【2023年最新】文書管理システムおすすめ12選比較!失敗しない選び方のポイント

最終更新日時:2023/02/15

文書管理システム

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書類管理の効率化に役立つ「文書管理システム」。さまざまな機能を持つシステムが多数開発され、ペーパーレス化などを目的に普及が進んでいます。本記事では文書管理システムのおすすめ12選を目的別に紹介し、メリット・デメリットや失敗しない選び方などとあわせて解説します。

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、電子文書や電子帳票などの電子化された文書の保管から活用、廃棄までのライフサイクル全体を一元管理するシステムです。文書を一元管理できるので、検索や共有が容易にできる点が特徴的で、社内のペーパーレス化や書類保管スペースの削減が可能です。

また、e-文書法や電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを選べば、紙での保存が義務づけられている法定保存文書も、データで保存することができます。

文書管理システムのシェア率

電子帳簿保存法の規制緩和や、企業による業務のデジタル化の推進などを背景に、文書管理システムの需要は高まっています。

REPORT OCEAN」が2021年8月25日に発表したレポートによると、文書管システムの2020年の市場規模は50億円以上です。また2021年から2027年の期間に、12%以上のCAGRで成長すると予測されています。

文書管理システムのメリット・デメリット|主な機能や目的を解説!

文書管理システムの必要性

情報量が増大し続ける現代において、企業がコンプライアンスを厳守し業務の効率化をはかるためには、適切な文書管理が重要です。また、社内のペーパーレス化にも迅速に対応していく必要があるでしょう。

ペーパーレス化に対応するためにも、文書管理システムの導入は有効です。自社に最適な文書管理システムを選べば、文書管理の課題解決はもちろん、セキュリティの強化やコスト削減にもつながります。

ECMとの違いとは?

文書管理システムと似たシステムにECMがあります。ECMとは、企業内に点在したコンテンツを一元管理するもので、文書管理システムとは管理するコンテンツが異なります。

文書管理システムでは、主にWordやExcelのファイルなどの文書を管理します。一方でECMは、WordやExcelなどの文書だけでなく、動画や音声、メールやFAXなども管理できます。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、社内で作成されるさまざまな文書を、適切に管理するための機能が搭載されています。

文書の保存・保管文書を整理して保管し、OCR機能で紙の

文書の検索性を高める機能。

文書の検索・閲覧全文検索やタグ検索から閲覧できる機能。
文書の編集文書を編集できる機能。
情報の共有チームで文書を共有できる機能。
情報の設定文書の情報を設定できる機能。
バージョンの管理変更履歴を管理し、最新版を編集する機能。
ワークフローの設定文書の承認や申請、保管をワークフローに

乗せる機能。

データの移行・出力大量の文書データを移行・出力できる機能。
セキュリティ対策ファイルの暗号化や、複製や印刷不可などを

設定できる機能。

電子帳簿保存法・e‐文書法への対応

法定保存文書をデータで保存したい場合は、電子帳簿保存法やe‐文書法に対応した文書管理システムが必要です。

人事関連の書類や国税関係の書類などの法定保存文書は、一定期間保管することが義務づけられています。これまでは、紙の文書で保存する必要がありましたが、規制緩和によって電子データでの保存ができるようになっています。

電子帳簿保存法の基本知識を解説!データ保存要件や法改正のポイントとは?

