シフト管理システムとは?種類や搭載機能、導入形態・利用に適した企業を紹介

2024/04/26 2024/04/26

シフト管理システム

シフト管理システムとは

シフト管理業務を自動化する、「シフト管理システム」。導入することでシフトの申請や収集、シフト表の作成など煩雑になりやすい管理業務を効率化できます。この記事では、シフト管理システムの種類や機能と併せて、メリットやデメリットについても解説していきます。

シフト管理システムとは?

シフト管理システムとは、従業員の勤務シフトを効率的に管理するためのツールです。

シフトの作成や調整、申請、共有と、すべてのプロセスを一元的に管理できるようになり、手作業でのシフト管理に比べて、シフト作成の時間を短縮し、ミスを減らすことができます。

業務効率化はもちろん、シフトの申請や調整、共有などシフト管理に関連したあらゆる業務の利便性が上がることで従業員の満足度向上への効果も期待できるでしょう。

シフト管理システムには、いくつかの種類があるため、それぞれの特徴を詳しく解説します。

シフト管理・作成特化型

シフト管理・作成特化型システムは、特にシフトの作成と管理が効率化できる機能に重点を当てています。複雑な勤務パターンや従業員の希望を考慮しながら、効率よくかつ公平にシフトを組める点がメリットです。

管理者が時間を大幅に節約できるだけでなく、従業員からのシフト変更の申請や希望休の提出もシステム上で簡単に行える設計になっています。

特定の業種・業界特化型

特定の業種や業界に特化したシフト管理システムは、その分野固有のニーズに合わせて設計されているタイプです。

例えば、飲食業や医療業界ではシフトが複雑になりやすいため、それぞれの業界に合わせた機能が組み込まれており、業種特有のシフトパターンの作成や休憩時間、繁忙期と閑散期の勤務時間調整などが容易になります。

業種・業界特化型のシステムを利用することで、管理者は業界特有の挑戦にも柔軟に対応でき、従業員にとっても働きやすい環境を実現できるのです。

勤怠管理付随型

勤怠管理付随型のシフト管理システムは、勤怠管理システムにシフト作成・管理の機能を組み込んだ形です。

実際の勤怠記録とシフトを一元的に管理できるため、適切な労働時間の管理がしやすくなります。労働時間の自動計算や遅刻・欠勤の確認も簡単にできるため、管理者の負担軽減にも従業員の勤怠意識の向上にもつながるでしょう。

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シフト管理システムの主な機能とは

シフト管理システムは、主にシフト申請・収集、シフト作成、勤怠管理などの機能を備えています。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

シフトの申請・収集機能

シフト管理システムの中核をなす機能の一つが、効率的なシフトの申請と収集です。従業員は勤務希望をシステムに直接入力して申請し、管理者は自動的に収集された申請情報を基にシフトを組みます。

このプロセスの自動化は、手作業による時間の浪費や負担を減らし、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減してくれます。

シフト自動作成機能

シフト自動作成機能は、従業員から収集されたシフト申請データを基に、設定された条件やルールに従って最適なシフトを自動的に作成する機能です。

従業員の希望や資格、さらには労働法規制など、多様な要素を考慮に入れることも可能。労力を要するシフト作成を自動化することで、時間と手間をかけずに、効率的で公平な勤務計画を実現できます。

シフト調整機能

シフト調整機能は、予期せぬ事態に柔軟に対応できるシフト管理システムの重要な部分です。従業員が急な休暇を取る必要が出たり、突然の人手不足が発生したりする場合でも、この機能があれば迅速にシフトの変更や調整が可能になります。

スムーズにシフトを再編成し、業務の連続性を保つのに欠かせません。また、従業員同士でシフト交換を希望する場合にも、システム上で簡単に処理を行えます。

シフト共有機能

シフト共有機能は、作成されたシフト表を従業員全員と簡単に共有できる便利な機能です。管理者はシフト計画を即座に全従業員に配信でき、従業員はいつでも最新のシフト情報を確認できます。共有はメール、アプリ通知、または専用のオンラインプラットフォームを通じて行われることが多く、アクセスは非常に簡単です。

シフトを紙で配布する時のような共有の遅れや紛失の心配はなく、従業員全員で共有し把握できるため、調整もしやすく、円滑な業務運営と働きやすい職場環境の実現につながります。

既存システムとの連携機能

シフト管理業務は、勤務管理や給与計算といった管理業務と親和性が高いため、これらのシステムとの連携をスムーズにする機能を備えていることも多いでしょう。

二重・三重のデータ入力が不要になる業務環境づくりは、結果として、データの入力ミスを減らし、人事部門の作業負担を大幅に軽減するだけでなく、労務管理の精度が向上し、従業員からの信頼も高まります。

シフト管理システムの提供形態について

シフト管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類の提供形態があります。

それぞれが持つ特徴や利点を基に、企業のニーズに合わせた最適な選択をするための重要なポイントを紹介します。

クラウド型

クラウド型のシフト管理システムは、インターネット経由でアクセスするサービスです。クラウド型の大きな利点は、特別なハードウェアやソフトウェアを企業側で用意する必要がなく導入でき、初期投資を抑えられる点にあります。

