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棚の在庫管理を行う方法｜課題や管理するためのコツ・管理方法について
棚を活用して部品や商品を管理する「棚の在庫管理」。自社に倉庫があるなど、在庫管理を棚で行っている場合は、在庫切れや過剰在庫に注意が必要です。本記事では、棚の在庫管理を行う方法と課題のほか、在庫管理をスムーズにするためのコツをあわせて解説します。
目次
棚の在庫管理とは？
棚の在庫管理は、文字通り「棚」に商品などの在庫を保管することで、物理的なスペースと在庫の配置を効率的に管理する方法です。棚の在庫管理を適正化すると、在庫状況が一目で把握でき、必要な補充や整理が容易になります。
特に小売業や倉庫業で重要であり、在庫の過不足を防ぐうえでも欠かせない工程です。棚の在庫管理を正しく実施すれば、業務の効率化やコスト削減につながります。
棚の在庫管理の課題
棚での在庫管理にはさまざまな課題があります。起こりやすい課題を把握しておけば、素早い対処が可能となります。
在庫の保管場所がわからない
棚の在庫管理がうまくできていないと、在庫の保管場所が不明確になります。どこに何が保管されているかがわからず、時間の無駄や在庫の過不足のリスクが高まるのです。保管場所がわからなくなる原因には、決められた場所に決められたものを配置するという基本ができていないことが挙げられます。
商品の正確な位置を把握していないと、結果として顧客への迅速な対応ができなくなり、部品や材料を保管している場合も製造業務の遅延を招いてしまうでしょう。棚の在庫管理を行う際は、保管するものと場所を正確に把握することが大切です。
余剰在庫が発生してしまう
余剰在庫は、棚の在庫管理の不十分さから生じます。在庫が不透明だと正確な需要予測ができなくなり、余分な商品や部材を発注してしまうのです。余剰在庫を保有することは、資金の浪費や保管スペースの圧迫につながり、経営に大きな負担をかけます。
また、古い在庫の劣化やキャッシュフローの悪化など、さまざまな面でデメリットが発生するのです。余剰在庫を防止するためにも、棚の在庫管理を十分に行い、在庫状況を詳細に把握しておかなくてはなりません。
在庫が紛失してしまいキャッシュの損失につながる
在庫が紛失すると、売上の機会損失とキャッシュフローへの影響が生じます。不適切な在庫管理は、商品や部品を紛失する主な要因です。在庫は企業の資産であるため、それを失うことはキャッシュの損失を意味します。
棚で在庫管理をしている場合、棚の場所と在庫の種類を正確に記録していないと、紛失を招くリスクが増大するでしょう。保管フローの適正化や定期的な棚卸しを行うほか、ITを利用した追跡システムの導入なども対策として挙げられます。
棚の在庫管理に必要なロケーション管理とは？
棚での在庫管理には、主に2つのロケーション管理が不可欠です。固定ロケーション管理・フリーロケーション管理について、それぞれ解説します。
固定ロケーション管理
固定ロケーション管理は、特定の在庫を常に同じ場所に保管するシンプルな方法です。これにより、必要な商品や部品を迅速に見つけることが可能となります。特に、頻繁に使うものを保管するときや、在庫の総数が少ない場合に効果的です。
固定ロケーション管理のメリットは、保管する棚が固定化されるため覚えやすく、在庫の把握や探す時間を効率化できる点です。ただし、在庫の位置を移動できない、新たな在庫の発生に対応しにくいなど、柔軟な対応が必要な場合には限界があります。
フリーロケーション管理
フリーロケーション管理は、在庫の位置を固定せず、利用可能なスペースに配置する方法です。空間を最適に活用し、異なるサイズや形状の商品を効率的に保管できます。在庫の出入りが活発なアパレル業界などに適した管理方法といえるでしょう。
スペースを最大限に使えるほか、ニーズの変化による在庫の変動にも対応しやすく、余剰や不足を防ぐことが可能です。しかし、在庫状況の正確な把握が困難な問題もあります。人の目だけでなく在庫管理ソフトウェアを使用するなど、棚の在庫管理におけるシステム化やプロセスの最適化が欠かせません。
棚の在庫管理を行うための流れ
棚での在庫管理を実施するためには、事前準備から始まる基本の流れがあります。主な流れを工程ごとにみていきましょう。
管理方式を決める
棚の在庫管理において最初のステップは、最適な管理方式を決定することです。固定ロケーションまたはフリーロケーションの2つから、商品の種類や量、倉庫の空間に応じて最適な方法を選びましょう。場合によっては、両者を融合して管理することも選択肢に含まれます。
管理方式を決める際は、倉庫の状況を綿密に分析し、小規模な試験を行ってから判断するのが理想です。作業時間やコスト面などの問題がないことを確認し、棚の在庫管理で用いる手法を決定します。
棚で管理するものを決める
