マニュアルとは？正しい意味や重要性・基本的な作り方を簡単に解説

マニュアルとは？

マニュアルとは、業務全体の流れや作業方法をまとめた手順書のことです。多くのビジネスの現場では、スピードと正確性を高いレベルで保つために、業務内容ごとにマニュアルが用意されています。

ここではまず、マニュアルの基本的な意味や役割をはじめ、マニュアルの種類、「手順書」「取扱説明書」などとの違いについて解説していきます。

マニュアルの意味や役割

マニュアルには、「どのような順番で」「どのような作業を」「どのようなやり方で進めるか」が記載されています。

業務の要点がマニュアルに記載されていることで、業務の習熟度にかかわらず、どのような社員でも早期に仕事の流れや内容を理解できます。また、業務の属人化を防げる点も、マニュアルを作成するメリットの一つです。

マニュアルに書かれている手順に沿って実行すれば業務を完結できるため、経験の有無を問わず誰が作業を担当しても、一定の品質を保てます。マニュアルによって業務を標準化し、作業品質のバラつきや特定の社員への過度な依存を防ぎます。

▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説

マニュアルの種類

企業で利用されている5種類のマニュアルを下表にまとめました。自社に欠けているマニュアルがあった場合は、作業効率改善やスムーズなコミュニケーションを図るためにも、マニュアルの作成を検討しましょう。

表:主なマニュアル

▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説

マニュアル・手順書・取扱説明書の違い

マニュアルの類義語には、「手順書」や「取扱説明書」などがあります。

「手順書」はマニュアルと同様、業務内容や進め方について記載されています。ポイントは、記載内容の範囲です。マニュアルは業務全体の内容や流れなど、取り扱う情報の範囲が広い点が特徴です。マニュアルによっては、メンバー間で共有できるノウハウや注意点について記載されていますが、一般的に抽象的な内容が多くなります。

一方、「手順書」はシステムの細かい操作手順や注意事項など、一人で完結できる業務内容に関して、より具体的な内容が記載されています。

「取扱説明書」は、電子機器や大型設備の取扱い方法に関して記載された書類を指します。機器の仕様や取り扱い方法に関して言及されており、業務を進めるための内容は盛り込まれていません。主に該当機器を利用するために用意された書類だと言えます。

マニュアル、手順書、取扱説明書の違いをまとめると、下表のようになります。

表:マニュアル・手順書・取扱書説明書の違い

▷マニュアルと手順書の違いとは？役割や作成手順・運用ポイントを解説

マニュアルの重要性について

マニュアルの作成が重要な理由として、以下の3点が挙げられます。

• 知識やスキルを共有できる
• 業務の効率化を図る
• 評価基準を設定できる

それぞれについて、詳しく解説していきます。

知識やスキルを共有できる

実務経験豊富な社員が業務を通じて得たノウハウや知識をマニュアルに記載しておくと、組織全体でナレッジを共有できます。マニュアルによって、当該業務における最適な手法を共有できるため、チーム全体の生産性が上がります。

また、人事異動や退職によって、他の社員が業務を担当する状況になったとしても、マニュアルに業務に関する必要な情報が記載されていれば、引継ぎでの対応漏れや顧客トラブルを防げます。

業務の効率化を図る

マニュアルに記載されている作業手順に沿っていけば自然と業務は完結するため、次に何をするべきか迷う時間が減ります。マニュアルを見ながら実践経験を積んでいくことで、仕事の内容や流れをスムーズに覚えられ、経験が浅い社員も早期に戦力として計算できます。

また、業務フローや注意点はマニュアルに記載されており、他の社員へ業務の進め方に関して何度も質問する必要がありません。経験豊富なベテラン社員は仕事を教えるために作業を中断する必要が無くなり、コア業務に集中して取り組めます。

