シフトの組み方のコツとは？簡単に作成するポイントやおすすめのアプリを紹介

2024/04/15 2024/04/15

シフト管理システム

週毎・月毎の作成が必要なシフト表は、休みの希望や適切な人員配置など考慮することが多く、管理者の悩みのタネになりやすいのが特徴です。本記事では、シフトの組み方のコツと、シフト表を簡単に作成するポイントやおすすめのアプリを併せて紹介します。

基本的なシフトの組み方・流れ

まず、手順を踏んで効率的にシフトを組む方法を、基本的な流れに沿って分かりやすく解説していきます。

売上の流れから適正人員を算出する

シフトを組む際には、忙しい時期や時間帯を特定し、必要な人員を正確に算出するため、売上の流れをしっかりと理解することが大切です。過去のデータを基に、日々、週単位、月単位での推移を確認しましょう。

注意すべき点として、単に売上の数字だけでなく、その背景にある要因も考慮する必要があります。例えば、特定のイベントや季節による売上の変動など、外部の要因によっても人員の必要性は変わってくるからです。シフトを組む上で、これらの点をふまえ柔軟に対応することが、スムーズな運営につながります。

シフトの希望を提出してもらう

シフトの希望をスムーズに集めるには、まず、提出期限を明確に設定し、全員がその期限内に希望を提出できるようにしましょう。また、希望シフトを提出する際のフォーマットを統一することで、情報の把握がしやすく、見間違いなどのミスの軽減にもつながります。

必要な人数と希望シフトを照らし合わせてシフト表を作る

売上の流れから算出した必要な人員と、集まった希望シフトを照らし合わせながらシフト表を作成します。その際、できる限りスキルや経験も考慮し、新入社員とベテラン社員など、経験値のバランスが整うような人員配置を心掛けましょう。

過不足を調整する

シフトの過不足が明確になったら、従業員の追加勤務やシフト交換を通じて調整します。従業員間の調整で対応ができない場合には、他店舗に応援を依頼するなどの手段も検討しましょう。その際、直前では双方ともに調整が難しくなるため、早い段階で申し出ることが必要です。

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シフトの組み方に関する課題

シフトの組み方には、さまざまな課題が伴います。ここからは、シフト作成における一般的な問題点と、それらに対処する方法について、分かりやすく解説していきます。

シフトの希望が期日内に提出されない

よくある課題の一つが、忙しさに追われる中でシフト提出の重要性が見落とされ、シフトの希望が期日内に提出されないことです。

提出の遅れはシフト作成全体に影響を及ぼします。すでに組まれたシフトに変更を加えなくてはならず、ほかの従業員にも調整の必要が出るためです。したがって、提出期限を事前に周知し早めに催促するといった工夫が求められます。

シフトの調整が必要になる

シフトの希望が偏ってしまった場合のほか、予期せぬ出来事や体調不良などにより、シフトの調整が必要になることがあります。また、労働基準法や社内規定に則り労働時間を超過しないようにしなければならないケースもあるでしょう。

忙しい時間帯に人手が足りないという事態も起こり得るため、シフトの調整は欠かせません。

スキルに応じた人員配置が難しい

シフトを組む際には、ベテランと新人のバランスを考慮することが重要です。例えば、ある時間帯に新人ばかりが配置されてしまうと、トラブルに対処できる人がいなくなり、業務の遅延や顧客満足度の低下を招くことがあります。逆に、ベテランのみでシフトが組まれた場合、新人教育の機会が減ることで、人材育成が進まないといった懸念が発生することになるでしょう。

シフトを組む際は、各メンバーのスキルや経験を均等に配分し、全員が互いに学び、支え合えるような環境を作ることが大切です。

シフト調整の手間を軽減するためのコツ

シフト表を一度作成したあとに何度も手を加えるのは、避けたいものです。以下では、シフト作成後の調整を最小限に留めるための効果的な方法を紹介します。これらのポイントを押さえることで、シフト管理の効率が格段に向上するでしょう。

繁忙日・閑散日を把握する

繁忙日と閑散日を正確に把握し、効率的に人員を配置しましょう。

例えば、小売業ではセール期間や年末年始、飲食業では週末や祝日前夜などが繁忙期となり得ます。繁忙期を事前に特定し必要人数を把握することで、シフト調整の手間を軽減し、職場の効率と満足度を高めることができるのです。

従業員のスキルを把握する

従業員のスキルをシフト作成に活かすことは、業務の効率と品質を向上させるうえで重要です。

特技や経験、資格を理解すれば、各従業員に最適な業務を割り当てられます。スキルに偏りがあると業務に支障が出る場合があるため、例えば、繁忙日には新人だけが入るということがないように、バランスよく配置することが必要です。

従業員間の人間関係を把握する

従業員間の人間関係の把握は、職場の雰囲気良好と効率的なチームワーク構築に欠かせません。相性の悪い者同士で組むとトラブルや従業員満足度の低下につながる恐れがあります。シフト作成時に人間関係を考慮することで、協力的で生産性の高い環境を作り出せるでしょう。

シフト表の作成におすすめのツール

シフト表作成の効率化は、日々の業務をスムーズに進めるために重要な要素です。ここからは、シフト管理を効率的に行うためにおすすめのツールを紹介します。

エクセル

エクセルを使用したシフト表作成は、多くの場合、新たにソフトを購入する必要がなく、手軽に導入できることから多くの企業で利用されています。

関数を用いた必要人数とシフト希望の集計、過不足の視覚化も簡単。一方で、高度な条件設定にはエクセルの深い知識が求められることがデメリットと言えます。

シフト管理システム・アプリ

シフト管理システムやアプリは、シフト作成・管理を効率化し、手作業を削減するツールです。システムやアプリを通して提出された希望シフトからシフト表を自動で生成したり、変更を即時に通知する機能を活用できます。自動化により、時間と労力の節約、人為的ミスの減少、従業員満足度の向上が見込まれるでしょう。

デメリットは、コストがかかる点や、従業員の中には紙ベースでないことに抵抗感を持つ場合も考えられることです。

シフトの組み方を理解して負担を減らそう

シフトの組み方には多くのポイントがありますが、最も大切なのは、全員が働きやすい環境を作ることです。繁忙日と閑散日を把握し、従業員のスキルや人間関係を考慮して、公平にシフトを割り当てる必要があります。

シフト作成は時に複雑ですが、コツをつかんで効率化を図り、管理者・従業員双方の負担を減らしましょう。

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