クラウド型のおすすめ文書管理システム5選

クラウド型の文書管理システムとは、クラウドを使って文書管理ができるシステムです。パソコンやスマートフォンから利用できるため、最新の文書データをどこにいても確認することができます。

ここでは、クラウド型のおすすめ文書管理システムを5つ紹介します。

1.NotePM

情報の蓄積や閲覧のしやすさに長けたシステムです。社内で役立つマニュアルが作成でき、誰もが閲覧できる「社内Wiki作成ツール」などの機能もあるので共有が簡単にできます。

提供元株式会社プロジェクト・モード
初期費用無料
料金
  • プラン8:4,800円(税込)/月
  • プラン15:9,000円(税込)/月
  • プラン25:15,000円(税込)/月
  • プラン100:60,000円(税込)/月
  • プラン200:120,000円(税込)/月
導入実績登録企業7,000社以上(※2023年01月時点)
機能特徴マニュアル作成、検索機能、動画共有、変更履歴の自動記録、レポート機能、アクセス制限、ファイル共有、外部ページ共有など
URL公式サイト

2.CLOUD CABINET

倉庫会社が持つノウハウを活かして、原本の保管や管理ルールの策定から運営までをサポートしてくれる文書管理システムです。紙の原本を提供会社が保管してくれるサービスがあるのも特徴です。

提供元寺田倉庫株式会社
初期費用要問い合わせ
料金要問い合わせ
導入実績累計導入社数2,500社(※2023年01月時点)
機能特徴書類・電子契約書の一管理、リモートスキャン、ステータス管理機能、フォルダ管理、検索機能、権限付与、ログ管理、倉庫機能、API機能、紐づけ機能、通知機能など
URL公式サイト

3.MyQuick

幅広い用途で使用でき、検索がスピーディに行える文書管理システムです。システムの使いやすさと、セキュリティーサポートの手厚さなどが魅力で、リソースを段階的に拡張できるのでグループ会社などへ拡張して利用もできます。

提供元インフォコム株式会社
初期費用
  • スタータープラン:無料
  • スタンダードプラン:330,000円(税込)
  • プレミアムプラン:要問い合わせ
料金
  • スタータープラン:22,000円(税込)/月
  • スタンダードプラン:77,000円(税込)/月
  • プレミアムプラン:要問い合わせ
導入実績約900社(※2023年01月時点)
機能特徴さまざまな文書データベースの作成機能、電子契約サービスとの連携機能、検索機能、期限管理の省力化、文書のセキュリティ保全など
URL公式サイト

4.LegalForceキャビネ

契約書を迅速にデータ化し、契約締結後の契約管理をサポートしてくれるシステムです。AIが契約情報を自動的に抽出し管理台帳を作成してくれるので、管理台帳を作成する手間が省けます。

提供元株式会社LegalOn Technologies
初期費用要問い合わせ
料金要問い合わせ
導入実績600社以上(※2022年10月時点)
機能特徴管理台帳の作成、契約書の全文検索、更新期限のリマインド、契約書の一元管理、電子契約サービスとの連携ほか
URL公式サイト

5.Fleekdrive

ファイルの共有や管理に長けたシステムです。在宅勤務やサテライトオフィスとのやりとりや、モバイルを活用した現場とのファイルの共有が、迅速に安全に行えます。共有が容易に行え、インターフェースが使いやすい点も魅力です。

提供元株式会社Fleekdrive
初期費用要問い合わせ
料金
  • Team:550円(税込)/月・1人あたり
  • Business:1,650円(税込)/月・1人あたり
  • Enterprise:4,400円(税込)/月・1人あたり
機能特徴ファイル共有、ファイル共同編集、文書管理、自動化、セキュリティ、ユーザー・アクセス管理、モバイル活用、サービス連携、デバイス連携など
URL公式サイト

オンプレミス型のおすすめ文書管理システム5選

オンプレミス型の文書管理システムとは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして、文書管理を行うシステムです。

ここでは、オンプレミス型のおすすめ文書管理システムを5つ紹介します。

1.楽々Document Plus

ファイル登録や保管はもちろん、作成日や契約先の製品型番などの属性情報を付与して文書が管理できる点が特徴です。ワークフロー機能など便利な機能が充実しており、e-文書法や電子帳簿保存法にも対応しています。

