シフト管理は誰がやるべき?担当者別のポイントや効率のよいシフト作成のコツ

2024/04/16 2024/04/17

シフト管理システム

シフト管理について

交代制勤務を採用している業種に必要不可欠な「シフト管理」。基本的には、店長などの経営者が管理することが多いですが、公平性や納得感のあるシフトを作成するためには、誰が管理するのが理想的なのでしょうか。本記事では、シフト管理は誰がやるべきなのかを詳しく解説します。

シフト管理は誰がやるべきなのか

シフト管理は、効率化と職場の調和を保つうえで重要な役割を果たします。では、この重要なタスクは誰に任せるべきなのでしょうか。シフト管理を担うべき適切な人物や部門について、詳しく掘り下げていきましょう。

基本的にはオーナーや店長

実際にシフト管理を担当するうえで、最も割合が多いのはオーナーや店長など、店舗や部署の責任者です。スタッフの能力や個々の事情を熟知した人物が担当することで、効率的かつ公平なシフト割り当てを行うことができます。

また、責任者がシフト管理を行うことには、チーム内のコミュニケーションを促進し、業務の透明性を高めるという利点もあり、業務運営の円滑化や従業員間の信頼関係構築にもつながります。

業種によってはリーダーなどの管理職

企業の業種や規模、組織の構造によって、シフト管理の内容や方法は異なります。小規模な店舗や部署ではオーナーや店長が担当することが多いですが、大企業や特定の業種では、リーダーやマネージャーなどの中間的な管理職がシフト管理を行うケースも少なくありません。

現場の状況を知る管理職であれば、従業員のスキルセットや経験を考慮したシフトや、従業員のモチベーション維持、業務効率といった側面にも配慮しながら、柔軟にシフト調整を行うことも可能でしょう。

場合によってはベテランスタッフが担当

店長やリーダーが多忙を極める場合、シフト管理の責任は時としてベテランスタッフに委ねられることがあります。

長年にわたり職場の運営やチームワークの構築に貢献してきた経験豊富なスタッフは、職場のニーズや各スタッフの能力、個人の事情を深く理解しています。そのため、緊急時や店長・リーダーが対応できない状況では、ベテランスタッフがこの重要な役割を担い、スムーズなシフト運営を継続することが可能です。

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シフト管理を誰がやるべきか決める際に確認したいこと

シフト管理を誰に任せるかは、組織の効率性と従業員の満足度に大きく影響します。では、シフト管理の責任者を選定する際に考慮すべき要素は何でしょうか?次のセクションで、押さえておくべきポイントを詳しく見ていきましょう。

業務内容・現場の状況をよく理解しているか

管理者は業務量の変動、繁忙期や閑散期のタイミング、従業員のスキルセットといった要素をふまえ、柔軟かつ効果的なシフト計画を立てることが求められます。また、従業員の負担が適切に分配され、ワークライフバランスを維持しつつ、業務効率を最大化できるようにすることも必要です。

したがって、シフト管理者には、業務内容や現場の状況を十分に理解し、的確に把握できる人物を選ぶことが重要です。

他の従業員と良好な人間関係を築けているか

シフト管理を任せる人物が、他の従業員と良好な人間関係を築けていることは、公平なシフト割り当てに不可欠です。管理者と従業員間、また従業員同士の信頼関係は、職場の雰囲気やチームワークに大きく影響します。

シフト管理者は、個人の感情や偏見を排除し、職場全体の利益とバランスを考慮したうえで、冷静かつ公正にシフトを組む能力が必要です。良好な人間関係を築いている人物であれば、従業員からの信頼も厚く、意見や希望を開かれた環境で共有しやすくなります。

丁寧なコミュニケーションが取れるか

シフト管理の過程では、従業員のすべての希望を常に叶えられるわけではありません。シフト管理者が丁寧なコミュニケーションを取り、従業員の理解と納得を得る能力は極めて重要です。

シフトの調整や決定への不満や疑問に対して、理由を説明し共感を示すことで、従業員との信頼関係を保ち、モチベーションを維持できます。また、丁寧にコミュニケーションを取ることで、従業員からのフィードバックや提案を受け入れやすくなり、よりよいシフト計画の立案に役立てられるでしょう。

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シフト管理の業務内容

シフト管理は単にスケジュールを組む以上の複雑な業務を含んでいます。それでは、具体的にはどのような業務内容があるのでしょうか?次のセクションでは、シフト管理における主要な業務項目を詳しく見ていきます。

シフト作成スケジュールを立てる

シフト管理では、シフト作成のスケジュール計画が重要です。まず始めに2週間、1か月などシフト作成の期間を設定し、作成期間に合わせて希望シフトの提出期限やシフトを提示する日を決めます。スケジュールを事前に明確にすることで、従業員も自身の予定を立てやすくなり、職場全体の満足度と効率の向上が期待できるのです。

