受付業務の仕事内容とは?必要なスキルや向いている人・やりがいを解説

記事更新日:2022/11/17

受付システム

オフィスの受付

企業の顔として、来訪者の対応にあたる受付業務。仕事内容が多岐にわたるため、業務について明確なイメージがわかない人も多いのではないでしょうか。本記事では、そんな受付業務について、仕事内容や必要なスキル、就職・転職に役立つおすすめの資格などを詳しく解説していきます。

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受付業務とは?

受付は主に来客への応対・案内をおこなう業務です。その他にも、送迎車の手配や来訪者管理、庶務など、来訪者に関する業務を広く担当します。

受付は来訪者と一番はじめに顔を合わせるため、受付の対応によって会社のイメージが大きく変わります。専門的な技術を必要とする業務というわけではありませんが、会社にとって重要な仕事と言えるでしょう。

受付業務の仕事内容

受付は来客に関係する業務を広く担当します。ここでは具体的な仕事内容をご説明します。

来客の応対

業務の中心となるのが、来訪された方の応対業務です。来訪者が受付に訪れた際に、アポの確認や、取次をおこないます。その際に、名前、企業名、目的などを確認し、来訪者の情報を担当に伝えます。

その他にも、入館証の手続きや、場合によってはタクシーなどの送迎車の手配もおこないます。

訪問者情報の登録・管理

来訪者の情報管理も受付の業務です。訪問者情報の管理はセキュリティ面で重要なため、正確な記録が必要です。訪問者の身元を明らかにして、入館証の発行・回収を担当します。

また、病院の受付では診察券やカルテ作成、スポーツクラブなどの施設では会員証の作成などをおこないます。

職場によっては、来客者を性別や年齢で分類する集計作業もあるでしょう。集計結果は、統計データとして経営戦略の策定などに活用されます。

代表電話・メール対応

代表電話の対応やメール対応も、受付の業務です。代表電話とは、会社の窓口となる電話番号です。

相手の用件に応じて、受付は適切な担当者を判断し、電話をつなげる必要があります。そのため、他部署の役割や、部署の代表電話を把握しておかなければなりません。

また、担当者が不在の場合は、帰社時間を相手先に伝えたり、担当者へ伝言を残したりします。

会議室の予約

来訪者のために会議室・応接室を手配します。予約の方法はさまざまですが、最近は設備予約ツールや、スケジュールツールなどを利用することが多いようです。

ダブルブッキングにならないように、予約手順はしっかりと守り、迅速に情報共有する必要があります。

庶務や掃除

受付以外にも、庶務や掃除なども受付が担当することがあります。庶務の仕事はさまざまです。たとえば、文房具やプリンターのトナー・用紙、名刺などの備品の発注・管理、資料作成や郵便手配などです。

中小企業では受付業務の負荷が少なく、庶務を任される傾向があります。

受付業務の効率化ポイントとは?よくある課題とシステム導入による改善方法

受付業務に必要なスキル

受付業務には、どのようなスキルが必要なのでしょうか。重要なものをここで紹介します。

はじめから完璧にする必要はありませんが、今からでも勉強しておくことで、就職・転職で一歩有利になるでしょう。

正しいビジネスマナー

来訪者に失礼にならないよう、正しいビジネスマナーを身につけなければなりません。もっとも大切なのは、言葉遣いや、マナーです。職場によって求められるレベルは違うので、必要なレベルを見極めることが大切です。

服装や髪型などの身だしなみも重要です。服装のみだれなどは目立つため、自分の姿をいつも確認できるようにしましょう。

大抵の場合、ビジネスマナーは研修やOJTで学べます。もらった資料は何度も目を通し、わからないところは質問したり自分で調べるようにして、ビジネスマナーを磨きましょう。

最低限のパソコンスキル

事務作業ができるレベルの最低限のパソコンスキルが必要です。具体的には、タイピング、フォルダ作成、印刷作業のようなパソコンの基本操作、メール、Word、Excelなどの各種ソフトの利用ができるとよいでしょう。

