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マニュアルとは？正しい意味や重要性・基本的な作り方を簡単に解説
本記事では、マニュアルの意味から重要性、作り方まで詳しく解説しています。マニュアルは業務効率を高めるとともに、品質・サービスの均一化や教育コストの削減なども期待可能です。マニュアルの重要性や役割を理解して、現場できちんと運用できるよう作成しましょう。
目次
マニュアルとは？
マニュアルとは、業務全体の流れや作業方法をまとめた資料のことです。多くのビジネスの現場では、スピードと正確性を高いレベルで保つために、業務内容ごとにマニュアルが用意されています。
仕事に不可欠となるマニュアルの基本的な意味や役割をはじめ、「手順書」「取扱説明書」との違いについて解説していきます。
マニュアルの意味や役割
マニュアルには、経験や知識がなくても業務を遂行できるよう、基本的な手順・方法を示す役割があります。業務の標準化と均一化に役立ち、社員教育や作業品質の向上においても重要な意味を持っているのです。
「どのような順番で」「どのような作業を」「どのようなやり方で進めるか」が記載されているため、業務の習熟度にかかわらず仕事の流れや内容を理解できます。特定の個人しか業務を知らないといった、業務の属人化が起こるリスクも軽減可能です。
マニュアルを基準とすることで、担当者によって作業内容が違うなどの問題が減り、品質のバラつきを予防できます。一定の作業品質を保てるため、顧客が求める製品やサービスを実現しやすくなるのです。
▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説
マニュアル・手順書・取扱説明書の違い
マニュアルの類義語には、「手順書」や「取扱説明書」があります。それぞれの違いは、具体的な記載内容です。
手順書にはマニュアルと同様に業務の進め方が載っていますが、掲載の範囲が異なります。マニュアルが業務全体を広く網羅するのに対し、手順書はシステムの細かい操作手順や注意事項など、一部の作業を具体的に掘り下げたものです。マニュアルの中に出てくる作業をより具体的に説いたものが手順書といえるでしょう。
取扱説明書は、機器や設備の扱い方を提示する資料です。特定のものの使い方や仕様を説明する資料であり、業務プロセスを示す役目はありません。業務を問わず、そのものの扱い方を知りたいときに用いる資料となります。
| マニュアル | 手順書 | 取扱説明書 | |
|---|---|---|---|
| 概要 | 業務全体の流れや内容などに関して記載している | 具体的な作業内容や手順に関して記載されている | 電子機器や設備の操作方法に関して記載されている |
| 表現方法 | 抽象的 | 具体的 | 具体的 |
| 業務との関連性 | 業務と密接 | 業務と密接 | 業務と関連した記述は無い |
| 取り扱う範囲 | 広い | 狭い | 狭い |
▷マニュアルと手順書の違いとは？役割や作成手順・運用ポイントを解説
マニュアルの種類
企業で利用されている5種類のマニュアルを下表にまとめました。自社に欠けているマニュアルがあった場合は、作業効率改善やスムーズなコミュニケーションを図るためにも、マニュアルの作成を検討しましょう。
| 概要 | 目的 | 実例 | |
|---|---|---|---|
| 業務マニュアル |
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| 規範マニュアル |
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| ユーザーズマニュアル |
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| 危機管理マニュアル |
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| 教育マニュアル |
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▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説
マニュアルを作成するメリット
マニュアルの作成が重要な理由は、多くのメリットを享受できるためです。具体的なメリットとして、以下の4点を紹介します。
- 業務に必要なスキルや情報を共有できる
- 業務の効率化が見込める
- 業務品質を均一にできる
- スムーズに引き継ぎができる
それぞれについて、詳しく解説していきます。
業務に必要なスキルや情報を共有できる
マニュアルによって、業務に必要なスキルや情報を簡単に共有できます。業務の流れやポイントが端的にまとめられているため、抜け漏れなく習得すべきスキルが身につくのです。
経験豊富な社員のノウハウ、引き継ぎの際に共有すべきデータなどもマニュアル化されます。見聞きだけでは習得の難しい仕事内容も、マニュアルで文章や図解に落とし込めば、効果的に共有していけるでしょう。
マニュアルで必要なスキルを習得する環境が整えば、誰もが均等に業務の知識を得られるので、属人化の予防につながります。等しくスキルを共有することで社員教育の質が上がり、業務の生産性を高める効果も望めるのです。
業務の効率化が見込める
