生産管理が属人化する原因とリスク｜解消するためのポイントやメリットを解説

生産管理はなぜ属人化するのか？

企業や組織の中で、いつの間にか「その人以外は業務の詳細を知らない」、「その人がいなければ仕事が進まない」という状態が発生することがあります。これは「属人化」という現象で、製造業の生産管理の現場でもよく起こります。

生産管理は、原材料の管理から生産計画、納期や在庫の管理など、商品を販売できる状態にするまでの広範囲にわたるプロセスを管理しなければなりません。

そのため、管理者には、各工程の業務理解を含む、多くの知識とノウハウが必要ですが、これが十分に共有されていない場合、特定の人に依存する形で生産管理が行われ、属人化の一因となってしまうのです。

また、生産管理は多くの部署や人との連携が不可欠であり、そのコミュニケーションや対応が、特定の人に集中した体制になってしまいがちなのも、ふと気がつくと属人化が進んでいる、といった原因になっているといわれています。

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生産管理が属人化する原因

生産管理の現場で属人化が引き起こされる原因をより詳しく見ていきましょう。

業務プロセスが仕組み化されていない

生産管理の業務プロセスが仕組み化、すなわち、標準化されていない場合、特定の人の経験やノウハウに依存する体制になりやすいでしょう。

仕組み化とは、業務を一定の手順やルールに沿って行うようにすることです。具体的には、マニュアルを作成したり、システム化したりして、個人のスキルに依存せず「誰がやっても同じようにできるようにしておく」ことを意味します。

業務内容を共有しない・共有する余裕がない

業務手順などのノウハウが共有されないことも属人化を助長します。

例えば、担当者が多忙なあまり、教育や育成の時間がとれずに「自分でやってしまったほうが早い」となってしまっているパターンが考えられるでしょう。あるいは、自分のノウハウを共有することに抵抗があり、仕事を囲い込む人が管理者になることで、標準化されないこともあります。

生産管理が属人化することで起こるリスク

生産管理の業務が属人化してしまうと、どのようなリスクが考えられるのでしょうか。ここでは、具体的にどのようなリスクがあるか解説します。

生産性が低下する

属人化は、「その人がいなければ仕事が進まない」状態であるため、生産性の低下は避けられないでしょう。

特定の人に業務が集中した結果、その人自体が業務のボトルネックとなり、全体の業務の進行速度がその人の能力や作業速度に依存するようになります。そのような状態を解消しようと、新たに担当者を配置しても、同じレベルのパフォーマンスを発揮するまでには時間がかかり、その間の生産性も大きく低下することになるのです。

ミスや非効率な作業に気づきにくくなる

業務の担当者が固定化されると、その人の作業方法や結果に対するチェックが他の人から行われにくくなります。そのため、ミスが起きても、その人自身が気づかない限り、ミスの発見や修正が遅れる可能性があります。

また、非効率な作業が続く場合も同様に、その人が効率的でない作業方法を続けていても、業務に詳しい人が他にいなければ、改善の提案や指摘が行われにくくなり、その結果、非効率な作業が続くことになってしまいます。

特定個人に業務が集中する

業務が属人化されていると、当然、担当者である特定の個人に業務が集中し、担当者の負担は大きくなります。長時間労働が続いたり、十分な休暇がとれないことで、心身の健康を損なってしまうこともあるでしょう。

また、その人が退職したり、転職したりした際には、属人化している業務の引き継ぎは困難なうえ、担当者の業務ノウハウは組織に残らないため、ゼロから生産管理体制を立て直すことになってしまいかねません。

トラブル対応が遅れる

属人化されや業務にトラブルが発生した場合、担当者が不在であれば、他の従業員が代わって対応することは難しくなります。

フォローに時間がかかってしまうことで、取引先や顧客との関係が悪化する可能性もあるでしょう。トラブル時に限らず、取引先からの問い合わせなどがあった際に、担当者でなければ答えられない状況では、取引先や顧客からの信頼は得にくくなってしまいます。

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生産管理の属人化を解消するためのポイント

生産管理の属人化は、組織全体のリスクにも発展してしまうため、即座に解消しなければなりません。そこで属人化を解消するための3つのポイントを紹介します。

業務内容を見直す

生産管理の属人化を解消する1つめのステップは、業務内容を見直すことです。

属人化している業務を洗い出し、業務の流れと業務内容の2点を整理しながらワークフローを作成します。その後、それぞれの業務の工数や頻度、属人化を解消するためにかかる費用や発生する作業を明確にし、改善策を講じる優先順位を決めましょう。

生産管理の業務の流れを可視化したワークフローは、誰が見てもわかるよう、できるだけシンプルに作るようにこころがけることで、その後のマニュアルも作りやすくなります。

業務マニュアルの作成・システムの活用を検討する

生産管理の属人化を解消するための2つめのステップは、マニュアルの作成やシステム導入の検討です。

マニュアルには、業務手順とともに、業務品質や注意点などのノウハウもまとめていくことで、誰でも同じ水準で業務を実行できるようになります。また、業務内容が見える化されることで、改善提案なども活性化されるでしょう。マニュアルは、業務の引き継ぎや新人教育の際にも有効に活用できます。

併せて、データ管理の一元化や業務プロセスの自動化ができる生産管理システムの導入も検討してみましょう。システムによるリアルタイムでのデータ共有や業務状況の共有は、属人化問題を根本から解消するきっかけにもなり得ます。

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定期的な見直し・改善を繰り返す

属人化を解消するための3つめのステップは、定期的な業務の見直しと改善を繰り返して標準化を浸透させていくことです。

見直しと改善は、主に「PDCAサイクル」の原則に基づいて行います。

具体的には、マニュアルにそって実行される業務内容を定期的にチェックし、業務品質に問題がないか、ボトルネックや非効率な作業が発生していないかを検証します。

この評価に基づいて、業務手順やシステムの改善点を特定し、改善を実施しましょう。改善のプロセスは、全体で共有し、すべての従業員が積極的に改善提案できる文化を作り出すことで属人化の解消と、業務の透明性・効率性を高めることができます。

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生産管理の属人化を解消するメリット

最後に、生産管理業務の属人化を解消するメリットについて紹介します。

生産性が向上する

マニュアルの整備やシステムの導入によって生産管理業務が標準化されれば、業務の進捗や品質が、特定の人の知識や稼働状況に依存することはなくなります。

業務が集中することもなく、担当者の休暇や急病によるボトルネックやスキルの偏りが生じにくくなることから、業務がスムーズになり、生産性も向上します。

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製品の質が安定する

マニュアル化、システム化により、属人化を解消して、業務のノウハウを浸透させることで、誰もが同じ基準で製品の質を確認できるようになります。

確認の手順やチェック項目、品質の基準が整理されていれば、複数名で確認することもできるようになり、製品の品質がムラなく、安定するだけでなく、生産性も向上します。

業務負担が軽減する

業務が標準化されることで、過度な負担が特定の人に集中することがなくなり、業務が可視化されることから、お互いにフォローし合える職場環境を整えることができます。

このような環境は、長時間労働の是正や有給休暇の取得推進にもつながるでしょう。

生産管理属人化の原因を特定しリスクを解消しよう

生産管理における属人化の解消は、組織全体のリスクを下げ、業務プロセスの効率化や業務品質の安定化を後押しします。さらに、属人化の解消によるメリットは、顧客満足度の向上や従業員の主体性を高める効果などにもつなげることが可能です。

業務の標準化を進めて生産管理のプロセスや体制を改善し、低リスクかつ高効率な生産管理を目指しましょう。