棚で管理するものを決める際には、対象の特性を考慮する必要があります。棚での管理に向いているものは、小さな部品や小物の商品です。棚に置ける大きさや重量を考えると、あまりに大きすぎるものは棚の在庫管理に向きません。
また、賞味期限のあるものやニーズの大きな商品など、特性ごとに管理対象かどうかを分けることで在庫管理が円滑になります。重要度や優先度によっても管理対象が違ってくるため、自社の事業に合わせて判断しましょう。
棚を設置する場所を決める
在庫を保管する棚の設置場所を決定しましょう。在庫用の倉庫内に設置するのが基本ですが、ない場合は別途で用意する必要があります。棚の在庫管理を行う専用の場所を設けるのが理想です。
棚の設置場所は、保管する部品や商品、棚のサイズによって広さが異なります。保管対象から棚のおおよそのサイズを絞っておけば、設置場所の確保もしやすいでしょう。
保管する棚を決める
保管する棚を選ぶ際には、設置場所に入りきることはもちろん、在庫のサイズ、重量などに合わせて最適なタイプを選定することが重要です。保管するものによって棚の大きさ・高さ・段数を判断しましょう。
棚の容量は、単に大きければ良いものではありません。段数が多すぎたり高すぎたりすると、管理が複雑になるほか、高い場所のものが取りにくいといった問題にもつながります。また、重い商品や大量の在庫には強固な棚を、小さな商品や軽い商品には小型の棚を選ぶなど、複数の棚を使い分けることも検討しましょう。
在庫に応じて調節可能な棚を選べば、空間を効率的に使用し、将来的な在庫の変動にも対応できます。
棚に番号を割り振る
棚に番号を割り振ることは、在庫管理における重要なステップです。番号に基づいて在庫の正確な位置を迅速に特定できるため、管理が大幅に効率化されます。
棚ごとにアルファベットを、棚の段数ごとに番号を振ることで、区画ごとに管理が可能です。たとえば、Aの棚の1段目はA-1となります。棚の中に仕切りが複数ある場合は末尾に仕切り番号も加え、A-1-01などのように区画を整理しましょう。
棚に割り振った番号ごとに商品・部品の種類を決めていけば、探し出す手間が最小限になり、正確な在庫管理を行うことができるのです。
在庫を保管する
棚に割り振った番号ごとに在庫を保管します。棚番号などを記した棚札を作成し、棚札の情報を目安に保管していくのがポイントです。あわせて、倉庫内の棚番号とアイテムごとの場所が一覧できる在庫管理表も作っておきましょう。
棚札や在庫管理表を活用することで、在庫の保管場所を可視化できます。どこに何を保管しているのかが一目瞭然になり、検索効率を大幅に向上可能です。
棚で在庫管理をするためのコツ
棚で在庫管理をする際には、適切なポイントを理解しておかないと管理が行き届かなくなり、煩雑になってしまいます。ここからは、棚での在庫管理のコツについて紹介していきます。
古いものを前に置く
棚の在庫管理においては、古いものを前に置くのが基本です。多くのものは時間経過で劣化が進むため、古いものから順に使えるように配置します。特に、賞味期限や消費期限があるものに効果的です。
新しい在庫を棚の奥に置き、古いものを前面に配置することで、自ずと最初に古い在庫を使用できます。在庫の有効期限切れや無駄の防止に役立ち、コスト削減にもつながる方法です。
棚番を見直す
定期的な棚番の見直しは、在庫管理の効率を高める重要な工程です。商品の配置や棚の使い方、実際の番号と管理表の内容に相違がないかなどを確認し、必要に応じて調整します。
棚番に不整合な点があると、棚卸もうまくいきません。棚番が合っていないと管理ミスが生じ、実在庫とデータの不一致が起こることから、棚卸にも支障をきたすのです。棚番の整合性を保つことは、円滑な棚卸を実現し、棚の在庫管理の適正化を促すのに寄与します。
在庫管理システムを活用する
在庫管理システムの活用は、棚の在庫管理を大幅に効率化します。システムにより、在庫の正確な追跡・リアルタイムの在庫データの更新・在庫の需要予測が可能になり、過剰な在庫の保有や不足を防ぎ、人的ミスの予防にも効果的です。
また、システムを使用することで、在庫の場所や数量の迅速な確認ができ、時間と労力の節約につながります。在庫管理システムで作業の自動化を行えば、棚の在庫管理にかかる人件費などのコスト削減も期待できます。
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棚の適切な在庫管理の方法を理解しよう
適切に棚の在庫管理を行うには、商品の種類と量に応じた棚の選択、効率的な配置や定期的な棚番の見直しがポイントです。在庫管理システムを活用すれば、棚番の調整や棚卸などの業務も簡略化できます。
棚の在庫管理における基本の方法と課題を理解することで、ありがちな失敗を予防しましょう。効率的な在庫管理を行い、商品や部品の適切な取り扱いにつなげてください。
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