ウェビナーのフォローアップ方法について｜重要性やメールの例文・成功させるポイント

ウェビナー開催後のフォローアップの重要性

ウェビナー終了後のフォローアップは、参加者に感謝を伝え、関係を継続させるうえで非常に重要です。フォローアップを行うことで、ウェビナーの内容を再確認してもらい、参加者が抱える疑問を解消する機会を提供できます。

また、フォローアップを通じて得られるフィードバックによって顧客が望むものをより詳しく知ることができるため、その後のウェビナーの質を向上させるきっかけにもなるでしょう。さらに、適切なタイミングでのフォローアップには、参加者のロイヤルティを高める効果もあるため、次なるイベントへの参加や口コミによる新規顧客獲得につながる可能性があります。

このように、ウェビナーのブラッシュアップの面と顧客と長期的な関係を築く面で、フォローアップは重要なステップなのです。

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ウェビナーのフォローアップ方法

ウェビナー終了後、参加者に熱量を保ち続けてもらうには、効果的なフォローアップが欠かせません。参加者の記憶が新しいうちに感謝の気持ちを伝え、フィードバックを求めることで、次回への期待感を高めてもらうようにしましょう。

ここでは、具体的な方法について紹介します。

アンケートを実施する

アンケートは、ウェビナーの成果を測定し、改善点を見つけるための基本です。具体的なアンケート項目としては、以下のような例が挙げられます。

• 基本情報:氏名や会社名、所属、連絡先といった参加者個人に紐づく情報
• ウェビナーを知ったきっかけ:広告やメール、SNSでの告知など
• ウェビナーに参加した目的
• ウェビナーの満足度
• 質問や解決したい課題
• 商品やサービスについての感想、導入可能性
• 今後期待することや要望

近年は、集計を容易にするためにURLを送付してアンケートを行うことが増えていますが、タイミングによっては回収率が下がってしまう場合もあります。

そこで、アンケートに回答した参加者のための特典を用意する、ウェビナー終了前にアンケートを実施するなどの工夫が必要になるでしょう。また、ウェビナー冒頭で後ほどアンケートを実施する旨を伝えておくことも重要です。

フォローメールを配信する

フォローメールは、ウェビナー参加者への感謝を示し、関係を継続していくために重要です。感謝のメールを送る際には、質問やフィードバックを促す内容を含めるとよいでしょう。

また、件名に参加者の氏名を入れるなど、参加者が自分事だと捉え、親しみを持てる工夫をすることも有効です。メール配信時には、次回のウェビナーへの参加を促すことも忘れないようにしましょう。

フォローメールの例文

フォローメールの重要性がわかっても、実際にどのような文章にすればよいのか迷う方もいるでしょう。そこで、ここでは目的別に4種類の例文を紹介します。

◾️​​​​​​ウェビナー参加のお礼とフィードバック依頼

◾️次回ウェビナーの案内

◾️資料提供のお知らせ

◾️フォローアップと次のステップの提案

フォローコールをする

フォローコールは、直接的なフィードバックを得るために有効です。ウェビナー終了後数日以内に、特に興味を示した参加者や質問が多かった参加者に対して実施するとよいでしょう。この際、ウェビナーの内容に対する意見や希望などを聞き出し、個々のニーズに応える機会をつくります。

また、フォローコールは参加者だけでなく、欠席者との関係を継続させるためにも有効です。

電話をかけるタイミング

フォローコールはウェビナー終了後数日以内に実施するようにしましょう。ウェビナーの記憶が新しい内にコンタクトを取ることで、参加者の意見や感想を正確に把握することができます。