マニュアルを基準とすることで次に何をすべきか迷う時間が減り、業務の効率化が見込めます。都度誰かに確認するといった手間がなく、仕事の内容や流れをスムーズに覚えられるので、学習や教育にかかる時間を短縮可能です。
マニュアルによる自己学習で業務を素早く覚えられるほか、ベテラン社員は仕事を教えるために作業を中断する必要がなくなります。新人・ベテランの双方で業務の効率化が促され、労働環境や生産性にプラスの効果が得られるでしょう。
業務品質を均一にできる
マニュアルで作業内容を統一すれば、どのような手順・方法で作業を進めていくべきかが明確になり、業務品質の均一化が可能です。作業手順の違いや抜け落ちによる業務品質の低下を避けられます。
マニュアルには業務に必要な情報が網羅されているので、経験やスキルの差によって生じる業務品質のバラつきを抑えられます。バラつきのない均一な作業で品質レベルの底上げができると、顧客満足度や企業の評価にも優れた効果が期待できるでしょう。
製品・サービスの質を一定に保ち、顧客や取引先との信頼関係を強固にすることが可能です。
スムーズに引き継ぎができる
退職や異動にともなう引き継ぎにもマニュアルが役立ちます。マニュアルを確認しながら引き継ぐことでスムーズに情報共有ができ、仕事に必要なスキルを漏れなく伝えられるのです。
担当者が独自解釈で引き継ぎをしてしまうと、企業の指針とは異なる手順・方法が伝わる恐れがあります。マニュアルという基準があることで統制がとれ、担当者や後任者の思想・能力に左右されずに、標準的な作業ノウハウを継承できるのです。
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▷【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説
マニュアル作成のデメリット
マニュアル作成によって生じるデメリットは、以下の3点です。
- 自発的な行動が少なくなる
- マニュアルを作成するための労力がかかる
- マニュアルを定期的に更新する必要がある
それぞれの内容を詳しくみていきましょう。
自発的な行動が少なくなる
マニュアルの存在が社内で大きくなりすぎると、書かれていること以外は何もしないなど、自発的な行動が減る可能性があります。チャレンジ精神が磨かれず、自由な発想や新たなアイデアが生まれにくくなってしまうのです。
マニュアルを絶対視するあまり、現状の改善や効率化といった創意工夫への意欲がわきにくくなることは否めません。固定化された仕事を続けるだけになり、マンネリ化やモチベーションの低下などから、自発的な行動がさらに少なくなるでしょう。
社員の自発的な行動は、積極性や創造力を育む上で重要です。マニュアルが行動の妨げとならないよう、基礎教育のベースとして取り入れるほか、内容を定期的に見直してブラッシュアップする必要があります。
マニュアルを作成するための労力がかかる
仕事を全体的に広く網羅しなければならないマニュアルは、作成に相応の労力を要します。
情報に抜け漏れがあっては意味をなさないため、慎重かつ堅実に作成を進める必要があり、精神的な重圧もかかりやすくなります。適切に作成範囲を分担したり、外部の専門家に依頼したりするなど、マニュアル作りの労力を減らす工夫が欠かせません。
マニュアルを定期的に更新する必要がある
マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的な更新が必要です。改善点や見直すべき工程をそのままにすると、時代にそぐわない体質が残ってしまう恐れもあるでしょう。
一方で更新作業は簡単ではなく、すべてのマニュアルを洗い直すのには大きな手間がかかります。定期的に実施する必要性もあるため、そのぶん業務時間が圧迫され、日常の仕事に支障をきたしかねません。
定期的な更新はマニュアルの効果を最大化する上で不可欠ですが、作業にかかる負担を考慮し、無理のない範囲で実施する必要があります。
マニュアルを作成する際に注意しておくべきポイント
ここではマニュアル作成時に注意しておくべきポイントを紹介していきます。
5W1Hを明確にして読みやすさを意識する
マニュアルを作成する上での重要なポイントは、わかりやすく簡潔な文章にまとめることです。5W1Hを明確にすれば、読みやすく伝わりやすい内容に仕上げられます。
5W1Hとは「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の視点を指す言葉です。5W1Hの視点をマニュアルに取り入れると、説明すべき要素が明白になり、仕事に必要な基本情報を満遍なく取り入れられます。
読みやすい説明文の特徴は、5W1Hの要素が自然な順序と流れで組み込まれていることです。情報を網羅するだけでなく、適切な説明順や流れも踏まえれば、読み手に伝わるマニュアルが作成できるでしょう。
▷5W1Hの意味とは？例文や正しい順番・ビジネスでの活用事例や効果を簡単に解説
図や表を挿入しデザインを工夫する
文章だけでなく、図表を交えて視認性の高いマニュアルを作成するのも重要です。図表をバランス良く織り交ぜると、ページレイアウトが見やすくなり、読み手が業務全体の流れをイメージできるようになります。
文字だけでは表現の難しい業務の流れも、図表を用いればわかりやすくビジュアル化が可能です。適切な図表の利用で情報量がコンパクトになれば、マニュアルを作成する側の作業負担も軽減できるでしょう。
▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説
専門的な用語や表現を使わない
マニュアルは誰もが目を通すものであるため、一部の人にしかわからない専門用語や難しい表現は避けるべきです。できるだけシンプルで簡単な言葉を使い、読み手の経験・能力を問わない内容を心がけましょう。
難しい表現の多いマニュアルだと、言葉の意味を理解するだけで疲れてしまい、内容が入ってきません。誰が読んでも等しく理解できるような表現を選ぶことは、マニュアルの浸透を促す意味においても大切です。
作業の全体像がわかるようにする
作業の全体像がわかりやすいマニュアルは、適切だといえます。一部を切り取って方法だけを載せるのではなく、手順に沿って体系的に整理するのがポイントです。
データ入力の仕事を例にすると「A欄に入力」「B欄に入力」「A＋BをC欄に入力」といったように、順序立てて説明しましょう。全体の流れを汲んでマニュアル化すれば、作業同士の関係性や影響が見えやすくなり、広い視野で作業内容を習得できます。
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マニュアルを運用する上でのポイント
作成したマニュアルは、効果的に運用しなくてはなりません。作っただけで浸透しない事態を防ぐために、運用のポイントを知っておきましょう。
マニュアルを管理する人物を決める
仕事で用いるマニュアルは、管理する人物を決めて作成・運用を行います。作成段階から選任者や担当部署を決めておくことで、機能的なマニュアルを作る環境が整い、作成や普及の円滑化が可能です。
定期的な更新の必要性を念頭に置くと、経営層と現場社員のいずれとも関わりがある人・部署がマニュアルを運用するのが理想といえます。それぞれの声を拾える立場にあることで、企業目標を忠実に反映したり、現場の意見を参考にしたりできるためです。更新に必要な情報共有がスムーズに行え、マニュアルの管理がより実用的になるでしょう。
マニュアルの存在を社内に周知する
マニュアルを作っただけでは意味がないため、存在を社内に周知しなくてはなりません。作成したことを周囲に伝えるほか、誰もがすぐにアクセスできるように管理を行いましょう。
社内サーバーなどを通じてデータベースに格納しておけば、パソコンから簡単に閲覧できて便利です。マニュアルの定期更新も通知することで、社員は常に新しい内容を把握でき、仕事の質を向上させられます。
情報を定期的に更新する
マニュアルの情報を定期的に見直し、更新する機会を設けることが大切です。IT技術の進化や時代の流れにともなって、改善が必要になった点がないかを精査します。
定期的な更新作業を見込んでおけば、企業目標の変換や新たなプロセスの導入といった事情も即座にマニュアル化が可能です。マニュアルの定期的なアップデートにより、いつでも正確かつ新しい情報の提供を意識しましょう。
マニュアルを作成する3つの方法
マニュアルを作成する主な方法は3種類あります。それぞれ特徴が異なるので、自社のリソースや予算、マニュアルの特性によって最適な方法を選択しましょう。
Word・Excel・PowerPoint
代表的なビジネスツールであるWord・Excel・PowerPointは、マニュアルの作成にも活かせます。会社支給のパソコンに搭載されているケースも多く、業務での使用頻度も高いので、操作性に戸惑う心配がありません。
文章が主体であればWord、関数やイラストも使いたいならExcelやPowerPointを使うなど、マニュアルの目的や業務内容に合わせて選ぶのが目安です。
下表に、Word・Excel・PowerPointの特徴をまとめました。内容によって向き・不向きがあるので、自社にとって使いやすいソフトを選択しましょう。
| Word | Excel | PowerPoint | |
|---|---|---|---|
| メリット |
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| デメリット |
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▷マニュアル作成は何を使う？ワード・エクセル・パワーポイントを比較
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールを使えば、豊富なテンプレートからレイアウトやデザインを選択できます。一から作成する必要がなくなり、作業工数を大幅に削減可能です。
テンプレートの使用によってデザインやフォーマットを統一でき、高品質なマニュアルに仕上げられます。画像や動画の埋め込み機能を搭載しているマニュアル作成ツールもあり、視覚情報を豊富に盛り込んだマニュアルを効率的に作成できるのです。
マニュアル作成に特化した専用のツールであるため、高いクオリティーが目指せることはもちろん、簡単に多くのマニュアルを制作できるでしょう。
▷マニュアル作成ツールの選び方とは？機能や費用など比較ポイントを解説
▼ビズクロ編集部おすすめのマニュアル作成ツール「COCOMITE」▼
マニュアル作成代行会社
社内でマニュアル作成の人員を確保できない場合、代行会社を利用するのも一つの選択肢です。代行会社を利用すれば、高品質なマニュアルが期待できます。
