【2024年最新】文書管理システムおすすめ12選比較！失敗しない選び方のポイント

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、電子文書や電子帳票などの電子化された文書の保管から活用、廃棄までのライフサイクル全体を一元管理するシステムです。文書を一元管理できるので、検索や共有が容易にできる点が特徴的で、社内のペーパーレス化や書類保管スペースの削減が可能です。

また、e-文書法や電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを選べば、紙での保存が義務づけられている法定保存文書も、データで保存することができます。

文書管理システムのシェア率

電子帳簿保存法の規制緩和や、企業による業務のデジタル化の推進などを背景に、文書管理システムの需要は高まっています。

｢REPORT OCEAN｣が2021年8月25日に発表したレポートによると、文書管システムの2020年の市場規模は50億円以上です。また2021年から2027年の期間に、12％以上のCAGRで成長すると予測されています。

▷文書管理システムのメリット・デメリット｜主な機能や目的を解説！

文書管理システムの必要性

情報量が増大し続ける現代において、企業がコンプライアンスを厳守し業務の効率化をはかるためには、適切な文書管理が重要です。また、社内のペーパーレス化にも迅速に対応していく必要があるでしょう。

ペーパーレス化に対応するためにも、文書管理システムの導入は有効です。自社に最適な文書管理システムを選べば、文書管理の課題解決はもちろん、セキュリティの強化やコスト削減にもつながります。

ECMとの違いとは？

文書管理システムと似たシステムにECMがあります。ECMとは、企業内に点在したコンテンツを一元管理するもので、文書管理システムとは管理するコンテンツが異なります。

文書管理システムでは、主にWordやExcelのファイルなどの文書を管理します。一方でECMは、WordやExcelなどの文書だけでなく、動画や音声、メールやFAXなども管理できます。

▷ECMとは？文書管理との違いや重要性・メリットを解説

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、社内で作成されるさまざまな文書を、適切に管理するための機能が搭載されています。

電子帳簿保存法・e‐文書法への対応

法定保存文書をデータで保存したい場合は、電子帳簿保存法やe‐文書法に対応した文書管理システムが必要です。

人事関連の書類や国税関係の書類などの法定保存文書は、一定期間保管することが義務づけられています。これまでは、紙の文書で保存する必要がありましたが、規制緩和によって電子データでの保存ができるようになっています。

▷eディスカバリ(eDiscovery)とは？EDRMの流れや文書管理の考え方

▷電子帳簿保存法の基本知識を解説！データ保存要件や法改正のポイントとは？

クラウド型のおすすめ文書管理システム5選

クラウド型の文書管理システムとは、クラウドを使って文書管理ができるシステムです。パソコンやスマートフォンから利用できるため、最新の文書データをどこにいても確認することができます。

ここでは、クラウド型のおすすめ文書管理システムを5つ紹介します。

1.NotePM

情報の蓄積や閲覧のしやすさに長けたシステムです。社内で役立つマニュアルが作成でき、誰もが閲覧できる「社内Wiki作成ツール」などの機能もあるので共有が簡単にできます。

2.CLOUD CABINET

倉庫会社が持つノウハウを活かして、原本の保管や管理ルールの策定から運営までをサポートしてくれる文書管理システムです。紙の原本を提供会社が保管してくれるサービスがあるのも特徴です。

3.MyQuick

幅広い用途で使用でき、検索がスピーディに行える文書管理システムです。システムの使いやすさと、セキュリティーサポートの手厚さなどが魅力で、リソースを段階的に拡張できるのでグループ会社などへ拡張して利用もできます。

4.LegalForceキャビネ

契約書を迅速にデータ化し、契約締結後の契約管理をサポートしてくれるシステムです。AIが契約情報を自動的に抽出し管理台帳を作成してくれるので、管理台帳を作成する手間が省けます。

5.Fleekdrive

ファイルの共有や管理に長けたシステムです。在宅勤務やサテライトオフィスとのやりとりや、モバイルを活用した現場とのファイルの共有が、迅速に安全に行えます。共有が容易に行え、インターフェースが使いやすい点も魅力です。

オンプレミス型のおすすめ文書管理システム5選

オンプレミス型の文書管理システムとは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして、文書管理を行うシステムです。

ここでは、オンプレミス型のおすすめ文書管理システムを5つ紹介します。

1.楽々Document Plus

ファイル登録や保管はもちろん、作成日や契約先の製品型番などの属性情報を付与して文書が管理できる点が特徴です。ワークフロー機能など便利な機能が充実しており、e-文書法や電子帳簿保存法にも対応しています。