特に欠席者には、参加できなかったことへのフォローアップとして、次回への参加を促すよい機会になります。

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【相手の反応別】フォローアップ後のアプローチ方法

ウェビナーのフォローアップ後の反応は、参加者によってさまざまでしょう。そのため、反応に応じた適切なアプローチを実践することが重要です。

ここでは、反応別の具体的なアプローチ方法を解説します。

ホットリードと判断できる参加者へのアプローチ

ホットリードとは、製品やサービスに強い関心を示し、購入の可能性が高い見込み客のことを指します。たとえば、ウェビナー中に積極的に質問をしたり、終了後に追加情報を求めてくる参加者はホットリードだといえるでしょう。

これらの参加者には、個別のフォローアップミーティングを提案したり、製品デモや特別オファーを提供するなど、より具体的でパーソナライズされたアプローチを行うと効果的です。こうした対応でホットリードの背中を押すことで、最終的な商談成立に至ることができるのです。

興味がない参加者へのアプローチ

興味がないように思われる、または反応が薄い参加者に対しては、強引な販売は避けるべきでしょう。そこで、まずは関係構築に重点を置いたアプローチを続けます。

たとえば、フォローアップのメールの中で、ウェビナーへの参加に対する感謝とともに将来的に役立つかもしれない無料のリソースや情報を提供することができます。併せて、興味を持ってもらえるかもしれない今後のイベントやウェビナーについて軽く告知するのもよいでしょう。

このような控えめなアプローチは、強引なセールスに対する警戒心を解き、長期的な関係構築に役立ちます。

ウェビナーのフォローアップを成功させるポイント

ウェビナー後のフォローアップは、参加者とのつながりを強化し、次のステップに誘導するために欠かせません。ここでは、フォローアップ成功のための重要なポイントを紹介します。

アンケート結果に合わせたアプローチを行う

アンケート結果を基にしたフォローアップを実施することで、参加者のニーズに細かく応えることができます。たとえば、内容に対する満足度の高い参加者には、さらなる情報や関連イベントの案内を送ります。

一方で、フィードバックにて改善点を指摘した参加者には、指摘に対する対応や、今後の改善策を共有することが重要です。このように、アンケート結果に応じて最適化されたアプローチは、参加者との信頼関係構築に役立ちます。

欠席者へもフォローをする

ウェビナーに参加登録したものの欠席した人々に対しても、フォローアップを実施することは重要です。欠席の理由はさまざまで、参加の意欲はあったものの、出張や会議、その他の予定が入ったために参加を断念したのかもしれません。

単純に興味が薄れた場合であっても、一度は興味を示しているということに重きを置き、ウェビナーの録画へのアクセス提供や、次回イベントの案内など、関心を持ち続けられるような情報でつなぎとめるようにしましょう。

ウェビナー開催後から間隔を空けずに行う

フォローアップはウェビナー終了後、間を置かずに実施するのが最も効果的です。イベントの内容をよく覚えていて関心が高いうちに、参加者の記憶に強く訴えかけることができるからです。

反対に、対応が遅れてしまうと、参加者の関心が薄れ、フォローアップの効果も低下してしまいます。タイムリーなアクションを取ることで、次のステップにつながる可能性が高まるでしょう。

興味関心が継続するよう定期的にコンタクトする

ウェビナー参加者との関係は、一度のフォローアップで完結するものではありません。定期的に連絡を取り続けることで、興味や関心が持続するよう図る必要があります。

この際、新しい情報を一方的に提供するだけでなく、参加者の意見やニーズを聞く機会を設けることも重要です。ただし、参加者が煩わしさを感じない頻度に留め、価値のある内容を厳選するとよいでしょう。

適切なフォローアップでウェビナーの目的を達成しよう

ウェビナーの成功は、適切なフォローアップにかかっているともいえます。アンケートでの意見収集、資料の提供、次回イベントの案内などを通じて、参加者との継続的な関係を築くようにしましょう。

この際、参加者の反応に応じて、個々のニーズに合わることを心がけるとより効果が高まります。ウェビナー後の丁寧なフォローアップを通じて、ウェビナーの目的達成に向けた確かな一歩を踏み出しましょう。