評価基準を設定できる

人事評価マニュアルの作成によって、昇進や昇給、賞与の支給額を決める際、公平な評価を下せるようになります。人事評価マニュアルを作成すると、評価基準・ルール・プロセスを明確化でき、人事担当者の迷いや主観に基づく評価を極力減らせます。

客観的な視点に基づいた評価を行うことができ、社員からの不満を最小限に抑えることが可能です。また、社員が残した成果を数値で評価する定量評価に加え、勤務態度や周囲との協調性など、数値に可視化しづらい内容を評価する定性評価もスムーズに行えます。

普段の仕事ぶりや成果までのプロセスを評価に反映する体制を整備でき、従業員のモチベーションアップを図れます。

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マニュアルを作成して得られる3つのメリット

マニュアルの作成によって得られるメリットは、以下の3点です。

• 品質・サービスを均一化できる
• 人材育成にかかるコストを削減できる
• 属人化を避けられる

一つひとつ内容をみていきましょう。

1.品質・サービスを均一化できる

マニュアルを整備することで、どのような手順・方法・内容によって作業を進めていくべきかが明確になり、作業手順の違いや抜け落ちによる業務品質の低下を避けられます。

通常、マニュアルには業務に必要な情報が網羅されているので、経験やスキルの差によって生じる業務品質のバラつきを抑えられます。顧客対応・製品・サービスの質を一定に保ち、顧客や取引先との信頼関係を強固にすることが可能です。

また、誰がどの作業を担当しても、一定の業務品質を確保できる体制が整い、組織内のジョブローテーションを頻繁に行えます。

2. 人材育成にかかるコストを削減できる

マニュアルを確認しながら進めることで、経験が少なかったり、スキルが低い社員でも適切に業務を完結できます。マニュアルを見てもわからない場合のみ、他の社員へ質問するという手順をルール化しておくことで、双方のストレスを軽減できます。

また、マニュアルを作成しておけば、ベテラン社員は新人などに仕事を教えるために何度も自身の作業を中断する必要はありません。業務に不慣れな社員から多く質問された内容をマニュアルに追加しておけば、自身が対応する機会を減らせます。

マニュアルの充実によって、コア業務にリソースを集中できる環境が整備され、利益拡大と人材育成の両立が望めます。

▷中小企業こそ業務マニュアルが必要な理由とは？課題や作成メリットを解説

3.属人化を避けられる

業務に精通している社員しか知らない知識をマニュアルにまとめておくと、チーム内でノウハウやナレッジを共有できます。仮に担当者が異動や退職によっていなくなったとしても、マニュアルを参照すれば業務を再現できるため、業務の属人化を避けられます。

マニュアルの内容が不十分だと、個人のスキルや経験に依存する割合が高くなり、担当者が不在の場合、別の社員がカバーできません。さらに、業務の属人化が進むと、複数部署が共同で進める仕事の進捗や顧客対応に悪影響を及ぼします。

個人のスキルや特定の社員へ依存する体制を作らないように、マニュアルの整備に努めましょう。

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マニュアルを作成して起こる3つのデメリット

マニュアル作成によって生じるデメリットは、以下の3点です。

• 自発的な行動を起こしにくくなる
• マニュアルに沿った動きになってしまう
• マニュアルの更新にコストがかかってしまう

それぞれの内容を詳しくみていきましょう。

1.自発的な行動を起こしにくくなる

マニュアルの存在が社内で大きくなりすぎると、自由な発想や新たなアイデアが生まれにくくなります。また、仮に手違いや対応漏れがあった場合、マニュアルを言い訳の材料として使うという弊害も考えられます。

一方、創意工夫を重ねながら自身の方法で仕事を成功に導いても、マニュアルの存在が絶対視されていると、必ずしも称賛されるとは限りません。場合によっては、マニュアルを無視した理由を厳しく問われる可能性もあります。

マニュアル通りに仕事を進めることが最優先される企業文化が形成されると、仮に仕事でミスをしてもマニュアルに責任を転嫁できる場合があります。上昇志向が強い社員の場合、人事評価でのマイナス評価を恐れ、新たな方法へチャレンジする機会は減るでしょう。