従業員のシフト希望を回収する

従業員から提出されたシフト希望を収集し、業務ニーズやバランスを考慮しながらシフトの調整をします。回収の際には希望日の記入表や専用のフォームを用意し、期限までに提出しやすい工夫をするとよいでしょう。また、提出先を一元化し、漏れがないようにすることも重要です。

従業員の希望やスキルを考慮しシフトを作成する

予測される業務の繁閑をふまえ、各従業員の希望だけでなく、スキル・経験を活かせるよう考慮しながらシフトを作成します。管理者は、従業員の働きやすい環境とスムーズな業務遂行とを同時に実現するために、公平かつ効率的なシフトを組む意識が不可欠です。

シフト管理の現状・課題

シフト管理は組織の運営において重要な役割を果たしますが、多くの課題も伴います。次のセクションでは、シフト管理の現状と直面している課題について掘り下げていきましょう。

シフトに対する従業員の不満が多い

多くの職場で見られるシフト管理の課題の一つは、従業員からの不満の多さです。特に、割り当てられたシフトに対して納得がいかない声が多いことが問題となりがちです。

決定したシフトへの不満は、シフトの再調整が必要になる場合もあり、管理側の負担増や効率性を損なうことは避けられません。

従業員のシフト希望が期限内に集まらない

従業員のシフト希望が期限内に集まらないという問題も、しばしば直面する課題の一つです。期限を忘れる、出勤頻度が低く連絡が取りにくい、または単純にシフト提出のプロセスを重視していない従業員など、さまざまな理由がこの背景にあります。

希望収集の遅れは、シフト作成の過程を複雑化させ管理者の負担が増大するだけでなく、最終的なシフト表の公平性や効率性を損なうかもしれません。この問題に対処するためには、シフト提出のプロセスを徹底し、従業員に期限を守ることの重要性を理解してもらうことが必要です。

業務ニーズや希望を考慮したシフト表の作成に手間がかかる

シフト作成の際には、スタッフの単なる希望日時だけでなく、業務の得手不得手、人間関係、経験値といった要素を総合的に検討し、それらをバランスよく組み合わせなくてはなりません。

そのため、スタッフの人数が多いほど一層複雑さを増し、シフトの作成には予想以上に時間を要することがしばしばあります。効率的かつ公平なシフト管理を目指すためには、これらの要素を効率よく処理できる方法の模索が不可欠です。

状況に合わせた臨機応変な人材配置が難しい

業務の需給変動、法的規制への対応、また急な欠員が発生した際の対応など、臨機応変な人材配置やシフト調整は難しく、多くの職場で大きな課題となっています。

このような突発的な調整は、従業員の働きやすさや業務の効率性に直接影響を与えるため、管理者には高度な判断力と柔軟性が求められます。加えて、法的規制に適合しつつ、業務ニーズに合った最適な人材配置をすることは非常に複雑です。計画性だけでなく、状況に応じた迅速な対応能力をも必要とします。

【担当者別】シフト管理のポイント

シフト管理には、オーナー、店長、リーダー、ベテランスタッフなど、それぞれの立場で重視すべきポイントが存在します。ここからは、担当者別にシフト管理を効率的に行うためのキーポイントを見ていきましょう。

オーナーがシフト管理する際のポイント

オーナーがシフト管理を担当する際、最大のポイントは、現場の状況を把握し経営者目線にとどまらないことです。人員配置をコントロールすることに終始した、一方的なシフト作成では、従業員が不満を抱きやすく、最適な業務配分が行われなければ効率も低下する恐れがあります。

オーナーは、シフト管理を通じて従業員間の公平性を保ち、働きやすい職場環境を作ることが重要です。シフト管理に際しては次の点に注意しましょう。

企業の目標・理想を押し付けない

企業の成長と目標達成は重要ですが、それを従業員に無理やり押し付けることは避けましょう。目標や理想を追求する過程で、従業員に過度な負担をかけてしまうと、結果としてモチベーションの低下や離職率の上昇につながりかねません。

シフト管理では、従業員一人ひとりの能力や状況を理解し、無理なく働けるよう配慮することが大切です。

現場の実情を確認してからシフトを作成する

業務の繁忙度、特定の時期における業務量の増減、従業員の個人的な事情や健康状態など、現場や従業員の状況や事情を把握したうえでシフトを作成しましょう。

また、従業員それぞれのスキルや経験、得意とする業務も考慮する必要があります。実情をふまえたシフト作成は、組織全体の生産性向上と、従業員の満足度を高めるために不可欠です。

リーダー・店長など現場の責任者がシフト管理する際のポイント

リーダーや店長などの現場の責任者がシフト管理を担う際は、従業員との良好なコミュニケーションが求められます。意思疎通が図れていないと、希望どおりのシフトにならなかった場合に公平感がなく不満が生じやすくなるでしょう。

