【最新比較】おすすめ受付システム18選！費用・機能・使いやすさで厳選！

受付システムのサービス一覧

• 受付のデジタル化で来客業務をゼロに
• セキュリティ・コスト面も大幅改善
• 日程調整や会議室予約までワンストップで効率化

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受付システムとは？

受付システムとは、これまで受付担当者が対面で行っていた来訪者への対応や、内線電話の取次などの受付業務を自動化したシステムです。

内線電話を使った受付対応では、電話を取る従業員が偏りがちであったり、来訪の度に業務が中断されることも少なくありません。

受付システムを利用すると、タッチパネル操作や入館証・QRコードの発行など、簡素化された方法によって受付業務をシステム化。業務の効率化につなげることができます。

オフィスの入口に受付端末を設置し、来訪者の訪問時に非接触のタッチパネルなどで操作することで、担当者の携帯電話やチャットツールに連絡が入る仕組みです。

受付システムの導入で、業務の効率化や省人化を行い、人件費や業務負担の削減を図ることが可能です。

受付システムを導入している企業が増えている理由

受付システムの導入企業が増えているのは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴う対面接触回避の動きが大きな要因となりました。

また、テレワークの普及に伴い、商談でオフィスを来社する人が大幅に減ったことも理由の一つです。

コロナ禍の中、受付来訪者は最大8割減少したともいわれています。また、2020年12月に改訂された「オフィスにおける感染対策ガイドライン」もこのシステムの利用を後押ししたといえるでしょう。

来訪者の商談場所・経路・時間など正確な記録が求められたことが、企業による受付システムの導入につながりました。

受付業務の効率化や運用コストの削減、来訪者情報のデータ化のためにシステム導入のニーズが高まっています。

[出典:一般社団法人 日本経済団体連合会『オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン』]

▷受付システムとは？受付無人化の必要性・メリットや選び方を解説！

受付システムを導入する際の選び方のポイント

自社に合った受付システムを選ぶポイントは以下の5点です。

• 対応端末
• セキュリティ
• 費用
• 設置場所
• 機能

受付システムの導入を検討している場合、今回挙げたポイントを意識して、選定作業を進めましょう。

1.対応端末

受付は「会社の顔」とも呼ばれ、来訪者のイメージを大きく左右する大切なポジションです。受付システムを導入する場合、端末によっても来訪者が受ける印象が変わってくるため、自社のイメージに合った端末やシステムをセレクトしましょう。

受付システムの端末には、タブレット対応やロボット型などがあります。タブレット型の場合はユーザーインターフェースに優れ、初めて訪問する人でも操作が簡単です。

一方、ロボット型の場合は、顔認識や音声認識を活用して来訪者を識別します。タブレット型よりも導入企業が少なく先進的なイメージから相手にインパクトを与えられるでしょう。

2.セキュリティ

受付システムを選ぶ際は、ベンダーのセキュリティ対策をチェックすることも重要です。受付システムには来訪者の氏名・所属先・連絡先など多くの情報を保存しています。

仮にシステムトラブルやサイバー攻撃で取引先の情報が流出した場合、社会的信用が失われてしまいます。

さらに、自社のブランドイメージが悪化し、顧客離れや人材の流出にも発展しかねません。

従って、受付システムはIPアドレス制限・通信暗号化・機密情報の暗号化保存といった情報資産を保護する体制が整ったシステムを選びましょう。

3.費用

受付システムに割ける予算を明確化しましょう。予算規模によってシステムを選択する基準が変わってくるからです。

予算の不足など課題がある場合は、まずセキュリティ面などの重視ポイントを優先し、機能を絞って選ぶようにするとよいでしょう。

一方、資金的に余裕がある場合は、利便性・操作性・セキュリティ対策などさまざまな点を比較し、自社にとって最大限にメリットを得ることができるシステムを選びましょう。

4.設置場所

設置スペースの広さも考慮して端末を選択しましょう。受付システムの多くはコンパクトな設計となっており、タブレット型の端末は場所を広く取ることがないため、省スペースにつながります。