2.FileBlog

ファイルサーバーを全文検索でき、文書を共有できるシステムです。端末を選ばずファイルサーバーが閲覧できます。ファイルをダウンロードすることなく、ブラウザ上で編集することも可能です。

3.invoiceAgent 文書管理

データ入力や保存先フォルダの作成などのアナログ業務を削減し、手動で発生するオペレーションミスのリスクを軽減してくれるシステムです。文書管理と記録管理の内部統制や、セキュリティ担保の機能も搭載されています。

4.活文 Contents Lifecycle Manager

文書をセキュリティ管理し、フォルダ管理や多彩な検索条件の設定などができるシステムです。署名済みの文書も、安全かつ効率的に管理できます。

5.ASTRUX2.0

さまざまな文書を効率よく管理できるシステムです。誰が、いつ、何をしたかがすぐわかるログ管理機能が搭載されているので、セキュリティ対策もしっかりしています。

無料で使えるおすすめの文書管理システム2選

文書管理システムにどのような機能があるか確認したい人は、無料プランがある文書管理システムがおすすめです。

ここでは、無料で使えるおすすめの文書管理システムを紹介します。

1.freeeサイン

弁護士が監修する電子契約システムです。文書の作成から締結、管理までの煩雑な契約業務をオンラインで解決できます。文書に関する一連の業務がクラウドで完結するので、コスト削減やリモートワーク推進にもつなげられます。

2.Confluence

豊富なテンプレートが利用でき、ナレッジマネジメントシステムだけでなく、プロジェクト管理などにも役立つシステムです。検索がしやすくドキュメントが作りやすいため、共同で作業する場合にもおすすめです。

文書管理システムのメリット

文書管理システムで文書を一元管理すると、検索や共有が容易になるのでさまざまなメリットがあります。ここでは、文書管理システムのメリットを解説します。

文書検索作業の効率化

文書管理システムを使うと、タイトルや内容を記載して文書の保存ができるので、検索をかけやすくなり、文書検索が効率化するでしょう。

求めている文書がなかなか見つからないというケースを防げるので、様々なリスクの防止にも役立ちます。

費用の削減

文書管理システムを導入することでコスト削減にもつながります。

文書管理システムを使用すると、紙に印刷したり、文書をシュレッダーで破棄したりする必要がなくなり、インク代や印刷代などのコスト削減が可能です。さらに、文書を保管する場所も必要なくなるので、倉庫などの保管費用もなくなります。

ワークフローの改善

文書管理システムを活用すればワークフローを改善できます。

稟議書や申請書などの文書は文書管理システムを利用して管理することで、検索や共有が容易になりファイル管理がしやすくなります。そのため、部署間の情報共有や共同編集、承認申請業務の改善も可能です。

さらに、共有された承認プロセスなどの情報を確認できるので、文書作成や承認プロセス完了までの時間も、大幅に短縮することができるでしょう。

▷文書管理とワークフローの機能の違いとは？連携できるおすすめのシステムを紹介

ペーパーレス化の実現

文書管理システムを導入すれば、社内のペーパーレス化も実現できます。必要な文書の情報は、パソコンやスマホでも共有できるので、リモートワークの推進にもつながります。

働き方が多様化している昨今において、リモートワークの体制を強化できるのは新たな人材の獲得も見込めます。

文書管理リスクの軽減

文書管理システムを導入することで、情報漏洩や文書の紛失リスクも軽減できます。

また文書管理システムのバージョン管理機能を活用すれば、旧版と新版を別々に管理することも可能です。そのため、更新頻度の高い文書の混同や、データを上書きするなどのミスにも対応ができます。