要求されるレベルはそれほど高くないので、普段からパソコンに触れている人であれば習得は容易です。

その他にも、グループウェアやスケジュール管理システムなどが導入されている職場もあります。研修やOJTで利用方法はレクチャーされるので、正確に使えるように学習する必要があります。

コミュニケーション能力

受付ではさまざまな立場の人とやり取りをするため、コミュニケーション能力が求められます。会話の内容を正確に理解し、言外の相手の意図をくみ取ることは、業務をスムーズに進めるために必要不可欠です。

また、笑顔で明るく応対して相手を安心させられる能力も大切でしょう。来訪者に好印象を与えられる受付は、どの職場でも重宝されます。

受付・来客対応で必須のビジネスマナーとは?基本の流れから注意点まで解説

受付業務に向いている人の4つの特徴

受付は人によって向き不向きの分かれる職種です。ここでは、受付に向いている人の特徴を紹介します。

1.人と関わるのが好き

受付は、会社の窓口です。そのため、毎日さまざまなタイプの人と数多く接する機会があります。人付き合いが苦手な人では、苦痛を感じてしまいます。

逆に、人と接するのが好きな人であれば、ストレスなく業務をこなすことができます。そのような性格は、受付に向いていると言えます。

2.柔軟性がある

急な予定変更に対して、臨機応変に対応できなければなりません。受付は機械的な応対だけでなく、不測の事態への対処も求められます。適切な対応を自分で考えられないと、来訪者の時間を奪うだけでなく、会社の悪印象にもつながりかねません。

そのため、受付には柔軟性が求められます。とはいえ、右も左も分からないうちから柔軟な対応をするのは困難です。はじめは、現場で経験を積んで、対処法を学ぶ意識を大切にしましょう。

対応方法の引き出しが増えることで、柔軟性を身につけることができます。

3.礼儀正しい

受付は会社の第一印象を左右します。そのため、礼儀正しさは欠かせません。来訪者に失礼なく、笑顔で対応できる人が向いています。

礼儀正しさは性格に左右されると思われがちですが、ビジネスマナーを学ぶことで習得できます。書籍などの教材を利用し、ビジネスシーンで必要とされる作法や行動などを身につけておきましょう。

4.秘密を守れる

受付は来訪履歴などの業務情報を管理するため、機密やプライバシーに配慮できる人でなければいけません。記録データや業務資料だけでなく、来訪者との会話内容などにも気をつけるようにしましょう。

業務で得た情報は些細なことと思えることでも、社外で話すべきではありません。実害のない情報であっても、業務で知り得た情報を外部に漏らすことは、コンプライアンスを疑われかねないからです。

受付業務でやりがいを感じる4つのポイント

受付という業務を通して、多くのやりがいを感じることができます。具体的にやりがいを感じる瞬間をご紹介します。

1.コミュニケーション能力や接客マナーが身につく

受付は社外のさまざまな人と接するので、コミュニケーションスキルが磨かれます。多くの経験を積めるので、臨機応変な対応力も身につきます。

このようなスキルは他の職種でも活かせるだけでなく、プライベートでも役に立ちます。たとえば、来客時の対応やコミュニケーションをスムーズに進めるスキルは、生活をよりよいものにしてくれるでしょう。

2.人から感謝されることが多い

感謝されることは、受付がやりがいを感じられる大きな瞬間です。事務などの業務では、なかなかお客様からの声を聞くことができません。そのため、自分の仕事の価値がよくわからなくなり、やる気がなくなるという人もいます。

受付は来訪されるお客様を案内し、サポートできる仕事です。直接「ありがとう」と言ってもらえることは、とても大きなモチベーションにつながるでしょう。

3.見た目にもこだわって働ける

外部の人とかかわることが多いため、服装や身だしなみに自然とこだわるようになります。自分の外見をきれいに保つことで気が引き締まり、仕事へのモチベーションが高まるでしょう。

また、外見に気をつかうようになると、プライベートも充実します。今までは気にしなかった部分の身だしなみにも注意が向くようになり、周りに好印象を与えられるようになります。

4.憧れの企業で働ける

有名企業や一流企業などで働けるチャンスも広がります。憧れていた会社に貢献できるというのは、非常に大きなモチベーションにつながります。

受付は会社の顔であるため、企業イメージに影響を与えます。受付の役割は一般に思われているよりも大きいと言えます。プレッシャーも大きいですが、その分やりがいも感じられます。

受付システムとは?受付無人化の必要性・メリットや選び方を解説!