定期的な希望聞取りにより、従業員のニーズに対応し、柔軟なシフト調整を実現することが管理職の重要な役割となります。

管理者側の考え・個人の考えを押し付けない

管理職や個人が持つ業務遂行や成果に対する期待や過剰な要求を、従業員に無理に押し付けることがないよう注意しましょう。管理者側の固定観念は、時に従業員の創造性や働きがいを損ね、職場内のストレスを高める原因となり得ます。

スケジュールよりも従業員の働きやすさを優先するために重要なのは、オープンなコミュニケーションを通じて、従業員一人ひとりの意見や能力を尊重し、多様性を受け入れる姿勢です。

働きやすい環境作りを優先しシフト管理をする

シフト管理において非常に重要です。部下からの不平不満を最小限に抑えるためには、従業員の意見や希望を積極的に聞き入れ、それをできる限り公平にシフト作成に反映させる必要があります。

従業員一人ひとりのワークライフバランスを重視し、公平性と柔軟性を持ったシフト管理を心がけることで、全員が働きやすい環境を実現することが可能です。

パート・アルバイトがシフト管理する際のポイント

ベテランのパートやアルバイトスタッフがシフト管理を担う際は、職場での経験を活かし、チーム内のさまざまなニーズに柔軟に対応することがポイントです。職場の状況や同僚の性格、能力を深く理解しているため、その知識を基に公平かつ効率的なシフトを組むことができます。

また、ベテランスタッフには、新人の指導やフォロー体制も視野に入れながらシフトを計画することが求められます。シフト管理を通じて、職場の調和を保ちつつ、各スタッフが最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることが重要です。

現場だけに目を向けない

パート・アルバイトがシフト管理を行う際、現場の業務運営に必要なスケジューリングだけでなく、経営者の視点からの意識も同時に持つことが重要です。人件費の削減や、その他のコスト管理を念頭に置きながら、効率的な人員配置を計画することで、組織全体の財務状況の改善に貢献できます。

誰にとっても平等なシフトを作成する

誰にとっても平等なシフトを作成することは、職場の公平性と正義感を維持するうえで極めて重要です。特定の交友関係や個人的な好みに左右されず、全員が公正にシフトに割り当てられなければなりません。

誰もが平等に考慮される公平なシフト配分は、従業員間の信頼関係を築くとともに、働きがいや職場での満足度を高めます。

シフト管理・作成を効率化するコツ

シフト管理と作成をよりスムーズに、そして効率的に行うためのコツは何でしょうか?次にご紹介するポイントでは、管理者の負担を軽減し、従業員の満足度を高めながら、業務の需要に応えるシフト作成の秘訣を探ります。

シフト管理・作成のルールを決める

シフト管理・作成をスムーズに行うためには、以下のような具体的なルールを設け、明文化することが重要です。

  • シフト希望の提出期限
  • 休日や勤務時間についての規定
  • シフト表への記入ルール
  • シフト公開のタイミングと共有方法
  • シフト変更希望の申請方法と期限

これらのルールを事前に決めておくことで、シフト管理の透明性を高め、従業員との間での誤解を防ぎ、効率的なシフト作成が可能になります。また、従業員は自身のシフトが公平に管理されていると感じ、職場の満足度が向上するでしょう。

従業員のスキルを事前に把握する

シフト管理を行う際には、従業員のスキルや経験レベルを事前に把握しておくことが非常に重要です。特に、営業日によってスタッフの経験やスキルのレベルが偏らないように配慮する必要があります。例えば、新人スタッフばかりが集まったシフトでは、サービスの質が低下する恐れがあるからです。

どのシフトにも経験豊富なスタッフと新人スタッフがバランスよく配置されれば、全員が互いから学び合いながら成長できる環境を作り出すことができます。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムは、シフトの申請・収集・作成・共有を自動化し、管理の負担を大幅に軽減します。

複雑な調整に時間がかかり、誤りも発生しやすい従来の手作業によるシフト管理とは違い、従業員は自身の希望を簡単に申請でき、管理者は最適なシフトを効率的に作成できます。また、共有も即座にでき、変更があった場合にも迅速に対応可能です。

このように、シフト管理システムの導入は、作業の効率化はもちろん、従業員の満足度向上にもつながります。

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管理システムで適切・公平なシフトを手間なく作成しよう

業種や組織の規模に合わせて適任のシフト管理者を選ぶこと、そして、誰が行っても効率的に公平なシフト管理ができるシステムの導入は、適切なシフト管理を実現するうえで欠かせません。具体的なルールの設定、従業員のスキルの事前把握とともに、管理者の手間を大幅に削減し、従業員の満足度の高いシフトを作成しましょう。

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