一方、ロボット型の端末を設置する場合は、機器のサイズに応じたスペースが必要となってきます。端末によっては、設置場所のスペースも確認したうえで機器を選びましょう。

5.機能

機能性をどこまで追求するかを明確化しておきましょう。

例えば、受付業務の効率化だけを目指している場合は、来訪者受付・事前予約・来訪者の記録管理など、基本的な機能が搭載されていれば十分でしょう。また、誰もが利用できる操作性の良いものがおすすめです。

受付システムには機能性が高く、外部との連携を可能とした機器などもありますので、目的や使用用途に応じて機能をセレクトしましょう。

▷受付業務の効率化ポイントとは？よくある課題とシステム導入による改善方法

定番のおすすめ受付システム3選

多くのユーザーから支持を集める受付システムを3点ご紹介します。

• RECEPTIONIST

• おくだけレセプション
• ロボコネクト

受付システムを検討する場合の参考材料にご活用ください。

1.RECEPTIONIST

クラウド型受付システムでシェアナンバー1を誇り、導入実績は5,000社を超えました。ユーザーからの評価も高く、国内最大級のIT製品/ SaaSのレビューサイト「ITreview」では12期連続で1位に輝いています。

優れたセキュリティ性がRECEPTIONISTの特徴です。

事前に発行したQRコードをiPadにかざすと、どこにも触れずに受付を完了できます。事前に来訪者の健康状態や渡航履歴の入力を求めておけば、クラスター発生のリスクを最小限に抑えることも可能です。

また、ゲート連携を活用すると、飛び込み営業やアポイント無しの来訪者の入館を穏便に断れます。 

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2.おくだけレセプション

NTTドコモが提供している受付システムです。ユーザーインターフェースに優れ、初めて利用する人もノーストレスで操作できます。

AI音声検索ではドコモ独自の技術によって正確に来訪者の音声を識別し、スムーズな応対を実現します。

また、社内ネットワークや内線電話との接続工事は必要ありません。設置場所に置くだけで利用が可能です。

3.ロボコネクト

クラウド型のロボットを活用した受付システムです。特徴は優れたコミュニケーション能力です。英語・中国語・韓国語に対応しており、外国人観光客からの案内・受付の効率化を図れます。

案内業務を一任できるため、対面接触の機会を最小限に抑えることが可能です。また、プログラミングの授業やレクリエーションの案内など、教育現場や介護施設でも導入されています。

無料トライアルがあるおすすめ受付システム4選

無料トライアルで試用できる受付システムであれば、コストを掛けずに機能性を確認でき、仮に自社に合わなかった場合でもダメージはありません。ここでは無料トライアルを設けている4つの受付システムをご紹介します。 

1.ラクネコ

月額5,500円(税込)から利用可能なコストパフォーマンスに優れた受付システムです。ユーザー数に応じて料金が変動するため、無駄なコストの発生を抑えられます。初期費用やサポート費用は掛かりません。

また、利用料金によってチャット通知・QRコード発行・Akerun IoT連携機能など、システムの搭載機能が制限されることはありません。アップデートによって追加された新機能にも追加料金は発生せず、常に最新の状態でシステムを利用できます。

2.ACALL RECEPTION

iPad一台で受付業務を自動化できるシステムです。アプリ・QRコード・入館証など、来訪者の訪問頻度に合わせて受付方法を選択できます。

来訪者がオフィスに到着すると、ゲート解除通知が担当者に送られ、素早い対応を実現します。万が一通知を見逃してもチャットツールが再度通知を行います。また、事前に会議室を予約しておけば、当日に会議室がわからず手間取ることなどありません。

3.アイタッチ+

ユーザーインターフェースに優れた受付システムです。シンプル・グラフィカル・カテゴリーなど、自社の好みに合わせてレイアウトを選択可能です。

全てのレイアウトがシンプルで見やすいデザインに整えられており、ストレスフリーで操作できます。

また、iPadに無料アプリをインストールするだけで、設定を完結できます。

4.WowDesk

30日間無料トライアルを設定している受付システムです。コストを掛けずにスマートスピーカー通知・カレンダー・動画撮影機能など、機能性を確認できます。

人気のおすすめ受付システム11選

多くの企業に導入されている11社の人気が高い受付システムを紹介していきます。

1.bitreception　

非接触で会議室まで来訪者を案内できる受付システムです。QRコードで受付手続きを済ませた後、使用予定の会議室の施錠が解除されます。

また、bitlock Starter Kitと組み合わせると、社員証や交通系ICカードで会議室の施錠をコントロールできます。

また、シールを貼るだけで作業は完了するため、工事を行う必要はありません。

2.ReClip

無料で導入・運用ができる受付システムです。タブレットにアプリをダウンロードして運用を行うため、コストを大幅に削減できます。また、来訪者到着の通知に内線は使いません。メールやチャットで知らせるため、作業効率低下を避けられます。