また、場所を選ばずにシフト管理ができ、従業員も自分のシフトをいつでも確認可能。データのバックアップやセキュリティ対策もプロバイダー側で管理されるため、安心して利用できるのも魅力です。

更新やメンテナンスの手間も省け、常に最新の機能を利用できるため、効率的なシフト管理を実現できます。

オンプレミス型

オンプレミス型システムは、企業が自社のサーバー上に直接システムを設置し管理する方式です。オンプレミス型の特徴は、データの管理やセキュリティを企業自身で完全にコントロールできる点にあります。クラウド型と比較して、初期投資は高くなりますが、高度なカスタマイズや統合が可能です。

一般的に、シフト管理システム単体をオンプレミス型で導入するケースは少ないかもしれませんが、勤怠管理システムの一部としてシフト管理機能を利用する場合、そのシステム全体をオンプレミスで運用することがあります。特にプライバシーやセキュリティを重視したい企業においては有効な選択肢となり得るでしょう。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムは、作業時間の節約からヒューマンエラーの防止、従業員満足度の向上に至るまで、企業や従業員にとって数多くのメリットをもたらします。ここからは、シフト管理システムの具体的なメリットについて、詳しく見ていきましょう。

希望シフトの回収・作成の手間を省ける

シフト管理システムを利用することで、従業員はスマホから希望シフトを簡単に申請でき、管理者はこれらの希望を考慮したシフトを作成する時間と労力を大幅に省けます。

また、アラート機能やプッシュ通知機能を通じて、申請の締切やシフトの共有に関する情報がリアルタイムで伝達されるため、申請の漏れや情報の見落としが防げます。

手書きや手作業による人的ミスを防止できる

シフト管理システムにより、シフトの入力から確認、調整までの全プロセスがデジタル化されるため、従来の手書きや手作業といった方法で起きやすい入力ミスや誤読などのヒューマンエラーを効果的に減らせます。

具体的には、申請と承認の段階でも、データの一貫性と正確性を保つためのチェック機能が働き、シフトの変更や更新があった場合にも、システムを通じて即座に正確な情報が共有されるため、誤解や情報の齟齬を防ぎます。

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労働時間を適切に管理できる

シフト管理システムを利用することで、法定労働時間の遵守を含め、労働時間を適切に管理することが可能になります。このシステムは、各従業員の勤務時間を正確に管理し、オーバーワークを防ぐ機能を持っており、企業は法令遵守はもちろんのこと、従業員の健康を守りながら、適切な労働環境を整備することが可能です。

結果として、職場全体の環境を改善し、企業と従業員双方にとって重要なメリットをもたらします。

公平なシフトでスタッフの満足度を高められる

特に24時間体制で運営される業種では、早朝、日勤、深夜といった異なる時間帯のシフトを公平に管理することが大切です。シフト管理システムは、勤務日数だけではなく、勤務時間帯の平等性にも配慮し、早朝や夜勤といった負担の大きいシフトが連続しない組み合わせを自動で行ってくれます。

従業員は自分たちの勤務が公正に扱われていると感じ、シフトに対する不満が低減され、よりよい労働環境が実現します。シフト管理システムを活用することで、手間をかけずに、スタッフ一人ひとりが納得できる公平なシフトを作成できるのです。

人員配置の最適化が図れる

シフト管理システムによっては、事前に設定した条件に基づき、その日に必要な人員や配置を自動で計算し、最適化する機能があります。このようなシステムの活用により、業務量に合わせた人員配置を効率的に行え、無駄な人手や人件費の削減にもつながるのです。

効果的な人員配置は、サービスの質の向上や従業員の過重労働の防止にもつながり、結果として企業全体の生産性の向上を実現します。

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シフト管理システムのデメリット

シフト管理システムが業務を大幅に効率化し、多くのメリットを提供する一方で、導入や運用にあたってはいくつかのデメリットも存在します。これらの課題を理解し、事前に対策を講じることが重要です。以下では、シフト管理システムの潜在的なデメリットについて詳しく見ていきます。

システムの導入・運用に費用がかかる

シフト管理システムを導入することで、労務管理の効率化やミスの削減など多くのメリットがありますが、その反面、初期導入費用や月々の利用費用が発生する点はデメリットとして考慮しなければなりません。

特に導入にあたっては、システムの購入費用や設定、研修などに費用がかかり、クラウドサービスの場合は、月額使用料が定期的に発生します。これらのコストは、特に予算が限られている中小企業やスタートアップ企業にとって、負担となることも。シフト管理システムを導入する際には、その利便性とコストのバランスを慎重に検討することが重要です。

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利用者に操作方法を教育する必要がある

シフト管理システムを導入した際、管理者だけでなく従業員全員に対する操作方法の教育が不可欠です。新しいシステムに対する理解と使いこなしは、スムーズな移行と効率的な運用に直結します。