提供元住友電工情報システム株式会社
初期費用要問い合わせ
料金要問い合わせ
導入実績750社以上(※2022年08月時点)
機能特徴全文検索とビューワ、フォルダツリーと文書表示、簡単登録・登録自動化、セキュリティ、ワークフロー、契約書管理、電子契約サービス連携、ISO文書管理など
URL公式サイト

2.FileBlog

ファイルサーバーを全文検索でき、文書を共有できるシステムです。端末を選ばずファイルサーバーが閲覧できます。ファイルをダウンロードすることなく、ブラウザ上で編集することも可能です。

提供元株式会社鉄飛テクノロジー
初期費用要問い合わせ
料金■永続ライセンス
  • 永続ライセンス価格:108,900円(税込)~
  • 年間保守サービス価格:18,150円(税込)~

■年間契約ライセンス

  • 初年度ライセンス価格:60,500円(税込)~
  • 年間継続ライセンス価格:36,300円(税込)~

■直販特別ライセンス

10ユーザ年間タイプ

  • 初年度:27,500円(税込)~
  • 次年度:40,000円(税込)~

10ユーザ永続タイプ

  • ライセンス:49,500円(税込)~
  • 年間保守:8,250円(税込)~
導入実績450社以上(※2023年01月時点)
機能特徴全文テキスト検索、ファイル内容の全ページプレビュー、LAN内PSで共有文書を直接編集、端末を選ばずファイルサーバの閲覧が可能、文書共有、全文検索タグ管理など
URL公式サイト

3.invoiceAgent 文書管理

データ入力や保存先フォルダの作成などのアナログ業務を削減し、手動で発生するオペレーションミスのリスクを軽減してくれるシステムです。文書管理と記録管理の内部統制や、セキュリティ担保の機能も搭載されています。

提供元ウイングアーク1st株式会社
初期費用無料

※プランによっては初期費用が発生する

料金33,000円(税込)~/月

※10ユーザーより

機能特徴使いやすい画面と高精度な検索、文書の自動取り込み・仕分け、文書のセキュリティ・ライフサイクル管理、その他の⽂書管理機能など
URL公式サイト

4.活文 Contents Lifecycle Manager

文書をセキュリティ管理し、フォルダ管理や多彩な検索条件の設定などができるシステムです。署名済みの文書も、安全かつ効率的に管理できます。

提供元株式会社日立ソリューションズ
初期費用要問い合わせ
料金要問い合わせ
機能特徴インターフェース、簡単操作、検索機能、クリップ印刷、セキュリティー管理、タイムスタンプ、外部公開・クラウドストレージ連携、ダウンロード抑止など
URL公式サイト

5.ASTRUX2.0

さまざまな文書を効率よく管理できるシステムです。誰が、いつ、何をしたかがすぐわかるログ管理機能が搭載されているので、セキュリティ対策もしっかりしています。

提供元株式会社デジタルマトリックス
初期費用1サーバーライセンス(初年度保守付):684,750円(税込)

1サーバーライセンス(5年保守付):1,232,550円(税込)

料金保守費用(1年間):136,950円(税込)

アップグレード(1年間保守付):530,750円(税込)

機能特徴文書参照、文書検索、文書の登録・編集、ワークフロー、ログイン連携、セキュリティ、ASTRUX動画など
URL公式サイト

無料で使えるおすすめの文書管理システム2選

文書管理システムにどのような機能があるか確認したい人は、無料プランがある文書管理システムがおすすめです。

ここでは、無料で使えるおすすめの文書管理システムを紹介します。

1.freeeサイン

弁護士が監修する電子契約システムです。文書の作成から締結、管理までの煩雑な契約業務をオンラインで解決できます。文書に関する一連の業務がクラウドで完結するので、コスト削減やリモートワーク推進にもつなげられます。

