シフト管理とは？目的や作成する方法・よくある課題について簡単に解説

シフト管理とは？

シフト管理とは、従業員がいつ･どれだけ働くかを計画的に管理するマネジメント手法のことです。

主に勤務時間帯や曜日、日数などが一定ではないシフト制の勤務形態において使われるシフト管理では、業務量から必要な勤務時間を想定し、従業員の希望勤務時間と調整しながら、「勤務シフト」を作成します。

勤務時間が固定されていないため、繁忙期や閑散期のほか、「忙しい時間帯」に人員を増やすなど、柔軟で効率的な人員配置ができる点が特徴です。

シフト管理の目的とは

シフト管理を行う最大の目的は、業務を円滑かつ効率的に行うための体制構築にあります。

例えば、夜間も稼働する工場、定休日のない介護・医療業界や接客業などでは、常に必要な人員が交代で勤務していなければなりません。そのため、シフト管理により、いつ･どれだけ働くかを計画的に管理する必要があるのです。

また、シフト管理には、人的リソースの安定した確保だけでなく、従業員のスキルや経験を考慮して、同時に勤務するスタッフを調整するなど「業務を円滑にする」といった目的もあるといえるでしょう。

シフト管理の流れ

シフト管理は、一般的に、必要なマンアワー(Man Hour)の計画に始まり、従業員の希望を確認し、全体のシフトを調整するという流れで行われます。

それぞれのステップを詳しくみていきましょう。

必要MH(Man Hour)を計画する

「必要MHを計画する」とは、業務量に対する必要な労働時間を見積もることです。この段階では、仕事の量や内容とその仕事を遂行するのに必要な時間を考慮して、どれだけの労働力が必要かを算出します。

必要MHの計算方法について

必要MHは、基本的には人員数×日数(時間数)で算出しますが、対象とする期間によって計算方法が2種類に分けられます。

1つ目が、年間・月間の必要MHを求める際に使われる計算方法です。「売上予算÷売上高/人･時」の式で、売上予算を1人あたりの1時間の売上高で割ることで、1つの業務を「1人で行ったとき」の作業時間がわかります。

2つ目の方法が目標達成に必要な作業時間を加算する方法です。こちらは日々の必要なMHを算出する際に使われることが多いでしょう。

従業員の希望シフトを確認する

従業員の希望シフトを確認することは、1人ひとりのニーズや事情を尊重し、ワークライフバランスを保つために重要です。このプロセスでは、従業員から勤務希望を収集し、可能な限りその希望をシフト計画に反映させます。

シフトの微調整を行う

初期のシフト計画を実際の業務状況や従業員の変更要求に合わせて、シフトの微調整を行います。業務量に必要な人員の確保だけでなく、不測の事態にも対応できるシフトを前提とした上で、全員の希望にそったシフト構成が求められます。

シフト管理の課題

シフト管理は、チームをスムーズに運営する上で欠かせないものですが、時には頭痛の種にもなります。ここでは、そのよくある課題について触れてみましょう。

シフト表の作成に時間がかかる

シフト表を作るのは、思った以上に時間がかかる作業です。従業員の希望、資格やスキル、稼働可能な時間など、多くの要素を考慮しながら最適な配置を見つける必要があります。そのため、シフトを組む人数や職種が増えれば増えるほどシフト作成の負担も増えることになるでしょう。

従業員が増えると配置が難しい

従業員が増えると、シフト管理は一層複雑になります。各従業員の勤務条件や要望、勤続年数による能力差なども考慮して配置しなければなりません。大人数のチームでは、これらの要素をバランスよく組み合わせることが、大きな課題となるでしょう。

シフト作成後に調整する必要がある

シフトを作成した後でも、予期せぬ欠勤や緊急事態などにより、再調整が必要になることがよくあります。このような変更は、計画されたシフトのバランスを崩しかねず、管理者にとっては大きな課題です。迅速かつ公平に調整を行うためには従業員全体のスケジュール情報を把握しておく必要があり、これが管理の複雑さをさらに増すことになりがちです。

シフト管理の手法

シフト管理にはさまざまな方法があり、それぞれに独自の利点があります。ここでは、特によく使われる2つの手法を紹介します。

エクセルで作成する

エクセルでのシフト表作成は、基本操作に慣れていることが多く、関数の活用により面倒な時間数や給与の計算も短時間でできて便利です。手書きで作成する場合に比べて大幅な時間とコストの削減になるでしょう。しかし、人為的なミスが起こる可能性は否めないため、特に複雑なシフトや大人数を管理する際には注意が必要です。

シフト管理システムで作成する

シフト管理システムを使用すると、エクセルとは異なりシフト作成のプロセスが自動化されるため、より正確で効率的になります。また、変更や調整も簡単に行え一括でシフトを管理できるので、複数の店舗･支社やリモートなど就業場所が散在している場合のシフト管理も手間なく行うことができるでしょう。

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シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入すると、シフト作成と管理がぐっと簡単になります。ここでは、その主なメリットを紹介します。

シフトの提出や確認をシステムに一元化できる

シフト管理システムを使うと、従業員が自分のシフトをオンラインで簡単に提出や確認ができるようになります。シフト希望を個別に紙やメールでやり取りする必要がなくなるため、管理の手間が大幅に軽減されるでしょう。誰もがいつでも最新のシフト表を確認できるため、誤解やシフト忘れの防止にもつながります。

シフト管理業務の効率化につながる

シフト管理システムの導入により、シフトの作成、配布、調整などのプロセスが自動化され、大幅に時間を節約できます。管理者は煩雑な手作業から解放され、より戦略的なタスクに集中できるようになるでしょう。また、システムが最適なシフトを自動で提案してくれるため、公平性と効率性が向上します。

人員の余剰や不足が可視化される

シフト管理システムを使用すると、最適な人員配置が容易に行えます。現在の人員配置と必要な人員が明確に示され過不足がひと目でわかるため、必要に応じて迅速に調整を行い、業務を滞りなく運営することが可能になります。

システムを導入しシフト管理を効率化しよう

シフト管理システムの導入は、ただ管理業務を簡便にするだけでなく、チーム全体の満足度を高め、生産性を向上させることにもつながります。

シフトの提出や確認が手軽になり、余剰や不足の問題をすぐに把握できるようになると、仕事の流れ全体がスムーズになります。システムを導入して、シフト管理のストレスを減らし、より効率的な職場を作り出しましょう。