マニュアルに固執することで、「どうすれば一つでも多くの仕事を進められるか」「ミスを少なくする方法はどうすればいいか」など、創意工夫をしながら仕事を進める機会が減少し、業務のマンネリ化や仕事へのモチベーションダウンを招くことになるかもしれません。

2.マニュアルに沿った動きになってしまう

マニュアルを重視する動きが過度に高まると、状況に応じた対処ができなくなる可能性があります。マニュアル通りに業務を行うことが目的となり、マニュアルに書かれていない業務内容に直面した場合、どう行動するべきか判断できなくなります。

マニュアル通りにしか動けなくなった場合、緊急性の高い案件や柔軟な対応が求められる状況に直面した際、適切な対処ができません。

また、自身の担当案件でトラブルに直面した場合でも、マニュアルに書かれている以上の対応をしようとせず、結果的に早期解決が難しくなるケースもあります。最悪の場合は、顧客からの信頼を失ったりブランドイメージの低下に発展し、今後のビジネスに悪影響を及ぼします。

3.マニュアルの更新にコストがかかってしまう

業務全体の流れを一冊のマニュアルにまとめるには、相当な時間が必要です。社員は自身の担当業務をこなしながらマニュアル作成も同時に進めるため、大きな負担が掛かります。

特に人的リソースに余裕がない企業の場合、マニュアル作成に割ける人員や時間を満足に確保できず、なかなか作業が進まないでしょう。また、マニュアルの完成度を高めるには、業務で得たノウハウや知識を定期的に反映させないといけません。

短期的な視点に立つと、マニュアルの作成・更新には多くのコストが発生します。ただし、教育コスト削減や繰り返し何度も利用できる点など、長期的な視点でみると、マニュアル作成には多くのメリットが見込めます。

近年は、クラウド型のマニュアル作成ツールやマニュアル作成代行会社が登場しており、マニュアル作成の内製化が難しい場合、外部サービスを活用するのも一つの選択肢です。

マニュアルを作成する際に注意したいポイント

マニュアル作成時に意識すべき重要なポイントは、以下の3点です。

• 読み手の能力などを意識する
• 図や表を挿入し情報を整理する
• ツールなどを使用しフォーマットを統一する

一つひとつポイントを確認していきましょう。

読み手の能力などを意識する

マニュアルを作成する上での重要なポイントは、わかりやすく簡潔な文章にまとめることです。実務経験に乏しい社員はマニュアルを参照しながら業務を進める頻度が多く、専門用語が多いと業務の流れや内容を把握するのが困難になります。

先輩社員に質問する回数も増え、質問された社員は自身の作業の手を何度も止めないといけません。集中力が途切れ、業務効率の悪化や正確性の低下を招きます。新入社員でも理解しやすいよう、専門用語を最低限に抑えたマニュアルを作成しましょう。

図や表を挿入し情報を整理する

文章だけでなく、図表を交えて視認性の高いマニュアルを作成するのも重要なポイントの一つです。図表をバランス良く織り交ぜると、ページ全体のレイアウトも見やすくなり、読み手が業務全体の流れをイメージできるようになります。

一方、マニュアルを作成する側としても、情報量をコンパクトにまとめつつ、読み手の理解向上が期待できるので、マニュアルの作成時間短縮にもつながります。

▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説

ツールなどを使用しフォーマットを統一する

Microsoft officeの各種ソフトやマニュアル作成ツールなどを活用する場合、フォーマットを統一しましょう。フォーマットがバラバラだと、読み手が「どの箇所に・どのような情報が・どの程度書かれているか」を探さないといけず、情報の理解に時間が掛かります。

