大手のNTTドコモが展開するAI受付サービス。フューチャーフォン回線を使用し、iPadとWi-Fiルーターなどの周辺機器を用意するだけで利用できるので、工事費用などは必要ありません。工事費用をカットでき、コストと期間の両面でメリットが得られます。

また月額1万円からと手ごろな料金設定も特徴。受付システムの費用が高額で活用を迷っているというケースでも導入しやすいのがメリットです。

さらに、パネルをタッチすることで簡単に担当者や部署を検索でき、音声検索にも対応しているためAIに話しかけるだけで担当者と連絡をとることが可能。感染リスクの面から、画面をタッチする回数を減らしたいという場合にもおすすめです。

3.ロボコネクト

NTT東日本が展開する、ロボットを活用したクラウドサービス。対話システムによってロボットと実際にコミュニケーションを図ることができる他、タブレット端末と比べて人と会話しているような印象を来訪者に与えることができます。

また、ロボットのマイクスピーカーによって、遠くのパソコンを経由し会話をすることも可能。さらに、英語、日本語、中国語、韓国語の4か国語に対応しており、海外の来訪者の対応もスムーズです。

4.ラクネコ

受付業務をスマート化することに注力した、クラウド受付サービス。来訪者はQRコードを発行し、タブレット端末にかざすだけで入館手続きが完了します。

またビジネスチャットや電話、専用アプリなど多彩な通知機能を備えており、シーンや会社の特徴に合わせて選べるのが魅力。さらにカレンダーアプリとの連携でメール通知がいくので、予定を前もってチェックできます。

5.Smart at reception

iPadを用いた無人受付システム。iPad一台で、取次なしに来訪者が直接担当者に連絡をとれるため、業務のスリム化も図れます。

また、これまでオフィスで固定電話での対応がメインだった会社も、担当者のフューチャーフォンに通知できるよう設定することで場所を選びません。働き方の自由度がアップし、生産性向上にもつながります。

通知機能はカスタマイズでき、従業員の事情に合わせて選べるのも魅力。会社の規模によってプランが分かれており、導入できるiPadの台数も決まっているため事前に確認しておくと安心です。

自社に最適な受付システムを選んで導入を！

新型コロナウイルスの影響によって在宅やテレワークが普及し、受付の無人化の動きが加速しています。受付システムを導入して無人化を図ることによって、人件費などのコストカット以外にも、取次の手間が省ける、業務の効率化や生産性のアップといったメリットが得られるでしょう。さらに、場所にとらわれない自由な働き方が実現できるのも魅力です。

受付システムは、種類によって料金や機能はさまざま。ぜひ自社に最適な受付システムを導入し、業務のスリム化を図ってみてはいかがでしょうか。