そして、月額550円(税込)の有料プランを利用すると、受付記録のエクスポートや署名画像の転送機能を活用できます。

3.for Sota

親しみやすいデザインが特徴のロボット型受付システムです。来訪者情報や応答メッセージはSotaから発信され、作業の手を止めることはありません。来訪者とSotaのやりとりは自動記録され、対応に不備が無かったかいつでも確認できます。

4.Smart at reception

多くの大手企業に導入されている受付システムです。ユーザーからの評価が高く、「ITreview Grid Award」を6期連続で受賞しています。特徴は積極的なAIの活用です。音声認識と学習機能によって、来訪者は非接触で手続きを完了できます。

また、招待状を事前に相手に送っておくと、来訪者はQRコードをかざすだけで、手続きが終了します。システムへのログイン履歴や来訪記録は自動で記録されるため、担当者が細かく管理する必要はありません。

5.more Reception

特徴は受付方法と筐体のラインナップが豊富な点です。タッチパネル操作・QRコード・入館証発行など、状況に応じた対応が可能です。また、コンパクト・カウンター・フロアタイプなど、設置スペースの広さに応じて形を選択できます。

加えて予算・カスタマイズ性・IT人材の有無に応じて、クラウドとオンプレミスのどちらで運用するか選択できます。

6.MOT

用途に合わせて表示メニューやデザインを選択できる点が特徴です。どのテンプレートもシンプルで整理されており、来訪者が操作性に戸惑う心配はありません。また、取引先に外国人が多い場合は日本語と英語表記を併用して表示できます。

7.I-Face

操作性に優れた受付システムです。ユーザーの声を採り入れ試行錯誤を重ねたデザインは、直観性に優れたシンプルなデザインに仕上がっています。また、システム障害は月1件以下と安定した運用が見込める点も魅力です。

8.VisitView

豊富な機能を搭載しており、予約～退館まで一連の流れで処理できます。事前に来訪者の人数や利用施設を確定しておくことで、当日の待ち合わせや商談がスムーズになります。セミナー・講演会・イベントなど、多数の人数が来社する場合も問題ありません。

自動インポート機能によって、来訪者情報やQRコードの発行を自動化できます。また、複数のテナントやオフィスが混在している施設でも利用できるよう、システム構成が工夫されています。

9.Envoy

Envoyはアメリカの企業向けに受付管理システムを提供しているベンダーです。Slack・Airbnbなど、知名度の高い企業への導入に成功しています。Envoyはタブレット型を採用しており、来訪者は訪問先に着いたら写真撮影を行います。

顔写真が担当者に送られるため、面倒な入力作業を行う必要はありません。また、Microsoft Teams・GoogleWorkSpace・Salesforceなど、多くのサービスと連携しており、営業活動やマーケティング戦略にも来訪者情報を活用できます。

10.Alplay-Info

スクリーンに浮かび上がった映像をフリック・タッチする受付システムです。操作性や映像美にこだわっており、新鮮な体験を味わえます。

ホテル・病院・オフィスなど、自社の業態に合わせてカスタマイズ可能です。また、英語・韓国語・中国語にも対応しています。

11.オレッセシリーズ

日本電通が提供している受付システムです。タッチレスタイプを選ぶと空中ディスプレイと赤外線センサーによって、非接触で受付が完了します。

受付システムの基本的な機能

受付システムの基本的な機能として、主に下記の3点が搭載されています。

• 来客情報管理機能

• 内線やチャットなどで知らせる通知機能
• 来客予約・受付機能

ここでは、これらの機能についてご説明します。

1.来客情報管理機能

受付システムの基本ともなる、来訪者の氏名・所属先・訪問相手などの情報を一元管理する機能です。一度来訪した人のデータをシステム上に登録し、次の訪問時の対応に反映させることも可能です。