提供元フリーサイン株式会社
初期費用要問い合わせ
料金

■法人向けプラン

無料プラン:無料

Lightプラン

  • 年払い:5,478円(税込)/月、65,736円(税込)/年
  • 月払い:6,578円(税込)/月

Light Plusプラン

  • 年払い:21,780円(税込)/月、261,360円(税込)/年
  • 月払い:26,180円(税込)/月

Pro/Pro Plusプラン

  • 年払い:55,000円(税込)//月、660,000円(税込)//年
  • 月払い:66,000円(税込)//月

■個人事業主向けプラン

  • 年額一括払い:1,078円(税込)/月、12,936円(税込)/年
  • 月額払い:1,408円(税込)/月、16,896円(税込)/年
機能特徴契約書一括作成、テンプレート登録・管理、ワークフロー設定、ワークフローへのファイル添付、電子契約締結、マイ印鑑、電子署名、有効期限管理・リマインダーなど
URL公式サイト

2.Confluence

豊富なテンプレートが利用でき、ナレッジマネジメントシステムだけでなく、プロジェクト管理などにも役立つシステムです。検索がしやすくドキュメントが作りやすいため、共同で作業する場合にもおすすめです。

提供元アトラシアン株式会社
初期費用無料
料金
  • 無料:無料
  • Standard:690円/月
  • Premium:1,310円/月
機能特徴リアルタイム編集、コメント、メンション、権限制御、ファイル添付など
URL公式サイト

文書管理システムのメリット

文書管理システムで文書を一元管理すると、検索や共有が容易になるのでさまざまなメリットがあります。ここでは、文書管理システムのメリットを解説します。

文書検索作業の効率化

文書管理システムを使うと、タイトルや内容を記載して文書の保存ができるので、検索をかけやすくなり、文書検索が効率化するでしょう。

求めている文書がなかなか見つからないというケースを防げるので、様々なリスクの防止にも役立ちます。

費用の削減

文書管理システムを導入することでコスト削減にもつながります。

文書管理システムを使用すると、紙に印刷したり、文書をシュレッダーで破棄したりする必要がなくなり、インク代や印刷代などのコスト削減が可能です。さらに、文書を保管する場所も必要なくなるので、倉庫などの保管費用もなくなります。

ワークフローの改善

文書管理システムを活用すればワークフローを改善できます。

稟議書や申請書などの文書は文書管理システムを利用して管理することで、検索や共有が容易になりファイル管理がしやすくなります。そのため、部署間の情報共有や共同編集、承認申請業務の改善も可能です。

さらに、共有された承認プロセスなどの情報を確認できるので、文書作成や承認プロセス完了までの時間も、大幅に短縮することができるでしょう。

ペーパーレス化の実現

文書管理システムを導入すれば、社内のペーパーレス化も実現できます。必要な文書の情報は、パソコンやスマホでも共有できるので、リモートワークの推進にもつながります。

働き方が多様化している昨今において、リモートワークの体制を強化できるのは新たな人材の獲得も見込めます。

文書管理リスクの軽減

文書管理システムを導入することで、情報漏洩や文書の紛失リスクも軽減できます。

また文書管理システムのバージョン管理機能を活用すれば、旧版と新版を別々に管理することも可能です。そのため、更新頻度の高い文書の混同や、データを上書きするなどのミスにも対応ができます。

内部統制の強化

文書管理システムには、アクセス権限の設定やアクセスログを管理する機能があるため、内部統制の強化にも有効です。

文書に閲覧制限を設定したり、ファイルのダウンロードや印刷を禁止したりすることで、重要な文書が外部に流出するリスクの低減にもつながります。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムを導入するメリットはたくさんありますが、デメリットもあります。ここでは、文書管理システムのデメリットを解説します。