受付は未経験からでもなれる?資格は必要?

受付業務には経験が必要なのか、スキルが必要なのか、就職・転職に関することを解説します。また、関連する3つの資格も紹介します。

未経験からでもなれる可能性は十分にある

結論から言うと、受付は未経験であっても採用されます。受付の求人の多くは「未経験可」や「未経験歓迎」で募集しており、社内での研修や教育で育てることを想定しています。

基本的なビジネスマナーなどはあるといいですが、今までの業務経験はあまり気にしなくてもよいでしょう。

おすすめの資格3選

資格を取得することで、採用に有利になったり、業務で活かすことができます。受付業務に役立つおすすめの資格を紹介します。

秘書検定

秘書検定は、秘書に求められる知識・技能を問う試験です。秘書検定の学習を通して、社会人としてのビジネスマナーや一般常識、接遇を学ぶことができます。

秘書検定を取得することで、円滑に受付業務を進めるための、基本的なノウハウを身につけることができるでしょう。

秘書検定は、年に3回試験が実施されます。申込みは郵送、または公式サイトからおこなうことができます。

詳しくは「秘書検定申し込み方法」をご覧ください。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)や日商PC検定

パソコンスキルを証明するなら、マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)や日商PC検定がおすすめです。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)はOfficeソフトの利用に関する資格です。Word、Excel、PowerPointなどOfficeソフトの基本操作ができる証明になります。MOSの資格を取得すれば、受付業務においては十分なレベルに到達できるでしょう。

MOSには2つの受験方法があります。一つはインターネットから申し込む全国一斉試験、もう一つは最寄りの試験会場に直接申し込む随時試験です。受験料、試験内容に違いはないので、受けやすい方を選ぶといいでしょう。

詳しくは「MOS受験案内ページ」をご覧ください。

日商PC検定は、事務、ネットワーク、Officeソフトの基本を問う試験です。MOSとは違い、パソコン業務全般の知識が必要です。日商PC検定を取得すれば、一般事務をこなす上でのPCスキルが十分である証明になります。

試験は全国のネット試験会場から受験可能です。公式サイトから最寄りの試験会場を調べ、申込みをおこないます。

詳しくは「商工会議所ネット試験施行機関」をご覧ください。

TOEIC(R) L&R Test

TOEICは世界中で認められている英語能力テストです。ホテル、外資系企業など、海外の方とかかわる職場では非常に重宝されます。

そのため、TOEICで高得点を取得することは、就職・転職で大きなメリットになるでしょう。また、職場によっては資格手当を用意しているので、給与アップにもつながります。

目安として、730点で適切なコミュニケーションを取れる素地があるとされています。

[出典:一般財団法人国際ビジネスコミュニケーション協会「PROFICIENCY SCALE」]

求人ではTOEIC600〜800点程度のスコアでの募集が多いため、まずは600点を目指すといいでしょう。

近年、外国人観光客や移住者の増加にともない、デパート、スポーツジムなどさまざまな場所で語学力のある人材が必要とされています。TOEICの重要性は今後も高まっていくと予想できます。

試験は年に10回おこなわれており、インターネットから申込みが可能です。

詳しくは「TOEIC 申込み」をご覧ください。

受付業務は企業の顔として働けるやりがいのある仕事

受付は来訪者が最初に会う企業の顔です。そのため、受付業務の質はそのまま企業の印象に直結します。直接利益を生む業種ではありませんが、その役割は大切なものと言えるでしょう。

また、受付業務を通して、コミュニケーション能力、柔軟性、マナーなど、汎用性の高い能力を身につけることも可能です。仕事での経験が自分のメリットにつながるため、非常にやりがいを感じやすい業種でもあります。

この記事を読んで受付に興味を持ったのなら、求人サイトにアクセスして、自分に合った職場を探してみましょう。

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