内部統制の強化

文書管理システムには、アクセス権限の設定やアクセスログを管理する機能があるため、内部統制の強化にも有効です。

文書に閲覧制限を設定したり、ファイルのダウンロードや印刷を禁止したりすることで、重要な文書が外部に流出するリスクの低減にもつながります。

▷文書管理システム導入後の失敗する原因！失敗例からわかる成功へのカギ

文書管理システムのデメリット

文書管理システムを導入するメリットはたくさんありますが、デメリットもあります。ここでは、文書管理システムのデメリットを解説します。

導入・運用には費用がかかる

文書管理システムを導入するには、導入費用や運用コストがかかります。そのため、会社の状況によっては、コストの面でデメリットになる場合があります。

運用プランが無料のシステムもあるので、導入を検討するときはリサーチして比較してください。

業務の負担になる可能性がある

文書管理システムを導入しても、担当者がシステム操作に不慣れだったり大量文書をデジタル化すると業務負担が増えることもあります。

社内でシステムを導入する意識を共有し、システムの使い方を浸透させることも文書管理システムの導入を成功させるためには大切な作業です。

運用ルールの策定・検討が必要

文書管理システムの運用ルールを策定・検討ができないと、文書管理システムをうまく活用することはできません。

システム導入前に、電子化する文書の種類やフォルダ分けの方法などで、社内ルールを設定しておきましょう。

▷文書管理の課題とは？リスクや課題解決のポイント・おすすめのシステムを紹介

文書管理システムの失敗しない選び方

文書管理システムは社内の文書を管理できる便利なシステムですが、その種類や機能はさまざまです。そのため、システム導入に失敗しないためには、自社の状況に合った文書管理システムを選ぶことが重要です。

ここでは、文書管理システムの失敗しない選び方について解説します。

目的にあった機能が備わっているか

自社の導入目的に合った機能が備わっているか確認しましょう。

機能のほかにも、特化している点を確認する必要もあります。文書管理システムには、社内文書全般が対象だったり契約書に特化していたりとシステムによって違いがあります。どの文書をどのように管理するのかを明確にして、適切なシステムを選ぶようにしましょう。

提供形態は企業に適しているか

文書管理システムの提供形態が自社に適しているかどうかもシステム選びの判断材料です。

例えばオンプレミス型のシステムだと、管理に必要なサーバーを自社で確保する必要があります。そのため、管理やメンテナンスのコストがかかりますが、サービス提供会社のサーバートラブルなどの影響を受けることがありません。

一方でクラウド型のシステムは、サービス提供会社のサーバートラブルなどの影響を受ける可能性がありますが、サーバー管理やメンテナンスのコストはかかりません。

使用感は良いか

システムの使用感の良さも、文書管理システムを決めるときのポイントです。

システムが使いにくいと、重要書類を削除するなどのトラブルにもつながります。検索やアクセス権限管理のしやすさなども、確認するとよいでしょう。

価格は適切か

文書管理システムを導入するためにかかるコストを把握し、価格が適切かを検討することも重要です。

システムによって、ユーザー数に関わらず一定のコストがかかったり、ユーザー1人ごとに費用が発生したりと料金システムが異なります。自社の規模や現状から、ミスマッチがないように検討しましょう。

安全対策は十分にされているか

文書管理システムの安全対策が万全かどうかも、重要な確認事項です。文書管理システムで管理する文書は、企業内の重要書類を含みます。安全面での対策や、制限設定の方法などはしっかりチェックしておきましょう。

さまざまな端末に対応しているか

さまざまな端末に対応している文書管理システムを導入すると、スムーズに文書管理が行えます。パソコンや携帯電話に対応できるシステムなら、どこにいても文書管理や情報共有ができて便利です。

端末が限られてしまうと利用する上でストレスになるので、社内でのニーズを確認しておくようにしましょう。

各法令・制度へ対応しているか

厳守すべき法令や制度に対応している文書管理システムを選ぶのも重要なポイントです。電子帳簿保存法はもちろん、企業が属する業界特有の法令などにも対応できるシステムをおすすめします。

▷文書管理を効率化させる方法とは？複雑化する原因と改善の秘訣

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムを導入するには、部署をまたいだ導入試験や検討が必要です。

文書管理システムは、社内の業務すべてに関わる文書管理を一括で行うサービスです。導入後は全社的に文書や情報を共有し、管理活用していくことになります。そのため自社での導入の目的や必要性について意識を共有できないと、うまくシステムを活用することはできません。

社内で問題なく利用できるかの試験を行って、導入を検討するとよいでしょう。

▷文書管理とは？仕事内容や目的・業務効率化の仕組みを解説！

おすすめを比較し組織にあった文書管理システムを導入しよう

本記事では、おすすめの文書管理システムについて紹介しました。

文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるシステムです。文書の検索や共有が簡単になるだけでなく、社内のペーパーレス化にもつながる便利なシステムです。効率的な業務を進めるために文書管理システムを選ぶ場合は、現状をしっかりと把握してシステムを選ぶようにしましょう。