ウェビナーのブレイクアウトルームとは？活用するメリットや使用方法・注意点

ウェビナーのブレイクアウトルームとは？

ブレイクアウトルームとは、オンラインで開催されるセミナー、すなわちウェビナーにおいて、参加者を小グループに分けるための機能です。この機能を使えば、参加者同士がより深く話し合えるように、個別のグループを設けることができます。

例えば、大規模な会議の中で、特定のテーマについて少人数に分かれて議論してほしい場合や、グループワークを行いたい場合などに非常に便利です。また、少人数のグループになることで参加者間の距離感が縮まり、意見交換が促される効果も見込めるでしょう。

ウェビナーのブレイクアウトルームを活用するメリット

ウェビナーのブレイクアウトルームを活用することによって得られるメリットはさまざまです。ここでは具体的な内容を紹介します。

参加者の集中力を維持できる

ウェビナーのブレイクアウトルームには、参加者の集中力を維持できるというメリットがあります。

通常のウェビナーでは、主催者が一方的に情報を発信するため、長時間聴講しているうちに参加者の集中力が途切れてしまいがちです。そこでブレイクアウトルームを活用することで、この課題を解決することができるのです。

少人数のグループに分かれることにより、参加者は積極的に会話に参加しやすくなり、情報共有の機会ともなります。単に聞くだけの受け身の姿勢から脱却することで、結果として集中力の維持を見込めるのです。

グループワークの実施によって活発な意見交換ができる

ブレイクアウトルームを活用してグループワークを実施すると、参加者はより自由に自分の意見を述べることができるようになります。大勢の前では発言しづらくても、少人数のグループ内であれば一人ひとりの発言が容易になり、自然と活発な意見交換が生まれるでしょう。

特に、ウェビナーではお互いが初対面のために発言しにくいと感じる人もいますが、ブレイクアウトルームなら少人数のため、安心して自分の考えを共有できます。このように、参加者同士のコミュニケーションが活性化されることで、ウェビナー全体の質や満足度も向上し、より充実した時間を提供できるのです。

ウェビナーをスムーズに進められる

ウェビナーをスムーズに進行するためにも、ブレイクアウトルームは役立ちます。例えば、ウェビナー中に特定のテーマについて深く議論する時間を設けたい場合にブレイクアウトルームを活用することができるでしょう。

具体的には、参加者がそれぞれのグループ内で意見を出し合ってまとめることで、会議全体が滞りなく進みます。グループ討論後はそれぞれのグループから出た意見や結論をウェビナー全体で共有することで、より多角的で深い理解を促すことができます。

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ウェビナー後の個別相談に対応できる

ウェビナー後、参加者からの質問や個別の相談に対応するためにブレイクアウトルームを活用することもできます。例えば、ウェビナーの本編では時間の関係で答えられなかった質問や、より個人的なテーマについて話し合いたい場合、ブレイクアウトルームを開設して参加者と直接対話するとよいでしょう。

このような対応を行うことで、参加者は自分の疑問を解消するだけでなく、ウェビナーの内容をより深く理解することができます。また、主催者側も参加者の反応やニーズを直接聞くことができるため、次回のウェビナーに向けての改善に役立てることができるでしょう。

ブレイクアウトルームを用いることで参加者との信頼関係を深め、より有意義なウェビナー体験を提供することにつながるのです。

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ウェビナーのブレイクアウトルームの使用方法

ここでは、ウェビナーツールの1つであるZoomウェイビナーでのブレイクアウトルームの利用方法を紹介していきます。

ブレイクアウトルームを有効にする

ブレイクアウトルームを活用するためには、事前にZoomにログインして設定を行う必要があります。ログイン後、設定メニューに進み、「ミーティング」タブを選択します。そこで「ブレイクアウトルーム」のボタンをONにすれば完了です。

この設定は数クリックで簡単に完了します。事前に準備をしておくことで、ウェビナー中にスムーズにブレイクアウトルームを利用することができるでしょう。

ブレイクアウトルームを起動する

次に、画面下のバーにある「ブレイクアウトルーム」をクリックし、開くルームの数やグループの割り当て方を選択し、「作成」をクリックします。

参加者を割り当てる

参加者をグループ分けする方法には、手動で割り当てる・自動で割り当てる・参加者によるルーム選択の3つがあります。

手動での割り当てを選んだ場合は参加者を割り振るための画面が表示されるため、参加者の横にチェックを入れてルーム分けを行いましょう。

セッションを開始する

ここまでの設定が完了したら、右下の「すべてのルームを開ける」をクリックします。すると、これまですべての参加者が映っていた画面から、ブレイクアウトルーム内のメンバーのみの表示に切り替わります。

ウェビナーでブレイクアウトルームを使用する際の注意点

ウェビナーでブレイクアウトルームを使用する際には、ウェビナーそのものに影響が出ないよう注意する必要があります。具体的には、グループ内での議論が白熱してしまい、ウェビナーの進行に支障が出る場合が挙げられるでしょう。

このような事態を防ぐためには、ブレイクアウトルームでの議論時間を適切に設定することが重要です。議論は参加者の理解を深める貴重な機会ですが、時間を無制限にしてしまうと収拾がつかなくなってしまう恐れがあります。そのため、各ブレイクアウトルームのセッションには明確な時間制限を設けることが重要です。

参加者には開始前に時間制限があることを伝え、議論の終了時間が近づいたらリマインダーを送るなどして、スムーズな移行を促すことが望ましいです。また、ブレイクアウトルームの時間を事前に設定しておくこともできます。設定した時間が経過すると自動的にメッセージが送られメインセッションに戻る仕組みです。

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ブレイクアウトルームの活用でウェビナーへの積極性を高めよう

ブレイクアウトルームの利用によって、ウェビナーをより有意義なものに変えることができます。参加者が議論に参加し、互いの意見を共有できるよう、適切な準備と時間管理を行うことが重要です。参加者一人ひとりがウェビナーに積極的に関わることを目指し、ブレイクアウトルームの機能を活用しましょう。