代行会社はマニュアル作成を専門のサービスとして提供しているため、分野のノウハウや技術を活かして良質なマニュアルを制作可能です。自社で作成するよりも読みやすいマニュアルが望めるほか、社内で作る負担が減ることでコア業務に集中できます。
メーカー・Webデザイン・ソフトウェア開発など、代行会社によって得意分野は異なるため、複数を比較して検討しましょう。自社の事業を得意とする会社に依頼することが、成功のポイントです。
▷マニュアル作成代行とは？費用内訳や内製化と比較したメリットを解説
おすすめのマニュアル作成ツール3選
ユーザーからの評価が高いマニュアル作成ツールを3つ紹介します。
- COCOMITE
- NotePM
- tebiki
各ツールの特徴をみていきましょう。
COCOMITE
COCOMITEは、コニカミノルタ株式会社が提供するクラウド型マニュアル作成ツールです。
ココミテの特徴は、汎用性の高さです。画像や動画だけでなく、Word・PDF・Excelなど、様々な形で情報を掲載できます。
さらに、マルチデバイス対応によって、外出先でもスマートフォンやタブレット端末からマニュアルを閲覧可能です。また、作成したマニュアルにユーザーやグループ単位でアクセス権限を設定でき、アクセス権の過剰付与に伴う情報漏洩を防げます。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
|---|---|
| 初期登録料 | 全プラン共通で71,500円(税込) |
| 料金プラン | 【エントリープラン】 月額:24,200円(税込)/月 年額:242,000円(税込)/年 【スタンダードプラン】 月額:66,000円(税込)/月 年額:660,000円(税込)/年 【エンタープライズプラン】 月額:24,200円(税込)/月 年額:2,420,000円(税込)/年 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
NotePM
NotePMは、マニュアルをはじめとする社内情報やナレッジの一元管理に役立つツールです。マニュアルの作成機能にくわえて、多彩なファイルの共有・検索が行えます。
マニュアル作成ではテンプレート機能が備わっており、作成経験がなくても簡単に仕上げることが可能です。日報・議事録・操作手順書などの種類豊富なテンプレートから、目的のものを選んで操作するだけで高品質なマニュアルが作れるでしょう。画像を入れる、色を変えるといった編集も直感的に行えます。
| 提供元 | 株式会社プロジェクトモード |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 要問合せ |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
tebiki
tebikiは製造業や物流業など、幅広い業種のマニュアル作成をサポートします。動画のマニュアル作りに特化したツールであり、スマホで撮影した動画から簡単に作成が可能です。
音声認識技術により、動画の音声を自動的に字幕化してくれます。シーンをカットして別の箇所につなぐといった複雑な編集も、専門知識なく直感的な操作で実現できるのが強みです。操作や技術を具体的に可視化したい際は、tebikiによる動画マニュアルが好相性といえるでしょう。
| 提供元 | Tebiki株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
おすすめのマニュアル作成代行会社
ここでは、マニュアル作成を手掛けている企業のうちおすすめの2社を紹介します。
- マニューアル｜株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング
- マニュアル職人｜株式会社2.1
各企業の特徴をみていきましょう。
株式会社ヒューマンサイエンス
株式会社ヒューマンサイエンスは、大企業を含む幅広い業種でのマニュアル制作実績を誇ります。作成の代行はもちろん、マニュアルの内製を支援するサービスも提供中です。
内製を希望する場合は、経験豊富なコンサルタントからのサポートが受けられます。マニュアルの改善点を客観的に示し、高品質なマニュアル作りのイロハを提案してもらえるでしょう。現役ライターのセミナーを通じて、読みやすい文章作成のコツも教えてもらえます。
株式会社スタディスト
株式会社スタディストは、マニュアル代行のプロとしてわかりやすさやスピードにこだわっている企業です。誰もが簡単に理解できるマニュアル作りのために、依頼主の現状や課題の分析を徹底しています。
現状が不明なままでは質の良いマニュアルは作れないとし、ワークショップやサーベイを通じて状況の可視化を行うのが特徴です。課題を特定した上でマニュアル作成に取り組むため、必要な情報を取りこぼすことなくしっかりと反映してくれます。
マニュアルを作成して業務の効率化を！
マニュアルは業務に必要な情報をスムーズに共有し、効率化を目指す上で欠かせない存在です。高品質なマニュアルを整備しておけば、社員教育の合理化や属人化予防に役立つなど、多くのメリットを享受できます。
マニュアルの作成や運用についての知識を深めてから作ると、効果的な内容に仕上げることが可能です。ツールや代行といった手段も検討し、業務効率を改善するマニュアルの整備を目指しましょう。
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