小規模で導入できる在庫管理システム5選｜選び方や注意点・導入するメリット

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小規模企業における在庫管理システムの必要性

小規模企業にとって、在庫管理のムダや非効率さによるコストの増大は、キャッシュフローに深刻な影響を与えてしまうこともあります。

在庫管理システムの導入は、商品の過剰なストックや不足を防ぎ、システム化によって業務負担が減ることで、需要の変動にも迅速に対応できるようになります。加えて、資源の無駄遣いを減らし、顧客満足度を高めることにもつながるでしょう。

特に小規模企業では、限られたリソースを最大限に活用し、効率的な在庫管理を実現することがビジネスの成功に直結します。

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【小規模企業向け】おすすめの在庫管理システム5選

さまざまある在庫管理システムのなかには、小規模ビジネス向けに特化されたものもあります。

ここでは、小規模事業者におすすめの在庫管理システムを5つ紹介します。

1.アラジンオフィス

アラジンオフィスは、直感的な操作性が特徴の小規模企業に最適な在庫管理システムの1つです。

在庫管理業務に必要な基本的な機能を網羅的に搭載し、在庫数の自動計算、売上データとの連携など、業務を効率化してくれる機能もコンパクトにまとめられています。低コストで導入できる点も、小規模企業にとって大きなメリットでしょう。

2.スマートマット

スマートマットは、重さから在庫数をカウントする重量計のシステムで「数えない在庫管理」を実現する在庫管理システムです。

さまざまなサイズ展開があるマットに商品をのせ、重さを検知することで在庫量を計測するため、液体や粉末など、従来、正確な在庫量の把握が難しかった製品の在庫も明確になります。また、バーコードスキャナーを使った個別管理も併用可能です。

さらに、在庫の警告レベルを設定することで、商品が不足する前に補充の必要性を知らせてくれる機能もあります。使いやすく、効率的な在庫管理を実現するスマートマットは、小規模ビジネスにとって理想的な選択肢の1つとなるでしょう。

3.kintone

kintoneは、業務課題を解決するためのアプリをノーコードで作成できるサービスです。専門知識不要で、自社に合ったオリジナルの在庫管理システムが作れるため、小規模企業にとっても必要な機能だけを搭載した無駄のないシステム運用が実現します。

ビジネスが成長する過程でのシステムの拡張も簡単に行えるため、長期的な視点での導入にも適しています。

4.楽商

楽商は、特に小規模の小売業やネットショップ運営者に適した在庫管理システムです。このシステムの利点は、簡単な操作性や外部の会計システムとの連携機能にあり、商品の登録から在庫の管理、注文処理まで、直感的なインターフェースでスムーズに行えます。

また、複数の倉庫のみならず、委託先や外注先の倉庫とのデータ連携によって在庫情報の一元管理も可能です。

5.ロジクラ

ロジクラは、中小規模のビジネス向けに設計された在庫管理システムです。カスタマイズ性に優れ、在庫レベルの監視、注文管理、出荷プロセスの追跡など、必要な機能を簡単に設定できます。

またクラウド型システムのため、どこからでもアクセス可能で、リアルタイムでの在庫管理が実現できる点も魅力です。

小規模でも導入できる在庫管理システムの選び方

続いて、小規模ビジネス向けの在庫管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

自社に適した機能はあるか

在庫管理システムを選ぶ際、最も重要なのは自社のニーズに合った機能が備わっているかどうかです。たとえば、商品の入出庫管理、在庫レベルの自動追跡、受注履歴の管理など、日々の業務に必要な機能が含まれているかを確認しましょう。

また、将来的な事業拡大に備え、システムがスケーラブル（拡張可能）であることも重要です。自社の現状と将来のビジョンに照らし合わせて、最適なシステムを選びましょう。

柔軟なカスタマイズが可能か

在庫管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。ビジネスの成長や市場の変化に伴い、将来的に必要となる機能が変わることもあるでしょう。

そのため、システムを柔軟にカスタマイズできれば、将来的な変更や追加が容易になります。たとえば、特定のレポート機能の追加や、他のビジネスツールとの連携機能など、自社にとって必要なカスタマイズオプションが提供されているかを確認しましょう。

サポートやサービスの内容は豊富か

在庫管理システムを選定する際には、提供されるサポートやサービスの質も考慮する必要があります。特に小規模企業では、IT部門のリソースが限られている場合が多いため、ユーザーフレンドリーなカスタマーサポートは非常に重要です。

システム導入時のトレーニング、障害が発生した際の迅速なサポート、定期的なアップデートや保守管理など、充実したサポート体制が整っているかを確認しましょう。また、ユーザーコミュニティやFAQ、オンラインリソースの充実度も、日々の運用をスムーズにするために重要な要素なので事前の確認をおすすめします。

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小規模で在庫管理システムを導入する際の流れ

ここでは、小規模ビジネスにおける在庫管理システム導入のステップを簡潔に説明します。

1.在庫状況を把握する

在庫管理システムを導入する前の最初のステップは、現在の在庫状況を正確に把握することです。これには、保有している商品の種類、数量、保管場所などの詳細な情報が含まれます。

また、どの商品がよく売れ、どの商品が滞留しがちかといった販売動向の分析も重要です。こうした情報は、自社にどのような在庫管理システムが適しているかを判断する根拠となり、システム導入後の在庫管理の効率化に直結します。正確な在庫データの把握は、システム選定の出発点なのです。