一方、マニュアルを作成する側も異なるフォーマットに対応する必要があるので、作業スピード低下や情報の抜け漏れが発生する確率が高まります。

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マニュアルの基本的な作り方

マニュアルを作成する際の代表的な方法は、以下の3種類です。

• Microsoft officeを使う
• マニュアル作成ツールを使う
• 代行会社に外注する

それぞれ特徴が異なるので、自社のリソースや予算、マニュアルの特性によって最適な方法を選択しましょう。

Microsoft officeを使う

様々なツールがあるなか、Word・Excel・PowerPointなどを活用してマニュアルを作成している会社も多いでしょう。Microsoft officeのソフトは、会社支給のパソコンに搭載されているケースも多く、業務での使用頻度も高いツールなので、操作性に戸惑う心配もいりません。

下表に、Word・Excel・PowerPointの特徴をまとめました。内容によって向き・不向きがあるので、自社にとって使いやすいソフトを選択しましょう。

表:各ソフトの比較

▷マニュアル作成は何を使う？ワード・エクセル・パワーポイントを比較

マニュアル作成ツールを使う

マニュアル作成ツールは、レイアウトやデザインを豊富なテンプレートから選択できるツールです。担当者がマニュアルを一から作成する必要が無くなり、作業工数を大幅に削減できます。

さらに、テンプレートの使用によってデザインやフォーマットを統一でき、高品質なマニュアルに仕上げられます。画像や動画の埋め込み機能を搭載しているマニュアル作成ツールもあり、視覚情報を豊富に盛り込んだマニュアルを効率的に作成できます。

また、マニュアル作成ツールの導入によって、業務に関するノウハウやナレッジを共有しやすくなり、業務の属人化を防げます。

▷マニュアル作成ツールの選び方とは？機能や費用など比較ポイントを解説

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代行会社に外注する

社内でマニュアル作成の人員を確保できない場合、代行会社を利用するのも一つの選択肢です。代行会社を利用するメリットは、高品質なマニュアルの作成が期待できる点です。

代行会社はマニュアル作成を専門のサービスとして提供しているため、自社で作成するよりも必要な情報をコンパクトにまとめた読みやすいマニュアルの作成が望めます。また、マニュアル作成に工数を割く必要が無くなり、コア業務に自社リソースを集中できます。

一方、メーカー・Webデザイン・ソフトウェア開発など、代行会社が得意としている分野は異なるため、慎重な選定作業が必要です。得意分野や実績を確認せずに委託先を決めると、ミスマッチを招き、高い費用に見合った効果が得られません。

▷マニュアル作成代行とは？費用内訳や内製化と比較したメリットを解説

マニュアル運用を成功させるための取り組み

マニュアルを作成してもその後の運用を効率的に進めていかないと、思うような成果を得られずに形骸化につながってしまいます。マニュアル自体の質というよりも会社の風土が関係する部分です。

マニュアルを運用を効率的に進めていくには下記が重要となります。

• マニュアルを定期的に更新させる
• 社内で素早く共有できる体制が整っている
• マニュアルの保管箇所が明確で検索しやすい環境が整っている
• マニュアル運用に対しての責任者がいる

マニュアル運用に関しての責任者を立てておき、定期的な更新や共有できる体制が整っておけば困ったときに社員が自発的にマニュアルを読む仕組みができます。

また、読みたいマニュアルがなかなか見つからない状況は避けたいので、検索をかければすぐにマニュアルをチェックできる環境を整えておきましょう。

おすすめのマニュアル作成ツール3選

ユーザーからの評価が高いマニュアル作成ツールを3つ紹介します。

• tebiki
• ココミテ
• Teachme Biz

各ツールの特徴をみていきましょう。

1.ココミテ

ココミテは、コニカミノルタ株式会社が提供するクラウド型マニュアル作成ツールです。

ココミテの特徴は、汎用性の高さです。画像や動画だけでなく、Word・PDF・Excelなど、様々な形で情報を掲載できます。

さらに、マルチデバイス対応によって、外出先でもスマートフォンやタブレット端末からマニュアルを閲覧可能です。また、作成したマニュアルにユーザーやグループ単位でアクセス権限を設定でき、アクセス権の過剰付与に伴う情報漏洩を防げます。

