受付に向いている人・向いていない人とは?求められる人材について解説

2022/5/24 2022/05/24

受付システム

受付スタッフの女性

企業の窓口などで常に丁寧な対応を求められる受付。企業の顔ともなる職業ですが、一体どのような人に向いているのでしょうか。本記事では、そんな受付の仕事について、向いている人や必要なスキルなど詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

受付の業務内容

まず初めに受付業務の内容を簡単に説明します。受付は以下の4つを主な業務とします。

・来客の対応
・電話・メール対応
・スケジュール管理や会議室の予約
・事務作業

来客の対応

受付は来客の対応をします。来社された人の企業名や氏名、アポを確認。そして、アポが確認でき次第、担当者に繋げます。さらに、入館証が必要な施設では入館証の手続きも同時に実施。

また、百貨店やショッピングなどの大型施設では、迷子の対応やイベントの案内も実施します。

電話・メール対応

受付は電話やメールの対応をすることもあります。顧客からの電話やメールの窓口となり、受付が対応可能な内容であればそのまま対応し、担当者や部署に取り次ぐ必要があれば内容を正確に把握・伝達して対応してもらいます。

スケジュール管理や会議室の予約

受付は社員のスケジュール管理や会議室の予約をします。顧客とのアポや社内会議を実施する際、事前に日程を調整する必要があるのですが、正確にスケジュールを管理しなければ予定がバッティングする可能性も。そのような事態を避けるために受付は社員のスケジュールを管理しながらアポの設定をします。

また、スケジュール管理に伴い会議室の予約も同時に実施します。ミーティングや商談を対面でする場合、会議室を準備することも必要に。ミーティングを予定していた時間帯に会議室が空いていないという事態を避けるためにも会議室の予約は重要な業務となります。

事務作業

受付は顧客対応や電話応対の合間を縫って事務作業も行います。報告書の作成やデータ入力などをすることがあるため、ExcelやWordなどのスキルがあるとスムーズに業務を進められるようになります。

受付に向いている人の特徴

受付は向いている人と向いていない人に分かれます。受付に向いている人の特徴は以下の5つです。

・人と関わるのが好きな人
・どんな時でも笑顔で冷静に対応できる人
・礼儀正しい人
・清潔感がある人
・柔軟に対応できる人

人と関わるのが好きな人

人と関わることが好きな人は受付が向いています。受付は毎日多くの人と接する仕事。大企業や大型ショッピングセンターなどの大規模な施設の受付であれば、一日に100名以上と関わることになります。

このように、受付は人と接する機会が大変多い仕事であるため、人と関わることが好きな人は仕事を楽しむことができるでしょう。

どんな時でも笑顔で冷静に対応できる人

どんな時でも笑顔で冷静に対応できる人は受付に向いています。受付が対応するのは通常の顧客対応だけでなく、クレームや飛び込み営業などの対応をすることも。このような時にパニックになってしまっては適切な対応をすることができません。

一方で、どんな時でも笑顔で冷静に対応できる人であれば、企業のイメージを保ちながら、冷静に適切な対応が取れるでしょう。受付は企業の顔であることを忘れず、常に笑顔で冷静に対応することが重要です。

礼儀正しい人

受付が業務に取り組むにあたって、礼儀正しさは非常に重要になります。受付は企業や施設の顔となります。受付の礼儀が欠けていれば、顧客からのイメージは下がってしまうでしょう。

受付は、常に企業や施設の顔であることを意識して、礼儀正しく顧客対応することが大切です。

清潔感がある人

受付は企業や施設の顔として、礼儀正しさとともに清潔感があることも重要になります。清潔感が欠けている場合、顧客に不快な思いをさせてしまう可能性があり、企業イメージを下げてしまうことに。

企業イメージを下げない最低限のマナーとして、服装や髪型、立ち振る舞いなどの清潔感を整えるように意識することが大切です。

柔軟に対応できる人

受付はルーティンワークとは言えないため、柔軟性が求められます。急いでいる人や迷子、クレームなどさまざまなことに対応しなければなりません。相手の求めていることを瞬時に把握し、適切な判断で対応できるような柔軟性が必要になります。

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受付に向いていない人の特徴

人によっては受付に向いていない可能性があります。受付に向いていない人の特徴は以下の5つです。

・多くの人と接するのが苦手な人
・感情が表に出てしまう人
・顔や名前を覚えるのが苦手な人
・人によって態度が変わってしまう人
・自分のペースで働きたい人

多くの人と接するのが苦手な人

多くの人と接するのが苦手な人は受付に向いていないでしょう。受付は大規模な企業や施設であれば一日に100名以上の方と接することになります。多くの人と接するのが苦手な人が受付業務をした場合、精神的負担が大きく、疲弊してしまうことも。

このように、多くの人と接することが苦手な人は、受付業務は避けることがおすすめです。

感情が表に出てしまう人

受付は急な事態やトラブルに対応することも。そのような時に焦りや不安などの感情が表に出てしまう人は受付に向いていません。また、クレームや無茶な要望を申し出てくる顧客の対応をすることもあります。相手に非があると感じた場合も、企業の顔として冷静に笑顔で対応することが求められます。