導入・運用には費用がかかる

文書管理システムを導入するには、導入費用や運用コストがかかります。そのため、会社の状況によっては、コストの面でデメリットになる場合があります。

運用プランが無料のシステムもあるので、導入を検討するときはリサーチして比較してください。

業務の負担になる可能性がある

文書管理システムを導入しても、担当者がシステム操作に不慣れだったり大量文書をデジタル化すると業務負担が増えることもあります。

社内でシステムを導入する意識を共有し、システムの使い方を浸透させることも文書管理システムの導入を成功させるためには大切な作業です。

運用ルールの策定・検討が必要

文書管理システムの運用ルールを策定・検討ができないと、文書管理システムをうまく活用することはできません。

システム導入前に、電子化する文書の種類やフォルダ分けの方法などで、社内ルールを設定しておきましょう。

文書管理システムの失敗しない選び方

文書管理システムは社内の文書を管理できる便利なシステムですが、その種類や機能はさまざまです。そのため、システム導入に失敗しないためには、自社の状況に合った文書管理システムを選ぶことが重要です。

ここでは、文書管理システムの失敗しない選び方について解説します。

目的にあった機能が備わっているか

自社の導入目的に合った機能が備わっているか確認しましょう。

機能のほかにも、特化している点を確認する必要もあります。文書管理システムには、社内文書全般が対象だったり契約書に特化していたりとシステムによって違いがあります。どの文書をどのように管理するのかを明確にして、適切なシステムを選ぶようにしましょう。

提供形態は企業に適しているか

文書管理システムの提供形態が自社に適しているかどうかもシステム選びの判断材料です。

例えばオンプレミス型のシステムだと、管理に必要なサーバーを自社で確保する必要があります。そのため、管理やメンテナンスのコストがかかりますが、サービス提供会社のサーバートラブルなどの影響を受けることがありません。

一方でクラウド型のシステムは、サービス提供会社のサーバートラブルなどの影響を受ける可能性がありますが、サーバー管理やメンテナンスのコストはかかりません。

使用感は良いか

システムの使用感の良さも、文書管理システムを決めるときのポイントです。

システムが使いにくいと、重要書類を削除するなどのトラブルにもつながります。検索やアクセス権限管理のしやすさなども、確認するとよいでしょう。

価格は適切か

文書管理システムを導入するためにかかるコストを把握し、価格が適切かを検討することも重要です。

システムによって、ユーザー数に関わらず一定のコストがかかったり、ユーザー1人ごとに費用が発生したりと料金システムが異なります。自社の規模や現状から、ミスマッチがないように検討しましょう。

安全対策は十分にされているか

文書管理システムの安全対策が万全かどうかも、重要な確認事項です。文書管理システムで管理する文書は、企業内の重要書類を含みます。安全面での対策や、制限設定の方法などはしっかりチェックしておきましょう。

さまざまな端末に対応しているか

さまざまな端末に対応している文書管理システムを導入すると、スムーズに文書管理が行えます。パソコンや携帯電話に対応できるシステムなら、どこにいても文書管理や情報共有ができて便利です。

端末が限られてしまうと利用する上でストレスになるので、社内でのニーズを確認しておくようにしましょう。

各法令・制度へ対応しているか

厳守すべき法令や制度に対応している文書管理システムを選ぶのも重要なポイントです。電子帳簿保存法はもちろん、企業が属する業界特有の法令などにも対応できるシステムをおすすめします。

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムを導入するには、部署をまたいだ導入試験や検討が必要です。

文書管理システムは、社内の業務すべてに関わる文書管理を一括で行うサービスです。導入後は全社的に文書や情報を共有し、管理活用していくことになります。そのため自社での導入の目的や必要性について意識を共有できないと、うまくシステムを活用することはできません。

社内で問題なく利用できるかの試験を行って、導入を検討するとよいでしょう。

おすすめを比較し組織にあった文書管理システムを導入しよう

本記事では、おすすめの文書管理システムについて紹介しました。

文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるシステムです。文書の検索や共有が簡単になるだけでなく、社内のペーパーレス化にもつながる便利なシステムです。効率的な業務を進めるために文書管理システムを選ぶ場合は、現状をしっかりと把握してシステムを選ぶようにしましょう。

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