2.tebiki

Tebiki株式会社が提供するtebikiは、リピート率99.5%(2021年12月時点、同社公式HPより)を誇るユーザーからの評価が高い動画マニュアル作成ツールです。工業用部品メーカー・スーパー・日用品メーカーなど、幅広い企業に導入されています。

tebikiの特徴は、研修で利用する教材の動画を簡単に作成できる点です。スマートフォンで動画を撮影すれば、音声認識システムが字幕を自動で作成します。図形挿入機能も搭載しており、視覚情報が多くわかりやすいマニュアルを効率的に作成可能です。

また、音声認識システムは100カ国語以上の翻訳に対応しており、外国人スタッフに仕事を教える場合もスムーズに対応できます。

3.Teachme Biz

株式会社スタディストが提供するTeachme Bizは、ユーザー満足度と市場シェアで共にNo.1(2021年3月現在、同社公式HPより)を誇るマニュアル作成ツールです。

Teachme Bizの特徴は、多機能性です。WordやPDFで作成したデータをインポートできる他、画像や動画の取り込みも簡単に行えます。

画像や動画の編集はツール上で行えるため、編集ソフトを新たに購入する必要はありません。また、トレーニング機能を活用すると、社員の職種や業務内容に応じたトレーニングマニュアルを作成できます。

社員のスキルアップや研修用の資料として活用可能です。そして、ワークフロー機能によって、複数の社員がマニュアルの内容をチェックしてから公開する体制が整い、情報の正確性や信頼性を高められます。

おすすめのマニュアル作成代行会社

ここでは、マニュアル作成を手掛けている企業のうちおすすめの2社を紹介します。

• マニューアル｜株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング
• マニュアル職人｜株式会社2.1

各企業の特徴をみていきましょう。

1.マニューアル｜株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング

株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティングは、動画マニュアルの作成代行や導入サポートを手掛けている企業です。ユーザーから高い支持を得ているTeachme Bizを使い、顧客のビジネスモデルに応じた動画マニュアルを作成します。

動画マニュアルは実際の動作や細かい動きを視覚的に理解できるため、社員の早期理解が期待できます。また、インターネット環境に接続していれば、場所や端末を問わずマニュアルにアクセスできるため、学習機会の均一化や素早い編集作業を実現可能です。

2.マニュアル職人｜株式会社2.1

株式会社2.1は、マニュアルに関する幅広いサービスを展開している企業です。

高品質なマニュアルを短期間で作成したい場合は、マニュアル作成代行の「マニュアル職人」が適しているでしょう。同サービスでは、可視化(マニュアル制作)、仕組化(組織オンボーディング)、習慣化(マニュアルアップデート)までトータルにサポートしてくれます。

一方、サブスクリプションサービス「マニュホ」は、優先度の高い業務を順次マニュアル化できるサービスです。

他にも、マニュアル作成に割くリソース不足に悩んでいる場合は、クラウド型マニュアル作成ツール「RIKYU」を利用すると、簡単かつ低コストでマニュアルを作成できます。

マニュアルは目的を明確にして適切に活用すること

マニュアルを整備することで、チームでノウハウやナレッジを共有しやすくなります。また、教育コストの削減や業務の属人化回避も期待できます。

ただし、マニュアルの存在が大きくなりすぎると、自発的な行動や新たなアイデアが生まれにくくなる場合もあるので注意しましょう。

マニュアルを作成する方法としては、Microsoft officeやマニュアル作成ツールの利用が挙げられます。代行会社に依頼する方法もありますが、高品質なマニュアルの完成が望める一方、コストが高くなる点やミスマッチのリスクがある点には、留意が必要です。

マニュアルの整備が十分に進んでいない場合は、本記事で紹介した作成方法やおすすめのツール・代行会社を参考に、マニュアルの作成を進めていきましょう。

▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！

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