このように、咄嗟に表に出てしまった感情が企業のイメージと直結してしまうことがあるため、感情が表に出てしまう人は受付に向いていません。

顔や名前を覚えるのが苦手な人

定期的に顧客が訪問する企業・施設で受付をする場合、顧客の顔や名前を覚えておく必要があります。定期的に訪問する顧客の中には、自分の名前や顔が覚えられているものだと考えている人もいるでしょう。

このような状況で、顔や名前を覚えていなければ適切な対応ができなくなります。そのため、顔や名前を覚えるのが苦手な人は受付が向いていません。

人によって態度が変わってしまう人

受付業務で人によって態度を変えてしまうことは禁物です。受付業務をする中で、企業の経営層や社長などの高い役職の人や新入社員などさまざまな立場の人と接することになります。しかし、人によって態度が変わってしまっては不快に感じる方もいるでしょう。

受付は誰に対しても平等かつ誠実に対応する必要があります。人によって態度が変わってしまう人は受付が向いているとは言えません。

自分のペースで働きたい人

受付や来客の対応の他にも、事務作業やスケジュール管理などのさまざまな業務を担います。事務作業やスケジュール管理に集中している状況でも来客が来た際には対応しなければなりません。受付は自分のペースで働けるものではないため、自分のペースで働きたい人は受付業務にストレスを感じてしまう可能性があります。

受付業務の仕事内容とは?必要なスキルや向いている人・やりがいを解説

受付に求められる人材とは?

受付に求められる人材とは、「人柄の良さ」です。受付を募集する際、多くの場合経験やスキルは重視せず、未経験でも採用することがあります。未経験の人を採用する際に見るポイントが「人柄の良さ」なのです。どんな時でも笑顔で冷静に対応できるか、礼儀正しいか、清潔感があるかなどを採用活動の中で評価します。

受付業務の経験やスキルは企業や施設によっても異なるため、業務の中で身に付けていきます。受付として働くことを希望する人は、社会人としてのマナーは最低限守り、人柄の良さをアピールすることで採用される可能性が高くなります。

受付に必要なスキル

受付業務をする際に必要となる基本的なスキルは以下の5つです。

・コミュニケーション能力
・ビジネスマナー
・柔軟性
・基本的なITスキル
・語学力

これらのスキルを身に付けておくことで、顧客を不快にさせることなく、企業イメージを向上させることができます。

コミュニケーション能力

受付業務を担う上でコミュニケーション能力は必須になります。受付は場合によっては一日に100名以上の顧客の対応をすることも。コミュニケーション能力が欠けている場合、相手にストレスをかけたり、自身の精神的負担が大きくなったりしてしまいます。

相手に悪い印象を与えない、自身に大きな精神的負担をかけないためにも、受付をする上でコミュニケーション能力は必須となります。

ビジネスマナー

社会人として企業で働く人全員に必要ですが、受付は特にビジネスマナーを身に付けておく必要があります。来社した人は受付と最初にコミュニケーションを取ることがほとんどでしょう。

そのため、受付の対応・態度が企業そのもののイメージとなります。その際、基本的なビジネスマナーがなっていなければ企業そのもののイメージが下がってしまうでしょう。

また、受付は社長や経営陣などの役職の高い人から、新入社員や就職活動中の学生など幅広い立場の人と接することになります。役職や立場によって態度を変えず、誰にでも平等かつ丁寧な対応をする必要があります。

柔軟性

受付業務はイレギュラーが発生する機会が多いため、柔軟性が必要になります。事務作業中の急な来客の対応や飛び込み営業の対応、クレーム処理などをすることがあります。このような状況で焦ることなく、冷静かつ丁寧に対応するためには柔軟性が必要です。

基本的なITスキル

受付の業務内容は来客対応のみと考えている方もいるのではないでしょうか。受付は来客対応以外にも事務作業や社員のスケジュール調整などもします。これらはパソコンを使用した業務になるため、基本的なITスキルが必要になります。

報告書の作成やデータ入力をするため、WordやExcelの基本的な使用方法はマスターしておく必要があるでしょう。また、カレンダーツールを利用して社員のスケジュール管理もするため、ブラウザについても把握しておくことも重要です。受付を希望する人はパソコン業務に慣れておく必要があります。

語学力

海外からの訪問者がいる企業では語学力を身に付けておく必要があります。基本的に英語を身に付けておけば問題ありませんが、企業によっては他の言語を身に付けておく必要がある場合も。

留学や海外移住などして言語力を身に付けておくことで、受付業務に役立てることができます。

受付・来客対応で必須のビジネスマナーとは?基本の流れから注意点まで解説

受付の仕事に活かせる経験

受付業務は経験や資格がなく未経験でも行うことができます。しかし、以下の経験があると受付に活かすことができます。
・接客経験
・事務経験
・語学経験

接客経験

ショップや飲食店のスタッフとして接客の経験があると受付に活かすことができます。受付は訪問された人と直接コミュニケーションを取る機会が多く、常に気配りと笑顔での対応が必要になります。ショップや飲食店のスタッフも同様の対応が必要になるため、受付に活かすことができるでしょう。