また、この機能を使うと来訪者の訪問頻度も把握できるため、今後の営業戦略・マーケティング・感染症防止対策などに活用できるでしょう。さらに、カメラ機能を搭載している受付システムの場合、セキュリティ面でも安心です。

2.内線やチャットなどで知らせる通知機能

携帯電話やチャットツールに来訪者の訪問を通知する機能です。この連絡は担当者に直接入るため、業務中に作業を中断する必要がなく業務効率化につながります。

ただし中には、携帯電話やチャットツールへの通知に気付かないケースもあるため、内線電話との併用が推奨されています。

3.来客予約・受付機能

受付システムで予約をしている来訪者の訪問時は、携帯電話のアプリやQRコードなどで対応するとスムーズです。

また、来訪者が多いオフィスに整理券の発行機能が搭載された受付システムを設置すると、混雑や待ち時間を最小限に抑えることが可能です。

予約をしていない来訪者には、タブレット端末に氏名・連絡先・訪問相手など必要事項の入力をすることで、社内に通知が届く仕組みになっています。スマートフォンを利用することで、来訪者を応接室まで誘導してくれるシステムもあり、受付業務のスリム化につながります。

受付システムを導入するメリット

受付システム導入によって得られるメリットは以下の5点です。

• 人件費削減

• スケジュールを管理しやすい
• セキュリティ対策になる
• 機会損失を防げる
• 企業ブランディングの向上に寄与する

受付システムを利用するメリットについて内容を見ていきましょう。

1.人件費削減

来訪者の対応が省人化され、人件費の削減が可能となります。受付システム上で対応が完結するため、業務が中断されることもありません。

受付システムを導入すると、それまでは内線対応などの受付業務も担っていた従業員が本来の業務に集中できるようになり、生産性が向上します。

▷受付業務の効率化ポイントとは？よくある課題とシステム導入による改善方法

2.スケジュールを管理しやすい

事前予約で受け付けた来訪者の情報をシステム上で自動管理します。当日の来訪者予定を確認することもでき、スケジュールに基づいて仕事を進めることができます。

受付システムを利用したスケジュール管理により、優先度の高い業務から取り掛かる意識が社員に浸透し、業務効率の向上が望めます。

3.セキュリティ対策になる

カメラ機能に対応したシステムにより顔認証を行うことで、事前に来訪者を確認することもが可能です。顔認証でデータを管理することで、不審者対応にもつながります。

さらに、システム上で入退室管理を行うことでセキュリティ対策の強化にも直結します。受付が省人化される場合は、セキュリティ面も意識しましょう。

4.機会損失を防げる

会議中・作業中・来客中に急な訪問があった場合でも、システムが自動対応するため、業務の中断を回避できます。

従来は、多忙な時に来訪者があると丁寧な対応ができず、顧客満足度の低下や新規顧客獲得の機会損失につながることもありました。

しかし、受付システムの導入で業務の忙しさに関わらず応対品質が課題となることはありません。また、特定の時間帯に顧客が集中しやすい飲食店などに受付システムを導入して予約券の発行を行うことにより、混雑の緩和や業務の負担軽減が期待できます。

5.企業ブランディングの向上に寄与する

受付システムを活用することでスムーズに受付対応をすることは、取引先に好印象を与え、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

また、システム導入による先進性をPRすることは、自社のブランディングにもなるでしょう。

自社に最適な受付システム導入で業務効率化へ

今回は以下の4点について解説してきました。

• 受付システムを導入する企業が増えている理由

• 受付システムを導入するメリット
• 受付システムを選ぶポイント
• おすすめの受付システム

新型コロナウィルス感染症の拡大に伴う対面接触回避の動きやテレワークの普及、そして来訪者情報の記録の必要性に伴って、受付システムの導入が加速しました。

システム上で受付対応や来訪者情報を管理できる受付システムの導入によって、人件費や感染リスクを削減できます。

また、システムが多くの受付業務を担うため、業務の効率化にもつながるでしょう。

ただし、初めて受付システムを導入する場合、どのようなシステムを選べばよいのか迷うこともあるでしょう。

今回の記事で挙げた受付システムを選ぶ際のポイントやおすすめの受付システムを参考に、ぜひスムーズな受付業務を実現してください。