2.費用対効果を算出する

在庫管理システムを導入する際には、費用対効果を慎重に評価することが重要です。具体的には、システムの導入コストや運用コストを考慮し、得られるであろう利益や効率化の程度を比較検討します。

たとえば、在庫の過剰や不足によって発生するコストの削減、注文処理の迅速化による顧客満足度の向上、作業時間の短縮による人件費の削減などが考えられるでしょう。これらの要素を総合的に分析し、システム導入の費用対効果が合理的かどうかを判断します。

3.必要な機能を洗い出す

在庫管理システムを選ぶ際には、自社の独自の要件に基づいて、必要な機能を明確にすることが重要です。そのために、日常の在庫管理業務で直面している課題を洗い出し、それらを解決できる機能がシステムに含まれているかを確認しましょう。

たとえば、リアルタイムでの在庫追跡、自動発注システム、データ分析ツール、複数チャネルでの在庫同期などが必要かもしれません。また、将来的なビジネスの拡大を見越して、システムが拡張可能であるかも考慮しておきましょう。自社にとって本当に必要な機能を洗い出すことで、最適なシステムを選ぶことができます。

4.導入体制を整える

在庫管理システムの導入にあたっては、プロジェクトチームを組織し、各メンバーに明確な役割と責任を割り当てましょう。このチームは、システムの選定、導入計画の策定、社内でのコミュニケーション、トレーニングの実施などを担います。

システム導入に伴う業務の変更や新しいプロセスへの適応も、計画的に進める必要があります。適切な導入体制を整えることで、システム導入の障壁を低減し、効率的な運用へとつなげることができるでしょう。

5.システムを実際に導入する

最終段階として、選定した在庫管理システムを実際に導入します。このプロセスには、システムのインストール、設定のカスタマイズ、データの移行などが含まれます。

重要なのは、段階的に導入を進め、各ステップでの問題点や疑問点を丁寧に解決していくことです。また、従業員が新しいシステムを理解し、適切に使用できるように、十分なトレーニングとサポートを提供することが不可欠です。

初期段階では、不慣れさから小さな問題が発生することもありますが、こうした問題に迅速に対処し、システムの安定稼働を目指しましょう。

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在庫管理システムを小規模で導入するメリット

ここでは、小規模ビジネスにおける在庫管理システム導入のメリットを簡潔に紹介します。

業務の効率化

在庫管理システムを導入する最大のメリットの1つは、業務の効率化です。システムが自動で在庫の追跡、更新を行うことで、複雑な在庫管理をする必要がなくなります。これによって在庫の過剰や不足を防ぎ、注文管理や出荷プロセスがスムーズになります。

また、リアルタイムでの在庫データの確認が可能になるため、迅速な意思決定に基づく顧客への対応も向上します。小規模ビジネスにおいても、このような効率化は時間とコストの節約に直結し、ビジネスの成長を促すでしょう。

管理コストの削減

従来の手作業による在庫管理は時間がかかるうえに誤りが生じやすいため、余分な人的リソースや時間が必要でした。そこでシステムによってこれらの作業を自動化し、人件費や時間の節約につなげるのです。

また、在庫の過剰や不足による損失を減らすことができ、資金をより有効に使えるようになります。特に小規模ビジネスでは、限られたリソースを効率的に使うことが重要なため、在庫管理システムは大いに役立つでしょう。

管理データの有効活用

在庫管理システムを導入すれば、管理データを有効に活用することができるようになります。

在庫管理システムは、在庫の動き、売上データ、顧客の購買傾向など、貴重な情報を収集し、整理します。このデータを分析することで、需要の予測、在庫の最適化、販売戦略の策定など、より効果的なビジネス意思決定を行うことができるのです。

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在庫管理システムを小規模で導入する際の注意点

ここでは、小規模ビジネスにおける在庫管理システム導入時の重要な注意点を解説します。

定着までに時間を要する

在庫管理システムを導入する際、定着には時間がかかることを覚えておきましょう。新しいシステムへの移行に伴い、従業員には学習と適応のプロセスが発生します。そのため、初期段階では、操作への不慣れや理解不足によって、効率が一時的に低下することもあるでしょう。

十分なトレーニングとサポートを提供し、従業員が新システムに慣れるための時間を確保することが重要です。また、システム導入後も継続的なフォローアップやフィードバックの機会を設けることで、効果的な運用を続けることができます。

システムトラブルによるリスクがある

在庫管理システムを導入する際は、システムトラブルによるリスクも考慮しなければなりません。ソフトウェアの不具合やシステムダウンは、在庫管理のプロセスに混乱をもたらし、ビジネスに悪影響を与える可能性があります。

こうした状況に陥らないよう、信頼性の高いシステムを選択し、定期的なバックアップやシステムのメンテナンスを行うことが重要です。また、万が一のトラブル発生時に迅速に対応できるよう、サポート体制の整ったシステムを選ぶことも大切です。小規模ビジネスはリソースが限られているため、システムトラブルへの備えと対応計画の準備が特に重要となります。

小規模でも在庫管理システムで負荷軽減を図ろう

小規模ビジネスであっても、在庫管理システムの導入による時間とコストの節約、正確性の向上は、大きなメリットとなるはずです。

また、詳細かつリアルタイムのデータ分析は、より賢い意思決定をサポートしてくれるでしょう。導入には注意点もありますが、適切なシステム選定と従業員へのサポートを実行し、業務改善を実現しましょう。