また、受付は基本的なビジネスマナーや丁寧な対応が求められます。ショップや飲食店のスタッフも同様。マナーがなっていないスタッフに対して違和感や不快感を覚えることと一緒で、受付もビジネスマナーや丁寧な対応が取れないと企業のイメージを下げてしまうことになります。

このように、受付はショップや飲食店のスタッフと同様、またはそれ以上の対応が求められます。そのため、接客経験を活かすことが可能です。

事務経験

受付は訪問者の対応以外にも事務作業をする必要があります。電話やメールの対応、報告書の作成、データ入力など、業務は多岐にわたり、基本的なパソコンスキルが必須。そのため、事務経験があると受付業務に活かすことができます。

語学経験

海外から訪問される人が多い企業で受付をする場合は、語学経験を活かすことができます。海外から訪問される人が多い企業で受付をする際、外国語での対応が必要になります。また、そのような企業では語学経験があり、外国語での対応ができる人材の採用に注力するでしょう。

海外留学や英語能力テストの受験などの語学経験をしておくことで、外国語で対応する機会が多い施設での受付にも活かせるようになります。

受付のやりがい・仕事で得られる6つのメリット

受付をすることにはやりがいがあり、仕事で得られるメリットもさまざまあります。受付のやりがいや仕事で得られるメリットは以下の6つです。

・正しいビジネスマナーが身につく
・柔軟に対応できるようになる
・コミュニケーション能力が上がる
・人に感謝されることが多い
・憧れの企業で働くことができる
・美意識を高く持って仕事ができる

1.正しいビジネスマナーが身につく

受付をすることで、正しいビジネスマナーを身に付けられます。受付は企業や施設の顔として基本的なビジネスマナーを最低限身に付け、丁寧な対応をする必要があります。

研修やセミナーでビジネスマナーを学ぶことはできますが、やはり身につけるには実践が必要。受付をすることで、ビジネスマナーを実践でき、さらに上司からアドバイスや指摘をいただくこともできます。

このように、受付をすることで質の高いビジネスマナーを身につけることができるため、キャリアをシフトする際も役立ちます。

2.柔軟に対応できるようになる

受付をすることで、さまざまな状況に柔軟に対応できるようになります。受付は予定通りに業務を進められることは少なく、急な訪問や飛び込み営業、クレームの処理をする必要があるため、臨機応変に対応する必要があります。

このような対応を日々の業務の中で繰り返すことで、柔軟性を身につけることが可能です。受付業務で身につけた柔軟性はキャリアをシフトした後や日々の生活に活かすことができるため、生活する上で非常に重要なスキルになります。

3.コミュニケーション能力が上がる

受付をすることで、コミュニケーション能力を上げることができます。受付は来社された人とコミュニケーションを取る機会が多く、場合によっては一日に100名以上の人と話すこともあります。

このような業務の中で、相手が何を求めているのか、どのような対応が必要であるかなど、相手の心も読み解けるコミュニケーション能力を身につけることが可能です。

4.人に感謝されることが多い

受付は人から感謝されることが多く、やりがいを感じながら働くことができます。社内外問わず、多くの人と直接コミュニケーションを取るため、相手の役に立てた時は感謝の言葉をもらうことができます。人から感謝されることは仕事を続ける上で非常に重要であるため、やりがいを持って働くことができるでしょう。

5.憧れの企業で働くことができる

受付として採用されることで、憧れの企業で働くことができる可能性があります。受付は企業の顔として位置付けられるため、憧れの企業に採用された場合、責任感と大きなやりがいを感じながら働くことができるでしょう。

また、受付であっても業務外の社内活動に参加できる企業もあります。そのような活動でさらに社員との関係性を深めることで、より楽しく働くことができます。

6.美意識を高く持って仕事ができる

受付をすることで、美意識を高く持って仕事することができます。受付は企業の顔として、服装や髪型などの身だしなみを常に整えておく必要があります。また、企業によっては綺麗な制服を着用して仕事ができることもあるため、モチベーションの向上につながるでしょう。

このように、受付は清潔感が非常に重要な仕事であるため、業務の中で美意識を高く持つことができ、私生活やキャリアをシフトした後にも活かすことができます。

受付の仕事に興味があればまず挑戦してみよう

本記事では、受付の業務内容や向いている人・向いていない人、仕事で得られるメリットなどを紹介しました。受付の業務内容は単純ではなく、常に臨機応変に対応することが求められるため、難しく感じる人もいるのではないでしょうか。

しかし、適切な対応を取れたり、人の役に立つことができたりした場合には、直接感謝の言葉をいただくことができるため、やりがいを感じながら働くことができます。受付の仕事に興味があれば挑戦してみることをおすすめします。

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