しかし、特に技術に不慣れな従業員がいる場合、システムを快適に使用できるようになるまで、一定期間のフォローアップやサポートも重要です。この教育と習熟期間は、シフト管理システム導入の際の一時的な課題と考えられます。

シフト管理システムの選び方

適切なシフト管理システムを選択することは、企業の労務管理の効率化と従業員満足度の向上に直結します。しかし、数多くの選択肢から最適なシステムを選ぶには、いくつかの重要なポイントを考慮することが必要です。以下では、シフト管理システムを選ぶ際のポイントについて詳しく見ていきます。

システムの操作性で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際、操作性は非常に重要なポイントです。システムは管理者だけでなく、すべての従業員が直感的に、かつ容易に使えることが求められます。

操作が簡単であれば従業員がシフトの申請や変更を自分で行いやすくなり、管理者の負担も軽減され、また、新しいシステムへの適応期間も短く済み、導入後すぐに効率的な運用を始めることが可能です。利用者全員がスムーズに操作できるシステムを選びましょう。

自社の業種や勤務形態に合っているかで選ぶ

自社の業種や勤務形態に合っているかを確認することも重要です。

業種によって必要とされる休日の取り扱いや勤務形態が大きく異なるため、これらに柔軟に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

例えば、深夜勤務や早朝勤務への対応が必要な業種や、季節によって勤務時間が変わる業種では、それぞれに適応できる柔軟性が求められます。また、休日の設定や特殊な勤務パターンに対応できるかどうかも、システム選択の大きなポイントです。

既存システムとの連携の可否で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際には、既存の勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が可能かどうかを考慮することが業務効率化には欠かせません。

システム間のスムーズなデータ連携は、重複入力の必要性を減らし、誤入力のリスクを低減します。また、シフトを含む勤怠関連データから給与計算、そのほか労務管理のデータ連携は、人事や経理部門の作業負担を大きく軽減し、時間を節約することができるのです。

既存システムとの連携機能を備えたシフト管理システムを選ぶことで、業務の自動化と効率化をさらに推進することが可能になります。

搭載している機能で選ぶ

シフト管理システムを選択する際には、搭載されている機能も大きな決定要因の一つです。

特に、アラート機能やプッシュ通知機能は、シフト変更や重要な連絡事項を即座に従業員に伝えるのに役立ち、コミュニケーションの効率を大きく向上させます。また、急な休みやシフト変更に対応できるよう、代替え要員の選任が容易に行える機能は、業務の滞りを防ぎ、人員配置の最適化を実現します。

日々の運用において有効な機能が搭載されているかは、システム選定時に重視すべきポイントと言えるでしょう。

労働基準法に対応しているかで選ぶ

労働基準法は、従業員の健康と安全を守るための重要なルールを定めていますが、そのすべてを詳細に覚え、日々の業務に適用するのは容易ではありません。特に小規模企業やスタートアップでは、専門の人事担当者がいない場合が多く、法律遵守が難しい状況になりがちです。このような背景から、労働基準法に自動で対応しているシフト管理システムを選択することは、企業にとって大きなメリットとなります。

勤務時間の上限管理や休憩時間の確保など、法律に基づいた適切な労働条件の提供が保証され、知識が不十分な管理者でも従業員の権利を守れるため、労働基準法への対応機能を備えたシステムは、企業の法的リスクを減らすうえで非常に有効です。

導入・運用にかかる費用で選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際、導入や運用にかかる費用は重要な選択基準の一つです。市場には、無料のシステムから初期費用や運用費用のかかる高機能なシステムまで、幅広い選択肢が存在します。予算に応じて最もコストパフォーマンスの高いシステムを選択することは、企業の経済的な負担を考慮しつつ、業務の効率化を図るうえで非常に重要です。

無料システムでも基本的な機能はカバーできる場合がありますが、より複雑なシフト管理や特定のニーズに対応するためには、ある程度の投資が必要になることもあります。そのため、実際にどの程度の機能が必要かを検討し、長期的な視点でコストと利益を天秤にかけることが重要です。

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シフト管理システムを導入すべき企業

シフト管理に多くの時間を費やしている、急なシフト変更に柔軟に対応できていない、また人材配置が最適化できていないという課題を抱えている企業は、シフト管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

これらの課題を放置してしまうと、従業員の満足度低下や業務効率の悪化を引き起こす可能性があり、長期的には企業の成長を阻害する要因となり得ます。

シフト管理システムを導入することで、これらの悩みを解決し、シフト作成の自動化、迅速な変更対応、効果的な人材配置を実現できるでしょう。

シフト管理システムを導入し全従業員の労働環境を改善しよう

シフト管理システムの導入は、企業にとって時間と労力の削減、労働環境の改善、労働基準法の遵守といったさまざまなメリットをもたらします。操作性や機能性、経済面、既存システムとの連携などを考慮したうえで適切なシステムを選択することが、これらのメリットを最大限に享受する鍵となります。

シフト管理システムの導入を通じて、すべての従業員が公平で納得のいく勤務体制を整え、労働環境を改善しましょう。

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